檔案工作的現(xiàn)代化進程

新技術(shù)革命的浪潮正沖擊著社會生活的各個方面，整個社會的面貌正發(fā)生著深刻的變化，檔案工作也無例外地受到了深刻的影響。為了迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，已成為我國檔案工作者當前和今后相當長時期內(nèi)面臨的重大課題，已成為我國檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢。

一、檔案工作現(xiàn)代化的標志

“現(xiàn)代化”是一個滾動的概念，今天有今天的現(xiàn)代化標準，下世紀有下世紀的現(xiàn)代化標準，而且處于不同社會條件下的國家又有各自不同的現(xiàn)代化標準。從我國的國情出發(fā)，根據(jù)檔案工作基本特點和科學技術(shù)發(fā)展趨勢，當今我國檔案工作現(xiàn)代化的基本標志應(yīng)該是:技術(shù)現(xiàn)代化、管理科學化、結(jié)構(gòu)合理化和服務(wù)社會化。

(一)技術(shù)現(xiàn)代化

技術(shù)現(xiàn)代化是指檔案工作技術(shù)與裝備的現(xiàn)代化。檔案工作現(xiàn)代化的重要標志是采用現(xiàn)代化的技術(shù)和裝備，使檔案信息的存儲、加工、檢索、傳遞等方面經(jīng)歷著技術(shù)上的一場革命，大大地提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

技術(shù)現(xiàn)代化主要包括以下三個方面的內(nèi)容:

1)檔案工作計算機化。現(xiàn)代化的檔案工作技術(shù)以電子計算機為核心和主要內(nèi)容。電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀人、存儲和輸出數(shù)據(jù)，能夠進行邏輯推理和判斷，因而在檔案工作中有著廣泛的用途和明顯的效果。目前，電子計算機在檔案工作中至少有以下一些用途。

第一，檔案檢索和編目。檔案工作者把檔案文件的形式特征和內(nèi)容特征按照固定的格式輸人計算機后，計算機便可根據(jù)事先編制的程序?qū)⑤斎藘?nèi)容按一定順序編成“文檔”，這些文檔的總和便構(gòu)成了計算機數(shù)據(jù)庫。當利用者需要查閱檔案時，只要按照某種排檢項目提出查詢要求，計算機便可迅速準確地在數(shù)據(jù)庫中搜尋出利用者所齋檔案的有關(guān)記錄，并通過計算機屏幕顯示或由打印機打印出結(jié)果通知利用者。計算機還能將數(shù)據(jù)庫中的各種數(shù)據(jù)編制成各種形式的檢索工具，如分類目錄、主題目錄、專題目錄以及文摘、索引等。

第二，業(yè)務(wù)管理。檔案部門的業(yè)務(wù)管理計算機化包括:一般業(yè)務(wù)管理、庫房管理和行政管理。在一般業(yè)務(wù)管理方面，計算機可用于接收檔案的記錄和統(tǒng)計;提供各種統(tǒng)計數(shù)字和基本目錄;辦理檔案的借閱和歸還手續(xù);通報鑒定和銷毀檔案的期限等。在庫房管理方面，計算機可用于庫房的自動化管理，諸如自動監(jiān)視控制庫房溫濕度、記錄分析庫房空氣清潔度、自動報警、自動滅火等;也可利用計算機隨時了解庫房的庫存情況，諸如每個庫房中存放了哪些檔案，占用了多少空間，還有多少剩余空間等。在行政管理方面，計算機可用于編制各種報表，進行人事管理、財務(wù)管理等。

第三，檔案處理。最典型的是自動標引、自動分類和自動編文摘。標引、分類和編文摘是檔案工作的重要內(nèi)容，要投人大量的人力和時間。自動標引是由計算機根據(jù)文獻中詞匯出現(xiàn)頻率的統(tǒng)計辦法，并利用事先編好的機器主題詞典，分析并選定能代表文獻主題的主題詞;自動分類是用計算機代替人工對文獻進行分類，它與自動標引一樣，是一個根據(jù)正文主題抽取檢索標志(類號)的過程，因此自動分類也是一種自動標引;自動編文摘則是根據(jù)詞匯在文獻中所處的位置和語義關(guān)系，計算、分析和確定文獻中句子的重要性，然后選定文獻的主要內(nèi)容。自動標引、自動分類和自動編文摘均屬人工智能的范疇。

2)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。在計算機檔案檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代通訊技術(shù)(包括數(shù)據(jù)通信、光纖通信、衛(wèi)星通信等)，可將檢索系統(tǒng)由成批檢索、聯(lián)機檢索發(fā)展成聯(lián)網(wǎng)檢索，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。所謂成批檢索是指用戶提出的要求不能馬上回答，要等一段時間，把許多用戶的提問匯集在一起，通過計算機一次運算，就可以處理若干用戶的提問。這種方法是由計算機專職檢索員統(tǒng)一處理的，用戶不直接與計算機接觸，故稱為脫機檢索。聯(lián)機檢索是把以計算機為主的中心處理裝置和分散在各地的終端設(shè)備用電話線路直接聯(lián)系起來，從終端輸人提問并直接得到答案。這種檢索方式實現(xiàn)了人機對話，并可迅速得到結(jié)果，但各終端只能利用一個中心處理裝置中存儲的檔案信息，無法實現(xiàn)館際查詢。而聯(lián)網(wǎng)檢索是指用通信線路通過數(shù)據(jù)傳遞把廣泛分布在不同地區(qū)、不同檔案館的電子計算機及其終端設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、各種輸人輸出裝置等互相連接，使之形成一個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用者在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的任何一臺計算機及其終端上都可以檢索到其它任何計算機存儲的檔案信息。

建立計算機檢索網(wǎng)絡(luò)進行聯(lián)網(wǎng)檢索主要有兩大優(yōu)越性:一是有利于開發(fā)計算機資源，實現(xiàn)計算機資源共享。網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的用戶共享各個網(wǎng)點的計算機資源(包括硬件與軟件)，可以避免重復設(shè)計、重復投資，從而增強了計算機的可靠性和可擴展性，同時還相當于增加了各臺計算機的存儲容量，提高了計算機的使用效率。二是有利于開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息資源分布的重要特點是地區(qū)性強、專業(yè)性強和重復率低。一般說來，除普發(fā)性文件外，每一份檔案都保存在特定的檔案館，沒有其它復本。特別是我國地域遼闊，檔案館多而分散，在傳統(tǒng)的手工檢索方式下要進行館際利用，只能是利用者往返奔波，費力費時。而計算機檢索網(wǎng)絡(luò)的建立可以克服檔案利用的空間障礙，實現(xiàn)遠距離檢索。只要網(wǎng)絡(luò)擁有的檔案信息資源，利用者只要用幾分鐘便可以檢索到，從而使檔案信息資源得到更廣泛的開發(fā)利用。

聯(lián)網(wǎng)檢索是計算機檢索的高級階段，它是計算機技術(shù)與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。聯(lián)網(wǎng)檢索的實現(xiàn)將從時間上和空間上為檔案利用者提供了極大的方便，大大改善了檔案工作的社會效果，檔案工作也因此而走上了檔案— 計算機— 通信三位一體的新階段。

3)檔案信息存儲高密度化。傳統(tǒng)的檔案載體是紙張，它雖有閱讀直接方便的優(yōu)點，但存儲介質(zhì)體積大，信息存儲密度低。隨著檔案數(shù)量的急劇增加，檔案部門面臨著庫房日趨緊張的嚴重問題。同時，在聯(lián)機檔案檢索系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)的存儲量有限，目前人們還不能把檔案文件中的全部內(nèi)容存人計算機內(nèi)，這樣就給用戶查找使用信息帶來不便。紙張的這個缺點迫使人們?nèi)ふ倚碌臋n案載體，來實現(xiàn)檔案信息存儲高密度化。

一是縮微品。把紙質(zhì)檔案用光學記錄技術(shù)按一定的比例縮小，攝錄在膠片或膠卷上就成為縮微品。目前，檔案縮微品的制作方式有縮微攝影、激光全息超縮微攝影等。

二是磁帶。此乃是一種月錄像磁帶和數(shù)字磁帶存儲檔案的方法，它既可以用錄像機或終端機閱讀，又可以通過打印設(shè)備獲得硬拷貝輸出。

三是光盤。光盤作為一種新型的多媒體信息 (文字、圖形、圖片、視頻和音頻信息等)存儲介質(zhì)，正在成為信息存儲中最常用的高密度檔案載體。一張直徑為300px ，厚度僅l.2m m的CDROM光盤具有650MB(兆字節(jié))的存儲容量，這相當于15萬張A4(約500px X 750px)印刷紙的文字量。現(xiàn)在，一張同樣尺寸的高密度光盤DVD-ROM，其存儲容量可高到4. 7GB(千兆字節(jié)，單面單層紀錄)至17GB(雙面雙層紀錄)，真正實現(xiàn)了海量存儲。另外，應(yīng)用光盤檢索也很方便快捷可靠，而且信息存儲壽命可長達百年。

信息存儲的高密度化，尤其是檔案的縮微化優(yōu)點是十分明顯的。

首先，它縮小了檔案體積。普通縮微攝影可縮小到七分之一至四十八分之一，超縮微可達九十分之一至二百一十五分之一，一張lOc m X 375px的特超縮微平片可存儲3200頁文件。目前，一些國家已承認縮微復制品與原件具有同等法律作用，經(jīng)縮微后的檔案可不再保存檔案原件，這樣就有可能有效地解決檔案數(shù)量不斷增加與存儲空間有限的矛盾。

其次，它有利于保存檔案原件。檔案縮微品能準確地反映其原貌，可以代替原件發(fā)揮作用，從而避免了珍貴檔案原件因大量翻閱而造成的破損。此外，由于縮微品體積小，便于管理，便于轉(zhuǎn)移，故能夠較好地應(yīng)付各種自然的或人為的災(zāi)害。全息存儲還具有不怕破損的特點，因全息照片上每一點都受到被拍攝文件反射光的作用，即使破碎成幾塊小片，也能再現(xiàn)被拍攝文件的全貌，這對于確保檔案文件的完整與安全是十分有利的。

再次，縮微技術(shù)與復印技術(shù)、計算機技術(shù)相結(jié)合，可大大提高檔案的檢索水平。計算機的存儲設(shè)備主要是磁存儲器，由于其存儲量有限，因此一般只能達到二次文獻檢索，即只能檢索出檔案的題名、分類號、作者等著錄項線索，而不能進行全文存儲和檢索。而縮微品的信息存儲量大大超過計算機的磁存儲器，而且存儲技術(shù)簡單，成本低廉，但它不具備邏輯判斷能力，檢索速度慢。縮微品計算機輔助檢索系統(tǒng)(CAR)運用縮微技術(shù)全文存儲檔案文件，將縮微影像終端與計算機檢索系統(tǒng)相連接，就可以通過計算機的快速檢索，并按檔案縮微品的全文讀出、還原復印或遠距離傳輸?shù)确绞絹硖峁├茫瑥亩鴺?gòu)成一個完整的、高速的、自動的和全文的檔案信息檢索系統(tǒng)。

(二)管理科學化

管理科學化是指檔案工作組織管理的科學化，即按照檔案工作的客觀規(guī)律安排和協(xié)調(diào)一個檔案館的全部工作乃至全國的檔案事業(yè)，使各方面工作的質(zhì)量和效率得以不斷提高。管理科學化是檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。因為，檔案工作現(xiàn)代化的目的是為了把檔案工作的效率提高到現(xiàn)代先進水平，又快又好地滿足社會的需要，而高效率的獲得離不開科學的組織管理。在經(jīng)濟建設(shè)中，人們把先進的生產(chǎn)技術(shù)和先進的管理手段比作推動現(xiàn)代經(jīng)濟高速發(fā)展的兩個車輪，在檔案工作中也是如此。只有將先進的技術(shù)設(shè)備與科學的管理方法結(jié)合起來，才能夠使檔案工作的面貌得到根本的變化。

技術(shù)現(xiàn)代化與管理科學化有著密切的聯(lián)系，一方面科學管理需要運用電子計算機等先進技術(shù)作為管理手段，另一方面先進技術(shù)設(shè)備的運用又要以科學的組織管理為基礎(chǔ)。這不僅是因技術(shù)設(shè)備本身就存在著管理問題，更重要的是，如果沒有對檔案工作的科學管理，那末再先進的技術(shù)設(shè)備也無法得到有效的應(yīng)用。例如，應(yīng)用計算機進行檔案業(yè)務(wù)管理，其前提條件是要求這些管理活動自身程序化，并在管理活動中形成準確、完整的數(shù)據(jù)，計算機的應(yīng)用實際上是對管理活動程序的模擬，取得完整準確的數(shù)據(jù)正是計算機進行邏輯運算、形成判斷結(jié)果的對象和依據(jù)。總之，只有通過科學的管理，獲得必要的數(shù)據(jù)，并在系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計的基礎(chǔ)上提出合理的數(shù)據(jù)加工要求，才有可能編制出適用的計算機應(yīng)用程序，電子計算機也才有可能在檔案業(yè)務(wù)管理中有效地發(fā)揮其作用。

管理科學化需要摒棄傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理，應(yīng)使管理思想、管理組織、管理方法、管理手段和管理人員步入現(xiàn)代化。

1)管理思想現(xiàn)代化。對于管理思想現(xiàn)代化，就世界范圍內(nèi)90年代的發(fā)展趨勢看，是一種普遍重視預(yù)測的思想。結(jié)合我國的實際情況，管理思想現(xiàn)代化應(yīng)包括下列內(nèi)容:

一是重視知識、重視人才的思想。因為在管理手段中，機構(gòu)和法固然重要，但它們必竟是受管理者支配的兩個因素。管理者知識的多少、水平的高低、能力的大小和素質(zhì)的優(yōu)劣，都要影響機構(gòu)和法;在管理內(nèi)容中，人是實踐的主體，主體因素的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)如何，對其它管理內(nèi)容如財、物、時間及信息管理狀態(tài)起決定性的作用。

二是民主管理的思想。民主對于社會主義國家來說，既是手段又是目的。作為手段，它可以調(diào)動人的積極性，作為政治制度和國體，人民是國家的主人，人民參與決策和管理是應(yīng)有的權(quán)力。由“家長制”管理到民主管理，這是我國管理思想現(xiàn)代化的重要標志。

三是重視預(yù)測的思想。領(lǐng)導的職責是決策，而決策的前提條件是預(yù)測。在多變的社會和競爭的時代里，重視預(yù)測就成了現(xiàn)代管理者必備的科學思想。

2)管理組織現(xiàn)代化。管理組織現(xiàn)代化的主要標志是高效化。管理機構(gòu)的設(shè)置和權(quán)限的劃分應(yīng)以實現(xiàn)高效化為目的，為此要合理設(shè)置管理層次，盡量縮短指揮戰(zhàn)線，嚴明每個人的職責，保證貴與權(quán)的統(tǒng)一。這種按科學原則建立起來的管理機構(gòu)是有效管理的組織保證。

3)管理方法現(xiàn)代化。管理方法現(xiàn)代化的主要標志是科學化，亦即運用科學的管理方法從事管理活動，如系統(tǒng)工程方法、行為科學方法、價值工程方法及決策技術(shù)方法等。

4)管理手段現(xiàn)代化。管理手段現(xiàn)代化的主要標志是自動化，就是運用電子計算機進行管理系統(tǒng)的信息收集、存儲、加工、傳遞等。

5)管理人員現(xiàn)代化。管理人員現(xiàn)代化的主要標志是專業(yè)化，專業(yè)化的概念不只是有文憑、有職稱、有技術(shù)、有專業(yè)知識，更重要的是有“軟科學”知識，會管理。

(三)結(jié)構(gòu)合理化

結(jié)構(gòu)合理化是指檔案保管機構(gòu)布局的合理化和館 (室)藏結(jié)構(gòu)的合理化。合理的檔案保管機構(gòu)布局和館(室)藏結(jié)構(gòu)，是檔案工作的組織保障和物質(zhì)保障，其合理化的程度會直接影響檔案工作服務(wù)于社會的效果，因此，結(jié)構(gòu)合理化也是檔案工作現(xiàn)代化的標志之一。

所謂合理的檔案保管機構(gòu)布局，是指在全國范圍內(nèi)建立起一個從縱向看有從中央到省、地(市)、縣檔案館和各級機關(guān)檔案室，從橫向看有各類專門檔案館，形成一個多層次、多門類、分工協(xié)調(diào)、布局合理的檔案保管機構(gòu)組織系統(tǒng)。全國檔案保管機構(gòu)所形成的縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)是一個大系統(tǒng)，各個檔案館(室)就是網(wǎng)絡(luò)中的一個節(jié)點，即整個大系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)。全國檔案保管機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)這個大系統(tǒng)的目標是十分明確的，這就是以分工協(xié)作的形式實現(xiàn)對國家全部檔案的集中統(tǒng)一管理和有效地利用。能否實現(xiàn)這一目標，不僅取決于各個子系統(tǒng)的功能，即每個檔案館(室)的水平，同時也取決于整個系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是否合理。如果全國檔案保管機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)布局不合理，如疏密不當或覆蓋不全，就會導致整個網(wǎng)絡(luò)功能的降低，影響系統(tǒng)目標的實現(xiàn)。

所謂合理的館 (室)藏結(jié)構(gòu)，是指各個檔案館 (室)應(yīng)藏有屬自身收藏范圍內(nèi)的豐富而優(yōu)質(zhì)的檔案，全面反映該地區(qū)、機關(guān)、行業(yè)的歷史真實面貌，滿足機關(guān)與社會、當前與長遠的利用需求。豐富與優(yōu)質(zhì)的館(室)藏是檔案館(室)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，如果這個基礎(chǔ)不雄厚扎實，檔案館(室)的技術(shù)設(shè)備無論怎樣先進，管理無論怎樣科學，也無法滿足社會的需求，于是實現(xiàn)自身職能和工作水平的提高也就成了一句空話。豐富與優(yōu)質(zhì)是辯證的統(tǒng)一，只強調(diào)豐富而忽視優(yōu)質(zhì)，豐富就會變得雜亂和臃腫;反之，只強調(diào)優(yōu)質(zhì)而忽視豐富，優(yōu)質(zhì)就會變成貧乏。對于全國的檔案館(室)來說，合理的館藏結(jié)構(gòu)并沒有一個固定的模式，這一方面是因為不同類型的檔案館或檔案室有著不同的收藏范圍，其檔案的種類、價值、分布特點等各有不同;另一方面是因為作為檔案形成者的國家機關(guān)和社會組織經(jīng)常發(fā)生變動，這就要求各級各類檔案保管機構(gòu)在認真細致調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，根據(jù)當時該地區(qū)、該機關(guān)、該專業(yè)的特點，具體確定本館(室)的檔案收藏范圍，逐步建立合理的館(室)藏結(jié)構(gòu)。

合理地設(shè)置檔案保管機構(gòu)和合理地確定館 (室)藏結(jié)構(gòu)，從根本上說是為了使國家全面、有效地掌握和控制全國的檔案信息資源，并使之服務(wù)于社會。檔案與圖書不同，它不是以傳播知識為形成目的，而是為了解決某一機關(guān)、團體的特定問題而形成的。因此，它不像圖書那樣，一經(jīng)出版發(fā)行就進人社會流通領(lǐng)域為整個社會服務(wù)，而是在較長時間內(nèi)保存在檔案形成者手中，其作用范圍也僅限于為檔案形成者自身服務(wù)。只有將這些分散形成的檔案有效地集中到各機關(guān)檔案室，并將其中的有廣泛社會利用價值的檔案集中到國家各級檔案館中，檔案才有可能成為社會性的信息資源而為全體人民所共享。由此可見，建立合理的檔案保管機構(gòu)組織網(wǎng)絡(luò)和館(室)藏結(jié)構(gòu)，可以保證對檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，并為開發(fā)這一寶貴資源，滿足社會利用需求奠定堅實的基礎(chǔ)。

(四)服務(wù)社會化

服務(wù)社會化是指檔案館要在保證黨、國家和公民個人的根本利益不受損害的前提下，最大限度、最大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務(wù)。現(xiàn)代化的檔案工作是先進的服務(wù)手段與良好的服務(wù)效果的統(tǒng)一，而服務(wù)效果的優(yōu)劣不僅在于檔案部門向利用者提供檔案信息服務(wù)的能力，而且在于這些信息服務(wù)的質(zhì)量。因為不斷提高服務(wù)效果，是檔案工作的發(fā)展方向，同時也是檔案工作發(fā)展的強大動力。只有擴大檔案信息服務(wù)的范圍，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，才能使檔案工作產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟效益，檔案工作也因此具有存在的價值和發(fā)展的動力，現(xiàn)代化技術(shù)手段的采用即會成為必要。

向社會提供檔案信息服務(wù)的任務(wù)主要是由各級國家檔案館和專門檔案館承擔。現(xiàn)代檔案館與古代、近代檔案館相比，不僅在規(guī)模、工作手段等外在形式方面有很大的區(qū)別，而且在其職能、性質(zhì)等內(nèi)在因素方面也有很大的區(qū)別。而這些內(nèi)在因素的變化，對檔案館的服務(wù)方向、服務(wù)效果起著決定性的作用。古代檔案館是作為奴隸制政權(quán)或封建專制政權(quán)的附屬物而出現(xiàn)并存在的，檔案的所有權(quán)和利用權(quán)均為少數(shù)統(tǒng)治者所壟斷，廣大人民大眾是無權(quán)問津的。近代檔案館兼具政治機關(guān)和科學研究機關(guān)的雙重性質(zhì)。不僅統(tǒng)治集團利用檔案治理國家，鞏固其統(tǒng)治地位，而且國家機關(guān)工作人員和專家學者也在一定程度上獲得了利用檔案的權(quán)利。這就使近代檔案館在原來單一的保管職能的基礎(chǔ)上又增加了一個新的職能— 交流職能，即充當檔案與利用者之間的媒介，把館內(nèi)檔案提供給社會利用，從而使檔案工作產(chǎn)生了一定的社會意義，并由此而推動了檔案工作的發(fā)展。現(xiàn)代檔案館是具有科學文化性質(zhì)的機構(gòu)，它允許有更多的利用者走進檔案館，其利用面和利用量的擴大與增加，又促使了現(xiàn)代檔案館職能在近代檔案館保管、交流職能并重的基礎(chǔ)上大大強化了交流職能，并從交流職能中衍生出了社會教育、參考咨詢等以交流為目的的多種職能形態(tài)，于是使交流職能成為現(xiàn)代檔案館的主要職能。社會的需要推動了檔案館性質(zhì)、職能的變化，這一變化又促使檔案信息在更為廣泛的社會活動領(lǐng)域中發(fā)揮作用，進一步擴大了社會對檔案信息的需求，并由此提出了檔案工作現(xiàn)代化的課題。

檔案信息服務(wù)社會化的具體表現(xiàn)在以下三個方面:

第一，檔案館有明確的面向社會的辦館宗旨。檔案館的主要社會職能是交流，即開發(fā)檔案信息資源，為社會各方面服務(wù)。因此，檔案館的各項工作都要有利于檔案信息資源的開發(fā)與利用，一切與辦館宗旨不相符的思想和做法，如單純保管的思想、形而上學的檔案保密觀和封鎖檔案的做法等都是錯誤的。

第二，檔案館有便于社會利用的檔案政策。《檔案法》第四章第十九條規(guī)定:國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當自形成之日起滿三十年向社會開放，經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等檔案向社會開放的期限，可以少于三十年。該條文還規(guī)定:中華人民共和國公民和組織等有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。這就使檔案的社會利用有了法律保證。

第三，檔案館有完善的服務(wù)手段和較高的服務(wù)水平。社會的發(fā)展使人們對檔案信息的需求也發(fā)生了變化，不僅檔案信息的需求量迅速增加，而且利用檔案信息的范圍不斷擴展。查閱的方式也從零星、隨機的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂邢到y(tǒng)、有計劃查閱為主的方式。利用者不僅需要提供檔案原件，而且還要求提供經(jīng)過加工過的檔案信息;不僅需要提供原始信息，而且還要求提供分析預(yù)測的檔案情報。因此，檔案信息服務(wù)的方式從被動傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃优c被動相結(jié)合的傳遞，從多向傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)閱蜗蚺c多向相結(jié)合的傳遞，服務(wù)水平也相應(yīng)地有較大的提高。

二、檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)條件

實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化并不是一個孤立的過程，檔案工作內(nèi)部和外部的許多因素都對這個過程產(chǎn)生程度不同的影響，其中有些因素是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)條件，如果這些條件不具備或不成熟，全面實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化就會有困難。因此，在向現(xiàn)代化進軍的過程中，要密切關(guān)注各方面條件的變化，并在可能的范圍內(nèi)積極創(chuàng)造條件，根據(jù)條件的成熟情況，不失時機地推進檔案工作現(xiàn)代化的進程。

檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)條件，可分為社會條件和內(nèi)部條件兩個方面。

(一)社會條件

社會條件中首先是政治條件，檔案工作現(xiàn)代化與其它各行各業(yè)的發(fā)展一樣，需要一個安定的、政治民主化的社會環(huán)境，特別是由于檔案工作既有維護黨和國家重大歷史面貌的一面，又有作為科學文化事業(yè)的一面，其發(fā)展狀況就更與政治條件密切相關(guān)了。歷史表明，專制政治必然壟斷檔案的所有權(quán)和使用權(quán)，篡改檔案以達到篡改歷史、維護自身統(tǒng)治的目的。而開放檔案，允許檔案信息資源在最大范圍內(nèi)為廣大民眾所享用，以及尊重歷史事實，維護檔案原貌是民主政治化的必然產(chǎn)物。社會政治條件對檔案工作的興衰影響極大，社會不安定，政治不民主，檔案就只能是少數(shù)人手中的工具，而不能成為全社會的文化歷史財富，不能為廣大人民群眾所共享，供與求的矛盾不可能充分表現(xiàn)出來，檔案工作的現(xiàn)代化就失去了基本動因和正確的方向，即便搞了現(xiàn)代化，也只能是片面的純技術(shù)的發(fā)展，而不是全國的真正意義上的現(xiàn)代化。

其次是經(jīng)濟條件。搞檔案工作現(xiàn)代化是要花錢的，無論是采用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，還是建設(shè)檔案館網(wǎng)絡(luò)都不能沒有錢。檔案部門是以國家財政撥款為其資金來源，因此，檔案工作現(xiàn)代化的進程必然受到國家經(jīng)濟狀況的制約。

第三是科學技術(shù)條件。實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化需要運用現(xiàn)代科學技術(shù)成果，因此，檔案工作現(xiàn)代化在很大程度上取決于一個國家的科學技術(shù)發(fā)展水平。例如，要在全國范圍內(nèi)普及檔案管理的自動化，藉要國家供給大量的具有較高的文獻處理能力的、且成本低廉的電子計算機;檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，則有賴于國家現(xiàn)代通信技術(shù)水平的提高和具有文獻傳輸能力的現(xiàn)代化通信線路的建成;檔案信息的高密度存儲對縮微技術(shù)、聲像技術(shù)、復印技術(shù)、激光技術(shù)等提出了相應(yīng)的要求。而科學理論與方法對促進檔案工作現(xiàn)代化更是必不可少，因為管理的科學化，館網(wǎng)結(jié)構(gòu)和館藏結(jié)構(gòu)的合理化，以及服務(wù)的社會化都需要科學理論作指導，運用科學方法來實踐。

(二)內(nèi)部條件

1)檔案工作標準化。標準是為了取得最佳效益，依據(jù)科學技術(shù)和實踐經(jīng)驗的綜合成果，在充分研究和協(xié)商的基礎(chǔ)上，對生產(chǎn)技術(shù)活動、經(jīng)濟活動和對其它具有多樣性、相關(guān)性特征的重復事物，依據(jù)特定的程序，由一定的權(quán)威機構(gòu)按特定形式頒發(fā)的統(tǒng)一的規(guī)定。標準化是指以制定標準和貫徹標準為主要內(nèi)容的全部活動過程。因此，檔案工作標準化就是對檔案工作中具有多樣性、相關(guān)性特征的重復事物制定和實行統(tǒng)一規(guī)定的過程。所謂具有多樣性、相關(guān)性特征的重復事物是指具有多種表現(xiàn)形態(tài)的、與其它事物有關(guān)聯(lián)因素的、反復出現(xiàn)的事物，這種事物在檔案工作中是經(jīng)常遇到的。以檔案著錄為例，這是檔案管理部門為編制檔案目錄所必需的，對每一件(卷)檔案提取有關(guān)信息的重復活動。長期以來，我國各級檔案管理部門一直以不同的著錄項目、著錄格式和著錄規(guī)則進行著錄，從而使這一事物具有多種表現(xiàn)形態(tài)。檔案著錄的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案目錄的質(zhì)量和檢索的效率，因而這一事物也具有相關(guān)性的特征。對于類似事物如果不制定和實行統(tǒng)一的規(guī)定，檔案管理的水平就無法得到提高，現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備也就無法得到有效的運用。

(1)實行檔案工作標準化的意義在于:

第一，它是提高檔案管理水平的有效措施。檔案工作標準化實際上是按照檔案工作的客觀規(guī)律，消除其中多余的、可替換的部分及低功能的形式，使各項業(yè)務(wù)、技術(shù)的構(gòu)成更精練、更合理，并使同類業(yè)務(wù)、技術(shù)在基礎(chǔ)特性、功能甚至形式上具有統(tǒng)一性、規(guī)范性、互換性，從而減少檔案管理的重復勞動和因不必要的多樣化而造成的混亂狀態(tài)，從而提高檔案管理水平，為檔案信息的開發(fā)與交流創(chuàng)造條件。

第二，它是在檔案工作中運用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的前提和基礎(chǔ)。計算機技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率，必須建立在檔案工作標準化尤其是檔案管理基礎(chǔ)工作標準化的基礎(chǔ)之上。對于雜亂無章、沒有定規(guī)的檔案業(yè)務(wù)，計算機是無法進行管理的，即使可以管理，也會因為運算程序的復雜化而使其效率大為降低。

第三，它是檔案工作趨于整體化乃至納人國家信息系統(tǒng)的重要條件。目前，社會上對檔案信息資源共享的呼聲越來越高，同時，檔案信息系統(tǒng)也日益明確地成為國家信息系統(tǒng)的組成部分。在檔案工作系統(tǒng)內(nèi)部，各檔案保管機構(gòu)自成一體的局面將由互相協(xié)調(diào)、密切合作的局面所代替，在其外部，也需要與圖書、情報等其它信息系統(tǒng)取得協(xié)作。如果各檔案保管機構(gòu)沒有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)技術(shù)標準，各行其是，各搞一套，那么無論內(nèi)部還是外部的有機協(xié)作都將難以實現(xiàn)。制定和實行檔案工作標準化，可以使檔案信息系統(tǒng)中各部分建立合理的秩序，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，實現(xiàn)內(nèi)部與外部的協(xié)調(diào)。

(2)檔案工作標準大體包括以下十項內(nèi)容:

①檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標準。任何一個專業(yè)，為了闡明其內(nèi)容，均使用特定的名詞術(shù)語，并賦予每個概念以明確的含義，作為彼此交流的共同語言，便于開展工作。我國在1992年制定了《檔案工作基本術(shù)語》行業(yè)標準，對檔案工作基本術(shù)語予以了明確的闡釋。

②檔案工作代號代碼標準。代號代碼是利用文字符、數(shù)字符、圖像等表示一個具體對象。代號代碼的使用具有簡捷明了、易讀易記、易于輸人計算機存儲和檢索，也便于出版報道和傳遞等特點。檔案著錄工作中采用了統(tǒng)一的代號代碼來表示著錄項目和內(nèi)容。

③檔案著錄標準。檔案著錄是在編制檢索工具時，對文件或案卷的內(nèi)容或形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。制訂檔案著錄標準是為了建立和健全我國統(tǒng)一的檔案檢索體系，開展檔案檢索工具的報道與交流。1985年頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是這樣的國家標準。

④檔案標引語言標準。檔案標引語言標準是指在檔案標引和檢索時所使用的語言標準。作為檔號標引的語言標準，是1991年印的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》;作為分類標引的語言標準，是1987年出版的《中國檔案分類法》;作為主題標引的語言標準，是1988年出版的《中國檔案主題詞表》。

⑤檔案管理基礎(chǔ)工作標準。檔案管理基礎(chǔ)工作對于檔案館(室)業(yè)務(wù)建設(shè)至關(guān)重要，此類標準主要包括:案卷質(zhì)量標準、案卷格式標準、檔案銷毀標準等。目前已有《文書檔案案卷格式》、《照片檔案管理規(guī)范》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《全宗單》等四個國家標準和《全宗卷規(guī)范》、《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》等行業(yè)標準頒布實施。

⑥檔案編研及其出版格式標準。檔案編研成果的出版涉及面廣，與文獻、編輯、印刷等工作均有關(guān)聯(lián)。因此，出版格式的標準化有利于檔案情報交流、信息資源共享和文獻的科學管理。其中《檔案館指南編制規(guī)范》已作為行業(yè)標準實施。

⑦檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)標準。隨著現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備在檔案工作中的廣泛運用，必須盡快制訂此類標準。這類標準一般應(yīng)包括:計算機數(shù)據(jù)庫設(shè)計標準、計算機網(wǎng)絡(luò)接口標準、磁帶交換格式標準、信息處理編碼字符標準、縮微品技術(shù)規(guī)格標準、檔案復制技術(shù)標準、聲像檔案技術(shù)規(guī)格標準等。目前，在縮微攝影技術(shù)方面已有兩項行業(yè)標準頒布實施。

⑧檔案保護、裝具、設(shè)備和庫房建筑標準。檔案保護、裝具、設(shè)備和庫房建筑將在較長時間內(nèi)對檔案安全保管產(chǎn)生影響。因此，制訂系統(tǒng)的標準十分必要。目前，已頒布實施的行業(yè)標準主要有《檔案裝具》、《直列式檔案密集架》、《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(試行)等。

⑨檔案制成材料標準。檔案制成材料的質(zhì)量和耐久性直接關(guān)系到檔案的使用性能和保管壽命。為此，應(yīng)有國家檔案局會同有關(guān)部門制訂諸如檔案用紙張、墨水、圓珠筆芯、膠片、磁帶等各種專用信息記錄材料的質(zhì)量標準。

⑩檔案統(tǒng)計標準。檔案統(tǒng)計標準是為了提高檔案統(tǒng)計工作質(zhì)量和效率而制定的，應(yīng)以《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》為藍本，在實踐的基礎(chǔ)上，修訂完善而成標準。

(3)我國近年來檔案工作標準化發(fā)展迅速，但就整體而言，其基礎(chǔ)仍十分薄弱，水平還不高。因此，加強我國檔案工作標準化體系的建設(shè)是現(xiàn)代化的需要。要制定出適合國情的完備、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、配套的標準體系，應(yīng)遵循以下四條原則:

①統(tǒng)一性原則。即在檔案工作標準體系內(nèi)，必須確保每一項標準的內(nèi)容前后協(xié)調(diào)一致，同時又要保證各相關(guān)標準之間在內(nèi)容與技術(shù)水平上協(xié)調(diào)銜接，維護檔案工作標準體系內(nèi)的系統(tǒng)性及與其它相關(guān)標準之間的一致性。

②優(yōu)化性原則。即在檔案工作標準體系內(nèi)的每項具體標準，其內(nèi)容必須反映優(yōu)化的技術(shù)水準和組織程序，同時又必須具有高于具體管理工作的操作內(nèi)容，具有一定的技術(shù)與管理的先進性。

③適時性原則。標準化是一項政策性很強的工作，標準本身雖好，若不予以適時付諸實施，亦將無濟于事;反之，如果標準脫離實際工作水平和發(fā)展需要，硬性作出規(guī)定，不僅會錯過時機，而且會貽誤工作。因此，檔案工作標準體系的建設(shè)必須根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要和可能，適時制訂出標準，體現(xiàn)計劃性和有序性。

④繼承性原則。在推進檔案工作標準體系的過程中，必須注意使標準能在一定的時空范圍內(nèi)保持相對的穩(wěn)定性，絕不能孤立地考慮標準的科學性和先進性而忽視其穩(wěn)定性和繼承性，否則會引起實際工作的混亂。同時，在制訂實施標準時，應(yīng)充分考慮檔案工作的原有基礎(chǔ)，難以執(zhí)行的標準是起不到應(yīng)有的作用的。

2)檔案工作人員專業(yè)化。在實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員專業(yè)化是一個不可缺少的條件。因為，檔案工作的方針政策要靠檔案工作人員來貫徹執(zhí)行，檔案部門的職能要靠檔案工作人員的活動來實現(xiàn)，檔案工作的科學管理需要檔案工作人員來實施，現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備也需要檔案工作人員來運用等等。總之，檔案工作人員是構(gòu)成檔案工作的主體，除受社會政治、經(jīng)濟等條件的制約外，可以說檔案工作的方向和水平是由檔案工作人員的素質(zhì)所決定的。

現(xiàn)代化的檔案工作是以先進的技術(shù)設(shè)備、高效的組織管理、嚴密的組織結(jié)構(gòu)和廣泛的社會職能為特征的，上述特征僅憑檔案工作人員的良好愿望、熱情和積極的工作態(tài)度來體現(xiàn)是遠遠不夠的。它需要有一大批具有專業(yè)知識和技能的檔案專門人才，用科學的態(tài)度、方法和手段來從事檔案工作，沒有這樣一批專門人才，檔案工作的現(xiàn)代化是不能實現(xiàn)的。

檔案工作人員的專業(yè)化有兩個方面的涵義:對于每一個從事檔案工作的人員來說，專業(yè)化不僅要有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，同時要具有一定的業(yè)務(wù)專長，能夠熟練運用現(xiàn)代科學的方法和手段來駕馭該項業(yè)務(wù)活動，成為某一方面的內(nèi)行、專家。對于每一個檔案部門來說，專業(yè)化需要建立起一支結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)化隊伍，這支隊伍應(yīng)由精通檔案業(yè)務(wù)，善于科學管理和掌握現(xiàn)代化技術(shù)的各方面人才所組成。

三、實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的途徑和方法

在我國實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是一項長期而艱巨的任務(wù)，需要檔案工作者以開拓的精神、科學的態(tài)度和不懈的努力朝著這個方面邁進。在這個過程中，必須從中國的國情出發(fā)，認真借鑒國外的經(jīng)驗和教訓，開創(chuàng)出一條具有中國特色的實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的道路。當前，應(yīng)著手抓以下幾個方面的工作:

(一)創(chuàng)定可行的規(guī)劃

對推行檔案工作現(xiàn)代化的進程進行合理規(guī)劃，不僅可以使檔案工作者對實現(xiàn)現(xiàn)代化的長遠目標和近期任務(wù)做到心中有數(shù)，而且可以減少因規(guī)劃的盲目性而造成人力、物力、財力的浪費，保證實現(xiàn)現(xiàn)代化的每一步驟都能獲得較好的效益。實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是一項巨大的全國性的系統(tǒng)工程，需要有一個整體規(guī)劃和統(tǒng)籌安排。如果沒有規(guī)劃，必然會出現(xiàn)顧此失彼、各行其是、資金濫用、重復勞動等各種問題。例如，對計算機軟件的開發(fā)要有統(tǒng)一的規(guī)劃和協(xié)調(diào)，否則各地檔案部門都會由同一起點出發(fā)去研究，造成相同水平工作的互相重復，難以解決較深層次的問題。

(二)加強基礎(chǔ)性工作

實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化需要做大量的基礎(chǔ)性工作，認為只要有幾臺現(xiàn)代化設(shè)備就什么都可以解決了，這是不切實際的想法。檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)性工作主要有以下四個方面的內(nèi)容:

1)檔案學理論研究。在檔案工作現(xiàn)代化的過程中，需要應(yīng)用各學科的最新成果，但這種運用必須根據(jù)檔案工作的特點加以論證、消化、吸收、創(chuàng)新后才能被運用。檔案學理論研究就擔負著新理論和新技術(shù)引進、消化、吸收的任務(wù)。因此，加強檔案學的理論研究，以現(xiàn)代最先進的科學理論為指導，實現(xiàn)檔案工作者的思想觀念現(xiàn)代化，正是檔案工作現(xiàn)代化的一項基礎(chǔ)性工作。

2)檔案管理業(yè)務(wù)。檔案管理業(yè)務(wù)狀況對發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)裝備的效率至關(guān)重要。例如，檔案縮微設(shè)備的利用率很大程度取決于檔案整理的基礎(chǔ)，對一堆沒有整理過的零散文件進行縮微，其準備工作時間約占全部工作時間的80%左右。因此，提高檔案業(yè)務(wù)管理水平，做到收集齊全、整理有序、鑒定準確、保管安全，是檔案工作現(xiàn)代化的一項基礎(chǔ)性工作。

3)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案檢索的自動化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，不僅需要計算機、通信線路等硬設(shè)備和計算機程序語言等軟設(shè)備，同時還需要可供計算機識別、判斷的檔案信息資源，即計算機可讀形式的數(shù)據(jù)庫，否則再好的計算機網(wǎng)絡(luò)也只能是無米之炊。外國采用計算機管理檔案的經(jīng)驗之一，也就是要先抓數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前，我國的檔案數(shù)據(jù)庫的建立還是以手工方式加工的二次文獻為基礎(chǔ)，二次文獻的質(zhì)量直接關(guān)系到數(shù)據(jù)庫的功能，因此，必須注意檔案著錄和標引工作的質(zhì)量。

4)人才培養(yǎng)。實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，人才培養(yǎng)要先于設(shè)備購置。檔案管理技術(shù)手段越是先進，對檔案工作人員的素質(zhì)要求也就越高。而人才的培養(yǎng)是需要經(jīng)過長時間的努力才能完成的，因此人才的培養(yǎng)宜早不宜遲。

(三)實現(xiàn)檔案工作改革

檔案工作現(xiàn)代化實際上是一場以技術(shù)為中心的全面改革，因此，改革應(yīng)貫穿于為實現(xiàn)現(xiàn)代化而努力的全過程。現(xiàn)代化技術(shù)的采用，要求有與之相適應(yīng)的管理體制和管理方法，如果將不斷進步的現(xiàn)代技術(shù)束縛于一成不變的傳統(tǒng)管理體制和方法之中，是不可能充分發(fā)揮其效能的。改革要有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，有利于提高檔案工作的質(zhì)量和效率，有利于人力、物力、財力的節(jié)約，有利于現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，凡是不符合上述要求的管理制度、方法、機構(gòu)等都應(yīng)進行改革。

(四)正確處理幾個關(guān)系

由于我國的經(jīng)濟、技術(shù)條件較差，技術(shù)人才也較缺乏，所以檔案工作現(xiàn)代化的起步較晚，為此，在實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的過程中必須正確處理以下幾個關(guān)系:

1)現(xiàn)代技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)的關(guān)系。實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化必然要用大量的現(xiàn)代化技術(shù)去取代傳統(tǒng)的手工操作技術(shù)。但從我國的實際情況來看，傳統(tǒng)技術(shù)在相當長的時間內(nèi)還將不同程度地發(fā)揮著作用，從而形成了現(xiàn)代技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)長期并存的局面。其原因是:一從目前科學技術(shù)的發(fā)展水平來看，檔案工作中許多現(xiàn)代化技術(shù)的運用還必須以傳統(tǒng)技術(shù)為基礎(chǔ)。例如，檔案縮微要以檔案的系統(tǒng)整理為基礎(chǔ)，使用計算機檢索檔案要以檔案的著錄標引為基礎(chǔ)，而檔案的整理、著錄標引至今仍以傳統(tǒng)的手工操作方式完成。二從我國的經(jīng)濟狀況來看，在短時間內(nèi)還不可能為檔案部門提供足夠的現(xiàn)代化設(shè)備，對于檔案部門來說，在人才、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)等方面也尚未具備全面采用現(xiàn)代化設(shè)備的條件。因此，我國的檔案工作現(xiàn)代化應(yīng)當采取現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)并存的形式，從手工操作向機械化、自動化過渡是一種歷史的必然，但必須經(jīng)歷一個較長的過渡時期。

2)技術(shù)引進與技術(shù)革新的關(guān)系。在實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的過程中，向國外購買先進設(shè)備、引進先進技術(shù)是必不可少的，但是切不可認為用錢能買來或引進一個現(xiàn)代化。這是因為:其一，國家不可能撥出足夠的資金來購買檔案管理自動化所需的全套技術(shù)設(shè)備;其二，有些現(xiàn)成的設(shè)備和技術(shù)不一定完全適合我國檔案部門的實際需要，還需要經(jīng)過一定的改造;其三，還有一些技術(shù)設(shè)備在國外也屬空白，無法購買與引進。為此，在積極進行設(shè)備購買和技術(shù)引進的同時，還要提倡檔案工作者發(fā)揚自力更生的精神，開展技術(shù)革新和發(fā)明創(chuàng)造。只有堅持兩條腿走路的方針，才能加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

3)改善檔案管理手段與完善檔案部門職能的關(guān)系。改善檔案管理手段，實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化，這是檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和標志，但不是它的全部。完善檔案部門的職能，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的社會化，這也是檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和標志。前者是解決檔案工作現(xiàn)代化的手段問題，后者是解決檔案工作現(xiàn)代化的方向問題。強調(diào)前者而忽視后者，再先進的技術(shù)與設(shè)備也不可能獲得良好的社會效益和經(jīng)濟效益，反之強調(diào)后者而忽視前者，檔案工作水平和效率的提高也只能是一句空話。我們要把現(xiàn)代化的目標建立在兩者相統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，在積極穩(wěn)妥地采用現(xiàn)代化先進設(shè)備與技術(shù)的同時，完善檔案部門的職能，擴大檔案工作的社會功效。