建立統(tǒng)一案卷歸檔制度的方法

案卷的歸檔是把企業(yè)一年內(nèi)形成的所有案卷移交企業(yè)檔案室集中保管，其目的是保證企業(yè)的檔案完整，以便于查找和利用。

為了保證企業(yè)檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，符合質(zhì)量標準，必須建立統(tǒng)一的歸檔制度，以便對本企業(yè)的全部檔案實行集中、統(tǒng)一管理。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔要求。

一、歸檔范圍

歸檔范圍是指辦理完畢的企業(yè)文件應當歸檔和不歸檔的范圍。歸檔范圍是企業(yè)文件歸檔制度的核心內(nèi)容。確定企業(yè)文件歸檔范圍的標準是文件本身是否具有繼續(xù)保存的價值。一般而言，凡是反映企業(yè)主要生產(chǎn)和經(jīng)營活動、具有查考利用價值的文件，都屬于歸檔范圍，包括本企業(yè)主要生產(chǎn)經(jīng)營活動中生成的文件、上級部門發(fā)來的需要貫徹執(zhí)行的文件和其他機構(gòu)涉及重要問題的文件等；凡是相互抄送、無需辦理歸檔和為參考利用而收集來的文件、重復文件以及其他一些不再具有查考利用價值的事務性、臨時性文件，均不屬歸檔范圍。確定企業(yè)文件歸檔范圍的基本方法主要有：

1. 研究和分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的范圍和性質(zhì)，從而掌握企業(yè)所形成文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應該包括哪些方面的文件。

2. 掌握企業(yè)基本職能活動的內(nèi)容和范圍，把在這些活動中形成的文件作為歸檔范圍的主體。

3. 針對不同種類的企業(yè)文件的形成特點和利用價值，分門別類地確定不同文件的歸檔范圍。

4. 站在歷史的高度，確定企業(yè)文件的歸檔范圍。有一些文件雖然對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動沒有直接的作用，但對未來的史學研究具有參考作用，也應列入歸檔范圍。

二、歸檔要求

歸檔要求是指企業(yè)文件的歸檔工作應當滿足的要求。具體包括兩方面內(nèi)容：歸檔工作的責任要求和歸檔案卷的質(zhì)量要求。具體內(nèi)容如下：

1. 歸檔工作由企業(yè)務職能部門承擔，企業(yè)檔案部門要對歸檔工作進行協(xié)助、指導和監(jiān)督。因為由文件形成部門負責歸檔，減輕了檔案人員的勞動，提高了工作效率。檔案部門的協(xié)助、指導和監(jiān)督是從檔案管理的角度提出要求，加強了文件歸檔工作的系統(tǒng)管理。

2. 歸檔文件要選用優(yōu)質(zhì)的制成材料，如不用鉛筆等書寫材料，以免造成字跡不清。

3. 歸檔文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理。企業(yè)文件收集齊全后，需經(jīng)過核，準然后進行組織立卷、排列案卷、編制案卷目錄等項工作，之后才能移交給檔案部門。

4. 對科技文件的歸檔實行科技文件歸檔審批表制度。審批表的內(nèi)容包括：歸檔文件的項目名稱、項目代號、歸檔文件的形成時間、項目負責人的姓名、歸檔文件的完整情況評價、審批人簽字和日期等。

三、案卷移交前的檢查驗收

在歸檔移交前，必須經(jīng)過檔案部門的檢查驗收。應檢查歸檔文件是否齊全完整，有無重復；是否遵循文書立卷原則進行立卷；文件和電報是否堅持內(nèi)容聯(lián)系的原則進行合并整理、統(tǒng)一立卷；絕密文電是否在案卷封面上蓋有“絕密字樣”的專用章；保管期限是否準確；永久、長期、短期保管的文件是否分開立卷，等等。另外，歸檔案卷的數(shù)量和移交目錄也應檢查驗收。應檢查向檔案部門移交的歸檔案卷是否備有案卷目錄和編制的檢索目錄；移交部門是否按規(guī)定的份數(shù)同時移交；案卷總數(shù)和移交案卷目錄是否相符；卷內(nèi)文件張數(shù)與案卷封面書寫張數(shù)是否相符等。

四、案卷移交、歸檔時間

歸檔時間是指向檔案部門移交案卷的時間。規(guī)定歸檔時間主要考慮文書處理部門在當年形成和辦理的文件的類型。對管理文件而言，一般在形成的第二年的上半年內(nèi)向檔案部門移交歸檔。有的文件還要經(jīng)常使用，因此，在文書處理部門保存一段時間也是必要的。另外，立卷人員對文件材料的集中、整理、立卷、編目等工作也要有一段時間。適時地移交上一年度的案卷，有利于立卷人員集中精力管好下一年的歸檔工作。

五、辦理移交手續(xù)

辦理案卷移交手續(xù)有以下幾點要求：第一，對移交歸檔的全部案卷，必須經(jīng)過接收企業(yè)檔案人員的檢查驗收。立卷人和立卷檢查人在全部案卷備考表上簽字后，方能辦理交接手續(xù)。第二，移交歸檔案卷時，應連同案卷目錄、檢索目錄一起移交。第三，移交歸檔案卷時，交接雙方應按照案卷目錄，當面清點、核對案卷。經(jīng)過清點、核對無誤后，交接雙方經(jīng)手人應在移交歸檔案卷清單上簽字并加蓋交接企業(yè)公章。

總之，案卷經(jīng)過上述步驟歸檔后，企業(yè)行政辦公室就完成了文件材料的立卷歸檔任務，文件材料就轉(zhuǎn)化為檔案，檔案部門從此就開始了它的一系列管理工作。