新型檔案機構
隨著我國改革開放的順利進行和檔案學基礎理論研究的不斷深入，我國檔案機構的設置也出現了一些新情況。最近幾年來，我國出現了一批新型檔案機構，其中較為突出的是文件中心、檔案寄存中心和檔案事務所(也有的稱為檔案咨詢中心)。應該說，除政府文件中心以外，這些新型檔案機構一般都屬于商業化的檔案中介機構，這些新型檔案機構的建立，對推動我國檔案工作的發展和探索我國檔案管理的新形式正發揮著積極作用。
一、文件中心
(一)文件中心的涵義及其產生背景
1．文件中心的涵義
文件中心是一種社會化、集約化和專業化的檔案管理機構，它的設置一般不像檔案室一樣隸屬于一種文件形成單位，而是按地區、按系統建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性檔案管理機構。
2．文件中心產生的背景
文件中心最早誕生于第二次世界大戰時期的美國。第二次世界大戰期間，美國政府機關的文件量迅速膨脹，大大加重了文件管理的負擔，加之辦公空間日益緊張，各部門對自己的文件不是束手無策就是漠不關心，致使大量文件沒有受到有組織、有制度的妥善保管，國家寶貴的檔案遺產處于嚴重的危險之中。這種情況引起了美國檔案界的焦慮。于是，在檔案界的倡導和協助下，美國軍事部門創建了一種新型的文件管理機構——文件中心，把使用次數不多、但又必須保管一段時期的文件集中存放在造價較低的專門庫房里。1950年，美國《聯邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機構。
和美國一樣，第二次世界大戰后，許多國家都堆積有大量未到移交檔案館年限和未到銷毀年限的半現行或處于休眠階段的文件，并面臨著由于沒有任何存儲和處置這些文件的策略而帶來的各種危機，于是各國紛紛開始探索如何將這部分檔案文件盡可能更經濟有效地保管起來。許多國家的檔案界認為文件中心不失為一種好的形式，便紛紛效仿美國建立文件中心或類似的檔案管理機構，如文件中。(加拿大)、中間檔案館(德國)、過渡性檔案館(英國)等。
在我國，甘肅省永靖縣于1988年成立了我國第一個文件中心。經過十多年P93的發展，永靖縣文件中心的參聯機關有了很大發展，并摸索出一整套文件中心運作與管理的方法。在“十五”發展期間，我國有關部門和地區加強了建立文件中心的試點，目前已經出現了一些文件中心成功運作的典型。例如，深圳市文件中心的建立不僅在《深圳特區檔案條例》中得到了明確的法律保障，而且在實際工作中對如何處理文件中心與參聯單位、檔案館和檔案局的關系都取得了一系列成功經驗。雖然目前檔案學界對文件中心是否能在中國得到普及存在不同看法，但從發展看，它符合文件管理與服務社會化和機構改革等環境變化的要求，對其理論與實踐理應給予更多的關注。
(二)文件中心的特征和類型
1．文件中心的特征
(1)文件中心主要是一種實體性管理機構。從已有的實踐來看，文件中心的主要目標就是為那些大量的休眠文件提供一個效率高、耗費低的安全庇護所。這就決定了文件中心的主要職能是：把文件從形成機關接收、存儲進文件中心；提供快速、準確的文件借閱服務，滿足用戶的需要；確保文件安全、管理科學；根據由機關制定、檔案館批準的文件處置表對文件進行處置，包括銷毀不需繼續保存的文件和向檔案館移交具有永久保存價值的文件。文件中心一般不從事與文件內容有關的研究活動，這是它與檔案館在職能上的一個根本區別。
(2)文件中心是一種社會化、集約化和專業化程度很高的檔案管理機構。文件中心一般要為若干參聯機關提供文件管理服務，與檔案室相比，它有較大的規模，服務對象也較多。由于其資金集中，專門性強，人員素質較高，因此，文件中心的管理能力和技術手段一般都要超過一個獨立單位設立的檔案管理機構。
(3)文件中心對其保管的處于休眠階段的文件只有保管權，而無所有權，文件的所有權仍屬于其形成機關。
(4)文件中心是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構，它要對雙方負責。作為一個過渡性的、中間性的檔案管理機構，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時又要擔負起為檔案館積累檔案的重任。
(5)文件中心可以同時承擔文件管理咨詢與培訓的職能。如可為參聯機關與非參聯機關提供有關文件管理的建議與指導。
2．文件中心的類型
文件中心一般可分為兩大類：
(1)政府性文件中心。這是由政府撥款建立的，為政府機關服務的非營利性文件管理機構。這類文件中心在具體操作上有多種不同形式，我國甘肅省永靖縣的文件中心是以吸收參聯機關作為基本形式，并已經取得了較好的效果。
(2)商業性文件中心。這是由有關機構或個人創辦的一種營利性檔案管理機構，它為工商企業或個人提供現代化的文件存儲設施、科學的文件管理和高效的文件服務，它不屬于國家檔案管理系統之列，但它執行國家檔案行政管理部門的相關管理標準。商業性文件中心不靠政府撥款謀求生存與發展，而是通過提供科學高效的文件管理服務收取一定的服務費用。這種商業性文件中心在國內外均有成功實踐。
二、檔案寄存中心
(一)檔案寄存中心的涵義
檔案寄存中心是指由國家綜合檔案館或其他獨立法人設立的，為各類企業、社會團體以及個人提供檔案寄存有償服務的機構。檔案寄存中心主要是接受不具備充分保管條件及配備檔案保管條件成本過高的國有與非國有企業及破產企業、社會團體、個人在工作、生產、經營、生活等各項活動中形成的檔案的寄存。檔案寄存中心與為具有社會和歷史價值的各種檔案提供無償服務的綜合性檔案館不同，也與具有會員制性質，共籌資金，并按所籌資金劃分庫房等的聯合檔案室不同。在機構設置上，檔案寄存中心或隸屬于某一檔案局(館)領導，并內設于檔案館內，或獨立存在。這既與綜合檔案館是由國家各級政府設立并且領導不同，又與文件中心作為獨立性的、為機關非現行性文件提供保存服務的過渡性保管機構不同。
(二)創辦檔案寄存中心的背景
隨著經濟體制改革的不斷深入，尤其在國有企業改革及社會主義市場經濟規律對各行各業逐步發生作用的新情況下，檔案管理工作中也出現了如下新問題：
第一，在國有企業改革中，國有企業檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況。在破產、拍賣、改組、兼并、股份制合作等資產和產權變動過程中，國有企業所形成的檔案材料有不少處于失控狀態，整理不及時、管理不完善、流向與歸屬不合理等現象十分普遍。
第二，非國有企業的檔案管理大多比較混亂。在非國有企業中，由于其內部機構往往比較簡單，企業員工流動性大，一般沒有檔案管理部門和專職檔案人員，檔案管理條件也較差，檔案失控以至損毀現象十分嚴重。
第三，一些社會團體和個人不具備檔案保管的充分條件。由于營造“小而全”的檔案保管條件所需費用過高，一些社會團體和個人無法具備檔案保管條件，導致了這些單位和個人所有的珍貴檔案與資料得不到妥善管理。
正是上述新問題的出現客觀上推動了檔案寄存中心的創建。可以認為，檔案寄存中心是根據市場經濟體制下企業、社會團體與個人的需要而建立的一種新型檔案管理模式。它可以為社會提供社會化、專業化的檔案服務。
作為一種新型檔案管理機構，檔案寄存中心在我國還處在剛剛起步階段，因此，今后對檔案寄存中心的設置方法、人員編制、經費安排、工作規范、業務環節、收費標準等問題要充分研究總結，以促進檔案寄存中心的健康發展。
三、檔案事務所
(一)檔案事務所的涵義及其產生背景
檔案事務所或檔案咨詢服務公司是提供檔案事務服務的一種商業性檔案服務機構。
檔案事務所是適應近年來我國檔案工作中出現的一些新情況而建立的一種新型檔案機構。首先，近年來，由于檔案業務量迅速增加，特別是檔案的監督、指導工作量大量增加，本行政區域內的所有機關、團體、企事業單位，甚至鄉(鎮)、村的檔案業務指導、監督任務大多由檔案行政部門來承擔，檔案行政部門不堪重負。其次，由于有關部門在考慮人員編制時，往往忽視檔案行政管理部門的工作量和工作面，所給編制極少。這就造成：一方面，檔案局即使占用了檔案館的事業編制，也不能完全履行自身的職責；另一方面，檔案館的編制被檔案局占用后，其正常業務受到影響；此外，檔案部門人員參與檔案勞務性工作，一定程度上會削弱檔案行政管理部門的業務指導與監督職能。正是在這樣的背景下，我國部分地區建立了檔案事務所。檔案事務所的建立，可以承擔大量的檔案勞務性工作，減輕檔案部門指導、監督工作量過大的壓力，也使檔案部門可以集中力量抓好檔案局和檔案館的本職工作。
(二)檔案事務所的服務對象和服務范圍
檔案事務所的服務對象非常廣泛，一般包括該行政區域內各級國家綜合性檔案館，各機關、團體、企業(包括國有、集體、合資、獨資、私營企業)、事業單位，鄉(鎮)、村以及公民個人等。
檔案事務所的業務范圍，主要是開展檔案業務的指導、咨詢，以及各種檔案的勞務性服務工作，如檔案的整理、裝訂；各種檔案目錄韻抄寫、著錄、打印；檔案的裱糊；破損檔案的搶救。檔案事務所開展的檔案業務項目均為有償服務，應根據經濟核算的原則制定合理的收費標準。此外，檔案事務所還可以開展檔案用品的銷售等業務。
應該說明的是，檔案事務所與檔案部門創辦的各種服務部、經營部等有著重大差別。前者主要強調開展檔案的業務技術指導和檔案整理的勞務性有償服務；后者則主要強調檔案用品和物資方面的經營服務。
(三)檔案事務所的性質及其管理
檔案事務所是獨立經營、獨立核算、自負盈虧的企業型單位。在用人制度上一般采取聘任制和臨時工制相結合的辦法，對少數檔案專業技術人員采用聘任制，利用他們開展檔案業務的指導和咨詢。事務所的其他工作人員則一般實行臨時工制，主要開展各種勞務性工作。
為了加強對檔案事務所的管理，各地檔案行政管理部門應會同有關部門制定檔案事務所的有關管理規定，并對檔案事務所的業務工作進行指導、監督。
四、現行文件資料中心
(一)現行文件資料中心的涵義及產生背景
現行文件資料中心，也可稱為“現行文件閱覽中心”、“現行文件開放中心”等，它是公共檔案館在收集、集中政府機構現行文件的基礎上，以政務信息公開為基本任務，方便社會各界，特別是普通公民查詢、了解政府在社會事務管理各方面現行政策規定的內部機構。從嚴格意義上講，現行文件資料中心不是一種獨立的新型檔案機構。鑒于目前我國已有2 000多家公共檔案館設立了這種新型機構，并已產生了廣泛的社會影響，因此，對其也有必要作簡要介紹。
從現行文件資料中心建立的基本背景看，它是適應我國政府信息公開和政治文明建設的需要而設立的一種新型文件管理機構。政府信息公開是一個國際化的趨勢，社會信息化的發展，我國民主政治建設和經濟改革與社會進步都迫切要求推進我國政府信息公開的進程。從國際慣例看，政府信息公開的服務主體是多元的，它主要有：專門設立的政府信息公開與發布機構、政府機關及其內部職能機構、公共檔案館、公共圖書館等。由于我國政府信息公開剛剛起步，有關政府信息公開的服務主體還未十分明確，信息公開服務主體缺位的現象在很多地方都不同程度地存在。因此，為了進一步推進我國政府信息公開活動的深入開展，拓展公共檔案館的服務功能并擴大其社會影響，近幾年，我國一些地區就陸續在綜合檔案館內成立了現行文件資料中心，逐步承擔了政府信息公開過程中現行文件的開放任務。
(二)現行文件資料中心的運作機構與發展前景
從現行文件資料中心的運作看，它主要是做了以下幾個方面的基礎工作：一是收集、集中一批與用戶查詢要求有關的法規性和政策性的現行文件或現行文件信息；二是在收集、集中現行文件的基礎上，對現行文件保密與非密的界限進行審查，確定了供用戶查閱的現行文件范圍和服務重點；三是進行了現行文件的網上發布，并在一定程度上開展了用戶調查與研究等。從現行文件資料中心的發展看，它需要進一步解決的問題主要有：一是需要進一步確認現行文件資料中心的合法性地位(深圳、珠海等地已經做了一些嘗試)；二是需要建立現行文件報送、收集和管理的常規性與強制性機制，以保證現行文件開放活動的持久深入開展；三是制定合理的、科學高效的開放工作制度與管理規范，理順現行文件開放過程中的復雜社會關系，明確現行文件資料中心的權利與義務；四是嘗試進行現行文件開放服務方式與手段的創新等。
