編制案卷類目的方法

編制案卷類目( 或稱立卷類目、歸卷條目) 是指在企業內的實際文件材料尚未形成之前，根據企業工作職責范圍和以往的工作任務以及企業工作的規律，對一年內可能產生的文件，按照立卷的原則和方法，擬制比較詳細的立卷方案或計劃，以指導文件立卷工作。

為了做好平時的立卷工作，首先要擬制案卷類目，這樣平時辦理完畢的文件材料在歸卷時就有了著落。編制案卷類目便于對立卷文件材料進行及時的集中和管理，便于立卷前的查找利用，便于年終立卷。

案卷類目是文書部門平時立卷的一種工具，應由負責立卷工作的文書人員編制。

案卷類目的編制要根據本企業工作的職責范圍、當年的工作任務及本企業的工作規律進行，要實際運用并緊密結合本企業工作的實際情況，掌握本企業的工作性質、職權范圍、機構設置、工作任務、本企業與其他企業的行文關系、文書工作的組織形式和文書運行情況等；要以前一年的案卷類目為基礎，參照歷年歸檔案卷的目錄來編制案卷類目；要突出本企業當年工作的特點，做到有的放矢。

案卷類目的具體編制方法是：

一、設類

類名就是概括立卷文件材料分類的名稱，也稱類別。類的設法有三種：一是按問題設類；二是按組織機構設類；三是按文件作者、編號設類。

( 1) 按問題設類，就是按文件材料內容所反映的問題進行設類。

( 2) 按組織機構設類，就是按企業內部的組織機構設類，各機構的名稱就是案卷類目的分類名稱。

( 3) 按文件作者、編號設類。企業文件的來往是根據組織系統、機構職權和企業之間不同的工作關系進行的。

選用分類方法應根據本企業的具體情況確定。如小型企業，文件數量較少，可按年度設類；中型企業，文件數量較多，可按問題、組織機構、文件編號等設類；大型企業，文件數量很多，可按組織機構、問題等設類。

二、設條款

條款是指按照立卷的要求與方法概括出的一組文件的總標題，也就是預先擬寫的案卷標題。它是在案卷類目的“類”下，預先形成的案卷的標題。條款是案卷類目的主要組成部分，因此，它要正確地反映和體現立卷的方法和特征，照顧到文件材料的不同作用、保存價值和歷史聯系，做到條款名稱( 也可稱標題) 真正地反映和體現內容，文字簡明扼要。一個案卷類目的類與類之間、一類內的條款與條款之間，既要注意到它們的前后次序，又要顧及它們之間的聯系。整個案卷類目要將邏輯性與系統性融為一體，層次分明，以便于掌握和使用。

全部條款編制好以后，應分類，并按一定的順序進行排列，體現出一定的條理和規律性，如按問題的重要程度和時間先后排列，但不能將不同類的條款混雜排列，同一類內的條款排列也要有次序，前后要有所照應，有所遵循。

三、編順序號

在類、條款的順序確定之后，要對案卷類目進行總的編號( 有的稱文書處理號、歸類號、代號)，編號的方法有三種：

1. 為明顯區分類與條款號，應采用漢碼編類號，阿拉伯碼編條款號。如：一、( 辦公室)——類號。1.——條款號。具體書寫代號如下：

1——1( 第一類，第一條款)

1——2( 第一類，第二條款)

以此類推。

2. 類與條款號碼完全用阿拉伯數字，但是類與類之間編一條順序，各類內的條款另編一條順序，兩個數字中間用一橫線連接，前者為類號，后者為條款號。具體書寫代號如下：

1——1( 第一類，第一條款)

1——2( 第一類，第二條款)

以此類推。

3. 類與類編一個順序號，類下的條款統一編號。如果第一類設十個條款，那么第二類的第一條款則從十一號依次下排。具體書寫代號如下：

1——1( 第一類，第一條款)

2——11( 第二類，第十一條款)

以此類推。

由于案卷類目是文書立卷工作的一種計劃性的工具，而且這種類下統一編條款號的辦法事先很難做到十分準確，類目所設條款數與實際工作中形成文件的情況之間往往會存在差距，因此，在設類下條款號時，每類條款尾號后面可以保留幾個空號，作為機動號( 類下條款統一編號的例外)。