檔案的種類

檔案的種類是人們對檔案進行分類認識的結果。這種認識性分類結果不僅有認識意義，對檔案管理實踐也具有宏觀的指導意義。但認識性分類與管理性分類不可混為一談。認識性分類因其目的在于認識且僅存在于觀念之中，所以可同時從多個角度用多種方法（分類標準）進行分類，而且允許界限模糊的分法及結果存在（只要其有認識意義）；而管理性分類因用于實踐操作，所以每次分類只能使用一種方法，不能同時使用多種方法。而且一般不能使用界限模糊的分法，因為模糊的分法及其類別結果會使歸類操作產生困惑或混亂。

分類是人類認識、管理事物的基本方法之一。人們認識、控制形態廣泛復雜、數量眾多的事物的基本方法，就是對其分而識之、分而治之。但分類本身卻是個極為復雜的問題，其深層問題尤其是根本性問題人們至今并未真正弄清楚。如人們往往認為分類就是形式邏輯意義上的分類概念劃分的極端形式，但人們在管理實踐層（即分而治之中）還大量使用著非形式邏輯性的分法（如分割、分解），而且也將其稱為“分類”；再如人們往往按形式邏輯性的類別概念去認識檔案內容信息的管理性分類（又對檔案的認識性（又稱概念）分類，即對檔案的種類認識；事物，將事物歸類，甚至將類別概念與其所指事物本身劃等號。但在真實的世界中其實根本不存在所謂形式邏輯意義上的“類”，所謂各類事物之間實際上并沒有一條清晰嚴格的邏輯性類別界限。所謂“類”實際上只是人的一種抽象的觀念，僅存在于人的頭腦之中。盡管人們可以從邏輯上對事物進行類別認識，但大千世界本身卻決不是個邏輯體；還有，就對某一分類對象的分類而言，其可用的分法是多種多樣的。而且沒有哪一種分法是最好的。人們也不可能在技術上將各種分法整合統一成一種分法或一個嚴密的分法體系，等等。正是由于分類本身的復雜性而分類又恰恰是檔案管理最基本的方法之一，所以分類之爭尤其是分法之爭就成了檔案管理方法、原則、理論紛爭的重點問題。一般認為，檔案分類涉及三個層面：檔案實體的管理性分類（又稱實體分類）；稱信息分類或檢索分類）。檔案界關于分類的學術紛爭在這三個層面均有程度不同的表現。本節所講的只是其第一層面，即對檔案的種類認識及其結果。其目的在于認識檔案現象。

檔案現象是極為復雜的。為較全面地認識檔案，人們往往是同時從多種角度、采用多種不同方法對檔案進行種類認識。每一角度、每一分法所形成的種類概念均有其特定的認識功能，可揭示、反映檔案某一方面的屬性或特征，解決某一方面的問題。檔案界常用的種類認識角度、方法及其結果主要有以下幾個：

一、公務檔案與私人檔案

這是從檔案形成領域的公、私屬性角度對檔案進行分類認識所形成的兩個相對性概念，它主要可解決檔案的歸屬即所有權問題。公務檔案是指人們在公務活動中形成的檔案，其形成主體主要是公務機關或其他社會組織；私人檔案是指人們在私人生活中形成的檔案，其形成主體主要為私人個人。公務檔案歸“公家”所有；私人檔案歸“私人”所有。公務檔案的具體實存形態主要是過去的公務文書，如法律、法規、行政公文等等；私人檔案的實存形態主要是日記、文稿、賬單、票據、筆記、信函等私人文書。公務檔案主要被各級各類檔案機構收藏；私人檔案則散存于私人手中。這兩種檔案在外延上會有小部分交叉重合。如公務機關向私人頒發的證件、票據、獎狀、判決書等同時具有私人檔案性質；而私人向公務機關遞交的申請、申訴、建議、信函等只要被受理、接受，就同時有公務檔案性質。因為公務活動與私人生活在現實中肯定要發生實際關系，產生交叉，重合。

應指出的是，雖然公務檔案歸“公家”所有，私人檔案歸私人所有，但公務檔案與“公有檔案” 、私人檔案與“私有檔案”并不完全是同一概念。應該說“公有檔案”的概念要大于公務檔案；“私有檔案”的概念要大于私人檔案。因為私人若將其有國家歷史意義的私人檔案（尤其是名人檔案）捐獻或賣給了國家檔案機構，這些檔案就歸國家所有，成了公有檔案的一部分；而某些公務檔案由于種種原因被私人所占有且這種占有具有某種合法性、合理性，也就成了私有檔案的一部分。

另外，公務檔案與私人檔案的概念還有一個“中間地帶”不大好處理，即私有組織（企業或事業單位）的檔案究竟應算是公務檔案還是私人檔案。這部分檔案從所有權角度看無疑應為私有，但其與其私人所有者的純私人生活中形成的私人檔案決不是同一性質。所以一般認為，這部分檔案是私有檔案中的“公務檔案”，而且應歸其私營組織（法人）所有。因此，公務檔案不能僅僅理解為國家公務機關的檔案，將其界定為社會組織即法人形成的檔案似乎更準確些，而國家公務（政權性）機關形成的且被保存在各級國家機構中的檔案，叫做“公共檔案”更恰當些。公務檔案與私人檔案的實質可進一步明確為組織（法人）在其活動中和個人在其活動中形成的檔案。但檔案界及社會上尚沒有“組織檔案”和“個人檔案”的叫法和習慣。

二、歷史檔案與現行檔案

這是從檔案形成時間的早晚以及檔案作用角度對檔案進行種類劃分所形成的兩個相對性較強的概念。歷史檔案是指形成時間較早，離現在較久遠且主要起歷史文化作用的檔案；現行檔案是指形成時間較晚，離現在的時間距離較近且主要起現時性查考作用，即對人們的現實工作、生活依然有具體的實際作用的檔案。這兩個種類概念之間雖沒有一條清晰、嚴格的界限，但其理論認識意義卻是比較深刻的。它告訴人們：檔案不僅有現實作用，而且還有精神文化作用；不僅對實際工作、生活有具體的查考作用，還對人的精神生活，對科學研究，對了解歷史、增長知識，有營養性的文化陶冶作用。人們保存檔案，不僅是物質生活的需要，同時也是精神文化生活的需要。而且檔案的這兩種不同性質的作用是隨時間的推移而漸漸變化、轉移的。即檔案形成之后，先有現實作用，后有精神文化作用。或者說，先以現實作用為主，后以精神文化作用為主。現行檔案主要滿足人們的現實需要，主要發揮現實作用；歷史檔案主要滿足人們的精神需要，主要發揮精神文化作用。所以，決定檔案是否保存的理論標準也應該是兩條：現實查考價值和歷史文化價值。那種僅僅以現實查考價值作為鑒定檔案價值標準的做法，是目光短淺的偏頗之舉。

三、文書檔案、科技檔案與專門檔案

這是中國檔案界及社會上應用最為普遍的三個檔案種類概念。而且它并不是一次劃分的結果，而是人們自然而然地逐漸形成的三個概念所以其邏輯上的劃分標準并非很一致、很嚴格。但這三個概念之所以被人們普遍使用，是因為它有較好的理論涵蓋功能，即通過這三個概念，人們可以對社會上各種各樣的檔案有一個較全面、較簡潔的總體認識與把握。

文書檔案實際上是指行政管理檔案，即在社會的行政管理活動中由各種行政性或曰政治性公文（如請示、批復、決定、決議，法規、法律等等）轉化而成的檔案，其實質是突出強調了行政性或曰政治性檔案在檔案大家族中的主導地位。因為古往今來人們所說的檔案主要就是指國家及社會組織在管理國家和組織的活動中形成并被保存下來的檔案。這種檔案目前仍在檔案大家族中占據統治地位。所以“文書檔案”的概念是最早出現的。

科技檔案是指人們在科技、生產活動中形成的由純業務性的科技文件材料轉化而成的檔案。如圖紙、設計任務書、科研報告等等。科技檔案的內容與文書檔案明顯不同，它不是人類自我管理活動的記錄，而是人類面對自然進行科學研究、進行物質生產活動的記錄。科技生產活動雖是人類賴以生存、發展的基礎，但卻只是在近現代以來才獲得了充分的、突飛猛進的發展，而且對人類社會的重要性也日益深刻而明顯。近現代的檔案大家族中，科技檔案也異軍突起，顯得越來越重要，大有與政治性的文書檔案平分秋色之勢。所以在人們的觀念中開始形成了“科技檔案”的概念。

專門檔案是指除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動中形成的檔案。如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫院的病歷檔案、婚姻登記和工商注冊登記檔案等等。這些檔案雖也有明顯的行政管理性質，但與主要由官方正式文件轉化而成的文書檔案相比，畢竟有所不同。它具有極強的自我獨立性和規律性。所以專門檔案概念的出現時間更晚。從邏輯上講，它采用的是排除法，且自身是一個由若干具體檔案種類構成的集合概念。

盡管文書檔案、科技檔案、專門檔案的分法在邏輯上確實有不足，但這三個概念卻反映了人們對檔案現象的認識過程，也反映了這三種檔案在檔案大家族中的地位。尤其因為它有較好的理論涵蓋與把握功能，所以仍然被當今中國檔案界普遍使用。對其進行邏輯化改造、梳理的動議實在沒什么必要。因為它并不是從邏輯角度一次劃分的結果。

四、中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案和舊政權檔案

這是我國檔案界普遍使用的一種“官方”分法所形成的三個檔案種類概念。即我國檔案行政管理機關從行政管理角度，將歸國家所有的全部檔案劃分成三種檔案類型，準確地說是三大部分：中華人民共和國成立后的檔案又稱中華人民共歸國家所有的檔案；革命歷史檔案又稱革命政權檔案，是指年和國時期檔案， 是指年月日中華人民共和國成立之后，在中國形成的月 日中華人民共和國成立之前，由中國共產黨及其所領導的軍隊、政權、企事業單位、社團等社會組織及個人所形成的歸國家所有的檔案；舊政權檔案是指 年月日中華人民共和國成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案。這種劃分方法是為了便于國家從行政管理角度對全國歸國家所有的全部檔案進行宏觀控制與管理，為制定規劃、政策，進行統計、分析提供概念框架與依據。在國家檔案統計中，一般將其簡化為“建”、“革”、“舊”三個字頭。“建”字頭的檔案還在源源不斷地產生新的檔案，而“革”字頭和“舊”字頭的檔案則是不會再產生新檔案的檔案種類，因此對其應格外重視并保護收藏好。

檔案的種類除上述四種分法外，當然還有許多其他分法和種類概念。如“新型載體檔案”又稱聲像或音像檔案，是指非紙質或非文字形式的檔案，如照片、影片、錄音、錄像、光盤等載體的檔案這種檔案因其載體和管理技術的特殊性而受到人們的重視；“電子檔案”（或“電子文件”）是指由計算機生成并主要在計算機中使用的檔案文件。這種檔案因其技術上的特性及其所引發的一系列問題，已引起檔案界和相關學界的高度重視。

總之，每組或每一個被人們提出并被經常使用的檔案種類概念，實質上均反映了人們對檔案現象的一種認識角度，反映了檔案的某種特性與表征，映射出現實中所存在的某個值得人們重視的問題。隨著社會生活和檔案及檔案管理活動的發展變化，肯定還會有新的種類概念出現。已有的種類概念中有些可能會淡出人們的視野，退出認識的歷史舞臺。