檔案文摘法

一、檔案文摘的功能及其種類

檔案文摘是以提供檔案內容梗概為目的, 不加評論和解釋,簡明確切地記述檔案重要內容的短文。

(一) 檔案文摘的功能

檔案文摘與檔案目錄和索引不同, 檔案目錄和索引揭示檔案的內容和形式特征, 并指明出處, 其主要作用是提供檢索線索,一般不直接報道檔案內容。而檔案文摘是對檔案信息內容的濃縮, 它雖說也具有某種檢索手段, 但其主要作用不是提供檢索途徑, 而是報道檔案內容, 甚至可以代替閱讀原文。具體來說, 檔案文摘的功能如下:

(1 ) 信息報道功能。檔案文摘忠實而準確地反映和報道了檔案原文中的信息, 它可供利用者在不查閱原文的情況下, 真實地了解檔案的內容。在檔案數量急劇增長的今天, 人們不可能一一閱讀檔案原文, 而目錄、索引等檢索工具提供的信息量又不足以代替原文, 文摘的信息報道功能此時就顯得尤其重要, 它是人們及時、系統獲取大量檔案信息的重要途徑。

(2 ) 檢索功能。當利用者需要查閱檔案原文時, 文摘可以提供檔案的線索。文摘的檢索功能主要是通過文摘的著錄事項, 如原文出處、標題、責任者等來實現的。另外, 文摘的索引系統也加強了其檢索功能。

(3 ) 信息傳播功能。文摘提供的是精練的檔案信息, 有利于檔案信息的傳遞和交流, 擴大了檔案信息的傳播范圍, 可以提高檔案的利用率, 并在客觀上起到了一定的宣傳作用, 有利于檔案信息的開發利用。

(二) 檔案文摘的種類

按不同的標準, 檔案文摘可以劃分成不同的種類。

1 . 按所含信息量的多少, 文摘分為報道性文摘、指示性文摘和報道指示性文摘

報道性文摘是直接地、完整地反映檔案原文中所含定量和定性信息的文摘。它是信息含量最大的文摘, 它將原文中的主要論點、性質、方法、結論等事實數據比較全面地反映出來, 在一定情況下可以起到代替原文的作用。

指示性文摘是簡要地描述檔案原文的主要內容供利用者判斷是否需要閱讀原文的一種簡短的文摘。指示性文摘不直接反映檔案原文的事實性信息, 只指明原文的主題和內容梗概。

報道指示性文摘是介于上述兩者之間的一種文摘, 對原文中的重要內容或信息采用報道性文摘的寫作方法, 對其他內容則采用指示性文摘的寫法。

2 . 按文摘的編寫者分, 分為作者文摘和文摘員文摘

作者文摘是由檔案原文責任者自己編寫的文摘。這種文摘一般與原文同時產生, 能及時準確地傳遞原文的信息, 具有顯著的報道功能。

文摘員文摘, 也稱第三者文摘, 是由專職或兼職的文摘員編寫的文摘, 是檔案責任者以外的人員編寫的文摘。這種文摘要求文摘員具有較高的專業水平, 并按照一定的規范編寫, 以保證文摘的質量。

3 . 按文摘的內容分, 分為綜合性文摘和專業性文摘

綜合性文摘是指匯集了不同學科、不同主題檔案內容的文摘。這種文摘全面反映各個學科、專業的檔案內容, 一般沒有特定的利用對象。

專業性文摘是只針對某一專業或某一主題檔案內容編寫的文摘。這種文摘一般只針對某一特定的利用對象, 只反映檔案原文中特定內容信息。

4 . 按文摘所在位置分, 分為同址文摘和異址文摘

同址文摘指與原文刊登在一起的文摘。這種文摘一般為作者文摘, 常刊登在原文之前。

異址文摘指與原文分開刊登的文摘。這種文摘與其原文不在同一媒介上出現, 而刊載在專門的檢索刊物上。

由于文摘在一定程度上可以代替原文閱讀, 能夠及時提供大量信息, 與目錄、索引相比, 其時效性更強。然而, 絕大多數檔案館和檔案室并未把編寫文摘提上議事日程。檔案文摘中常見的形式是公文文摘, 也就是在現行文件階段, 由文件作者或文書人員以及其他人員撰寫的文摘, 這種文摘往往與處理完畢的文件一起移交給檔案室, 供日常工作查考之用, 它更多地起到的是參考資料的作用, 而非檢索工具的作用。另外, 檔案文摘較之一般的文摘具有特殊性, 它不能像其他文獻資料文摘一樣公開刊行, 不能讓人任意查閱, 這是由檔案的特點所決定的。

二、檔案文摘的結構、要素與詳簡度

(一) 檔案文摘的結構與要素

檔案文摘一般由檔案著錄事項和文摘正文兩部分組成。

檔案著錄事項包括:

(1 ) 檔號、文摘號與計算機備檢號;

(2 ) 檔案題名;

(3 ) 檔案作者與立檔單位;

(4 ) 檔案所在案卷標題及其起訖頁碼;

(5 ) 檔案存放處所及其編號;

(6 ) 關鍵詞。

著錄事項的詳略依文摘的類型與閱讀對象而定, 它直接影響到文摘的檢索功能。

文摘正文一般由下列要素組成:

(1 ) 目的: 檔案的主題范圍, 所要達到的目的、對象等;

(2 ) 事由: 所要解決的問題, 采用的方法、手段等;

(3 ) 結論: 觀察與研究的結果、數據, 今后的課題、啟發、建議、預測等;

(4 ) 其他有情報價值的信息。

(二) 檔案文摘的詳簡度

檔案文摘的詳簡度應根據檔案的類型、內容、信息量、篇幅和實際需要確定, 其中檔案內容是決定性因素。GB6447-86 《文摘編寫規則》中規定: 報道性文摘和報道指示性文摘一般以400字左右為宜; 指示性文摘一般以200 字左右為宜。

一般來說, 宜寫成報道性文摘的檔案材料有: 工作報告、調查報告、總結、情況反映以及3 000 字以上的文件; 宜寫成指示性文摘的有: 命令、指示、標準、技術圖紙、工作章程、合同、協約、判決書、法規、3 000 字以內的文件材料等。

需要指出的是, 文摘的篇幅并不取決于原文的長短, 而取決于它的內容。但在大多數情況下, 原文的篇幅可以反映其所含信息量的多少, 因此, 有人提出了文摘的縮寫系數, 即文摘字數與原文字數之比。文摘縮寫系數又稱濃縮率, 反映了文摘對檔案原文信息量的濃縮程度, 縮寫系數的高低是評價文摘質量的一個標準。實際操作中, 應根據原文信息量的大小來選擇文摘的類型,確定文摘的詳簡程度, 力求用最精練的文字達到與原文等同或近似的信息量。

三、檔案文摘的編寫步驟與方法

(一) 檔案文摘的編寫步驟

1 . 進行主題分析

正確把握原文的內容, 明確其主題, 確定編寫文摘的要點。

2 . 撰寫正文

根據國家標準《文摘編寫規則》的要求, 按規范的文摘結構和要素, 編寫文摘正文。

3 . 進行著錄。根據文摘的類型和利用者的需要作詳盡無誤的著錄, 著錄事項如前所述。其中, 檔案原文題名、作者及出處是必不可少的項目。

(二) 檔案文摘編寫的一般方法

(1 ) 要忠實于原文, 客觀、準確地表達原文的內容, 切不可任意添加原文沒有的內容或文摘編寫者的主觀見解、解釋、評論等。

(2 ) 合理安排文摘的結構, 根據文摘要素在各有關部分表達特定的內容。

(3 ) 用第三人稱敘述或介紹原文內容, 避免用第一人稱寫作。

(4 ) 如實反映原文作者的思路和表達方式, 保持原文的層次結構和敘述順序, 不應任意顛倒原文的語句順序。

(5 ) 采用規范化的名詞術語( 包括地名、人名、機構名等) ,用最精練的文字概括原文的內容。

(6 ) 進行簡明而合乎規范的著錄。

(7 ) 書寫要合乎語法規范, 行文結構要嚴謹, 表達要簡明,語義要確切, 一般不分段落。還要注意正確使用簡化字和標點符號。

下面是一條指示性文摘示例:

關于資源、綜合利用項目與新建和擴建工程實行“ 三同時” 的若干規定/ 國家計委/ 1—3—4—12/ 要求新建、擴建、改建項目和技術改造項目, 以及一切可能對環境造成污染和破壞的工程建設和自然開發項目, 必須嚴格實行防治污染和生態破壞的措施與主體工程同時設計、施工、投產, 并對堅持“ 三同時”, 推動資源綜合利用, 促進企業合理利用資源,增加社會財富, 有效地保護環境等作了具體規定。