組合案卷的管理方法
組合案卷( 簡稱組卷) 是指將已經(jīng)辦理完畢的文件材料,在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上,在各條款加以適當(dāng)調(diào)整,進(jìn)行卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列,擬制案卷標(biāo)題等一系列工作。組卷一般在年終或第二年年初進(jìn)行,即所說的“年終組卷”。 組卷是整個(gè)文書立卷工作中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié),案卷組合得好,有助于案卷系統(tǒng)整理、技術(shù)加工以及案卷排列等工作的順利進(jìn)行。
在正式組卷前,需要把經(jīng)過平時(shí)集中和初步歸入條款的文件材料進(jìn)行一次全面的、詳細(xì)的檢查調(diào)整,實(shí)現(xiàn)對組合案卷的管理。
一、檢查卷內(nèi)文件的成分
立卷人員可以根據(jù)收文、發(fā)文登記和文件承辦人員所經(jīng)辦的情況進(jìn)行核對,檢查歸卷的文件材料是否齊全、完整,有無多余的或不需要立卷的文件材料,切實(shí)保證卷內(nèi)文件的質(zhì)量。
二、檢查立卷文件材料的分類情況
將所分的類全面檢查一遍,如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,注意糾正各類之間的文件材料不統(tǒng)一、互相重復(fù)、混淆以及拆散文件之間聯(lián)系的現(xiàn)象。
三、檢查分類的文件材料劃分保管期限的情況
按照企業(yè)檔案部門關(guān)于劃分保管期限的要求,將永久、長期、短期嚴(yán)格分開,檢查各個(gè)保管期限劃分得是否準(zhǔn)確,如果發(fā)現(xiàn)相差比較懸殊的,也應(yīng)及時(shí)加以調(diào)整。
四、檢查各條款內(nèi)文件材料的數(shù)量
對文件數(shù)量太多、案卷過厚的,要適當(dāng)分卷;對文件太少、案卷過薄的,應(yīng)酌情并卷。
以上幾個(gè)方面的檢查可以結(jié)合進(jìn)行。如果業(yè)務(wù)比較熟的立卷人員把平時(shí)歸卷工作做得比較好,且調(diào)卷工作量不太大,則可以進(jìn)行一次檢查、調(diào)整。