檔案分類(lèi)法

一、檔案分類(lèi)法的原理

(一) 概念

檔案分類(lèi)法, 是以國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的分工為基礎(chǔ), 按照檔案的內(nèi)容和特點(diǎn), 分門(mén)別類(lèi)組成的科學(xué)體系。它是對(duì)概括檔案內(nèi)容特征的概念進(jìn)行邏輯分類(lèi)和系統(tǒng)排列形成的一種概念標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。檔案分類(lèi)法的表現(xiàn)形式是檔案分類(lèi)表,檔案分類(lèi)表是進(jìn)行檔案分類(lèi)標(biāo)引的依據(jù), 用于編制檔案分類(lèi)檢索工具, 提供分類(lèi)檢索途徑。

(二) 構(gòu)成原理

分類(lèi)法可分為體系分類(lèi)法和組配分類(lèi)法兩大類(lèi)型, 不同類(lèi)型的分類(lèi)法有不同的構(gòu)成原理。

體系分類(lèi)法的構(gòu)成原理是采用概念的劃分與概括的邏輯方法, 對(duì)檔案內(nèi)容所涉及的概念和事物進(jìn)行邏輯分類(lèi), 形成具有隸屬并列關(guān)系的概念等級(jí)體系。

組配分類(lèi)法的構(gòu)成原理是采用概念的分析與綜合的邏輯方法, 將一個(gè)復(fù)雜的檔案主題概念用若干個(gè)表達(dá)簡(jiǎn)單概念的標(biāo)識(shí)的組配來(lái)表達(dá)所形成的概念組配體系。

目前, 檔案分類(lèi)法采用的是體系分類(lèi)法原理。

所謂“ 類(lèi)”, 是許多具有某種共同屬性的事物的集合。用以表示一類(lèi)事物的名稱(chēng), 稱(chēng)為類(lèi)名, 在文獻(xiàn)分類(lèi)中, 稱(chēng)為類(lèi)目。類(lèi)目是分類(lèi)法的基本單位, 類(lèi)目的代號(hào)稱(chēng)為分類(lèi)號(hào), 分類(lèi)法是以分類(lèi)號(hào)作標(biāo)識(shí), 按分類(lèi)號(hào)順序排列的。

類(lèi)是可分的, 一事物除了具有與同類(lèi)事物共同的屬性外, 還具有其他屬性, 因此, 可以用另外的屬性作為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)一類(lèi)事物進(jìn)行劃分, 即分類(lèi)。經(jīng)過(guò)一次劃分所形成的一系列概念稱(chēng)為子類(lèi)或下位類(lèi), 被劃分的概念稱(chēng)為母類(lèi)或上位類(lèi), 它們之間的關(guān)系是隸屬關(guān)系, 各子類(lèi)之間互稱(chēng)同位類(lèi), 它們之間是并列關(guān)系。分類(lèi)可以連續(xù)進(jìn)行, 經(jīng)過(guò)一次劃分所得的子類(lèi), 還可用其他分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)再次劃分。這樣層層劃分, 層層隸屬, 便構(gòu)成了一結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的等級(jí)體系。分類(lèi)的基本規(guī)則如下:

1 . 一次劃分采用同一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn), 不能同時(shí)采用兩個(gè)或兩個(gè)以上的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn);

2 . 劃分后所得各子類(lèi)外延之和等于其母類(lèi)外延;

3 . 要選擇符合分類(lèi)目的的事物本質(zhì)屬性作為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn), 使分類(lèi)具有科學(xué)性和實(shí)用性。

檔案分類(lèi)法就是運(yùn)用上述邏輯分類(lèi)原理, 依據(jù)檔案內(nèi)容特征, 對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化組織形成的一種分類(lèi)體系。

(三) 分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

檔案分類(lèi)法以職能分工為主要分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn), 并結(jié)合檔案記述和反映的事物的屬性, 選擇其他輔助分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn), 如行業(yè)分類(lèi)、載體分類(lèi)、學(xué)科分類(lèi)等。這是符合檔案的形成規(guī)律及其特點(diǎn)的。

檔案是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄, 而人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)是以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的職能分工形式來(lái)進(jìn)行的, 因此, 職能特性是檔案特有的最主要的屬性, 以職能分工為基礎(chǔ)建立起來(lái)的分類(lèi)體系能反映出社會(huì)實(shí)踐分工情況, 與檔案實(shí)體的全宗管理原則相協(xié)調(diào), 具有穩(wěn)定性和客觀性, 也便于檔案利用者有效地檢索和利用檔案。職能分工原則是檔案分類(lèi)法區(qū)別于其他文獻(xiàn)分類(lèi)法的主要標(biāo)志。

(四) 特點(diǎn)

檔案分類(lèi)法的特點(diǎn)是系統(tǒng)性強(qiáng), 它以國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織從事實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ), 緊密結(jié)合檔案中反映的內(nèi)容屬性, 分門(mén)別類(lèi)地組成一結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)體系, 反映了檔案內(nèi)容概念間的從屬派生關(guān)系, 便于按類(lèi)目進(jìn)行族性檢索。它與檔案實(shí)體分類(lèi)法不同, 它不是對(duì)檔案實(shí)體按某種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi), 而是對(duì)檔案內(nèi)容概念進(jìn)行邏輯劃分, 不受全宗、案卷等館藏結(jié)構(gòu)的限制,將屬于同一問(wèn)題的檔案信息予以集中, 一般只用于檔案標(biāo)引和檢索, 而不用于檔案實(shí)體的整理。

檔案分類(lèi)法與圖書(shū)分類(lèi)法相比, 其構(gòu)成原理是相同的: 二者都以概念邏輯和知識(shí)分類(lèi)為基礎(chǔ); 結(jié)構(gòu)體系大同小異, 都由基本大類(lèi)、主表、附表、索引等組成; 采用的方法、手段類(lèi)似, 都采用了復(fù)分、仿分、類(lèi)號(hào)組配、注釋、設(shè)交替類(lèi)目等方法; 其標(biāo)記制度、標(biāo)記符號(hào)以及標(biāo)記方法也是相近的, 如采用拉丁字母與阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼、層累制、八分法、雙位制及輔助符號(hào)等。檔案分類(lèi)法與圖書(shū)分類(lèi)法的不同之處表現(xiàn)在以下方面:

1 . 分類(lèi)對(duì)象不同。檔案分類(lèi)法用來(lái)類(lèi)分檔案, 圖書(shū)分類(lèi)法用來(lái)類(lèi)分圖書(shū)資料, 盡管檔案和圖書(shū)同屬文獻(xiàn)范疇, 但兩者具有不同的屬性, 檔案是在人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的歷史記錄, 而圖書(shū)是經(jīng)過(guò)歸納、總結(jié)的反映系統(tǒng)科學(xué)知識(shí)的載體, 這就使得檔案分類(lèi)法和圖書(shū)分類(lèi)法在分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、類(lèi)目體系乃至作用方面有所不同。

2 . 分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不同。檔案分類(lèi)法是以人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ), 以檔案內(nèi)容所反映的事物屬性為主要分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn),圖書(shū)分類(lèi)法是以科學(xué)分類(lèi)為基礎(chǔ), 以圖書(shū)內(nèi)容所反映的學(xué)科屬性為主要分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。

3 . 分類(lèi)體系不同。由于采用的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不同, 使得檔案分類(lèi)法和圖書(shū)分類(lèi)法形成了不同的分類(lèi)體系, 這在兩部分類(lèi)法的類(lèi)目設(shè)置上表現(xiàn)得十分明顯。檔案分類(lèi)法是根據(jù)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的分工,并緊密結(jié)合檔案記述和反映的事物的屬性關(guān)系形成的較為實(shí)用的邏輯分類(lèi)體系, 而圖書(shū)分類(lèi)法是根據(jù)圖書(shū)內(nèi)容的學(xué)科性質(zhì)形成的比較嚴(yán)密的知識(shí)分類(lèi)體系。

4 . 用途不同。檔案分類(lèi)法主要用作檔案分類(lèi)標(biāo)引、編制檔案分類(lèi)目錄的工具, 一般不用于檔案實(shí)體的分類(lèi)排列, 而圖書(shū)分類(lèi)法除了用于類(lèi)分圖書(shū)、編制分類(lèi)目錄、進(jìn)行分類(lèi)檢索外, 還可用它組織藏書(shū), 進(jìn)行分類(lèi)排架, 對(duì)藏書(shū)建設(shè)和圖書(shū)流通情況進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)等, 用途十分廣泛。

二、檔案分類(lèi)法的體系結(jié)構(gòu)

檔案分類(lèi)法由基本大類(lèi)一覽表、主表、輔助表、索引等組成。下面以《中國(guó)檔案分類(lèi)法》為例說(shuō)明檔案分類(lèi)法的體系結(jié)構(gòu)。

(一) 基本大類(lèi)

它是檔案分類(lèi)體系的一覽表, 共分19 大類(lèi), 排列如下:

A 中國(guó)共產(chǎn)黨黨務(wù)

B 國(guó)家政務(wù)總類(lèi)

C 政法

D 軍事

E 外交

F 政協(xié)、民主黨派、群眾團(tuán)體

G 文化、教育、衛(wèi)生、體育

H 科學(xué)研究

J 計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)管理

K 財(cái)政、金融、保險(xiǎn)、審計(jì)

L 商業(yè)、旅游業(yè)、服務(wù)業(yè)

M 農(nóng)、林、牧、漁業(yè)

N 工業(yè)

P 交通

Q 郵電通信

R 城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)

S 環(huán)境保護(hù)

T 海洋、氣象、地震、測(cè)繪

U 標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、專(zhuān)利

(二) 主表

它是分類(lèi)法的正文, 由類(lèi)目、類(lèi)目之間的關(guān)系、標(biāo)記符號(hào)、注釋組成。

1 . 類(lèi)目類(lèi)目是分類(lèi)法的基本單位, 《中國(guó)檔案分類(lèi)法》第2 版共有10 萬(wàn)條類(lèi)目, 有單一類(lèi)目和組合類(lèi)目( 類(lèi)組) 之分。類(lèi)目名稱(chēng)應(yīng)力求達(dá)到科學(xué)、確切、簡(jiǎn)潔的要求。

2 . 類(lèi)目之間的關(guān)系分類(lèi)法主要通過(guò)其主表的等級(jí)結(jié)構(gòu)來(lái)表達(dá)類(lèi)目之間的相互關(guān)系, 例如:

K 財(cái)政、金融、保險(xiǎn)、審計(jì) ????????? 一級(jí)類(lèi)目

KA 財(cái)政 ????????????????? 二級(jí)類(lèi)目

1 財(cái)政制度 ?????????????? 三級(jí)類(lèi)目

計(jì)劃、監(jiān)檢入此。

⌒同位類(lèi)并列關(guān)系

11

12

13

14

預(yù)算 ??????????????? 四級(jí)類(lèi)目

工交財(cái)務(wù)

商貿(mào)、金融財(cái)務(wù)

農(nóng)業(yè)財(cái)務(wù)

…

2 財(cái)政預(yù)算、決算

21 財(cái)政總預(yù)算、總決算

22 企業(yè)財(cái)務(wù)計(jì)劃與決算 …

29 其他預(yù)、決算( 年報(bào))

?? ( 等同關(guān)系)

3 財(cái)政收入

31 企業(yè)上繳利潤(rùn)、預(yù)算收入 32 稅收

321 產(chǎn)品稅 …

326 關(guān)稅

參見(jiàn)LA74

?? (相關(guān)關(guān)系)

圖2-2 檔案分類(lèi)法類(lèi)目體系圖示

從此例, 類(lèi)目之間的隸屬、并列關(guān)系一目了然。其中括號(hào)中“年報(bào)” 與“其他預(yù)算、決算” 是等同關(guān)系, 它們的外延是一致的。而“KA326 關(guān)稅” 下的“ 參見(jiàn)LA74” 則顯示了相關(guān)關(guān)系,它說(shuō)明了KA326、LA74 兩類(lèi)的內(nèi)容是交叉的, 分類(lèi)時(shí)可參照使用。

3 . 標(biāo)記符號(hào)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合編號(hào)制, 數(shù)字的數(shù)位一般表示類(lèi)目的級(jí)位, 基本上遵循了層累制的編號(hào)原則。當(dāng)同位類(lèi)過(guò)多時(shí)采用了八分制和雙位制編號(hào)法。為了補(bǔ)充基本類(lèi)號(hào)的不足, 采用了“ + ” 并列符號(hào)、“