檔案目錄組織法

一、檔案分類目錄的組織

檔案分類目錄是按檔案分類法組織起來的, 揭示全部( 或主要部分) 館藏內容與成分的一種綜合性檢索工具。它打破了全宗的界限, 不受檔案實體整理體系的束縛, 提供從檔案內容入手檢索檔案的途徑, 是檔案工作人員從事業務工作和利用者查找檔案的不可缺少的工具, 正逐漸代替案卷目錄在檔案館( 室) 中占據主導地位。

檔案分類目錄的組織包括條目排列、參照卡和導卡的設置、字順類目索引的編制幾個方面。

(1 ) 條目排列。將已經著錄的條目按分類號的順序排列起來, 對同一類號的條目再按時間順序、題名、責任者字順等其他特征排列。

(2 ) 參照卡。用于揭示類目間相互關系, 指引利用者準確查找到所需檔案。分為:

① 一般參照卡。用來表示類目的注釋或說明分類規則。可告訴利用者, 此類只收什么檔案, 什么檔案本類不反映, 應到哪個類去查找。如圖4-1 所示。

② 直接參照卡( 又稱單純參照卡)。用來指引利用者從未被采用的類目到被采用的類目查找, 參照符號用“ 見” 表示。如圖4-2 所示。

③ 相關參照卡。用來表示類目間的交叉關系, 用“互見”作參照符號。如圖4-3 所示。

參照卡可單獨編制, 也可與一般導卡合編。

(3 ) 導卡。也稱指引卡, 是一種上端有耳狀突出的卡片, 用于揭示分類目錄的結構及其邏輯體系, 指導人們在目錄內迅速準確地查到所需檔案卡片。分為:

① 一般導卡。幫助利用者在目錄內迅速找到所需的那個類。一般可在每一類前放一張概括本類內容的導卡, 在耳狀突出處標明類號及類目名稱, 其下注明該類直接下位類類號及類目名稱。如圖4-4 所示。

② 特殊導卡。將某些重要檔案的卡片突出推薦。

(4 ) 字順類目索引。將分類目錄的類目按字順排列起來, 提供從字順主題入手查找檔案的途徑, 提高分類目錄的利用效率。分直接索引和相關索引兩種, 其中相關索引用處較大, 其編制方法如下:

②   對類名進行規范化處理, 將之轉化為標題形式;

② 補充分類表中未列的概念, 如類名同義詞、表中未收的新學科、新事物或其他重要概念等;

③ 編制索引款目, 對兩個或兩個以上主題的類目分別編制款目;

④ 對某些款目詞實行輪排, 使同族概念集中, 并提供多條檢索入口;

⑤ 將所有的索引款目按字順排列。

圖4-5 是檔案分類目錄字順類目索引范例。

分類目錄還可作為一種基本的檢索工具, 派生出各種專題目錄、重要文件目錄等, 向外報道館藏, 滿足利用者的特定需求。

二、檔案專題目錄的組織

檔案專題目錄是集中揭示有關某一專題檔案內容的檢索工具。它不受全宗的限制, 有利于按專題查找檔案材料, 對于科學研究, 解決某些專門問題很有幫助, 是檔案部門進行定題定向服務的有效工具。

檔案專題目錄的編制程序如下:

(1 ) 選題。應根據黨和國家各項工作的需要、利用者的某一特定需要, 從本館所藏檔案材料的具體情況出發, 選擇具有現實利用價值的專題。選題是決定專題目錄能否產生較大效益的關鍵, 分被動選題和主動選題兩種方式。

被動選題是根據主管部門下達的任務或有關部門提出的委托進行選題; 主動選題是根據當前的中心工作、社會生活的重大事件及各項工作的具體要求, 結合本館所藏檔案狀況和人力、物力等自主選題。

選題的基本原則是要盡量滿足當前需要, 以重大課題為主,兼顧一般要求, 量力而行。

(2 ) 選材。有關某一題目的檔案數量往往很多, 這些檔案可能涉及到好幾個全宗, 各全宗中所含有關該專題的檔案的數量和角度不同, 需對這些材料進行挑選, 挑出能夠反映專題本質的有價值的材料, 既不遺漏有用的檔案, 又防止充塞許多對本專題意義不大的檔案。可以利用現有的檢索工具選材。

(3 ) 著錄。對選好的材料進行著錄, 也可借用分類目錄中的卡片。

(4 ) 排列。一般按分類號排列, 也可按時間、地區等標準排列, 根據所收檔案的特點而定。

三、檔案主題目錄的組織

檔案主題目錄是根據檔案主題法的原理, 按檔案主題詞的字順組織起來的目錄。主題目錄不受全宗和分類體系的限制, 直接從事物出發按字順查找所需檔案, 靈活性強, 便于進行特性檢索, 但系統性不如分類目錄。其編排方法如下:

(1 ) 標題形式的選擇。標題形式有單一標題、復合標題、倒置標題等。單一標題是由一個主題詞構成的標題, 如“ 經濟改革”、“ 糧食” 等。復合標題是由兩個以上具有邏輯關系的主題詞組配而成的標題, 主題詞之間為概念限定關系時, 用短橫連結,如“ 小麥—種子—繁育”; 若為概念相交關系, 則用冒號連結,如“ 生產作物: 經濟作物”。倒置標題是將主題詞中的定型詞提前, 提供族性檢索的機會, 如“ 飛機, 超音速”, 這種標題形式有利于同族事物的集中。對一個主題概念的表達, 在同一個目錄中只能采取一種標題形式, 須根據需要選擇適當的標題形式。

(2 ) 主標題與副標題的確定。主標題反映的是檔案的中心主題, 是查找檔案的主要依據, 提供檢索入口; 副標題是對主標題的限定或說明, 起細分作用。應選擇具有獨立檢索意義, 符合利用者檢索要求, 檔案中較詳細論述了的主題詞作為主標題。

(3 ) 將著錄卡片按字順排列。先按主標題字順排, 主標題相同的, 按副標題字順排; 主標題和副標題都相同的, 按題名或責任者字順排, 也可按年代、地域等特征排列。當標題中出現外文字母、阿拉伯數字和各種符號時, 一般按以下順序排列:

( )

—

:

,

漢文文字

拉丁字母

斯拉夫字母

希臘字母

阿拉伯數字

羅馬數字

對復合標題中有獨立檢索意義的主題詞應進行輪排, 以提供多條檢索途徑。例如:

高產作物: 經濟作物  輪排  經濟作物: 高產作物

(4 ) 參照卡的設置。根據《中國檔案主題詞表》中的參照項設置參照卡, 顯示主題詞之間的相互關系, 方便檢索。與分類目錄一樣, 主題目錄的參照卡也可分為一般參照卡、單純參照卡、相關參照卡幾種。

一般參照卡用來說明某些標引規則及使用主題目錄時應注意的某些事項, 如圖4-6 所示; 單純參照卡用來指引利用者由未被用作標目的非正式主題詞查到正式主題詞, 如圖4-7 所示; 相關參照卡用來說明主題標目之間的等級關系和相關關系。如圖4-8所示。

四、檔案聯合目錄的組織

檔案聯合目錄是匯總若干檔案館或其他單位收藏的檔案綜合編成的一種檢索工具, 如“ 革命歷史檔案聯合目錄”、“ 明清檔案聯合目錄”、“ 中華民國檔案聯合目錄” 等。其作用有:

(1 ) 資源共享。它把分散在各地的檔案從目錄上聯成一體,可為利用者提供更豐富的檔案線索, 實現檔案信息資源共享。

(2 ) 是建立目錄中心的先決條件。

(3 ) 可推動館際間的協作和交流, 便于互通有無, 形成全國性或地區性的協作網絡, 擴大檔案利用的范圍。

檔案聯合目錄的編制方式有三種:

(1 ) 以一館為基礎, 其他館校對補充。

(2 ) 在統一著錄格式和方法的前提下, 各檔案館分頭編制。由一館牽頭校對補充, 匯總。

(3 ) 各館分編, 組織專門班子匯總。

聯合目錄的結構包括:

(1 ) 序言或編制說明。說明編制目的、使用范圍、選材標準、著錄方法、體系結構等。

(2 ) 匯總的條目。條目的著錄格式統一, 條目按分類號排列組成分類聯合目錄, 按主題詞排列則組成主題聯合目錄。

(3 ) 輔助索引。聯合目錄體系龐大, 應配備輔助索引。如檔案館名稱索引、全宗索引、人名索引、地名索引等, 幫助利用者順利查找所需檔案。