平時立卷與歸卷的方法

平時立卷是指文件立卷人員在日常工作中，依據已編好的案卷類目，將本企業工作中形成的辦理完畢的文件材料，隨時收集齊全、整理登記、分類( 初分) 歸入有關案卷類目內( 到年終復查調整后，再正式組成案卷) ，也就是把平時能夠做的立卷工作盡量做好，不要等到年終時搞突擊立卷。

堅持平時立卷便于立卷人員對辦理完畢的材料及時進行集中整理，保證應當歸檔文件的齊全、完整。可以按照文件的形成規律和彼此間的相互聯系把文件集中到一塊，便于企業對文件進行查找利用；可以避免零散的文件材料因長時間積壓而造成破損或發生失泄密問題；可避免年終突擊整理立卷而影響案卷質量。總之，平時立卷是把立卷工作化整為零、化難為易的一種好辦法，應當堅持，它也是有效管理的必要手段。

一、平時立卷裝具的選擇

在企業歸檔文件案卷類目制定以后，就要準備平時立卷用的卷柜、卷盒、卷夾等，以便將隨時集中的文件材料按類分開。

一般較大的企業，每年的形成文件面廣、量大，最好特制一個平時歸卷的文件柜。根據類目和條款數，將卷柜分成若干個格子。將案卷類目簡明扼要地寫在一張紙上，貼在立卷文件卷柜的門扇里。為了醒目，類號與條款號可以用不同顏色的筆書寫，并將類號寫出一套，依次貼在卷柜的每個格子上，文件辦理完畢以后，隨時歸入其所屬的條款格內。

中型企業可以做些卷盒，把類目條款條一條地寫在小卡片上，然后依次插到卷盒上。卷盒統一排列在卷柜內，文件辦理完畢后，隨時放入盒內。

較小的企業，每年形成文件不多，可以準備一些卷夾，將條款號寫在卷夾上，將卷夾依次排好備用即可。

二、平時歸卷的具體技巧

平時歸卷就是將集中起來的文件材料，按照案卷類目的條款，及時歸入卷柜格或卷盒、卷夾之內。其作用是能使企業形成并辦理完畢的文件材料在立卷之前有一個歸宿。

在平時歸卷工作中，有時會出現一份文件可歸入甲條款，但歸入乙條款也行的情況，這就要遵循根據文件材料的形成規律，最大限度地保持文件之間的歷史聯系的要求，予以甄別。如果擔心將其放入甲條款后，查找利用時又可能到乙條款去找，那么就要用白紙做一“互見卡”， 即把該文件的文號、標題、成文時間及存放條款等寫在紙上，將這張“互見卡”放在乙條款內，以便平時查找利用。如果在平時立卷工作中，發現一份文件沒有所屬的條款，說明在擬寫案卷類目時沒有考慮到會形成這類文件。因此，要根據這一實際情況對案卷類目做適當的修改、補充。

在平時立卷工作中，對歸卷文件材料要不定期地進行核查。發現歸卷不準確的，要及時進行調整；發現借閱時間過長的，要適時催還；發現歸卷材料不齊全、不完整的，要及時進行收集；發現某一條款內文件過多、卷柜格內或盒內放不下時，可將該條款分成兩格或兩盒存放，卷號可分甲乙或在此條款內再列項目；發現一個文件已經結案，或一次會議已經結束，文件材料已經集中齊全、完整的，即可進行系統立卷工作，立卷后單獨保管起來，待年終統一排卷。

不是所有立卷的文件都必須在年終統一裝訂成卷。在日常工作中，根據文件的性質、文件形成數量的多少，按照立卷的要求，有一些卷是可以做到平時裝訂成卷的。例如，會議文件在會議結束后，經核對，已經收集齊全、完整的，就可以裝訂成卷；定期出版的《簡報》、《情況反映》等刊物，夠立成一卷的，都可以按期成卷。總之，就是平時能夠裝訂成卷的文件，一定要在平時裝訂成卷，防止年終突擊立卷，那樣會由于工作忙亂而影響案卷的質量。