編制檔案檢索工具是檔案館(室)的一項重要業務建設，它是一項長期的繁重的工作，確保其質量是關鍵。理想的檔案檢索工具應該是有豐富的信息存貯量和檢索迅速準確，方便實用。

1、信息存貯豐富

這是指檔案材料收錄齊全、項目著錄詳備，標引有一定深度。為此，在編制時應做到凡本館、本室有價值的檔案材料都應盡量存貯進去；著錄檔案的外部特征和主題內容要盡量完備；標引要有一定的深度。

2、檢索迅速準確

檔案檢索效率和質量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有較高的查全率。所謂迅速，是指面對堆積如山的檔案材料，無論利用者以何種方式或角度索要，都能及時查出。這就要求檢索工具種類適當，職能劃分正確，組織合理，排列有序，結構性能好，方便查找。所謂準確，是指凡利用者要求提供的檔案材料，一查就能查到，并能及時提供出來，如果沒有，也能肯定答復，做到準確無誤，把漏檢與誤檢降至最低限度。這在很大程度上取決于檢索工具對檔案內容和外形特征的著錄與標引的質量。

3、方便實用

使用方便，實用性強，是衡量檔案檢索工具質量的標準之一。檔案檢索工具的使用具有高頻率和廣泛性的特點，它要求項目設置實用、文字簡明、結構合理、易于掌握。檔案人員和利用者只要把握住

一定的方法就能使用，無論手檢與機檢都方便。實用是指檢索工具的有用性。編制檢索工具應把質量放在首位，每編一種就有其獨特的功能和能發揮實際效益，切忌盲目追求數量和多樣化。