文件生命周期理論

文件生命周期理論(Theory of Records’Life Cycle)是在20世紀(jì)文件數(shù)量急劇增長(zhǎng)的專業(yè)背景下提出的。它從20世紀(jì)40一50年代西方檔案學(xué)者對(duì)文件中心的理論解釋起步，后來(lái)研究范圍逐漸擴(kuò)大到文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程以及對(duì)這一過(guò)程的全面管理，成為西方檔案學(xué)理論的重要支柱之一。正如外國(guó)檔案學(xué)者評(píng)價(jià)的那樣，文件生命周期理論的形成意味著現(xiàn)代檔案學(xué)的成熟，因?yàn)樗粌H擴(kuò)展了檔案學(xué)的研究對(duì)象——從“歷史檔案”擴(kuò)展為“現(xiàn)代文件”，而且改進(jìn)了檔案學(xué)的研究方法——從簡(jiǎn)單、靜止的方法變成系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的方法。它把從現(xiàn)行文件到歷史檔案的發(fā)展看成是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程，著力研究這一整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程的特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)律，試圖使文件的整個(gè)生命過(guò)程都得到全面控制，從而實(shí)現(xiàn)文檔管理的高效化。

文件生命周期理論是指導(dǎo)從文件到檔案全過(guò)程管理的基本理論，是現(xiàn)代檔案學(xué)理論的重要理論成果之一。它是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對(duì)文件和檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。

一、文件生命周期理論產(chǎn)生的專業(yè)背景

文件生命周期理論的產(chǎn)生有著特定的專業(yè)背景。20世紀(jì)30年代以來(lái)，文件數(shù)量的急劇膨脹使文件管理活動(dòng)日趨專門化，由此導(dǎo)致一種新型的文件管理機(jī)構(gòu)——文件中心得以出現(xiàn)和傳播。西方檔案學(xué)者從思考文件中心的理論基礎(chǔ)起步，逐步提出了文件生命周期理論。

文件數(shù)量的急劇增長(zhǎng)是文件生命周期理論產(chǎn)生的基本因素。20世紀(jì)以來(lái)，隨著世界人口增長(zhǎng)速度的加快，各國(guó)政府職能不斷擴(kuò)大，管理活動(dòng)不斷增加，各種管理機(jī)構(gòu)也相應(yīng)地大量產(chǎn)生。文件是政府機(jī)關(guān)的管理工具和活動(dòng)記錄，機(jī)構(gòu)的增多及其職責(zé)的擴(kuò)大，導(dǎo)致了文件的大量增加。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、記錄工具和復(fù)制手段大量應(yīng)用于文件的制作領(lǐng)域，也使得文件的數(shù)量急劇增加。

文件管理的出現(xiàn)及其專門化是文件生命周期理論產(chǎn)生的推動(dòng)因素。文件管理指的是對(duì)進(jìn)館前的文件進(jìn)行管理和控制。美國(guó)最早萌生了文件管理的思想，使之上升為一種專門管理活動(dòng)，并成為檔案管理實(shí)踐和檔案學(xué)研究的組成部分。1941年，美國(guó)國(guó)家檔案館率先設(shè)立了“文件管理項(xiàng)目”，用以監(jiān)督指導(dǎo)各政府機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件的立卷、歸檔和移交工作。1950年頒布的《聯(lián)邦文件管理法》成為文件管理的法律保障。從此，文件管理上升為一種專門化的管理活動(dòng)，目的是幫助機(jī)關(guān)應(yīng)付文件的“雪崩”現(xiàn)象，使文件在進(jìn)入國(guó)家檔案館之前就得到有效的控制，從而確保館藏檔案的質(zhì)量。

文件中心的建立是文件生命周期理論產(chǎn)生的直接因素。文件中心是有別于歐洲一些國(guó)家登記室的一種新型文件管理機(jī)構(gòu)，多屬檔案系統(tǒng)：登記室大多是機(jī)關(guān)的內(nèi)部文件管理機(jī)構(gòu)，文件中心往往獨(dú)立于機(jī)關(guān)之外。文件中心建立的目的是為了使機(jī)關(guān)內(nèi)大量已不常使用卻未到銷毀或移交年限的文件得到合理、有效的保管和處置。它一經(jīng)產(chǎn)生，不僅很快在美國(guó)普及，而且成為其他國(guó)家效仿的榜樣。西方檔案學(xué)者正是為了挖掘文件中心的理論根源，走上了一條探索文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程及其規(guī)律的研究道路，從而直接促成了文件生命周期理論的提出。

二、文件生命周期理論的形成和發(fā)展

文件生命周期理論的得名源自“文件生命周期”概念的提出。據(jù)查證，1940年，美國(guó)檔案學(xué)者菲利普·布魯克斯(Philip Brooks)最早提出了“文件生命周期”概念，后來(lái)其他國(guó)家采用了類似的表述形式。一般來(lái)說(shuō)，“周期”是一個(gè)時(shí)間衡度概念，大多強(qiáng)調(diào)物體再度回歸到同一初始狀態(tài)所經(jīng)歷的時(shí)間。西方檔案學(xué)者引入“周期”概念來(lái)研究現(xiàn)代文件，目的是強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)的一種時(shí)間跨度，表明文件具有從最初形成到最終銷毀或永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。他們對(duì)文件生命周期概念涵義的理解基本一致，大多認(rèn)為它指的是文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。

文件生命周期理論的產(chǎn)生與文件中心的出現(xiàn)有著特定的聯(lián)系。文件中心是20世紀(jì)40年代出現(xiàn)的一種新型文件管理機(jī)構(gòu)，最早起源于美國(guó)。．由于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)日益豐富和復(fù)雜，文件數(shù)量增長(zhǎng)很快，各國(guó)檔案館都感覺(jué)到相當(dāng)大的壓力。第二次世界大戰(zhàn)期間，美國(guó)軍事機(jī)關(guān)形成的文件急劇增加。迫于機(jī)關(guān)存儲(chǔ)空間和經(jīng)費(fèi)的巨大壓力，海軍部于1941年率先設(shè)置了造價(jià)低廉的臨時(shí)庫(kù)房，集中保存已不常使用卻又必須保存一段時(shí)間的大量文件。海軍部建立文件中心的成功經(jīng)驗(yàn)逐漸推廣到美國(guó)聯(lián)邦政府的其他機(jī)構(gòu)，后來(lái)被眾多國(guó)家紛紛效仿。這種現(xiàn)象引起了西方檔案界的普遍關(guān)注，引發(fā)了對(duì)文件中心的理論思考。

1950年，英國(guó)倫敦大學(xué)教授羅吉爾·艾利斯(Roger Ellis)在第一屆國(guó)際檔案大會(huì)上提出了文件運(yùn)動(dòng)的“三階段論”，認(rèn)為文件的三個(gè)階段_一現(xiàn)行階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段正好與文件的保管場(chǎng)所——辦公室、文件中心和檔案館是相吻合和相對(duì)應(yīng)的。他的觀點(diǎn)得到許多學(xué)者的贊同，并被廣泛引用。后來(lái)，曾任英國(guó)公共檔案館館長(zhǎng)的馬勃斯(Mabbs)在1974年出版的專著《文件中心的組織》(The Organization o廠Intermediate Records Storage)中吸收了艾利斯的觀點(diǎn)，對(duì)文件中心與文件運(yùn)動(dòng)階段的對(duì)應(yīng)關(guān)系作了進(jìn)一步系統(tǒng)論述。這種由文件中心的理論解釋而衍生出的文件階段的劃分，就成為文件生命周期理論的研究起點(diǎn)。然而，由于對(duì)文件的不同理解，文件生命周期理論很長(zhǎng)一段時(shí)間未能引起西方檔案界的足夠重視。

20世紀(jì)80年代，西方檔案界對(duì)文件生命周期理論的研究日趨完整和系統(tǒng)，并發(fā)表了一些頗有深度的論著。最典型的代表人物就是阿根廷檔案學(xué)者曼努埃爾·巴斯克斯(Manuel Vazquez)。他出版的兩部專著《文件的選擇》(1982)和《文件生命周期研究》(1987)可算是全面系統(tǒng)論述文件生命周期理論的代表作。他深入探討了文件的價(jià)值屬性與運(yùn)動(dòng)階段、保管場(chǎng)所和管理方式之間的關(guān)系，認(rèn)為研究文件生命周期理論的意義不僅是為文件中心提供理論基礎(chǔ)，更重要的是為了發(fā)現(xiàn)文件從一個(gè)階段向另一個(gè)階段過(guò)渡的內(nèi)在原因，從而掌握文件運(yùn)動(dòng)每個(gè)階段所包括的期限，避免用毫無(wú)區(qū)別的尺度去概括各種文件現(xiàn)象。這表明巴斯克斯力圖運(yùn)用文件生命周期理論，透過(guò)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程及階段性的表象，來(lái)把握文件運(yùn)動(dòng)階段劃分的根本原因。此后，歐美各國(guó)檔案學(xué)者不再將文件生命周期理論簡(jiǎn)單地視為文件中心的理論基礎(chǔ)，而是將研究視野拓展、延伸到文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程以及這一過(guò)程的全面管理，從而深入挖掘文件運(yùn)動(dòng)的客觀規(guī)律，為各國(guó)文件管理實(shí)踐提供有力的理論指導(dǎo)。

正如文件生命周期理論在國(guó)外經(jīng)歷了從萌芽到逐步完善的發(fā)展過(guò)程，我國(guó)對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的理論研究也經(jīng)歷了一個(gè)逐步深化的過(guò)程。盡管我國(guó)并未明確提出“文件生命周期”概念，卻同樣認(rèn)識(shí)到了文件和檔案的客觀運(yùn)動(dòng)過(guò)程，并通過(guò)研究總結(jié)出了相同的發(fā)展規(guī)律。早在20世紀(jì)60年代，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)的曾三在一篇報(bào)告中闡述了“檔案自然形成過(guò)程論”的基本思想。他認(rèn)為，檔案是機(jī)關(guān)工作和生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的文書(shū)材料和技術(shù)文件等在辦理完畢后，為了滿足日后查考利用的需要而歸檔保存的；并且任何檔案都是適應(yīng)機(jī)關(guān)工作和生產(chǎn)的客觀需要形成的，不是人們憑主觀愿望隨意編寫(xiě)的，更不是按照檔案人員的要求產(chǎn)生的。因此，檔案的形成過(guò)程是從文書(shū)部門或有關(guān)人員立卷歸檔開(kāi)始的。經(jīng)過(guò)檔案室，最后集中到檔案館。但“檔案自然形成過(guò)程論”對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的論述尚不夠全面，它只論及了檔案的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，尚未將起點(diǎn)前伸至文件形成的源頭。20世紀(jì)80年代中后期以來(lái)，以陳兆禊為代表的檔案學(xué)者提出的“文件運(yùn)動(dòng)周期論”．相對(duì)更加全面系統(tǒng)。他不僅明確提出文件從產(chǎn)生到成為檔案以至消亡是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，而且對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行了階段劃分。可以說(shuō)，“文件運(yùn)動(dòng)周期論”已全面揭示了文件從最初產(chǎn)生到最終歸宿的整體過(guò)程以及這一過(guò)程的階段性特征，與國(guó)外的文件生命周期理論有異曲同工、殊途同歸之效。

三、文件生命周期理論的基本內(nèi)容

中外檔案學(xué)者對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程及其特點(diǎn)變化所作的論述盡管紛繁復(fù)雜，但從中提煉出來(lái)的核心思想?yún)s是基本相同的。這些相同的核心思想就構(gòu)成了文件生命周期理論的基本內(nèi)容，主要可概括為三點(diǎn)：第一，文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程；第二，由于文件價(jià)值形態(tài)的變化，這一完整過(guò)程可劃分為若干階段；第三，文件在每一階段因其特定的價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所、管理形式之間存在一種內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系：它們也可稱為文件生命周期理論的三個(gè)基本點(diǎn)：

第一，文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。 、

這包括兩層涵義。首先，這里的文件是一個(gè)廣義概念。目前中外檔案界提出的文件定義多種多樣，歸納起來(lái)有狹義和廣義之分。狹義的文件特指現(xiàn)行文件，即正在承辦或現(xiàn)行處理的文件。當(dāng)文件辦理完畢或是針對(duì)的活動(dòng)結(jié)束后，文件使命即告結(jié)束并轉(zhuǎn)化為檔案。狹義文件觀的特點(diǎn)是強(qiáng)調(diào)文件與檔案是不同性質(zhì)的事物，是并列的同一層次的概念。而文件生命周期理論則認(rèn)為文件是一個(gè)廣義概念，泛指人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接產(chǎn)生和使用的一切信息記錄，無(wú)論其載體形式和記錄方式如何。與狹義文件觀相反，文件生命周期理論把文件視為一個(gè)集合概念，強(qiáng)調(diào)現(xiàn)行文件和歷史檔案都只是廣義文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分。

其次，文件運(yùn)動(dòng)現(xiàn)象如同生命現(xiàn)象一樣，從其最初產(chǎn)生到最終歸宿是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。文件生命周期理論從運(yùn)動(dòng)的角度出發(fā)，指出文件的生命過(guò)程往往是文件最初由形成者產(chǎn)生、保管和頻繁利用，然后由于文件對(duì)形成者的偶爾作用或潛在歷史價(jià)值送到機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案室或機(jī)關(guān)外的文件中心保存一定時(shí)期，最后當(dāng)文件的現(xiàn)行業(yè)務(wù)價(jià)值完全喪失后，除具有檔案價(jià)值的文件移交到檔案館永久保存外，其他的一概銷毀。而且這一發(fā)展過(guò)程是連續(xù)統(tǒng)一的，所謂現(xiàn)行文件和歷史檔案只是同一事物的不同運(yùn)動(dòng)階段。

第二，由于文件價(jià)值形態(tài)的變化，這一完整過(guò)程可劃分為若干階段。

這包括三層涵義。首先，文件的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程具有階段性特征。文件生命周期理論認(rèn)為，文件從形成到銷毀或永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程并非是一成不變的，相反，它呈現(xiàn)出明顯的階段性變化。盡管基于國(guó)情和文檔管理體制的差異或觀察問(wèn)題的不同角度，中外對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程進(jìn)行了略有區(qū)別的階段劃分——有的從文件運(yùn)動(dòng)形態(tài)的角度分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三個(gè)階段；有的從文件保存場(chǎng)所的角度分為在承辦單位存留、在中間檔案館存留和在總檔案館永久保存三個(gè)階段；有的從文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程的角度分為文件的產(chǎn)生辦理、現(xiàn)行利用、過(guò)渡保存和歷史保管四個(gè)階段；有的從文件管理程序的角度分為文件的形成、使用與維護(hù)、鑒定和選擇、檔案管理四個(gè)階段，等等。分法盡管不同，卻共同反映出文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程具有階段性這一客觀事實(shí)。

其次，文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的各階段具有不同特點(diǎn)。如果將文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程統(tǒng)一劃分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三個(gè)階段，則各階段各有其特點(diǎn)。現(xiàn)行階段的特點(diǎn)是文件對(duì)機(jī)關(guān)的現(xiàn)行作用最為突出，機(jī)關(guān)需要頻繁利用，一般保存在機(jī)關(guān)內(nèi)部，服務(wù)對(duì)象以本機(jī)關(guān)為主。半現(xiàn)行階段的特點(diǎn)是文件的現(xiàn)行作用開(kāi)始衰退，利用率也逐漸降低，但服務(wù)對(duì)象仍以機(jī)關(guān)為主，此時(shí)需有一個(gè)場(chǎng)所來(lái)檢驗(yàn)文件是否具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值，過(guò)早銷毀或向檔案館移交都不太適宜。非現(xiàn)行階段的特點(diǎn)是文件對(duì)機(jī)關(guān)的作用基本喪失，其中大多數(shù)因沒(méi)有歷史價(jià)值而被銷毀，少數(shù)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的則需要永久保存，此時(shí)服務(wù)對(duì)象由機(jī)關(guān)擴(kuò)展到社會(huì)各界，保存場(chǎng)所也轉(zhuǎn)移至檔案館。 。。

再次，引起文件階段性變化的根本原因是文件價(jià)值形態(tài)的規(guī)律性變化。一般來(lái)說(shuō)，文件的價(jià)值就是客體(文件)對(duì)主體(利用者，包括形成者和非形成者)需要的滿足。美國(guó)著名檔案學(xué)者謝倫伯格闡述的“雙重價(jià)值，，頗具經(jīng)典性，他認(rèn)為文件有兩種價(jià)值：一是具有對(duì)形成機(jī)關(guān)的原始價(jià)值，二是具有對(duì)其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的從屬價(jià)值，也統(tǒng)稱檔案價(jià)值。這兩種價(jià)值形態(tài)主要是從利用者角度區(qū)分的，貌似簡(jiǎn)單，實(shí)質(zhì)卻相當(dāng)深刻。我國(guó)多對(duì)應(yīng)稱為第一價(jià)值和第=價(jià)值。這兩種價(jià)值形態(tài)在文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中的變化具有規(guī)律性，文件從產(chǎn)生起首先具有第一價(jià)值，然后才有第二價(jià)值，并且第一價(jià)值逐步減弱，第二價(jià)值逐步顯現(xiàn)。

前述現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三個(gè)階段的文件價(jià)值變化過(guò)程就是第一價(jià)值最為旺盛一第一價(jià)值逐漸衰退一第一價(jià)值喪失一第二價(jià)值顯現(xiàn)。文件作為形成機(jī)關(guān)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的各種原始記錄，首先對(duì)機(jī)關(guān)的行政管理工作具有全方位的現(xiàn)行效用，是機(jī)關(guān)工作的工具和憑據(jù)。后來(lái)隨著文件針對(duì)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的辦理結(jié)束，文件的現(xiàn)行效用逐漸消失并進(jìn)入半現(xiàn)行階段，但此時(shí)文件對(duì)機(jī)關(guān)的參考作用依然存在。直到最后，絕大部分半現(xiàn)行文件因?yàn)榈谝粌r(jià)值退化而徹底喪失現(xiàn)行作用，只有一小部分文件逐漸顯現(xiàn)出長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史價(jià)值，成為非現(xiàn)行文件。文件的價(jià)值形態(tài)變化貫穿于文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，它是決定各階段文件不同特點(diǎn)的最根本因素，從而導(dǎo)致了文件的階段劃分。

第三，文件在每一階段因其特定的價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理形式之間存在一種內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

這包括兩層涵義。首先，文件在每一個(gè)階段的特定價(jià)值形態(tài)對(duì)應(yīng)于不同的服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式。第一價(jià)值決定了文件必然以形成機(jī)關(guān)為首要服務(wù)對(duì)象，當(dāng)?shù)谝粌r(jià)值旺盛時(shí)，為了滿足機(jī)關(guān)頻繁的利用需求，文件適宜保存在機(jī)關(guān)內(nèi)部，機(jī)關(guān)也愿意為此花費(fèi)人財(cái)物等資源。但隨著第一價(jià)值逐漸衰減，機(jī)關(guān)的利用需要逐漸淡化，此時(shí)機(jī)關(guān)便感到自行保管半現(xiàn)行文件的沉重負(fù)擔(dān)，但半現(xiàn)行文件殘留的第一價(jià)值使機(jī)關(guān)希望能有一種既能滿足自身利用需求，又能檢驗(yàn)文件是否具有第二價(jià)值的保管機(jī)構(gòu)，國(guó)外的文件中心和我國(guó)的檔案室都是這種過(guò)渡性機(jī)構(gòu)。最后，第一價(jià)值喪失又沒(méi)有第二價(jià)值的文件就被銷毀，而顯現(xiàn)出第二價(jià)值的文件則會(huì)沖破機(jī)關(guān)的狹小范圍，轉(zhuǎn)而為社會(huì)各界服務(wù)，在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用，所以應(yīng)將其作為檔案保存在檔案館。

其次，上述各階段文件服務(wù)對(duì)象、保管場(chǎng)所和管理方式等方面的變化只不過(guò)是文件運(yùn)動(dòng)不同階段的外在表現(xiàn)，只有價(jià)值形態(tài)的變化才是其內(nèi)在決定因素。因?yàn)楝F(xiàn)行文件由機(jī)關(guān)保存而檔案由檔案館保存、現(xiàn)行文件為機(jī)關(guān)服務(wù)而檔案為社會(huì)服務(wù)、現(xiàn)行文件由業(yè)務(wù)或文書(shū)人員管理而檔案由檔案人員管理等現(xiàn)象，都不足以揭示現(xiàn)行文件與檔案的根本區(qū)別，它們的根本區(qū)別在于現(xiàn)行文件是記述和傳達(dá)現(xiàn)行信息的工具，而檔案是一種歷史記錄。這種區(qū)別就是由價(jià)值形態(tài)的變化決定的。因此，文件生命周期理論通過(guò)揭示各階段文件價(jià)值形態(tài)與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所、管理形式的對(duì)應(yīng)關(guān)系，找到了文件的連續(xù)運(yùn)動(dòng)過(guò)程發(fā)生階段性變化的根本原因，從而為文件的階段劃分提供了科學(xué)依據(jù)。

四、文件生命周期理論的理論意義和實(shí)踐價(jià)值

西方檔案學(xué)者十分推崇文件生命周期理論，將其與來(lái)源原則并稱為現(xiàn)代檔案學(xué)的基本理論，將其視為檔案人員參與現(xiàn)行文件管理的理論依據(jù)。他們認(rèn)為，文件生命周期理論是現(xiàn)代檔案學(xué)成熟的重要標(biāo)志，具有里程碑意義。文件生命周期理論的重要意義可主要概括為以下三個(gè)方面；

第一，文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)的整體性和內(nèi)在聯(lián)系，為文件的全過(guò)程管理奠定了理論基礎(chǔ)。

文件生命周期理論表明，文件從最初產(chǎn)生到最終銷毀或移交檔案館永久保存是一個(gè)連續(xù)發(fā)展的完整運(yùn)動(dòng)過(guò)程，這一整體過(guò)程盡管由于文件價(jià)值形態(tài)的變化表現(xiàn)出明顯的階段性特征，但各階段之間存在著緊密聯(lián)系。這種聯(lián)系表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是各階段文件的內(nèi)容完全相同，從現(xiàn)行文件過(guò)渡到檔案，記錄的內(nèi)容沒(méi)有變化；二是各階段文件的物質(zhì)形態(tài)完全相同，從現(xiàn)行文件過(guò)渡到檔案，物質(zhì)載體和記錄手段也沒(méi)有變化；三是各階段文件的基本屬性相同，從現(xiàn)行文件過(guò)渡到檔案，始終是一種原始性的信息記錄。以上三點(diǎn)共性表明，各階段文件雖具有各自不同的價(jià)值形態(tài)，對(duì)社會(huì)具有不同的具體作用，但這只不過(guò)是同一事物的不同發(fā)展階段，就像人的一生分幼年、少年、青年、中年和老年等幾個(gè)不同生命階段一樣。

文件生命周期理論正是通過(guò)準(zhǔn)確揭示文件的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程及其內(nèi)在聯(lián)系，啟示人們必須尊重這種整體性與內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)文件的完整運(yùn)動(dòng)過(guò)程實(shí)施全面和系統(tǒng)的管理，以使各階段的文件都得到恰當(dāng)有效的控制。因此，文件生命周期理論為文件的全過(guò)程管理奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

第二，文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)的階段變化，為文件的階段式管理提供了實(shí)踐原則。

文件生命周期理論在強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)整體聯(lián)系的同時(shí)，也準(zhǔn)確地揭示了文件整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程的階段性變化，指明各階段的文件由于價(jià)值形態(tài)的變化而導(dǎo)致了服務(wù)對(duì)象、保管場(chǎng)所和管理方式等方面表現(xiàn)出明顯的差異。它要求人們必須尊重各階段文件的區(qū)別，針對(duì)其價(jià)值形態(tài)的變化，對(duì)文件整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程實(shí)施階段式管理，從而為各階段文件找到最適宜的保管場(chǎng)所和管理方法。中外文件管理實(shí)踐已充分證明了文件生命周期理論的科學(xué)性，特別是國(guó)外近幾十年非常盛行的文件中心就是文件生命周期理論應(yīng)用的最佳例證。

在文件經(jīng)歷的現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三個(gè)階段中，現(xiàn)行文件由機(jī)關(guān)內(nèi)部保存，由制作或承辦人員負(fù)責(zé)管理；非現(xiàn)行文件中顯現(xiàn)出第二價(jià)值的部分移交到檔案館永久保存，由檔案人員妥善保管，這已經(jīng)成為中外的共同做法。只有對(duì)半現(xiàn)行文件的管理，中外似乎略有區(qū)別：我國(guó)大多是設(shè)立機(jī)關(guān)檔案室作為保管機(jī)構(gòu)，由機(jī)關(guān)檔案人員負(fù)責(zé)管理；而外國(guó)大多數(shù)國(guó)家效仿美國(guó)建立了文件中心或類似機(jī)構(gòu)。機(jī)關(guān)檔案室與文件中心確有一定區(qū)別，前者往往是機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，而后者往往獨(dú)立于機(jī)關(guān)之外，多隸屬于檔案系統(tǒng)。但實(shí)際上，機(jī)關(guān)檔案室與文件中心的性質(zhì)和基本功能沒(méi)有根本區(qū)別。從文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律看，半現(xiàn)行文件盡管因第一價(jià)值逐漸衰減，使形成機(jī)關(guān)對(duì)其利用逐步減少，但因第二價(jià)值尚未得到檢驗(yàn)又不宜過(guò)早銷毀或移交到檔案館。此時(shí)需要一種具備兩種基本功能的過(guò)渡性保管機(jī)構(gòu)，一方面繼續(xù)發(fā)揮半現(xiàn)行文件的第一價(jià)值，為機(jī)關(guān)服務(wù)；另一方面又檢驗(yàn)文件是否具有第二價(jià)值，為移交檔案館做好準(zhǔn)備。顯然，機(jī)關(guān)檔案室與文件中心都具備上述兩種基本功能，都是介于機(jī)關(guān)與檔案館之間的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)。而且這種性質(zhì)與功能不會(huì)因?yàn)橐粋€(gè)設(shè)在機(jī)關(guān)內(nèi)一個(gè)設(shè)在機(jī)關(guān)外就發(fā)生改變。文件中心之所以獨(dú)立于機(jī)關(guān)之外，主要是因?yàn)槊绹?guó)機(jī)關(guān)沒(méi)有內(nèi)設(shè)文檔管理機(jī)構(gòu)的傳統(tǒng)，花費(fèi)大量人力物力資源保管利用率較低的半現(xiàn)行文件被機(jī)關(guān)視為浪費(fèi)，經(jīng)濟(jì)實(shí)用的|文件中心恰好滿足了機(jī)關(guān)低成本、高效率的需要，因此文件中心才能在美國(guó)普及并在全球推廣。

文件生命周期理論正是通過(guò)揭示文件運(yùn)動(dòng)階段性的客觀存在，啟示人們針對(duì)文件的不同特點(diǎn)進(jìn)行分階段管理是一種必然結(jié)果。而且各國(guó)在同一階段文件的管理上，．即使在保管機(jī)構(gòu)的名稱、設(shè)置形式、隸屬關(guān)系等方面千差萬(wàn)別，其性質(zhì)和基本功能始終是“萬(wàn)變不離其宗”。因此，文件生命周期理論為文件的階段式管理奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

第三，文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的前后銜接和各階段的相互影響，為實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案的一體化管理，為檔案部門或人員對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)和實(shí)踐指導(dǎo)。

文件生命周期理論表明，從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。它要求我們必須把從現(xiàn)行文件到檔案的管理看成是一個(gè)系統(tǒng)工程，采取統(tǒng)一的工作制度、程序和方法來(lái)控制各有特點(diǎn)卻始終相互關(guān)聯(lián)和前后銜接的整體過(guò)程。換句話說(shuō)，就是不能再將現(xiàn)行文件管理與檔案管理視為各自獨(dú)立、互不關(guān)聯(lián)的兩個(gè)系統(tǒng)，而應(yīng)使這兩個(gè)管理系統(tǒng)從組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)真正的交融和統(tǒng)一。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案的一體化管理。特別需要指出的是，僅僅著眼于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段的一體化管理還不夠全面，只有對(duì)文件從機(jī)關(guān)到檔案室(或文件中心)直至檔案館的運(yùn)轉(zhuǎn)流程實(shí)現(xiàn)全面控制和統(tǒng)一管理，才是真正具備了一體化管理的科學(xué)涵義。

文件生命周期理論還表明，’現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著檔案管理的成敗。它要求檔案部門或人員必須積極進(jìn)行文件的前端控制，從而確保檔案自身及管理質(zhì)量，避免重復(fù)勞動(dòng)。進(jìn)一步而言，檔案部門或人員對(duì)文件實(shí)行前端控制，本身就是現(xiàn)行文件和檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)途徑和重要體現(xiàn)，可以消除因現(xiàn)行文件管理不善而導(dǎo)致檔案部門得不到完整檔案的弊端，也可以避免因現(xiàn)行文件管理質(zhì)量低劣而導(dǎo)致檔案人員重新整理的不必要浪費(fèi)。特別是當(dāng)前隨著電子文件更多地涌現(xiàn)，強(qiáng)調(diào)檔案部門或人員實(shí)行文件的前端控制有著特別重要的意義。因?yàn)殡娮游募哂?/span>“載體無(wú)形化”的特征，假如檔案部門或人員不及時(shí)予以有效控制，文件可能就會(huì)“轉(zhuǎn)瞬即逝”，造成檔案館根本得不到檔案而出現(xiàn)館藏枯竭的嚴(yán)重后果。

文件生命周期理論正是通過(guò)揭示文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的前后銜接和相互影響，啟示人們重視對(duì)文件從產(chǎn)生直至最終進(jìn)館的全方位管理，促使檔案部門或人員大膽地發(fā)揮對(duì)現(xiàn)行文件管理的正面影響，確保檔案管理的延續(xù)性和科學(xué)性。因此，文件生命周期理論為從現(xiàn)行文件到檔案的一體化管理、為檔案部門或人員對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了有力的理論支持和實(shí)踐指導(dǎo)。

五、文件生命周期理論在電子文件時(shí)代面臨的挑戰(zhàn)及自身的修正

(一)文件生命周期理論面臨的挑戰(zhàn)

電子文件對(duì)文件生命周期理論提出的挑戰(zhàn)主要包括三個(gè)方面：

首先，中外檔案界認(rèn)為，對(duì)電子文件的生命周期需要有新的理解。加拿大檔案學(xué)者凱瑟琳·貝利(Catherine Bailey)認(rèn)為，傳統(tǒng)文件的運(yùn)動(dòng)階段大多順向前進(jìn)，但相當(dāng)一部分電子文件在特殊情況下可能作逆向運(yùn)動(dòng)；．并且，傳統(tǒng)文件運(yùn)動(dòng)階段的界限比較清晰、容易區(qū)分，但電子文件往往可能會(huì)同時(shí)處于不同的運(yùn)動(dòng)階段，難以劃清各階段的界限。這些變化使得套用傳統(tǒng)文件的生命周期概念來(lái)處理電子文件很難行得通。澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德(Frank Upward)也指出，紙質(zhì)文件從生成到處置的直線式運(yùn)動(dòng)過(guò)程已難以適用于電子文件。

其次，中外檔案界對(duì)電子文件生命周期的階段劃分也提出了不同看法。國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)在1997年制定的《電子文件管理指南》中把電子文件的生命周期劃分為設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)階段。其中，設(shè)計(jì)階段是指電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和安裝階段；形成階段是指每一份電子文件在電子環(huán)境中產(chǎn)生出來(lái)的過(guò)程；維護(hù)階段是指對(duì)于形成后的電子文件的技術(shù)維護(hù)和保管。這一分法與文件生命周期理論的原有分法有了很大區(qū)別。它借鑒的是計(jì)算機(jī)技術(shù)中“軟件生命周期"的分法。而且，它劃分的著眼點(diǎn)不再是文件本身，而是電子文件管理信息系統(tǒng)本身；劃分的依據(jù)不再是文件內(nèi)在價(jià)值形態(tài)的變化，而是電子文件管理活動(dòng)的先后流程。 ：、再次，中外檔案界還認(rèn)為，文件生命周期理論揭示的文件各階段特定價(jià)值與相關(guān)因素的對(duì)應(yīng)關(guān)系不再適用于電子文件。比較典型的例證就是美國(guó)匹茲堡大學(xué)針對(duì)失去現(xiàn)行效用的電子文件的保管問(wèn)題，提出了“分布式保管”的方案。匹茲堡方案認(rèn)為，由于電子文件的運(yùn)動(dòng)階段及其具體劃分與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比發(fā)生了諸多變化，傳統(tǒng)文件各階段的對(duì)應(yīng)關(guān)系不再適用于電子文件，為此，進(jìn)入檔案階段的電子文件無(wú)需移交到檔案館集中保管，相反，應(yīng)仍然由形成機(jī)關(guān)繼續(xù)保管。

(二)文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的補(bǔ)充——文件連續(xù)體理論。 面對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)，以澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德為代表，檔案學(xué)界提出了一種名稱全新的“文件連續(xù)體理論”(Records Continuum)，試圖取代傳統(tǒng)的文件生命周期理論。文件連續(xù)體理論的發(fā)展歷經(jīng)半個(gè)多世紀(jì)，澳大利亞是其形成、發(fā)展和壯大的主陣地，其發(fā)展歷程可分為三個(gè)階段。

第一，文件連續(xù)體思想的萌芽階段(20世紀(jì)四五十年代)。1958—1966年間，連續(xù)體方法首先由澳大利亞國(guó)家檔案館的專家提出。澳大利亞圖書(shū)館協(xié)會(huì)下屬的檔案部從20世紀(jì)50年代起在政府機(jī)構(gòu)開(kāi)展“文件削減運(yùn)動(dòng)”，檔案學(xué)者伊恩·邁克萊恩(I ran Maclean)指出·，文件管理者才是真正的檔案工作者，檔案學(xué)應(yīng)該朝著對(duì)記錄信息特色、文件保管系統(tǒng)和分類過(guò)程方面的研究發(fā)展。他的觀點(diǎn)引發(fā)了對(duì)檔案管理與文件管理連續(xù)性問(wèn)題的探索。該階段的主要貢獻(xiàn)一是首創(chuàng)“連續(xù)體”術(shù)語(yǔ)。澳大利亞沒(méi)有沿用“生命周期”概念；創(chuàng)新性地提出了“連續(xù)體”術(shù)語(yǔ)；二是開(kāi)始重視檔案管理與文件管理的連續(xù)關(guān)系。正如伊恩·邁克萊恩所說(shuō)，澳大利亞現(xiàn)在出現(xiàn)了一種轉(zhuǎn)變，即從傳統(tǒng)意義上的英國(guó)或歐洲檔案機(jī)構(gòu)的“文化’’取向轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的“文件管理連續(xù)體”，目的是強(qiáng)調(diào)行政效率和文件的安全保管。這表明澳大利亞檔案學(xué)者開(kāi)始關(guān)注文件管理與檔案管理的關(guān)聯(lián)性’，意識(shí)到將來(lái)可能會(huì)發(fā)生管理范式的轉(zhuǎn)移。

第二，文件連續(xù)體理論的初步成型階段(20世紀(jì)80年代)。在加拿大檔案工作者協(xié)會(huì)1985年的年會(huì)上，加拿大檔案學(xué)者杰伊·阿瑟頓(Jay Atherton)詳細(xì)論述了連續(xù)體概念。他把文件的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程分為生成(接收)、分類、鑒定、保管與利用四個(gè)階段，認(rèn)為所有階段都相互關(guān)聯(lián)，文件管理者與檔案工作者在不同程度上都必須介入文件的全過(guò)程管理。他還特別強(qiáng)調(diào)指出，生命周期中所描述的文件運(yùn)動(dòng)階段事實(shí)上在檔案管理與文件管理中都會(huì)不斷再現(xiàn)和重復(fù)，因此，傳統(tǒng)的生命周期理論將文件管理與檔案管理劃分明顯的界限具有致命的弱點(diǎn)。他的觀點(diǎn)推動(dòng)了澳大利亞檔案界對(duì)文件、檔案管理科學(xué)模式的進(jìn)一步探索。該階段的主要進(jìn)步表現(xiàn)為提出了較為成型的核心觀點(diǎn)，強(qiáng)化了文件管理的動(dòng)態(tài)性、階段性以及文檔管理的關(guān)聯(lián)性等。

第三，連續(xù)體思想及模式的建立與應(yīng)用階段(20世紀(jì)90年代)。澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德構(gòu)建了文件連續(xù)體模式，提出了文件連續(xù)體管理的思想方法。其核心觀點(diǎn)主要體現(xiàn)在兩篇論文《構(gòu)建文件連續(xù)體之上：后保管原則和特色》(Structuring the Records Continuum part one：Post-Custodial PrinciPle and Properties，1996)和《構(gòu)建文件連續(xù)體之二：結(jié)構(gòu)化理論和文件保管》(Structuring the Records Continuum part two：Structurtion Theory and Record— Keeping，1997)中。當(dāng)然，文件連續(xù)體理論并非專屬于阿普沃德或者澳大利亞檔案界。澳大利亞檔案學(xué)者蘇·邁克米希(Sue Mckemmish)和英國(guó)檔案學(xué)者薩拉齊·弗林(Sarach Flynn)也對(duì)連續(xù)體理論的發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。2000年，阿普沃德又對(duì)連續(xù)體模型進(jìn)行了深層改造，提出了新的文件連續(xù)體模型，將其標(biāo)榜為“指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文件管理實(shí)踐的理論”。直至這一階段，文件連續(xù)體理論才算基本成熟。

作為文件連續(xù)體理論的主要建構(gòu)者，阿普沃德認(rèn)為，文件生命周期理論描述的文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程階段性太過(guò)分明，難以適應(yīng)電子文件的特點(diǎn)，因此需要將文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程視為一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一體。連續(xù)體理論的名稱正由此而來(lái)。

文件連續(xù)體理論的主要內(nèi)容是構(gòu)建了一個(gè)多維坐標(biāo)體系來(lái)描述文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。這一多維坐標(biāo)體系包括四個(gè)坐標(biāo)軸——文件保管形式軸、價(jià)值表現(xiàn)軸、業(yè)務(wù)活動(dòng)軸和形成者軸。其中，文件保管形式是核心軸，因?yàn)樗淖兓瘞?dòng)了其他坐標(biāo)軸的相應(yīng)變化。文件連續(xù)體理論通過(guò)描述文件保管形式軸上四個(gè)坐標(biāo)的變化引發(fā)形成者軸、業(yè)務(wù)活動(dòng)軸和價(jià)值表現(xiàn)軸上特定坐標(biāo)的相應(yīng)變化，揭示出文件的四圍運(yùn)動(dòng)過(guò)程。第一圍是單份文件，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是某一具體的個(gè)人，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)是某一具體的行為，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為具體行為的軌跡。第二圍是案卷，即一組文件的集合，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的一個(gè)部門，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)是包含若干行為的某一活動(dòng)，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為活動(dòng)的憑證。第三圍是全宗，即一個(gè)機(jī)構(gòu)所有案卷的集合，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是一個(gè)特定機(jī)構(gòu)，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)是包含若干活動(dòng)的某一職能，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為機(jī)構(gòu)記憶。第四圍是全宗集合，即所有全宗的集合，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是整個(gè)社會(huì)，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)是社會(huì)的意志，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為社會(huì)記憶。

文件連續(xù)體理論是文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的補(bǔ)充和發(fā)展。這是因?yàn)椋募B續(xù)體理論選擇全新的研究角度、運(yùn)用全新的研究方法，深入揭示電子文件的連續(xù)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，展現(xiàn)電子文件各階段相互關(guān)聯(lián)、相互影響和相互轉(zhuǎn)化的可能性，從而更好地適應(yīng)了電子文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)，使文件生命周期理論得以進(jìn)一步完善。具體而言，文件連續(xù)體理論的進(jìn)步之處可以歸結(jié)為四點(diǎn)：

第一，文件生命周期理論的研究視角集中在文件自身；考察的是文件實(shí)體從形成直至銷毀或永久保存的運(yùn)動(dòng)過(guò)程及規(guī)律；而文件連續(xù)體理論選取的獨(dú)特研究視角是文件保管形式與業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)環(huán)境的互動(dòng)，考察的是文件從最小保管單位直到組成最大保管單位的運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律。

第二，文件生命周期理論主要運(yùn)用平面的、單維的研究方法，這種直線式的方法對(duì)描述電子文件運(yùn)動(dòng)的復(fù)雜狀態(tài)很可能會(huì)有力不從心之感；而文件連續(xù)體理論將文件置于一個(gè)多元時(shí)空范圍，轉(zhuǎn)而運(yùn)用立體的、多維的研究方法，全方位地考察文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程及規(guī)律，可以很好地解決上述難題。

第三，文件生命周期理論偏重于強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)的階段性，主張劃清各階段的界限，實(shí)行階段式管理，相應(yīng)使得文件管理與檔案管理的界限十分清晰。相比之下，文件連續(xù)體理論更多地突出文件運(yùn)動(dòng)的連續(xù)性和整體性，將文件視為一個(gè)無(wú)需明確分割的連續(xù)統(tǒng)一體，這準(zhǔn)確地揭示了電子文件各階段界限日趨模糊、聯(lián)系卻越發(fā)明顯的發(fā)展特點(diǎn)，因而適用范圍更廣，生命力更強(qiáng)。

第四，文件生命周期理論偏重于強(qiáng)調(diào)各階段文件的價(jià)值形態(tài)與保管場(chǎng)所、管理方式的對(duì)應(yīng)關(guān)系，面對(duì)電子文件的自身特點(diǎn)以及階段界限日益模糊的現(xiàn)實(shí)，文件生命周期理論自然受到挑戰(zhàn)；而文件連續(xù)體理論不再要求相關(guān)因素的機(jī)械對(duì)應(yīng)，從而更好地順應(yīng)了電子  文件時(shí)代的發(fā)展要求。

(三)文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的修正

盡管文件連續(xù)體理論的進(jìn)步意義不容否認(rèn)，但目前國(guó)際檔案界對(duì)它能否取代文件生命周期理論尚存在意見(jiàn)分歧。我們認(rèn)為，文件生命周期理論作為對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程及規(guī)律的科學(xué)揭示，在本質(zhì)上仍然適用于電子文件。只要對(duì)文件生命周期理論的基本內(nèi)容進(jìn)行部分調(diào)整和修正，這一理論完全能夠從容應(yīng)對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)。 ．

如前所述，文件生命周期理論的基本內(nèi)容可以概括為三點(diǎn)——文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程；文件的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于文件價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干階段；不同階段的文件與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間存在內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。上述分析表明，電子文件對(duì)文件生命周期理論基本內(nèi)容的挑戰(zhàn)主要集中在文件的階段性以及各階段相關(guān)因素的對(duì)應(yīng)關(guān)系上。因此，針對(duì)電子文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)，可以將文件生命周期理論原有的三個(gè)基本點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。

首先，文件運(yùn)動(dòng)的整體性保持不變：盡管電子文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件已有一些區(qū)別，但從宏觀角度來(lái)看，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件同樣都存在一個(gè)從“生”到“死”的生命過(guò)程，確切地說(shuō)是都有一個(gè)從生成直至銷毀或永久保存的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。、這種生命過(guò)程絕不會(huì)因?yàn)槲募涗涊d體和方式的不同而發(fā)生改變。因此，文件生命周期理論原有的第一個(gè)基本點(diǎn)可以調(diào)整為“電子文件從形成到銷毀或永久保存同樣是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，而且這一過(guò)程應(yīng)納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中”。

其次，文件運(yùn)動(dòng)的階段性特點(diǎn)發(fā)生變化。與紙質(zhì)文件相比，電子文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)更加復(fù)雜——既可能作逆向運(yùn)動(dòng)，也可能同時(shí)擁有不同的階段形式，各階段之間的界限趨于模糊。從文件運(yùn)動(dòng)的階段性來(lái)說(shuō)，文件生命周期理論原有的第二個(gè)基本點(diǎn)可以修正為“電子文件的完整運(yùn)動(dòng)過(guò)程依據(jù)電子文件價(jià)值形態(tài)的變化也可以分為若干階段，但不同階段之間沒(méi)有明確的界限，處于后階段的電子文件具有向前階段轉(zhuǎn)化的可能”。

再次，各階段文件的價(jià)值形態(tài)與相關(guān)因素的對(duì)應(yīng)關(guān)系也發(fā)生了一些變化。由于電子文件的不同特點(diǎn)，文件價(jià)值與服務(wù)對(duì)象、保管場(chǎng)所和管理方式等方面的對(duì)應(yīng)關(guān)系的確發(fā)生了一定變化，但這些對(duì)應(yīng)關(guān)系只是部分變化，．并非全部消失。出于對(duì)技術(shù)、設(shè)備和系統(tǒng)的依賴性，也由于信息內(nèi)容與載體的可分離性，電子文件可能不應(yīng)當(dāng)再?gòu)?qiáng)求與保管場(chǎng)所的對(duì)應(yīng)。盡管從理論上講，檔案館是進(jìn)入檔案階段的電子文件的最佳保管場(chǎng)所，但往往會(huì)受到一些實(shí)踐條件的制約，因而對(duì)電子文件與其保管場(chǎng)所對(duì)應(yīng)關(guān)系的提法不宜過(guò)于絕對(duì)。1因此，文件生命周期理論原有的第三個(gè)基本點(diǎn)可以修正為“電子文件在每一階段因特定的價(jià)值形態(tài)仍然具有不同的服務(wù)對(duì)象和管理方式，但電子文件的階段性與其保管場(chǎng)所的對(duì)應(yīng)關(guān)系已經(jīng)弱化，甚至可能喪失”。

此外，針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，文件生命周期理論還需要補(bǔ)充第四個(gè)基本點(diǎn)即“對(duì)電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)全程管理和前端控制，起點(diǎn)需要延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中”。這樣補(bǔ)充是因?yàn)槿坦芾砗颓岸丝刂频乃枷雽?duì)于電子文件管理顯得格外重要，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的意義。

總之，文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的修正和發(fā)展具有十分重要的意義，這是為了更好地適應(yīng)電子文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)，更準(zhǔn)確地揭示出電子文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程及規(guī)律，進(jìn)一步增強(qiáng)文件生命周期理論自身在電子文件時(shí)代的適用性和生命力。

六、文件生命周期理論在電子文件時(shí)代的指導(dǎo)價(jià)值

文件生命周期理論不僅為文件的分階段管理和全過(guò)程管理奠定了理論基礎(chǔ)，而且為檔案部門或人員對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)。進(jìn)入電子文件時(shí)代，文件生命周期理論的全過(guò)程管理思想和前端控制思想表現(xiàn)得尤為突出，而且二者實(shí)現(xiàn)了有機(jī)結(jié)合與協(xié)調(diào)統(tǒng)一。這也正是文件生命周期理論對(duì)電子文件管理指導(dǎo)價(jià)值的集中反映。

盡管電子文件與紙質(zhì)文件相比有很多不同特點(diǎn)，但它同樣也有著自身的生命周期。國(guó)際檔案界將電子文件的生命周期劃分為設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)基本階段，這種劃分的著眼點(diǎn)不再是文件價(jià)值形態(tài)的變化，而是電子文件從孕育、生成到存在的整體過(guò)程。因此，電子文件的全過(guò)程管理顯得更為重要。文件生命周期理論的整體性和聯(lián)系性思想仍然可以充當(dāng)電子文件全過(guò)程管理的理論基礎(chǔ)。

同時(shí)，電子文件也需要前端控制。經(jīng)過(guò)慎重考慮，國(guó)際檔案界確定檔案部門及其人員對(duì)電子文件生命周期的適當(dāng)干預(yù)時(shí)機(jī)是在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，主張?jiān)陔娮游募芍熬筒扇⌒袆?dòng)，設(shè)計(jì)出功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管理電子文件的前提。之所以需要在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段進(jìn)行前端控制，主要基于以下三個(gè)原因：第一，是確保電子文件真實(shí)可靠性的需要。電子文件管理系統(tǒng)只有設(shè)定采集文件形成過(guò)程和背景信息的功能，才能支持文件的證據(jù)性和真實(shí)性。第二，是確保電子文件完整歸檔的需要。電子文件的流動(dòng)性使其很容易被形成者刪除，只有在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就事先確定歸檔范圍、采集時(shí)間和方式，才能保證歸檔電子文件的完整性。第三，是確保電子文件安全利用的需要。  系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段只有對(duì)利用權(quán)限事先采取一定的控制措施，才能確保電子文件的信息安全。   

總之，文件生命周期理論的全過(guò)程管理思想和前端控制思想對(duì)電子文件是同樣適用的，并且這兩種思想在電子文件管理上實(shí)現(xiàn)了和諧的統(tǒng)一。一方面，文件生命周期理論表明，必須從檔案管理的角度，在電子文件管理的源頭進(jìn)行有效的前端控制，這意味著檔案部門及其人員介入電子文件生命周期的時(shí)機(jī)比紙質(zhì)文件可能還要更早。另一方面，文件生命周期理論也表明對(duì)電子文件的前端控制不能只停留在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，還應(yīng)包括后續(xù)的形成和維護(hù)階段。換句話說(shuō)，就是對(duì)電子文件的整個(gè)運(yùn)行過(guò)程都必須進(jìn)行嚴(yán)密控制。只有在電子文件的整個(gè)生命過(guò)程中始終貫徹全程管理的思想，才能真正確保電子文件的確實(shí)生成、合理運(yùn)轉(zhuǎn)、安全保管和有效利用。正如加拿大著名檔案學(xué)者特里·庫(kù)克所說(shuō)，在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件將很可能不存在，或至少不可能被鑒定、保存、編目和提供利用。