文件整理與歸檔

一、立卷

（一）立卷基礎(chǔ)

1、立卷的概念和含義

（1）立卷的概念

文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)文件之間固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程稱為立卷。

2、立卷特征及其運(yùn)用

立卷特征就是在立卷過程中，按文件的基本特征確定文件分類和組卷的原則和依據(jù)。文件一般有問題、作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)、通訊者等特征。立卷特征需要靈活和結(jié)合運(yùn)用。

（二）立卷環(huán)節(jié)的選擇

1、部門立卷

①集中式。是指機(jī)關(guān)文書部門集中立卷的模式。

②部門式。是指在機(jī)關(guān)文書部門的組織下，機(jī)關(guān)的一級內(nèi)設(shè)部門分別立卷的模式。部門式又分為完全部門式和部分部門式兩種。

2、文件處理部門與機(jī)關(guān)檔案室結(jié)合立卷

從機(jī)關(guān)檔案室介入立卷工作的深度看，有組織型、分工型、兼職型三種基本類型。

（二）立卷的準(zhǔn)備工作

1、立卷工作會(huì)議

參加會(huì)議人員為機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合部門（中心機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人、立卷部門人員、檔案部門負(fù)責(zé)人和機(jī)關(guān)各部門內(nèi)勤人員等。

2、立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)

3、文件材料的收集和清理

4、機(jī)關(guān)檔案室在立卷工作中的作用

（1）協(xié)助立卷部門組織立卷的準(zhǔn)備工作。

（2）進(jìn)行立卷工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。

（3）為機(jī)關(guān)立卷工作提供良好的后勤服務(wù)。

（三）擬訂（或修訂）立卷類目

立卷類目是機(jī)關(guān)文件處理部門根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行預(yù)測，對新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預(yù)先擬制（修訂）的新年度歸檔文件的類目表，又稱為案卷類目、立卷?xiàng)l款、立卷計(jì)劃等。

立卷類目的結(jié)構(gòu)包括類號(hào)、類目名稱、條款號(hào)、條款名稱、保管期限、備注等。

（四）平時(shí)歸卷

就是立卷人員按照當(dāng)年擬訂（或修訂）的立卷類目的要求，在日常工作中隨時(shí)將已辦理完畢的文件材料歸類、歸卷（或組卷），到年終與其他案卷一并歸檔的一種立卷方法。

（五）卷內(nèi)文件的排列與編目

1、排列卷內(nèi)文件

文件的排列一般是采用幾個(gè)特征相結(jié)合的方法進(jìn)行，如按問題——時(shí)間、名稱——時(shí)間、作者——時(shí)間、地區(qū)——時(shí)間、通訊者——時(shí)間、文件的重要程度——時(shí)間，作者——文件重要程度等進(jìn)行排列，其中用得比較廣泛的是按文件的時(shí)間先后順序或按文件重要程度排列的方法。

2、編頁（件）號(hào)

3、填寫卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄，是揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件。卷內(nèi)文件目錄主要包括以下項(xiàng)目：

順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注。

4、填寫卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表，置于卷內(nèi)文件之后，用以注明卷內(nèi)文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。卷內(nèi)備考表包括以下內(nèi)容：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。

5、擬寫案卷題名

案卷題名的基本結(jié)構(gòu)是：作者（責(zé)任者）——內(nèi)容（問題）——名稱（文種）。

6、填寫案卷封面

案卷封面包括以下項(xiàng)目：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件（頁）數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。

（六）案卷的排列與編目

1、排列案卷

排列案卷，就是根據(jù)一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化地排列成有機(jī)聯(lián)系的整體。排列案卷的實(shí)質(zhì)是為了保持案卷之間的聯(lián)系，更好地為立卷目的服務(wù)。按保管期限和組織機(jī)構(gòu)排列案卷是現(xiàn)行機(jī)關(guān)中最常用的兩種基本方法。

2、編制案卷號(hào)

編制案卷號(hào)，就是按照案卷的排列順序給每個(gè)案卷分別編號(hào)，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷號(hào)的編法也各異。

3、編制案卷目錄

案卷目錄，即案卷的名冊，在案卷經(jīng)過系統(tǒng)化排列后，對其逐一編號(hào)登記成冊。案卷目錄的編制可以按年度、保管期限、機(jī)關(guān)內(nèi)各內(nèi)部機(jī)構(gòu)分別編制。

二、組件

歸檔文件整理，即將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。這里的歸檔文件整理，即組件。

（一）組件的意義

1、有利于提高和控制檔案的質(zhì)量

2、有利于在降低資源耗費(fèi)的同時(shí)提高歸檔文件整理的效率

3、便于深化檔案信息資源的開發(fā)、利用和管理

4、更適應(yīng)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理

（二）組件的方法步驟

1、裝訂

裝訂即采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起。

“件”是指實(shí)體的文件，一般以每份文件為一件。需要注意的是：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

2、分類

《規(guī)則》推薦了常用的復(fù)式分類法，即年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法。

3、排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

4、編號(hào)

編號(hào)是編制包括一組數(shù)字和字符在內(nèi)的編號(hào)項(xiàng)目，包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號(hào)等。

歸檔文件應(yīng)以分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置上加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。此時(shí)所編之號(hào)稱為室編件號(hào)。

檔案室的檔案移交進(jìn)館時(shí)，因需要再鑒定、整理，文件的位置有所調(diào)整而根據(jù)新排序所編的件號(hào)，稱之為館編件號(hào)。

上述編號(hào)項(xiàng)目中，全宗號(hào)、年度、保管期限和件號(hào)是必備項(xiàng)目，各級機(jī)關(guān)檔案部門編號(hào)時(shí)必須編制。機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)為選擇項(xiàng)。

5、編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件目錄的項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、貢數(shù)和備注。

6、裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。

三、歸檔

歸檔是辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案室（館）保存的過程。

（一）歸檔范圍

根據(jù)2006年12月18日頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書保管期限規(guī)定》規(guī)定。

（二）歸檔時(shí)間

機(jī)關(guān)文件處理部門一般應(yīng)在文件形成后第二年上半年向機(jī)關(guān)檔案部門移交歸檔。有些專門檔案可根據(jù)有關(guān)專門規(guī)定時(shí)間移交歸檔。

（三）歸檔要求

就是指對歸檔的檔案文件和有關(guān)材料的質(zhì)量要求。主要內(nèi)容有：歸檔的檔案文件和有關(guān)材料應(yīng)齊全、完整；歸檔的檔案文件和有關(guān)材料應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范；按時(shí)歸檔；嚴(yán)格辦理歸檔交接手續(xù)等。

（四）歸檔工作內(nèi)容和步驟

包括編制移交有關(guān)目錄、撰寫立卷（或組件）說明、移交等工作。