檔號和案卷目錄的編制

（一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。檔案的編制應遵循以下原則：

1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩定性原則；4、擴充性原則；5、簡單性原則。

（二）檔號的結構

根據《檔號編制規則》的規定，檔號結構分為三種。《歸檔文件整理規則》頒布實施后，又出現了檔號的第四種結構。

（三）檔號的編制方法

1、全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。

2、案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數字標識，應根據全宗內檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置。

3、類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。

4、項目號的編制方法

項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5、案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯數字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

6、件號的編制方法

件號用阿拉伯數字標識，不應有空號。件號的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單位裝訂編號，每個案卷的卷內文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7、頁（張）號編制方法

頁（張）號用阿拉伯數字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統計和檢查的重要依據。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。