文件的形成與處理

一、文件的擬寫

（一）文件擬寫的基礎

文件的擬寫過程有如下步驟：

1、領會意圖，明確目的

2、調查研究，獲取材料

3、總體構思，擬寫提綱

4、起草初稿，認真修改

（二）文件擬寫的相關規范

1、行文規范

（1）嚴格控制發文數量和范圍，避免不必要的行文。

（2）除非確有必要，一般不越級行文，以免打亂正常的領導關系。

（3）行文要注意隸屬關系。

（4）行文應分清主送與抄送機關

（5）兩個以上的機關單位聯合各行文，其行文的機關應當是同級機關。

2、結構規范

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

二、文書處理程序

文書處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。文件擬出后，只有經過處理，才能完成它的使命。

（一）收文處理

收文處理是指各單位圍繞所收文件進行的一系列工作。主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等。

（二）發文處理

發文處理是指各單位在發文過程中圍繞著所發文件進行的一系列工作。主要的工作程序包括擬稿、核稿、簽發、編號、繕印、校對、用印、登記、分發等。