內(nèi)部檔案機構(gòu)

內(nèi)部檔案機構(gòu)主要是指在某一機關(guān)或組織內(nèi)部設(shè)立的，保管本單位形成的檔案，并主要為本單位提供服務(wù)的檔案機構(gòu)。我國內(nèi)部檔案機構(gòu)有多種類型，且名稱各異。從其主體來看，主要有企事業(yè)檔案館和檔案室兩種類型。

一、企業(yè)檔案館

企業(yè)檔案館是20世紀80年代中后期以后出現(xiàn)的一種檔案館類型。目前，我國已建立了近300個企業(yè)檔案館，《全國檔案館設(shè)置原則與布局方案》也將大型企業(yè)檔案館納入檔案館館網(wǎng)規(guī)劃。

(一)企業(yè)檔案館的涵義、特點和職能

1．企業(yè)檔案館的涵義P86

企業(yè)檔案館是收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。這主要是從功用上對企業(yè)檔案館涵義進行的概括。這一定義包含的基本思想主要有三個方面：

(1)企業(yè)檔案館具有檔案館的一般屬性。企業(yè)檔案館作為檔案館的一種類型，應(yīng)是保存企業(yè)檔案的基地，是企業(yè)利用檔案史料的中心。

(2)企業(yè)檔案館收藏和管理本企業(yè)檔案。企業(yè)檔案館與綜合檔案館、專業(yè)檔案館在收藏和保管檔案的范圍上存在一定的差別。

(3)企業(yè)檔案館主要是服務(wù)本企業(yè)。由于企業(yè)檔案館是企業(yè)的有機組成部分，作為企業(yè)的內(nèi)部組織機構(gòu)，它必須服從和服務(wù)于企業(yè)的中心工作，必須為企業(yè)的決策和管理服務(wù)。企業(yè)檔案館的服務(wù)方向和服務(wù)范圍主要是面向企業(yè)，同時還要面向社會。

2．企業(yè)檔案館的特點

(1)綜合性。企業(yè)檔案館是保存本企業(yè)檔案的基地。在企業(yè)管理工作中形成的檔案種類繁多，既有黨政工團文書檔案、科技檔案、會計檔案，又有經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案等，其館藏內(nèi)容具有綜合性。

(2)專業(yè)性。企業(yè)檔案構(gòu)成中，科技檔案所占比重極大。企業(yè)檔案館主要圍繞專業(yè)性突出的科技檔案開展工作。同時，根據(jù)企業(yè)類型的不同，企業(yè)檔案的專業(yè)性特色也相互區(qū)別。

企業(yè)檔案館綜合性與專業(yè)性并存的特點，決定了企業(yè)檔案館既不同于國家綜合檔案館，又不同于專業(yè)檔案館。它在檔案收集范圍、服務(wù)方向和工作方法等方面都有一定的獨到之處。

3．企業(yè)檔案館的職能

企業(yè)檔案館作為企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)，它的主要職能包括以下幾個方面：

(1)企業(yè)檔案館作為全國檔案館網(wǎng)絡(luò)體系中的一員，要存儲保管好企業(yè)檔案，作為企業(yè)檔案信息的利用中心，向本企業(yè)和社會各方面提供服務(wù)，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定定期或不定期向國家檔案館移交具有國家和地方重要意義的檔案。

(2)負責本企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計工作。企業(yè)檔案館為了實現(xiàn)檔案信息服務(wù)于企業(yè)管理的目的，應(yīng)對檔案信息進行管理，并建立完善的檔案檢索體系，努力實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

(3)編研檔案信息，開發(fā)檔案信息資源。企業(yè)檔案館的服務(wù)對象主要是對內(nèi)，同時兼顧對外。為此，企業(yè)檔案館應(yīng)該針對企業(yè)管理活動的變化，有選擇地編研檔案信息，為企業(yè)管理活動的順利開展提供服務(wù)；企業(yè)檔案館還應(yīng)該編輯公布企業(yè)檔案史料，以滿足社會各方面的需要。

(4)宣傳教育職能。通過舉辦檔案展覽，宣傳企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和科學技術(shù)發(fā)P87

展等方面的情況，從而增強企業(yè)管理者和社會的檔案意識。

(二)企業(yè)檔案館的設(shè)立

國家檔案局1996年發(fā)布的《企業(yè)檔案館申報登記辦法》規(guī)定了建立企業(yè)檔案館的條件及相應(yīng)標準，這對于規(guī)范我國國有企業(yè)檔案館的建立具有十分重要的作用。一般看來，企業(yè)檔案館的設(shè)置應(yīng)具備以下幾個條件：

第一，設(shè)置檔案館的企業(yè)必須是大型以上企業(yè)和企業(yè)集團，特別是那些資本密集、技術(shù)密集、生產(chǎn)過程聯(lián)系緊密、對專業(yè)化分工協(xié)作和規(guī)模經(jīng)濟要求較高的企業(yè)，以及特殊行業(yè)、國家壟斷性行業(yè)的大型以上企業(yè)。隨著以公有制為主體、多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的基本經(jīng)濟制度在我國的確立，除國有企業(yè)以外，集體企業(yè)、個體企業(yè)、私營企業(yè)、聯(lián)營企業(yè)、股份制企業(yè)、中外合資合作經(jīng)營企業(yè)、外商投資企業(yè)、港澳臺投資企業(yè)等各種類型的企業(yè)將同時并存，對上述國有企業(yè)以外的企業(yè)是否設(shè)立企業(yè)檔案館應(yīng)由各企業(yè)視其具體情況而定。

第二，企業(yè)檔案館的設(shè)置必須考慮到企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)狀況。只有在檔案綜合管理水平較高、企業(yè)檔案工作制度與網(wǎng)絡(luò)較為健全和有一定檔案信息開發(fā)能力的企業(yè)才具備建立企業(yè)檔案館的條件。

第三，企業(yè)檔案館在機構(gòu)設(shè)置上應(yīng)是企業(yè)的內(nèi)部機構(gòu)，經(jīng)費由企業(yè)自行解決。

第四，企業(yè)檔案館在設(shè)置時可以考慮實現(xiàn)檔案、圖書、情報資料的一體化管理，從而實現(xiàn)信息資源的綜合開發(fā)利用，這也有利于提高企業(yè)信息管理的效率。

此外，與企業(yè)檔案館在設(shè)置方法上十分相近的還有事業(yè)單位檔案館。目前在我國出現(xiàn)的事業(yè)單位檔案館主要是高等學校檔案館。事業(yè)單位檔案館與企業(yè)檔案館的建設(shè)一樣，都是我國政治經(jīng)濟體制改革和檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)發(fā)展的結(jié)果。雖然事業(yè)單位檔案館與企業(yè)檔案館在設(shè)置上存在一些不同特點，但從其基本性質(zhì)與基本職能上看，兩者有較多相似之處。因此，對事業(yè)單位檔案館不再單獨介紹。

二、檔案室

檔案室是各機關(guān)(包括團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部機構(gòu)，是整個機關(guān)的組成部分，是屬于機關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機構(gòu)。黨、政、軍等機關(guān)單位的檔案室，又是機關(guān)的機要部門之一。從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機構(gòu)。

 (一)檔案室的性質(zhì)

檔案室作為全國檔案工作體系中最基層的檔案業(yè)務(wù)機構(gòu)，主要表現(xiàn)出三個方面的性質(zhì)：

1．檔案室是機關(guān)的內(nèi)部組織機構(gòu)

機關(guān)檔案室工作，是機關(guān)工作的組成部分，是機關(guān)為適應(yīng)檔案管理的自身需要建立的一種專業(yè)組織，從事本單位內(nèi)檔案工作的組織管理及檔案的保管與提供禾惘工作。從這一點上看，檔案室具有對本機關(guān)的依附性。

2．檔案室是保存檔案的過渡性機構(gòu)

檔案源于形成者，是機關(guān)管理活動的記錄。為了滿足檔案形成者自身的需要，由本機關(guān)在一定時期內(nèi)對檔案進行管理、利用是必需的，也是合理的。因此，在我國，機關(guān)檔案管理最為普遍的方式是由其檔案室集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。但是，從國家和社會的整體利益出發(fā)，為了使檔案成為社會共享的財富并獲得良好的保管，檔案室也有向國家檔案館移交檔案的義務(wù)。因此，檔案室一般不可能成為永久保管檔案的基地，在檔案保管上只能是一種過渡性、中間性的檔案機構(gòu)。

3．檔案室的主要任務(wù)是服務(wù)于本機關(guān)

檔案室檔案的來源局限于本機關(guān)，館藏檔案構(gòu)成具有單一性。從檔案室所藏檔案的價值形態(tài)來看，一般仍是處于第一價值階段，其對機關(guān)日常管理工作仍具有很強的現(xiàn)實作用。因此，檔案室的服務(wù)方向、服務(wù)對象、服務(wù)范圍必然基本局限于機關(guān)內(nèi)部。

(二)檔案室的作用

檔案室的作用，主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面，檔案室是機關(guān)內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門，它是機關(guān)工作的助手，為機關(guān)管理和機關(guān)職能活動提供必要的檔案信息支持。所以，檔案室工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是機關(guān)管理工作和業(yè)務(wù)職能得以延續(xù)的重要手段。

另一方面，檔案室是全國檔案工作的基礎(chǔ)。機關(guān)檔案室是國家檔案不斷補充的源泉，國家檔案的完整程度和連續(xù)積累，首先取決于檔案室；在全國檔案工作組織體系中，檔案窒是檔案形成后首先提供利用，并且大量發(fā)揮現(xiàn)實作用的陣地；檔案室是先期保管具有長遠價值檔案的過渡性機構(gòu)，它為檔案館工作創(chuàng)造條件。

(三)檔案室的任務(wù)

檔案室的基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一地管理本機關(guān)各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料。

檔案室的具體任務(wù)在《機關(guān)檔案工作條例》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等法規(guī)中有明確規(guī)定，概括起來主要是：

1．對本機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督各級機關(guān)應(yīng)建立、健全文件材料的歸檔制度，凡是機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)由文書部門或業(yè)務(wù)部門進行整理、立卷，并定期向機關(guān)檔案室歸檔。機關(guān)檔案室對本機關(guān)文件材料歸檔工作負有指導和監(jiān)督的職責。

為了保證歸檔文件的完整，便于保管和利用，檔案室工作人員不僅要通過歸檔工作把已經(jīng)形成的文件收集完整，而且要關(guān)心文件的形成、辦理和整理過程中的有關(guān)情況，這具體表現(xiàn)在：就文書處理工作制度、文件的格式和書寫材料等方面存在的問題，向有關(guān)領(lǐng)導和業(yè)務(wù)部門提出意見與建議；指導和協(xié)助文書部門或業(yè)務(wù)部門堅持執(zhí)行文件材料歸檔制度；協(xié)助和督促有關(guān)部門做好立卷和歸檔前的準備工作；協(xié)助和指導文書部門或業(yè)務(wù)部門，制定必要的規(guī)章制度，發(fā)揮檔案室在電子文件前端控制中的積極作用等。

2．負責管理本單位的全部檔案和相關(guān)資料，并積極組織提供利用

檔案室是本機關(guān)存儲、加工和傳遞檔案信息的部門，它負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計工作，并編制必要的檔案檢索工具和參考資料，為本機關(guān)各項管理活動服務(wù)。科學管理檔案是檔案室的基礎(chǔ)工作，為本機關(guān)提供檔案信息服務(wù)是檔案室工作的基本出發(fā)點。

3．定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交

檔案室工作是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室移交的檔案，其完整程度、價值高低、整理質(zhì)量、保管狀況等，都直接影響到檔案館的館藏建設(shè)，影響到國家文化遺產(chǎn)積累和保護的狀況。因此，做好檔案室工作，對國家檔案信息資源的積累和維護歷史的真實面貌，具有十分重要的作用。  

由于我國檔案室(或檔案處、檔案科)在職能劃分上的復雜性，有一些檔案室除要完成上述基本任務(wù)與具體任務(wù)以外，還負有一定的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導和檢查的職能。據(jù)此，可以將檔案室劃分為兩種類型：一是單純的檔中央和地方一些專業(yè)主管機關(guān)的檔案部門，除要完成上述任務(wù)外，還負責對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。這部分工作實際上屬于檔案行政機構(gòu)的職能。

(四)檔案室的類型

我國檔案室數(shù)量大、分布廣、類型復雜。。主要歸納起來有以下類型：

1．普通檔案室

普通檔案室通常也稱機關(guān)檔案室、文書檔案室，它主要是負責管理機關(guān)的黨、政、工、團文書檔案。這種檔案室在全國數(shù)量最多、設(shè)置最為普遍。黨政機關(guān)、團體、學校等單位的檔案室都屬于這一類。

2．科技檔案室

科技檔案室是指保管科技檔案(一般也管理科技資料)的專門檔案機構(gòu)。在工廠、設(shè)計院、科學技術(shù)研究院等單位一般都設(shè)有科技檔案室。科技檔案室主要是為本單位生產(chǎn)和科研服務(wù)，同時，在確保國家機密技術(shù)信息安全的前提下，也應(yīng)及時組織科技檔案情報的交流，對外實行有償服務(wù)，為技術(shù)轉(zhuǎn)讓提供檔案資料。

3．音像檔案室

這是保存影片、照片、錄音帶等特殊載體的檔案室。電影公司、制片廠、新聞攝影部門、廣播事業(yè)部門等單位一般都設(shè)有這種檔案室。其他各類機關(guān)也會在日常工作中形成一些照片、錄音帶等特殊載體的檔案，但由于數(shù)量十分有限，因此，一般不專設(shè)這種檔案室，而是由普通檔案室統(tǒng)一管理。

4：人事檔案室

這種檔案室的設(shè)置較為普遍。由于人事檔案自身的特殊性，它一般與其他各類檔案分開管理。這就有必要專門設(shè)立人事檔案管理的部門，它通常依附于機關(guān)內(nèi)人事管理部門或組織部門，有的也稱干部或職工檔案室。

5．綜合檔案室

這是機關(guān)建立的綜合性檔案管理機構(gòu)，它統(tǒng)一管理本機關(guān)形成的各種普通檔案、專門檔案和特殊載體檔案。隨著機關(guān)檔案綜合管理的發(fā)展和綜合檔案室本身在人財物投人與信息開發(fā)利用上所具有的優(yōu)勢，近年來綜合檔案室迅速增加，并在不斷普及和提高。

6．聯(lián)合檔案室

同一地區(qū)，特別是在同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機關(guān)聯(lián)合起來設(shè)立一個檔案機構(gòu)，負責保存和管理這些機關(guān)形成的檔案，這種機構(gòu)通常就是聯(lián)合檔案室，或稱為檔案服務(wù)中心。有的地方還建立了介于機關(guān)和檔案館之間過渡性的檔案管理機構(gòu)——“文件中心”。由于文件中心的設(shè)置形式不完全等同于聯(lián)合檔案室，因此將在本章第四節(jié)中再作具體介紹。

7．檔案信息中心

也有的單位稱信息中心。一些大型企業(yè)單位正在試行檔案、圖書、情報的一體化管理，它是在原有圖書機構(gòu)、檔案機構(gòu)或情報機構(gòu)的基礎(chǔ)上設(shè)立的統(tǒng)一的信息管理實體機構(gòu)。這種組織形式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。