檔案索引法

檔案索引法是深入揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征, 注明其來源出處, 并按一定規(guī)律加以編排的方法。索引對分散在各個全宗、案卷中的檔案信息內(nèi)容分門別類地進(jìn)行揭示, 提供查找檔案的線索, 具有靈活、簡潔、直觀、使用方便等特點(diǎn)。與目錄相比, 索引揭示檔案內(nèi)容更為深入、細(xì)致。索引深入反映了檔案某一方面的特征, 如人名、地名等, 而目錄揭示的是完整的檔案單元, 如一個全宗、一個案卷、一份文件等。目錄是對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行全面系統(tǒng)的記錄, 著錄項(xiàng)目比較詳細(xì)、完整, 而索引的款目卻比較簡略, 一般只有標(biāo)目和檔案出處等項(xiàng)。不少目錄的正文后面, 往往附有輔助索引, 將檔案目錄的有關(guān)著錄項(xiàng)目,根據(jù)不同需要, 按與目錄正文不同的排檢方式重新組織起來, 為利用者從多種途徑檢索檔案提供了方便, 目錄的使用價(jià)值也隨之提高。

一、檔案索引的分類

(一) 按內(nèi)容分, 可分為分類索引、主題索引、人名索引、地名索引等

分類索引是以分類號為標(biāo)目及檢索入口的索引, 按分類號的順序排列。例如, 為檔案主題目錄配置的分類索引, 可以同主題目錄一起同時提供分類、主題兩條檢索途徑。

主題索引是以主題詞為標(biāo)目及檢索入口的索引, 按主題詞的字順排列。例如, 為檔案分類目錄配置的主題索引, 可以提高分類目錄的使用價(jià)值, 提供按主題查找檔案的途徑。

人名索引是以檔案中涉及的人名為標(biāo)目及檢索入口的索引,按人名字順排列。

地名索引是以檔案中涉及的地名為標(biāo)目及檢索入口的索引,按地名字順排列。

(二) 按載體分, 可分為書本式索引、卡片式索引、縮微式索引、機(jī)讀式索引等

書本式索引是以紙張為載體, 通過印刷方式編制并裝訂成冊的索引。

卡片式索引是以紙質(zhì)卡片為載體, 用手工書寫或機(jī)器印刷方式編制和生產(chǎn)的索引。

縮微式索引是以縮微平片和縮微膠卷為載體的索引。

機(jī)讀式索引是以磁帶、磁盤為載體的索引, 它是索引生產(chǎn)自動化的產(chǎn)物。

(三) 按編制方式分, 可分為手工索引和機(jī)編索引等

手工索引是人工編制的索引, 這是傳統(tǒng)的索引形式。

機(jī)編索引是用計(jì)算機(jī)編制、生產(chǎn)的索引, 又可分為機(jī)助索引和全自動索引。機(jī)助索引是用計(jì)算機(jī)輔助人工編制的索引; 全自動索引是全部由計(jì)算機(jī)生成的索引。機(jī)編索引有取代手工索引的趨勢。

(四) 按排序方法分, 可分為字順?biāo)饕⑿蛱査饕⒕幠晁饕?/span>

字順?biāo)饕前凑账饕龢?biāo)目的字順排列的索引;

序號索引是按號碼順序排列的索引;

編年索引是按編年次序排列的索引。

(五) 按索引所處位置和形態(tài)分, 可分為附錄式索引、單卷式索引和期刊式索引等

附錄式索引是附于檔案目錄、文摘、參考資料等之后的索引;  單卷式索引是單獨(dú)出版的索引;

期刊式索引是相隔一段時期連續(xù)出版的索引。目前最常見的檔案索引為附錄式索引。

總而言之, 索引的種類繁多, 各檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)自身的條件和利用者的需求來選擇所要編制的索引的類型。

二、檔案索引的結(jié)構(gòu)與功能

(一) 檔案索引的結(jié)構(gòu)

索引由正文和附屬結(jié)構(gòu)兩大部分組成。索引正文包括索引款目和參照系統(tǒng)等; 附屬結(jié)構(gòu)有使用說明、代碼表、檢字表、縮略語表等。簡單的檔案索引常常只有索引款目一項(xiàng)。

1. 索引款目

索引款目是索引的基本組成要素, 是構(gòu)成索引正文的基礎(chǔ)。其功能是指引利用者查找檔案中包含的某一方面信息, 并指明其出處。包括標(biāo)目和出處兩項(xiàng)。

(1 ) 索引標(biāo)目。索引標(biāo)目是索引款目的排檢入口, 它決定了款目在索引中的排檢位置, 是用戶查找索引的出發(fā)點(diǎn)。各種檔案特征, 只要具有檢索意義的, 都可作標(biāo)目, 如檔案分類號、主題詞、人名、地名、文號, 等等。索引標(biāo)目決定了索引的性質(zhì)和類型。

(2 ) 出處。出處項(xiàng)指明索引揭示的檔案信息在館藏體系中的位置, 亦即檔號。

除了標(biāo)目和出處兩個基本項(xiàng)目外, 有些索引款目中還有注釋和其他附加信息如題名等, 對標(biāo)目起補(bǔ)充說明的作用。

索引款目結(jié)構(gòu)如圖4-9 所示。

2. 參照系統(tǒng)

參照系統(tǒng)是反映索引款目之間相互關(guān)系的一種關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。它能提供更多的檢索入口, 幫助用戶更全面、更迅速、更準(zhǔn)確地查到所需的檔案信息, 起提示和指引的作用。目前不少檔案索引未配置參照系統(tǒng), 大大影響了其功能。

參照系統(tǒng)由見參照、參見參照、說明參照等組成:

(1 ) 見參照。由非正式標(biāo)目( 不帶出處項(xiàng)) 指向正式標(biāo)目的參照。例如:

毛潤之見 毛澤東

(2 ) 參見參照。指明標(biāo)目之間相關(guān)關(guān)系的參照。例如:

孫中山參見辛亥革命

(3 ) 說明參照。又稱一般參照, 說明索引的使用方法的參照。例如:

檔案館

參見各種類型檔案館, 如綜合性檔案館、專業(yè)檔案館、企事業(yè)單位檔案館等。

3. 附屬結(jié)構(gòu)

(1 ) 使用說明。包括索引的用途、收錄檔案的范圍、排列方法、使用方法的說明等。

使用說明應(yīng)簡明扼要, 放在索引正文之前。

(2 ) 代碼表。包括檔案及檔案館類型代碼表、機(jī)構(gòu)名稱代碼表、地區(qū)代碼表等。可根據(jù)需要決定是否附上代碼表或哪種代碼表。

(3 ) 檢字表。根據(jù)索引款目的排列方法附上檢字表, 如漢語拼音檢字表、筆畫筆順檢字表、四角號碼檢字表等, 以方便查找。

(二) 檔案索引的功能

隨著檔案數(shù)量的增多, 索引的作用也越來越重要, 其功能可概括如下:

1. 深入揭示檔案信息內(nèi)容

與目錄相比, 索引能從更深層次揭示檔案的具體內(nèi)容, 如某一事件、某一概念、某一語詞、某一人名或地名等。它能全面、詳盡地將檔案中包含的各種信息揭示出來并加以組織, 是導(dǎo)引查找檔案中特定內(nèi)容的有效工具, 能使檔案的作用得到更大的發(fā)揮。

2. 提供簡便的查找途徑

索引通過提供檔案出處及其收藏地址, 可以指引利用者迅速、準(zhǔn)確地在大量的檔案材料中找到所需要的檔案信息, 節(jié)省利用者的時間和精力, 免除了他們一一翻檢之勞。因此, 從檢索功能來看, 索引是大大優(yōu)于文摘、指南、目錄等其他檢索工具的。

3. 提高其他檢索工具的檢索功能和利用價(jià)值

在檔案目錄、指南、文摘等檢索工具后往往配備有各種索引, 以提供不同于這些檢索工具的另外的檢索途徑, 從另一種角度來揭示檔案信息, 如檔案分類目錄的主題索引、主題目錄的分類索引等。這種附錄式的索引可以大大提高這些檢索工具的檢索功能及其利用價(jià)值, 使它們的結(jié)構(gòu)和功能更加完善, 其利用率也得以提高。

三、檔案索引的編制方法

(一) 檔案索引的編制程序

1. 總體設(shè)計(jì)

確定檔案索引的編制目的、規(guī)模, 收錄檔案的范圍, 索引的類型, 編制方式等。

2. 標(biāo)引

分析檔案的內(nèi)容, 從中選擇所需的索引標(biāo)目, 如人名、地名、機(jī)構(gòu)名、事物名等。假如要編的是分類索引或主題索引, 則需依據(jù)檔案分類法或主題法進(jìn)行分類標(biāo)引或主題標(biāo)引。分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的方法如本章第一節(jié)所述。標(biāo)目的選取應(yīng)考慮用戶的檢索習(xí)慣及其需求, 只選取具有檢索意義的檔案內(nèi)容特征或形式特征作標(biāo)目。

3. 編制索引款目

將從檔案材料中擇取的標(biāo)目, 連同其出處、注釋以及某些附加信息等項(xiàng), 按照一定的格式編成一條條索引款目。

4. 配置參照

結(jié)構(gòu)較復(fù)雜的索引一般都應(yīng)設(shè)置參照, 以顯示索引標(biāo)目之間的相互關(guān)系。分類索引和主題索引的參照可以參考檔案分類表和主題詞表編制, 其他索引的參照一般也要參考一些工具書編配。

5. 排序

將全部索引款目和參照按一定的次序統(tǒng)一排列。排序的方法應(yīng)根據(jù)索引的類型而定, 分別采用分類、字順、序號等排列方式。

6. 編輯加工與排印

經(jīng)審核校對、編輯后, 按預(yù)先設(shè)計(jì)的版面格式附上編制說明及必要的代碼表、檢字表等排版印刷出版。

如果是應(yīng)用計(jì)算機(jī)編制索引, 則在標(biāo)引完成后, 將索引款目和參照系統(tǒng)等數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi), 由計(jì)算機(jī)自動完成款目拼接、排序、編輯、打印等工作。利用計(jì)算機(jī)編制檔案索引可使大量繁瑣的事務(wù)性勞動由機(jī)器來完成, 節(jié)省了人力, 加快了索引編制速度, 并使索引的質(zhì)量大大提高。

(二) 索引款目的編制方法

1. 索引標(biāo)目的選擇

索引標(biāo)目可以從題名、正文、摘要中直接抽取, 也可通過分類表、詞表標(biāo)引所得。不管是采用自然語言還是規(guī)范語言, 索引標(biāo)目都應(yīng)符合下列要求:

(1 ) 專指性。用作標(biāo)目的人名、地名、機(jī)構(gòu)名、事物名等應(yīng)與檔案的內(nèi)容確切相關(guān)。

(2 ) 有效性。應(yīng)將具有檢索意義和情報(bào)價(jià)值的檔案信息選作標(biāo)目, 避免將無利用價(jià)值的檔案特征用作標(biāo)目。

(3 ) 規(guī)范性。標(biāo)目應(yīng)準(zhǔn)確地表達(dá)檔案的特征, 盡量選用科學(xué)、規(guī)范的語詞或號碼作標(biāo)目。

(4 ) 簡明性。索引標(biāo)目應(yīng)簡短明了, 易讀易記, 易于排檢。

2. 索引深度的控制

索引深度指的是檔案索引揭示檔案信息的詳略程度。它依被索引檔案的特點(diǎn)及檢索要求而定, 決定了索引的規(guī)模、成本及其使用價(jià)值。一般來說, 索引深度越大, 它所提供的信息量就越大, 但這并不是說索引深度越大越好。因?yàn)殡S著索引款目的增多, 索引的篇幅和成本也就隨之增大, 用戶檢索時所費(fèi)精力也會增多。因此, 索引深度應(yīng)加以控制, 控制在既能提供足夠的檔案信息, 又不增加太多的篇幅和成本的限度內(nèi)。索引深度的控制可通過下述途徑進(jìn)行:

(1 ) 控制索引的收錄范圍

一般來說, 一種索引不大可能網(wǎng)羅全部館藏, 它往往是針對某一特定范圍的檔案編制的, 如某一專題、某一時間跨度的檔案等。應(yīng)根據(jù)索引的類型和目的來確定其收錄范圍, 將價(jià)值不大,不在該索引的時間范圍或?qū)ｎ}范圍以內(nèi)的檔案材料排除在外。

(2 ) 控制標(biāo)引深度

標(biāo)引深度指從一份檔案中選取標(biāo)目的數(shù)量。標(biāo)引深度越大,對檔案的揭示就越全面, 提供的檢索途徑就越多, 但將無多大情報(bào)價(jià)值的檔案特征加以揭示的可能性也就增大。因此, 標(biāo)引深度過大反而會降低檢索效率, 這就需要明確規(guī)定每份檔案的平均標(biāo)引深度, 只將有重要價(jià)值的檔案信息標(biāo)引出來, 而對檔案中僅僅一帶而過、未詳細(xì)論述的內(nèi)容, 假設(shè)性和比喻性的內(nèi)容以及某些常識性的東西則無須標(biāo)引。

(3 ) 控制索引款目的信息量

索引款目項(xiàng)目應(yīng)盡可能簡單, 不到十分必要時不要隨便提供附加信息。正常情況下, 索引款目包含的信息是少于目錄和文摘的, 后兩者直接向用戶提供經(jīng)壓縮的檔案信息, 而索引只是提供檔案線索, 指引用戶去查找所需要的信息。所以, 對于普通的檔案索引來說, 只要標(biāo)目和出處兩項(xiàng)即可。

3. 索引款目的排版

索引款目的排版形式大致有三種:

(1 ) 分行式。將主標(biāo)目、副標(biāo)目、注釋、出處等項(xiàng)目分行列出。這種形式美觀醒目, 易于查檢, 但所占篇幅較大。

(2 ) 表格式。按事先印好的表格逐項(xiàng)登記各項(xiàng)目。這種形式整齊劃一, 清晰易檢, 但表格固定, 不夠靈活, 有時填不滿, 有時填不下, 空間利用率較低。

(3 ) 密集式。將各項(xiàng)目連續(xù)編排, 中間用分號隔開。這種形式排版緊湊, 所占篇幅最少, 但主副標(biāo)目、注釋、出處等不分層次, 混雜在一起, 不便查找。

除了采用不同格式外, 還可根據(jù)需要, 用不同字體、字號及標(biāo)識符號來區(qū)分索引款目的不同部分, 以達(dá)到醒目、易檢的目的。

(三) 計(jì)算機(jī)在索引編制中的應(yīng)用

1. 應(yīng)用范圍

計(jì)算機(jī)主要在以下方面應(yīng)用于索引的編制:

(1 ) 自動標(biāo)引。利用專用軟件, 進(jìn)行自動分詞、句法分析、自動聚類、自動抽詞、詞頻統(tǒng)計(jì)等工作。由于標(biāo)引是索引編制過程中所費(fèi)人力最多、難度較大的一項(xiàng)工作, 所以自動標(biāo)引技術(shù)的應(yīng)用對于提高索引的編制速度, 節(jié)約人力、物力有著十分重要的作用。

(2 ) 自動生成索引款目。向計(jì)算機(jī)輸入各種索引數(shù)據(jù)后, 采用專用軟件可用于索引款目的拼接、參照的編配, 并自動排序和輪排, 生成各種索引款目。

(3 ) 輔助編輯排版。可通過計(jì)算機(jī)控制版面格式、變換字體與字號、添加助檢標(biāo)志、輸出打印稿等。

(4 ) 用于索引的管理。可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行索引的統(tǒng)計(jì)工作,檢查索引中存在的錯誤和遺漏, 并對其進(jìn)行必要的修訂。

2. 意義

計(jì)算機(jī)在索引編制中的應(yīng)用使得大量繁瑣的手工勞動由機(jī)器代替, 索引編制水平大大提高, 具體表現(xiàn)在下面幾個方面:

(1 ) 提高了索引工作的效率, 加快了索引的編制速度。計(jì)算機(jī)可實(shí)現(xiàn)一次輸入、多次輸出, 根據(jù)需要自動生成不同載體、不同格式、不同范圍的各種索引產(chǎn)品, 大大節(jié)省了人的手工勞動,提高了索引編制的效率和速度。

(2 ) 提高了索引的質(zhì)量。索引編制中有大量的事務(wù)性勞動,如抄卡片、配參照、排序等, 手工完成時很容易出錯, 必須反復(fù)校對。采用計(jì)算機(jī)編制索引時, 很多工作由計(jì)算機(jī)自動完成, 發(fā)現(xiàn)錯誤可及時糾正, 索引的規(guī)范化程度提高, 其質(zhì)量也大大改善。

(3 ) 降低了索引生產(chǎn)的成本。利用計(jì)算機(jī)編制索引可以簡化索引編制步驟, 節(jié)省人力、物力, 有利于開展各種檢索服務(wù), 索引生產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益大大提高。

(4 ) 可以編制各種手工難以編制或無法編制的新型索引。

(四) 人名索引的編制

人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明其出處的一種檢索工具, 可分為綜合性人名索引和專題性人名索引兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中涉及到的全部人名編制成索引; 專題性人名索引是按某一專題范圍編制人名索引, 即選擇若干比較常用的利用角度作為專題編制人名索引。一般來說, 專題性人名索引利用率較高, 且編制工作量不大, 對一般檔案部門都是適宜的,可以滿足大多數(shù)從人名入手查找檔案的利用要求; 而綜合性人名索引編制工作量大, 且并非檔案中涉及的任何人名都有檢索意義, 所以, 往往只用于人事檔案、訴訟檔案等, 對普通檔案不太適宜。

在編制人名索引時, 應(yīng)對一人多名的情況加以處理, 在一個人的真實(shí)姓名、字號、別名、筆名、藝名等之間建立參照, 將同一人的檔案材料集中一處, 避免漏檢、誤檢。人名索引可參照《中國檔案主題詞典》所附人名表編制。

人名索引分人名和檔號兩部分, 將人名引向所在檔案的檔號, 即可查到記載某一人物的各種檔案材料。其款目結(jié)構(gòu)如圖4-10 所示:

該條款目可作以下參照( 圖4-11) :

人名索引按人名字順排列, 有筆畫筆形法、音序法等。

(五) 地名索引

地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明其出處的一種檢索工具。地名索引可以為從地區(qū)角度入手查找檔案的利用者提供檔案線索, 尤其對利用檔案編史修志的利用者十分有用。地名索引比較適用于涉及地區(qū)范圍較廣的地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案、氣象檔案、測繪檔案等。

編制地名索引時, 應(yīng)搞清各地區(qū)在行政區(qū)劃、名稱等方面的沿革, 在原用名和現(xiàn)用名之間建立參照, 將同一地區(qū)的檔案材料集中一處。

地名索引包括地名和檔號兩部分, 必要時應(yīng)加上注釋, 將地名引向所在檔案的檔號, 即可查到記載該地區(qū)情況的各種檔案材料。其款目結(jié)構(gòu)如圖4-12 所示:

四、檔案索引的評價(jià)

(一) 檔案索引的評價(jià)指標(biāo)

檔案索引的評價(jià)可以從以下方面進(jìn)行:

1. 索引的網(wǎng)羅度

索引的網(wǎng)羅度指的是索引揭示檔案信息的全面程度。網(wǎng)羅度越大, 索引中包含的檔案信息就越豐富。網(wǎng)羅度可以從兩個方面來判斷: 一是檔案索引收錄檔案范圍的大小; 一是對一份檔案而言, 從中提取檔案信息的多少。

2. 索引的專指度

索引的專指度指的是索引標(biāo)目表達(dá)檔案信息內(nèi)容的確切程度。評價(jià)索引的專指度主要看標(biāo)目是否提供了確切的檔案信息,既不遺漏有檢索價(jià)值的內(nèi)容, 又不將無檢索價(jià)值的內(nèi)容用作索引標(biāo)目。另外, 還要看索引標(biāo)目是否正確表述檔案的內(nèi)容, 標(biāo)目名稱是否含義明確、科學(xué)規(guī)范。

3. 索引的易用性

這是指查檢索引的方便程度而言, 主要看索引中是否配備了完備的參照系統(tǒng), 有無注釋, 排序方法是否合理, 有無較好的使用說明指引用戶查找等。

4. 索引的物質(zhì)形式

索引紙張是否耐用, 字體是否醒目好看, 格式是否合理, 欄目是否清晰, 開本是否合適, 篇幅大小如何等等。

5. 索引的成本效益

要求用最簡明的結(jié)構(gòu)發(fā)揮盡可能多的功能。結(jié)構(gòu)復(fù)雜、功能齊全或結(jié)構(gòu)簡單、功能單一都不是理想的模式, 任何多余的款目或項(xiàng)目都會影響索引的結(jié)構(gòu)與功能的完善, 還會提高其成本。(二) 檔案索引的評價(jià)方法

1. 調(diào)查法

主要調(diào)查索引的使用效果, 是否滿足用戶的需要, 是否產(chǎn)生較好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等。可以采用問卷調(diào)查或直接向利用者詢問使用情況等調(diào)查方式。

2. 比較法

通過與國內(nèi)外同類索引的比較來評價(jià)索引的結(jié)構(gòu)、性能等。比較的項(xiàng)目包括: 索引深度、索引的結(jié)構(gòu)與功能、易用性、自動化程度以及索引的成本效益等。

3. 統(tǒng)計(jì)法

對索引的量化指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì), 如索引款目數(shù)量、索引深度、錯誤率、被索引文獻(xiàn)正文與索引的篇幅之比、索引的檢索效率等。對檔案索引進(jìn)行全面、客觀地評價(jià), 有利于改進(jìn)索引編制方法, 不斷提高索引的質(zhì)量及索引工作水平。