制定檔案工作標準的原則、要求與方法

一、制定檔案工作標準的原則

我國近年來檔案標準化工作發(fā)展迅速，但整體而言基礎(chǔ)仍十分薄弱，與發(fā)達國家和我國其他文獻信息領(lǐng)域相比仍有相當大的差距。制定適合國情與檔案工作實際需要的完備、系統(tǒng)、優(yōu)化的標準化體系，應(yīng)當遵循下述幾項原則：

(一)統(tǒng)一性原則

在檔案工作標準體系內(nèi)，必須確保每一項標準的內(nèi)容前后協(xié)調(diào)一致，同時又要保證各項相關(guān)標準之間在內(nèi)容與技術(shù)方面的協(xié)調(diào)一致。只有這樣，才能有效地維護檔案工作標準體系的系統(tǒng)性及與其他相關(guān)標準間的一致性。如國家標準《檔案著錄規(guī)則》(1999年修訂后改為行業(yè)標準)的制定就體現(xiàn)了這一原則。該標準的制定充分考慮到與國際和國內(nèi)有關(guān)標準的協(xié)調(diào)一致性，其中包括《國際標準文獻著錄(總則)》、《國際檔案理事會團體、個人和家族規(guī)范記錄》、國家標準《文獻著錄總則》、國際圖聯(lián)的《規(guī)范與參照款目指南》等。這些相關(guān)標準為檔案著錄標準化文件的制定提供了技術(shù)標準化原則。

(二)優(yōu)化原則

檔案工作標準體系內(nèi)的每項具體標準，其內(nèi)容必須反映優(yōu)化了的技術(shù)、工作程序與組織程序，必須高于具體的一般性的管理工作的操作內(nèi)容，具有一定的技術(shù)與管理的先進性。

(三)適時性原則

標準化是一項政策性很強的工作，標準本身雖好，如不適時付諸實踐，也無濟于事；反之，如果標準脫離工作實際和發(fā)展需要做出硬性規(guī)定，則不僅會延誤時機，而且會給工作帶來負面影響。因此，檔案工作標準體系的建設(shè)必須依據(jù)檔案工作實際發(fā)展的需要和客觀的可能性，適時制定有關(guān)標準，體現(xiàn)出檔案工作現(xiàn) P178 代化建設(shè)的有序性。

(四)繼承性原則

在進行檔案工作標準體系建設(shè)過程中，有關(guān)方面必須注意使標準能在一定時空范圍內(nèi)保持相對的穩(wěn)定性。不能孤立地考慮標準的科學性與先進性，而忽視其穩(wěn)定性和繼承性，否則易引起實際工作的混亂。同時，制定與實施檔案工作標準，應(yīng)充分考慮檔案工作原有基礎(chǔ)，如果標準的規(guī)定事項同實際工作的技術(shù)水平和管理水平差距過大，那么，在實際工作中這類標準就難以貫徹實施，起不到提高工作水平和管理效益的作用。

二、檔案工作標準制定的一般要求

檔案工作標準的制定同其他工作領(lǐng)域的標準制定工作一樣，都應(yīng)當遵守如下幾點基本要求：

第一，標準的編寫應(yīng)注意貫徹國家法令并與有關(guān)標準相協(xié)調(diào)。制定檔案工作標準應(yīng)當自覺遵守國家的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章等法律規(guī)范的相關(guān)規(guī)定；并且注意與同級有關(guān)標準相協(xié)調(diào)，下級檔案工作標準不得與上級檔案工作標準相抵觸。

第二，文字表達準確、簡明。檔案工作標準化文件中的文字表達應(yīng)當做到準確、簡明、通俗易懂、邏輯嚴謹，避免產(chǎn)生不易理解或有不同理解之處。宜用文字的用文字，宜用圖表的用圖表。

第三，技術(shù)內(nèi)容應(yīng)當正確無誤。檔案工作標準中的圖樣、表格、數(shù)值、公式、化學分子式(或結(jié)構(gòu)式)和其他技術(shù)內(nèi)容都應(yīng)做到正確無誤。

第四，術(shù)語、符號、代號應(yīng)統(tǒng)一。在制定檔案工作標準中，同一標準中的術(shù)語、符號、代號應(yīng)當統(tǒng)一，與其他有關(guān)標準也應(yīng)當一致。同一術(shù)語應(yīng)當表達同一概念，同一概念應(yīng)采用同一術(shù)語來表達，類似部分要采用相同的表達方式與措辭。

第五，編排格式和細則應(yīng)當符合規(guī)定。檔案工作標準的構(gòu)成、內(nèi)容編排、層次劃分及其編號、編寫細則應(yīng)當符合《標準化工作導則標準編寫的基本規(guī)定》的要求。

三、檔案工作標準的立項與標準的制定

國務(wù)院標準化行政主管部門每年都要根據(jù)實際工作和社會需要安排標準計劃項目，用以指導國家標準的制定。國家檔案局每年也要根據(jù)全國檔案工作標準化技術(shù)委員會上報的行業(yè)標準計劃項目草案，統(tǒng)一匯總、審查、協(xié)調(diào)后，批準下達行業(yè)標準項目的計劃，國家檔案局負責制發(fā)檔案工作標準的立項通知。有關(guān)組織、部門、單位或個人，都可以按照檔案工作標準體系表的范圍和當年下發(fā)的檔 P179 案工作標準立項指南，結(jié)合本地區(qū)本部門的實際情況，確定所要研制的標準項目，之后便可填報國家檔案局的標準項目計劃任務(wù)書。

如果所要擬定的檔案工作標準已經(jīng)有相應(yīng)的國際標準或國外先進標準或其他相關(guān)領(lǐng)域的標準，那么，在填報計劃任務(wù)書時就應(yīng)當注明對這些標準的采用情況，并應(yīng)說明采用的目的、意義、標準的水平等。

在各地申報立項截止后，全國檔案工作標準化技術(shù)委員會應(yīng)召開會議，集中論證和審查申請立項的檔案工作標準，并向國家檔案局提出是否批準立項的建議。國家檔案局根據(jù)標準化技術(shù)委員會的建議，正式發(fā)文通知被批準的立項項目并同時劃撥標準補助費。

對于立項后的標準，項目承擔者應(yīng)按《標準化工作導則》的規(guī)定和編寫要求，認真進行標準的草擬工作。

檔案工作標準的編制程序主要包括：

(1)標準的征求意見階段。除了在一定范圍內(nèi)以一定形式多次征求意見外，還要在全國范圍內(nèi)征求意見。對所搜集的反饋信息，應(yīng)及時進行分類整理，并需對采納和不采納的有關(guān)意見分別予以說明。對這些反饋意見的處理意見，應(yīng)當匯總在處理表中。

(2)標準的送審階段。完成標準的起草工作之后，項目承擔者應(yīng)及時形成送審稿。國家檔案局政策法規(guī)研究司的法規(guī)標準化處，負責組織或委托起草單位組織專家，對標準的送審稿及其附件進行技術(shù)審查(包括“會審”和“函審”等形式)。審查后，要形成會議紀要或函審結(jié)論等書面文件。項目承擔者應(yīng)當根據(jù)這些反映專家意見的文件，對標準文件進行認真的修改，并形成報批稿。

(3)標準的報批階段。項目承擔者應(yīng)當準備好標準的相關(guān)報批材料。其中主要有：報批的行業(yè)標準的正式公文；行業(yè)標準報批稿20份，有圖的應(yīng)另附符合制版要求的黑線圖l份；標準的編制說明及有關(guān)附件、征求意見稿的意見匯總處理表、審查會議紀要或函審結(jié)論各3份；被采用的國際標準或國外先進標準的原文(復印件)和譯文各1份。報批稿由項目起草者直接送全國檔案工作標準化技術(shù)委員會秘書處(即國家檔案局政策法規(guī)研究司法規(guī)標準化處)；經(jīng)過標準化技術(shù)委員會審查，再一次進行修改后，就可以報國家檔案局批準發(fā)布。