檔案工作的特點(diǎn)、地位與效益

一、檔案工作的特點(diǎn)

檔案工作的特點(diǎn)是指檔案工作區(qū)別于其他事物的內(nèi)在規(guī)定性。檔案工作就其本質(zhì)來說，是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的工作。在一定條件下，檔案管理水平的有限性與社會(huì)多樣的、變化的檔案信息需求之間始終是一對(duì)矛盾。

正是上述檔案工作的基本矛盾決定了檔案工作的本質(zhì)，規(guī)定了檔案工作與其他工作的區(qū)別。同時(shí)，這也決定了檔案工作必須不斷提高管理水平，以適應(yīng)社會(huì)日益發(fā)展的檔案信息利用需求。檔案工作就其基本特點(diǎn)來說，是一項(xiàng)服務(wù)性、文化性、管理性、政治性與科學(xué)性的工作。

(一)檔案工作的服務(wù)性

檔案工作對(duì)生產(chǎn)力發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步有著不可低估的作用。但是，檔案工作一不直接生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，二不直接從事國(guó)家管理、科學(xué)技術(shù)研究、文藝創(chuàng)作等活動(dòng)，而是通過提供檔案為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)服務(wù)來推動(dòng)生產(chǎn)力發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步。檔案工作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的這種特殊途徑，決定了它是一項(xiàng)服務(wù)性工作。

服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本因素。具體而言，機(jī)關(guān)檔案工作要為提高機(jī)關(guān)行政效率服務(wù)，企業(yè)檔案工作要為提高企業(yè)管理效率、提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)，國(guó)家檔案工作則應(yīng)在為社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各方面進(jìn)行基礎(chǔ)性服務(wù)的同時(shí)，為國(guó)家文化遺產(chǎn)的積累和信息優(yōu)勢(shì)的形成提供服務(wù)。不同層次、類型的檔案工作如果不能實(shí)現(xiàn)上述服務(wù)目標(biāo)，就會(huì)失去存在的條件和發(fā)展的基礎(chǔ)。例如，在我國(guó)企業(yè)管理工作中，由于檔案工作服務(wù)水平不高等造成的影響企業(yè)檔案工作生存與發(fā)展的事例并不鮮見。相反，如果檔案工作能夠?qū)ζ髽I(yè)管理水平的提高、企業(yè)管理效益的創(chuàng)造和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的形成發(fā)揮獨(dú)特的服務(wù)作用，那么，管理者的檔案意識(shí)就會(huì)得到強(qiáng)化，檔案工作所需的人財(cái)物投入就會(huì)得到保證，企業(yè)檔案工作就有了生存發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。

檔案工作與其他服務(wù)性工作的主要區(qū)別在于它是以提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的特殊性服務(wù)工作。檔案工作者既要樹立全心全意為社會(huì)服務(wù)的思想，又要堅(jiān)持按照黨和國(guó)家的法律、法規(guī)和政策辦事，確保服務(wù)獲得效益，并做到既搞好服務(wù)，又維護(hù)檔案的完整與安全。

檔案工作的服務(wù)性是檔案工作的客觀屬性之一。檔案工作作為社會(huì)信息服務(wù)部門之一，是社會(huì)分工的需要和人類文明發(fā)達(dá)的結(jié)果。在信息社會(huì)化和社會(huì)信息P101化不斷發(fā)展的歷史進(jìn)程中，檔案工作已經(jīng)并將日益顯示出其獨(dú)特的作用。檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案工作的這一屬性，努力創(chuàng)造檔案信息服務(wù)的新形式，開拓檔案信息服務(wù)的新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案管理的知識(shí)服務(wù)，從而為加快我國(guó)社會(huì)信息化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

(二)檔案工作的文化性

檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會(huì)文化中的作用決定了其具有很強(qiáng)的社會(huì)文化性。1982年國(guó)家檔案局制定的《檔案館工作通則》明確規(guī)定：檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。1987年頒布的《檔案法》規(guī)定：中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用各自范圍內(nèi)的檔案。它們具體指明了檔案館是科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。具體而言，檔案館工作的文化性表現(xiàn)在：

1．檔案是社會(huì)文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產(chǎn)的作用

檔案信息資源是重要的生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，檔案館作為社會(huì)文化的集聚地，匯集了具有重要文化內(nèi)容的檔案，從一定意義上看，檔案館具有文化傳承的作用。沒有檔案，歷史將失去證據(jù)而變成傳說，文明可能中斷，歷史的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步也將受到影響。正如挪威檔案學(xué)家米克倫在第十二屆國(guó)際檔案大會(huì)的報(bào)告《從職業(yè)到專業(yè)：檔案工作者的職業(yè)特性》中所指出的：檔案的重要性在于它不僅僅是一種信息，而是人類進(jìn)行各種活動(dòng)的記錄，反映人類所獲得的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，是反映人類文化和文明的基礎(chǔ)。沒有檔案的世界，是一個(gè)沒有記憶、沒有文化、沒有法律權(quán)利、沒有歷史的世界。為此，聯(lián)合國(guó)教科文組織曾在1992年發(fā)起了“世界記憶工程”，其目的就是保護(hù)世界文化遺產(chǎn)，提高人們對(duì)文化遺產(chǎn)的認(rèn)識(shí)。中國(guó)世界記憶工程國(guó)家委員會(huì)也于1996年成立，目前中國(guó)已有四種檔案被列人世界記憶工程，它們是：納西東巴古籍文獻(xiàn)、傳統(tǒng)音樂錄音檔案、清朝內(nèi)閣秘本檔案和清朝大金榜。2000年我國(guó)又正式啟動(dòng)了“中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程”，目前已有84件(組)檔案被納入《中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名錄》。由此可見，檔案館積累和保存檔案就是保存了歷史文化遺產(chǎn)，是對(duì)歷史文明的肯定。檔案館在繼承和保持社會(huì)文化的統(tǒng)一性和完整性的過程中發(fā)揮著極其重要的作用。

2．檔案館具有傳播社會(huì)文化知識(shí)與信息的作用

檔案館是人類文化財(cái)富的寶庫(kù)，必然在社會(huì)歷史的各個(gè)階段為一定的政治、經(jīng)濟(jì)、文化服務(wù)。檔案館的社會(huì)文化服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)，是衡量檔案館為社會(huì)所作貢獻(xiàn)的一個(gè)重要標(biāo)志。因此，檔案館應(yīng)根據(jù)社會(huì)文化建設(shè)與發(fā)展的需要，通過各P102種方式和手段提供服務(wù)。

3．檔案館具有社會(huì)文化教育的作用

教育是人類所創(chuàng)造的文化得以延續(xù)和發(fā)展的重要途徑。檔案館所保存的檔案是社會(huì)文化歷程的結(jié)晶，是一種凝固的歷史，它既是反映和維護(hù)民族歷史真實(shí)面貌的可靠見證，也是認(rèn)識(shí)民族歷史的重要渠道，更是愛國(guó)主義教育的生動(dòng)素材。因此，檔案館是社會(huì)文化教育的一個(gè)特殊陣地。

4．檔案館具有發(fā)展科學(xué)文化的作用

檔案館作為科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分和檔案工作的主體，理應(yīng)為推動(dòng)社會(huì)文化的進(jìn)步做出貢獻(xiàn)，為此，檔案館有必要對(duì)檔案所記載的科學(xué)文化知識(shí)進(jìn)行研究和開發(fā)，這是檔案館積累、傳播文化功能的擴(kuò)展和延伸。、

(三)檔案工作的管理性

由于檔案工作的具體對(duì)象——檔案本身具有原始記錄性的本質(zhì)屬性，這就決定了檔案工作始終都應(yīng)以維護(hù)和確認(rèn)檔案的原始性作為基本任務(wù)。無論是對(duì)紙質(zhì)文件還是對(duì)電子文件而言，“原始性”特征的維護(hù)與確認(rèn)這一核心工作內(nèi)容，決定了檔案工作的性質(zhì)與特點(diǎn)，從而使檔案工作區(qū)別于其他各類管理工作。

具體而言，檔案工作的管理性主要表現(xiàn)在三個(gè)層次：

1．檔案工作是一項(xiàng)管理檔案的專門業(yè)務(wù)

從一定意義上看，檔案工作實(shí)質(zhì)上就是檔案管理工作。檔案工作的管理對(duì)象是檔案，管理的目的是開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)服務(wù)。

2。檔案工作是信息資源管理的重要內(nèi)容

信息資源管理是為了確保信息資源的有效利用，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)信息資源實(shí)施計(jì)劃、預(yù)算、組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)的一種人類管理活動(dòng)。信息資源管理一般被認(rèn)為是一個(gè)集成領(lǐng)域，是由多種人類信息活動(dòng)整合而成的特殊形式的管理活動(dòng)。檔案工作管理對(duì)象的獨(dú)特個(gè)性及其基本管理理論與管理方法上的自成體系，決定了它在信息資源管理工作中具有其他信息資源管理活動(dòng)無法替代的功能與作用。同時(shí)，由于檔案也是信息資源大家族中的一員，它也具有一般信息所具備的屬性，因此，檔案信息管理在保持自身個(gè)性的基礎(chǔ)上，．也可不斷引進(jìn)吸收其他信息管理活動(dòng)的有益理論與經(jīng)驗(yàn)，從而進(jìn)一步豐富和發(fā)展我國(guó)的檔案管理理論，提高檔案工作實(shí)踐水平。

3．檔案工作是社會(huì)管理活動(dòng)的組成部分

從特定的部門、一定機(jī)關(guān)單位的檔案工作來看，檔案工作是某種管理工作的組成部分。在我國(guó)，檔案就其保存和流傳歸宿的程序分為檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史記錄，同時(shí)也為機(jī)關(guān)日常管理活動(dòng)P103的正常進(jìn)行提供依據(jù)和參考，因此，機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)管理工作中不可缺少的組成部分。在不同的機(jī)關(guān)，不同內(nèi)容檔案的管理又分屬于不同管理王作的范疇。如會(huì)計(jì)檔案工作和干部檔案工作分別為財(cái)務(wù)管理和干部管理工作的組成部分，科技檔案工作則是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理等的重要組成部分。從國(guó)家宏觀管理的角度來看，國(guó)家管理機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、民族文明的傳承和經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的進(jìn)步都與檔案工作緊密相連，國(guó)家檔案管理是國(guó)家事務(wù)管理大系統(tǒng)的不可缺少的組成部分。綜上所述，從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)看，檔案工作這一相對(duì)獨(dú)立的管理系統(tǒng)處于不同規(guī)模和層次的更大管理系統(tǒng)之中。

(四)檔案工作的政治性

檔案工作是一種社會(huì)現(xiàn)象。在階級(jí)社會(huì)中，檔案工作體現(xiàn)著一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益。

首先，檔案工作的服務(wù)方向是檔案工作政治性的集中表現(xiàn)。檔案工作歷來都是為一定的階級(jí)所掌握，為一定的社會(huì)制度和一定的路線、方針、政策服務(wù)。現(xiàn)在，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義服務(wù)，把工作重點(diǎn)切實(shí)轉(zhuǎn)移到以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)上來，是我國(guó)檔案工作的重要任務(wù)。

其次，檔案工作的開放度大小也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。在不同國(guó)家、地區(qū)和不同歷史時(shí)期，檔案工作開放性程度的大小有著極大的差異。檔案工作的開放度大小集中表現(xiàn)在檔案機(jī)構(gòu)的開放性、檔案信息內(nèi)容的開放性和檔案人員觀念的開放性等眾多方面。檔案機(jī)構(gòu)為社會(huì)公眾服務(wù)的水平、社會(huì)公眾在參與民主政治建設(shè)過程中能否順利利用到所需檔案信息等，都在一定程度上會(huì)影響到我國(guó)政治文明建設(shè)的進(jìn)程與水平。因此，檔案工作者應(yīng)從服務(wù)于我國(guó)政治文明建設(shè)的高度，推進(jìn)我國(guó)檔案工作的進(jìn)一步擴(kuò)大開放。

檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。檔案工作的機(jī)要性是由檔案本身的特點(diǎn)以及國(guó)家、民族利益所決定的。檔案中有相當(dāng)一部分涉及黨和國(guó)家的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)和商業(yè)秘密(包括經(jīng)營(yíng)管理秘密和技術(shù)信息秘密)，因此，檔案工作者必須在區(qū)分關(guān)鍵性的檔案信息秘密、重要性的檔案信息秘密和一般性的檔案信息秘密的基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案信息的不同秘密級(jí)別，區(qū)別對(duì)待地綜合運(yùn)用法規(guī)性、政策性和技術(shù)性等多種保護(hù)策略，以維護(hù)檔案信息的秘密安全。

在強(qiáng)調(diào)檔案工作機(jī)要性的同時(shí)，必須正確處理檔案的保密性和利用兩者之間的關(guān)系。檔案的機(jī)密性是隨著時(shí)間的推移而發(fā)生變化的，不能把檔案機(jī)密性看做靜止現(xiàn)象。檔案的保密，只不過是在特定的時(shí)期內(nèi)對(duì)其使用范圍的限制，事實(shí)上沒有永久保密的檔案。根據(jù)有關(guān)法律與政策的規(guī)定，對(duì)保密期滿的檔案進(jìn)行審查后應(yīng)及時(shí)解除“封閉”，向社會(huì)開放。P104

(五)檔案工作的科學(xué)性

檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性的工作，這具體表現(xiàn)在：

1．檔案工作是一項(xiàng)為科學(xué)研究和科學(xué)管理工作提供必要條件的工作

現(xiàn)代科學(xué)研究，無論是自然科學(xué)還是社會(huì)科學(xué)研究，都需要利用檔案資料。由于檔案往往是伴隨著社會(huì)活動(dòng)的進(jìn)程而直接形成的，因此，它所包含的信息內(nèi)容也就具有更高的可信度，現(xiàn)代科學(xué)管理活動(dòng)必須以檔案信息作為分析管理現(xiàn)狀和預(yù)測(cè)管理發(fā)展的重要依據(jù)。

2．檔案工作實(shí)踐中包含著特殊的規(guī)律和豐富的科學(xué)內(nèi)容

由于檔案特有的屬性，檔案形成與管理有其自身的特點(diǎn)，因此，在檔案工作中就需要研究和分析檔案管理的規(guī)律，形成指導(dǎo)檔案工作的特色理論。在檔案工作中，已經(jīng)形成的文件生命周期理論、檔案鑒定理論、檔案分類理論、來源原則和后保管理論等都有極其豐富的內(nèi)容，這也使檔案工作與其他各類信息管理工作相互區(qū)別。由此可見，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，檔案工作者有必要深入研究檔案管理的基本理論，總結(jié)檔案工作的基本經(jīng)驗(yàn)，并掌握檔案管理的技能，特別是檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)和技能。

3．檔案工作要大量運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)的內(nèi)容和信息技術(shù)的成果

現(xiàn)代管理科學(xué)對(duì)檔案工作產(chǎn)生的影響主要表現(xiàn)在：一是管理組織、管理方法的新變化可能會(huì)引發(fā)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的新發(fā)展。檔案管理理論中“新來源觀”的出現(xiàn)就與虛擬公司(企業(yè))的出現(xiàn)和管理組織的扁平化有一定的關(guān)聯(lián)。二是檔案工作組織管理的科學(xué)化也要求運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)的理論和方法。目前我國(guó)的檔案事業(yè)具有規(guī)模大、層次多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、聯(lián)系面廣等特點(diǎn)。一方面，它作為國(guó)家信息系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，·需要與其他信息部門協(xié)調(diào)與配合；另一方面，它又以數(shù)以千計(jì)的檔案館和數(shù)以萬(wàn)計(jì)的檔案室為其組成部分，需要各個(gè)部分的相互協(xié)調(diào)與配合，以共同完成保管全國(guó)檔案和向社會(huì)提供檔案信息資源的重任。一個(gè)具體的檔案館也是一樣，不僅與社會(huì)各方面有著密切聯(lián)系，而且其內(nèi)部也存在各環(huán)節(jié)、各部門之間的協(xié)作問題。在檔案工作的組織管理中，對(duì)檔案工作的統(tǒng)籌安排、統(tǒng)一指揮以及對(duì)各部分關(guān)系的有效協(xié)調(diào)，都必須以管理科學(xué)的基礎(chǔ)理論與方法作為指導(dǎo)。隨著基層單位辦公自動(dòng)化程度的加快，在檔案工作中對(duì)以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)越來越普及。信息技術(shù)的運(yùn)用不僅帶來了人類記憶方式的變化，誕生了大量非紙質(zhì)文件，而且，檔案工作對(duì)信息技術(shù)的依賴也在加強(qiáng)，信息技術(shù)的新成果、新方法將大量運(yùn)用到檔案工作的很多具體領(lǐng)域。電子文件管理系統(tǒng)、檔案信息資源的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字化檔案館的建設(shè)都是信息技術(shù)在檔案工作中的具體應(yīng)用，信息技術(shù)已經(jīng)而且會(huì)越來越成為檔案工作的重要工具和支撐條件。

二、檔案工作的地位

檔案工作在社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程中占有十分重要的位置。1985年2月8日，中共中央、國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)《關(guān)于調(diào)整我國(guó)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的請(qǐng)示》的通知中指出：，檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。”這是對(duì)檔案工作地位的一種科學(xué)闡述。

檔案是反映人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是人類文明史的見證。從這一意義上看，檔案工作是傳承社會(huì)記憶、再現(xiàn)歷史面貌的重要文化事業(yè)。一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)收藏檔案的數(shù)量與質(zhì)量，反映著一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)文化發(fā)展的水平和文明程度的高低。中國(guó)是一個(gè)歷史悠久、具有燦爛文化的國(guó)家，在歷史上我國(guó)已積累了為數(shù)眾多的檔案。但由于多種因素的影響，我國(guó)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)巳收藏的檔案尚不足以全面反映我國(guó)的歷史與現(xiàn)實(shí)狀況，已收藏的檔案還面臨著實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和服務(wù)全社會(huì)的艱巨任務(wù)。．因此，檔案工作者必須認(rèn)清檔案工作所承擔(dān)的艱巨任務(wù)，必須具備高度的社會(huì)責(zé)任感和時(shí)代迫切感，把為黨和國(guó)家積累文化財(cái)富、提供檔案，為科學(xué)研究和國(guó)家建設(shè)事業(yè)服務(wù)放在突出位置。

檔案是重要的信息資源，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要資源條件。因此，在國(guó)家建設(shè)事業(yè)中，特別是在科學(xué)預(yù)測(cè)與科學(xué)管理中，檔案工作有時(shí)會(huì)起到?jīng)Q定性作用。管理本身就是一個(gè)有序化的過程，在這個(gè)過程中，管理者不斷向管理客體傳遞信息，監(jiān)督客體的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)收集反饋信息，并不斷做出調(diào)整，以保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。管理最重要的職能之一就是決策，決策就是選擇，而選擇意味著消除不確定性，。意味著需要大量準(zhǔn)確和及時(shí)的信息。檔案是對(duì)已經(jīng)展開的社會(huì)活動(dòng)過程的真實(shí)記錄，檔案管理的一切活動(dòng)的進(jìn)行也以維護(hù)檔案的原始性作為基本出發(fā)點(diǎn)。這就決定了已進(jìn)行的管理活動(dòng)面貌不僅在檔案中得到全面、真實(shí)的再現(xiàn)，而且，這些真實(shí)、可靠的檔案信息又可以為新的管理決策提供依據(jù)：因此，可以認(rèn)為，不僅檔案工作本身是·項(xiàng)科學(xué)管理性工作，同時(shí)，它又為其他建設(shè)事業(yè)、特別是科學(xué)管理的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件，它是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工程，是提升管理水平的重要保證。．

檔案作為信息資源的重要組成部分，也是一種重要的生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，它是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可缺少的資源條件。因此，檔案工作是提高社會(huì)生產(chǎn)水平和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。社會(huì)生產(chǎn)力的要素包括生產(chǎn)工具、勞動(dòng)者和勞動(dòng)對(duì)象三個(gè)方面。檔案和檔案工作對(duì)上述三個(gè)生產(chǎn)力要素都能產(chǎn)生不同程度的積極影響，如人們可以通過對(duì)科技檔案內(nèi)容的全面了解，縮短勞動(dòng)主體對(duì)勞動(dòng)工具、技術(shù)裝備、生產(chǎn)流程等狀況、性能、工藝技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)過程，P106從而在一定程度上提高社會(huì)生產(chǎn)力水平，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步。

總之，在我國(guó)，就目前而論，檔案工作應(yīng)為社會(huì)主義物質(zhì)文明與精神文明建設(shè)服務(wù)；就長(zhǎng)遠(yuǎn)而論，檔案工作應(yīng)為延續(xù)和發(fā)展我國(guó)文明史做出貢獻(xiàn)。檔案工作者在認(rèn)識(shí)上述檔案工作的當(dāng)前意義與長(zhǎng)遠(yuǎn)意義時(shí)，應(yīng)當(dāng)兩者兼顧，不可偏廢。

三、檔案工作的效益

檔案工作的效益就是社會(huì)對(duì)檔案工作的投入與檔案部門對(duì)社會(huì)檔案信息需求的有效滿足程度之間的比較關(guān)系。換句話說，就是檔案工作的勞動(dòng)消耗與勞動(dòng)成果之間的關(guān)系。既然檔案工作效益是一種投入與收益的比較關(guān)系，那么，它也必須服從效益的一般原則。社會(huì)對(duì)檔案工作的投入一定，檔案部門對(duì)社會(huì)檔案信息需求的有效滿足程度越大，則效益越高；檔案工作對(duì)社會(huì)檔案信息需求的有效滿足程度一定，社會(huì)對(duì)檔案部門的投入越少，則效益越高。明確這種關(guān)系，有利于促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。在檔案工作的全面發(fā)展中，要增加對(duì)檔案工作的投入，必須以檔案部門能夠?yàn)樯鐣?huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、盡可能有效滿足各種合理需求、為社會(huì)多做貢獻(xiàn)為前提。

要正確認(rèn)識(shí)和重視檔案工作，發(fā)展檔案事業(yè)，就必須在樹立全面科學(xué)的檔案工作效益觀的基礎(chǔ)上，從檔案工作的各個(gè)方面推進(jìn)檔案工作效益的全面實(shí)現(xiàn)。

檔案工作的效益有其區(qū)別于其他工作的基本特點(diǎn)，這主要表現(xiàn)在：

1．社會(huì)性

檔案工作是一項(xiàng)提供檔案、為社會(huì)服務(wù)的專門性工作。這一性質(zhì)規(guī)定了它的效益具有社會(huì)性和公益性，這是檔案工作效益最為突出的一個(gè)特點(diǎn)。檔案工作效益的社會(huì)性在現(xiàn)實(shí)生活中表現(xiàn)為：相當(dāng)部分的檔案信息具有公共物品性質(zhì)，它們屬于公共信息服務(wù)的范疇；檔案工作投入以服務(wù)社會(huì)作為目的，檔案工作投入在資金來源上具有廣泛的社會(huì)性，投入檔案工作的收益并不體現(xiàn)在檔案部門本身，而是體現(xiàn)于社會(huì)的各方面，體現(xiàn)于廣大的利用者當(dāng)中；從實(shí)現(xiàn)檔案工作效益的途徑來看，必須有賴于社會(huì)各界對(duì)館(室)藏檔案進(jìn)行有效的利用。

2．隱蔽性

在檔案工作效益問題上，社會(huì)對(duì)檔案部門的投入及收益大體上是可以進(jìn)行定量比較的，但投入和收益在清晰度上又有所不同：社會(huì)對(duì)檔案部門的投入比較清楚，而檔案部門對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)，即它在提供檔案、為社會(huì)服務(wù)過程中給社會(huì)帶來的收益卻比較模糊。這種投人的清晰性與收益的模糊性之間的矛盾，形成了檔案工作效益的隱蔽性特點(diǎn)。這種隱蔽性特點(diǎn)主要表現(xiàn)為：-檔案工作有時(shí)不直接創(chuàng)造價(jià)值；從檔案效用的發(fā)揮過程看，它要依賴于社會(huì)的利用，具有被動(dòng)性和依賴性；從投入檔案工作的收益對(duì)象來看，它主要不是體現(xiàn)于檔案部門本身，而是包含于利用檔案的各部門或檔案利用者當(dāng)中，檔案工作收益是一種間接性的收益；從投入檔案工作的收益地點(diǎn)看，由于檔案價(jià)值擴(kuò)展律的作用，檔案工作收益地點(diǎn)具有廣泛性和分散性等。

3．滯后性

這主要是針對(duì)檔案工作的效益周期而言的，即檔案工作的效益在時(shí)間上具有延遲性。由于檔案從收集到開放利用，需要一個(gè)時(shí)間過程(即開放滯后)，檔案從始行開放到被利用并取得實(shí)際效果，也需要有一個(gè)時(shí)間過程(即效應(yīng)滯后)。這就使社會(huì)對(duì)檔案工作的效益往往多有忽略，這在一定程度上影響了社會(huì)對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)，也在某種程度上對(duì)檔案工作造成了一定的消極影響。

針對(duì)檔案工作效益的上述特點(diǎn)，在檔案工作中，我們應(yīng)著眼于社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)和要求，從協(xié)調(diào)發(fā)展的角度多方位、多層次去尋求全面提高檔案工作效益的有效途徑，并在檔案工作中重視協(xié)調(diào)社會(huì)的公共關(guān)系，加強(qiáng)檔案工作效益的宣傳，從而為檔案工作的健康、持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境。