檔案工作標(biāo)準(zhǔn)概述
一、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的涵義
“標(biāo)準(zhǔn)”一詞,從語義上講,是指“衡量事物的準(zhǔn)則”或“榜樣”、“規(guī)范”之義。在公元前1500年的古埃及紙草檔案中就有關(guān)于醫(yī)方的計(jì)量方法的標(biāo)準(zhǔn),這是現(xiàn)存最早的標(biāo)準(zhǔn)。1901年,英國(guó)成立了第一個(gè)全國(guó)性標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)構(gòu),同年,第一個(gè)具有現(xiàn)代意義的標(biāo)準(zhǔn)問世。此后,世界上許多國(guó)家都陸續(xù)成立了自己的標(biāo)準(zhǔn)化組織。我國(guó)于1957年成立了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局,并于1958年頒布了第一批標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO(1947年成立)和國(guó)際電工委員會(huì)IEC(1906年成立),它們所制定的標(biāo)準(zhǔn)或者由它們批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)都具有廣泛的國(guó)際影響。在實(shí)踐意義上,標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的事物或概念所做出的統(tǒng)一規(guī)定。《簡(jiǎn)明檔案學(xué)詞典》對(duì)“標(biāo)準(zhǔn)”一詞的解釋為:“對(duì)重復(fù)性事物和概念所作的統(tǒng)一規(guī)定。”它是以科學(xué)技術(shù)和客觀實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ),經(jīng)過有關(guān)方面的協(xié)調(diào)統(tǒng)一,由公認(rèn)的機(jī)構(gòu)批準(zhǔn),并以特定的形式發(fā)布,作為各有關(guān)方面共同遵守的行為準(zhǔn)則。其目的是為了獲得最佳工作、生產(chǎn)、科研的秩序和社會(huì)效益。由此可見,標(biāo)準(zhǔn)概念的基本涵義是:第一,其工作對(duì)象必須是需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的事物,而且該事物要具有重復(fù)性、多樣性的特征;第二,它必須以較普遍的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ),而不能以一時(shí)一地的局部經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)制定;第三,它需要通過有關(guān)方面協(xié)調(diào)統(tǒng)一,以期達(dá)到先進(jìn)、合理、客觀可行的目標(biāo);第四,它需要經(jīng)過社會(huì)公認(rèn)的機(jī)構(gòu)批準(zhǔn),并以特定形式發(fā)布,才能在一定工作領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮作用;第五,制定它的目的是為了獲得最佳的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益,建立最佳的工作秩序,保證有關(guān)工作沿著良性的發(fā)展軌道運(yùn)行;第六,它的制定必須依據(jù)《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》(以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)化法》)的有關(guān)規(guī)定來進(jìn)行。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn),是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱;它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和 P170 依據(jù)。就本質(zhì)而言,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是一種“統(tǒng)一規(guī)定”,是各有關(guān)方面需要“共同遵守”的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。目前,我國(guó)已經(jīng)公布了一批檔案工作標(biāo)準(zhǔn),其中既有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),也有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與檔案工作法規(guī)既有共同點(diǎn),也有一定的區(qū)別。其相同之處在于:它們都是由國(guó)家權(quán)威機(jī)構(gòu)發(fā)布的,均是檔案事業(yè)建設(shè)中各有關(guān)方面需要共同遵守的行為準(zhǔn)則;強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)一樣,也需要借助國(guó)家的強(qiáng)制力來保證其實(shí)施。但是,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)在產(chǎn)生的基礎(chǔ)、性質(zhì)、強(qiáng)制力、內(nèi)容等方面是有所不同的。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是以科學(xué)、技術(shù)以及普遍性的檔案工作經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ),在各有關(guān)方面協(xié)商一致的前提下制定并實(shí)施的;檔案法規(guī)卻往往是統(tǒng)治階級(jí)利益的反映,并以確認(rèn)、保護(hù)和發(fā)展對(duì)統(tǒng)治階級(jí)有利的社會(huì)關(guān)系和秩序等為目的。檔案法規(guī)在法定范圍內(nèi)是強(qiáng)制執(zhí)行的行為規(guī)范;而檔案工作標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化法》一一的規(guī)定精神,大多是推薦性的標(biāo)準(zhǔn),這類標(biāo)準(zhǔn)是指國(guó)家鼓勵(lì)、自愿采用的具有指導(dǎo)作用的行為準(zhǔn)則。另外,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的主要對(duì)象與內(nèi)容側(cè)重于業(yè)務(wù)性、技術(shù)性領(lǐng)域,注重操作性、技術(shù)性行為的統(tǒng)一和規(guī)范;檔案法規(guī)的對(duì)象與內(nèi)容則側(cè)重于較宏觀的方面,原則性和穩(wěn)定性較強(qiáng)。根據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化法》的規(guī)定,有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的主管部門應(yīng)定期對(duì)所制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行復(fù)審,復(fù)審周期一般不超過5年。
二、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的種類、屬性與作用
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的具體表現(xiàn)形式是各種相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)文件(或稱標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)),是指按照規(guī)定的工作程序制定,經(jīng)公認(rèn)權(quán)威機(jī)構(gòu)(主管機(jī)關(guān))批準(zhǔn)的一整套在文件與檔案工作范圍內(nèi)必須執(zhí)行的規(guī)格、規(guī)則、技術(shù)要求等規(guī)范性文件。
(一)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的種類
第一,按照標(biāo)準(zhǔn)的性質(zhì),可以分為管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
目前我國(guó)及國(guó)際檔案工作組織制定的標(biāo)準(zhǔn)大多數(shù)屬于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),如《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)——檔案著錄規(guī)則(總則)》(2000年9月第二版)、《檔案著錄規(guī)則》、《照片檔案管理規(guī)范》、 《全國(guó)革命歷史檔案采集標(biāo)準(zhǔn)》、 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等。
第二,按照標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際法定效力,可以分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn)。
強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)是指保障國(guó)家檔案財(cái)富安全的標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家通過法律、行政法規(guī)規(guī)定強(qiáng)制執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn);其他標(biāo)準(zhǔn)均為推薦性標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家檔案局將全部檔案工作的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)界定為推薦性標(biāo)準(zhǔn),并規(guī)定今后通過全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查上報(bào)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)都作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)。
第三,按照標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)程度,可以分為正式標(biāo)準(zhǔn)和參照標(biāo)準(zhǔn)。
正式標(biāo)準(zhǔn)是指檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中同檔案、檔案管理直接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn),如通過全 P171國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)會(huì)審上報(bào),并得到批準(zhǔn)的各種檔案工作標(biāo)準(zhǔn);國(guó)際檔案工作組織制定的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)等。參照標(biāo)準(zhǔn)是指由于目前尚無正式的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)可循,而不得不借鑒的其他行業(yè)制定的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn),如《國(guó)際通用機(jī)讀目錄格式》、《IS02709信息交換格式》、《GB2910書目信息交換用磁帶格式》,及相關(guān)的科技文件標(biāo)準(zhǔn)等。
第四,按照標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍,可以將其劃分為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。
(1)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),是指經(jīng)過國(guó)際上的權(quán)威性組織制定,在國(guó)際上得到普遍承認(rèn)和通過的標(biāo)準(zhǔn)。如1994年由國(guó)際檔案理事會(huì)正式頒布的《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)——檔案著錄規(guī)則(總則)》,經(jīng)過國(guó)際檔案界的通力合作與國(guó)際檔案理事會(huì)著錄標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行委員會(huì)為期4年的修訂,于2000年9月于西班牙召開的第十四次國(guó)際檔案大會(huì)上又正式頒布的第二版,就屬于這種類型的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。1995年國(guó)際檔案理事會(huì)批準(zhǔn)通過并出版了由該理事會(huì)的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)制定的《國(guó)際檔案標(biāo)準(zhǔn)團(tuán)體、個(gè)人和家族檔案規(guī)范記錄》,這也屬于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)的制定,為各國(guó)檔案著錄工作的標(biāo)準(zhǔn)化提供了基本的行為規(guī)范。
(2)區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn),也稱“國(guó)際區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)”,是指只適用于世界某一區(qū)域的、經(jīng)過世界區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)化組織通過的標(biāo)準(zhǔn)。這些組織主要有:歐洲標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)、歐洲電工標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)、經(jīng)互會(huì)標(biāo)準(zhǔn)化合作常設(shè)委員會(huì)、太平洋地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議、亞洲標(biāo)準(zhǔn)咨詢委員會(huì)、泛美技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)、非洲標(biāo)準(zhǔn)化組織等。
(3)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),是指對(duì)全國(guó)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)發(fā)展有重大意義,必須在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)制定的檔案工作國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)包括:GB/T9705—88《文書檔案案卷格式》、GB/T11821—89《照片檔案管理規(guī)范》、GB/T11822—89《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、GB/T13967—92《全宗單》、GB/T13968—92《檔案交接文據(jù)格式》、GB/T15021—94《縮微攝影技術(shù)用35mm卷片拍攝技術(shù)圖樣和技術(shù)文件的規(guī)定》、GB/T--94《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、GB/T18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等。
(4)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)),是指由專業(yè)主管部門批準(zhǔn)、發(fā)布,在該部門范圍內(nèi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。一般而言,這種標(biāo)準(zhǔn)在一個(gè)特定的行業(yè)范圍內(nèi)也具有一定的約束力。如DA/T1—92《檔案工作基本術(shù)語》、DA/T18—1999《檔案著錄規(guī)則》、 DA/T19—1999《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》、DA/T20·l一1999《民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案著錄細(xì)則》、DA/T20·2—1999《民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案主題標(biāo)引細(xì)則》、DA/T20·3—1999《民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案分類標(biāo)引細(xì)則》、DA/T20·4—1999《民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù) P172 采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案機(jī)讀目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》、DA/T22—2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T29—2002《檔案縮微品制作記錄格式和要求》、JGJ25—86《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范(試行)》等。檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)覆蓋面涉及檔案的術(shù)語概念、整理、保管、利用和現(xiàn)代化管理等方面。
(5)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),是指在企業(yè)內(nèi)部遵守的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。各企業(yè)對(duì)未發(fā)布有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品、工程等,就其有關(guān)質(zhì)量、規(guī)格和檢驗(yàn)方法等做出技術(shù)規(guī)定,經(jīng)主管部門審批實(shí)施。其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)服從于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn),也可制定高于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),以改進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)與提高管理水平,增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。各企業(yè)在檔案工作方面,也可以依據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn),制定水平更高的企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。如目前有的企業(yè)依據(jù)IS09002的要求,制定了適合國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。
(二)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的屬性
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)同其他社會(huì)行業(yè)所制定的工作標(biāo)準(zhǔn)一般均具有以下幾方面的特征:
第一,標(biāo)準(zhǔn)的制定與審核或批準(zhǔn)等工作程序,都有專門的規(guī)定。
第二,標(biāo)準(zhǔn)都有固定的代號(hào),格式整齊劃一。
第三,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是從事文件管理和檔案管理的共同依據(jù),在一定條件下具有法律效力,并且具有一定的行為約束力。
第四,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)效性較強(qiáng),它是以某個(gè)歷史階段的檔案工作實(shí)踐水平為基礎(chǔ)的,所以,一般都同當(dāng)時(shí)的最先進(jìn)的技術(shù)和管理方式存在一定的距離,隨著檔案工作實(shí)踐的發(fā)展和新技術(shù)、新方法的采用,標(biāo)準(zhǔn)需要不斷地進(jìn)行修訂、補(bǔ)充、替代或廢止。
第五,標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容有相對(duì)專一性,一個(gè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)一般只解決一個(gè)實(shí)踐性的問題,文字要求準(zhǔn)確簡(jiǎn)練。
第六,標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)其不同的種類和級(jí)別在不同的范圍內(nèi)貫徹執(zhí)行,具有較強(qiáng)的可操作性。
第七,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)屬于推薦性標(biāo)準(zhǔn),各地各部門在采用標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候,具有更大的靈活性。
(三)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的作用
1.協(xié)調(diào)作用
因?yàn)闄n案工作標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)對(duì)象具有重復(fù)性和多樣性的特征,所以,為了使某一方面的工作在整體上先進(jìn)、合理和可行,就必須以所制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)等為依據(jù),進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范控制。 P173
2.簡(jiǎn)化作用
采用文檔一體化管理模式之后,對(duì)于過去文件管理與檔案管理分開進(jìn)行時(shí)的一些重復(fù)性的工作內(nèi)容,可以通過制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn),簡(jiǎn)化其中的多余的、重復(fù)的、低功能的工作環(huán)節(jié),從而使文檔一體化管理系統(tǒng)的整體功能得到提高,性能得到改善和優(yōu)化。如以往的一些繁瑣的文件與檔案整理環(huán)節(jié)的內(nèi)容,就可以通過制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn),使之得到簡(jiǎn)化;以往的重復(fù)登記環(huán)節(jié),也可以通過標(biāo)準(zhǔn)的制定,使之得到簡(jiǎn)化;以往的電子文檔信息的刪除與檢索階段的重新錄人工作,也可以通過制定相關(guān)的管理性工作標(biāo)準(zhǔn),使文件生成階段產(chǎn)生的信息得以保存,并轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)起來,以備將來的檔案全息檢索之用。
3.統(tǒng)一與優(yōu)選作用
采用檔案工作標(biāo)準(zhǔn),可以對(duì)文件與檔案工作領(lǐng)域同一性質(zhì)對(duì)象的兩種以上的概念表達(dá)方式、技術(shù)指標(biāo)、工作流程、工作方式,通過選優(yōu),確定一種或幾種較為科學(xué)、先進(jìn)、合理的方式、指標(biāo)、流程等,從而使整個(gè)檔案工作的效率得到提高。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展和國(guó)際間檔案工作信息交往的不斷擴(kuò)大,檔案工作領(lǐng)域需要統(tǒng)一的對(duì)象越來越多,統(tǒng)一的范圍也越來越大,如檔案工作術(shù)語、標(biāo)識(shí)符號(hào)、代號(hào)代碼、工作流程、技術(shù)指標(biāo)等。尤其是電子文件的異軍突起,迫切需要國(guó)際有關(guān)部門及時(shí)制定相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理性標(biāo)準(zhǔn),以便規(guī)范和統(tǒng)一人們對(duì)電子文件的生成、使用和管理的活動(dòng)。