檔案主題法表標(biāo)簽

一、檔案主題法的原理

(一) 構(gòu)成原理

檔案主題法, 是以規(guī)范化的自然語(yǔ)言作為檢索標(biāo)識(shí)來(lái)表達(dá)檔案主題概念的一種檢索語(yǔ)言, 其表現(xiàn)形式是檔案主題詞表。檔案主題詞表是進(jìn)行檔案主題標(biāo)引的依據(jù), 它是將檔案主題概念轉(zhuǎn)換成主題標(biāo)識(shí)、編制主題目錄、主題索引及建立計(jì)算機(jī)主題文檔的重要工具。檔案主題法的構(gòu)成原理是:

(1 ) 按檔案論述和涉及的主題及事物集中檔案材料;

(2 ) 用規(guī)范化的自然語(yǔ)言語(yǔ)詞作標(biāo)識(shí)來(lái)直接表達(dá)檔案主題概念;

(3 ) 用參照系統(tǒng)間接顯示概念之間的關(guān)系;

(4 ) 用字順序列對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化組織, 提供按字順主題檢索檔案的途徑。

主題法系統(tǒng)分為標(biāo)題法、單元詞法、敘詞法幾種, 目前以敘詞法最為流行。檔案主題法采用的是敘詞法的原理, 它是一種組配型的檢索語(yǔ)言。1988 年編制出版的《中國(guó)檔案主題詞表》就是一部檔案敘詞表, 也是中國(guó)第一部通用的檔案主題詞表。

(二) 敘詞組配

敘詞法的基本原理是概念組配, 即采用概念分析與綜合的邏輯方法, 將復(fù)雜概念分解為幾個(gè)表達(dá)簡(jiǎn)單概念的語(yǔ)詞收錄到敘詞表中, 標(biāo)引檢索時(shí)用敘詞的組配來(lái)表達(dá)復(fù)雜主題概念, 當(dāng)某些概念分解后會(huì)產(chǎn)生歧義時(shí)就直接用詞組來(lái)表示。敘詞組配有下面幾種形式。

(1 ) 同級(jí)詞組配。所謂同級(jí)詞, 指表達(dá)相同性質(zhì)概念的敘詞。在兩個(gè)或兩個(gè)以上具有交叉關(guān)系的同級(jí)詞之間進(jìn)行的組配,稱(chēng)作同級(jí)詞組配, 也叫交叉組配。同級(jí)詞組配的結(jié)果, 可以形成一個(gè)新概念。

(2 ) 方面詞組配。這是在一個(gè)表示事物的敘詞和表示事物某一屬性、某一方面的敘詞之間進(jìn)行的組配, 也稱(chēng)限定組配。方面詞組配的結(jié)果也可形成一個(gè)新概念, 這種組配方式在敘詞組配中應(yīng)用最廣。

(3 ) 關(guān)系詞組配。這是在兩個(gè)或兩個(gè)以上具有密切聯(lián)系的敘詞之間進(jìn)行的組配, 其結(jié)果并不形成一個(gè)新概念, 只是反映了參加組配的敘詞之間的聯(lián)系, 也稱(chēng)聯(lián)結(jié)組配。例如: 圖書(shū)館學(xué)- 關(guān)系- 檔案學(xué)。這是一種比較特殊的組配形式。

敘詞組配有下列作用:

(1 ) 可以控制詞匯量, 縮小詞表篇幅。

(2 ) 可以充分表達(dá)檔案主題, 提高標(biāo)引專(zhuān)指度。

(3 ) 可以進(jìn)行多途徑檢索和精確檢索, 自由擴(kuò)大、縮小和改變檢索范圍。

(4 ) 可以及時(shí)反映新事物、新概念。

(5 ) 適應(yīng)計(jì)算機(jī)檢索的需要。

(三) 詞匯控制

所謂詞匯控制, 是指對(duì)大量的自然語(yǔ)言詞匯進(jìn)行壓縮、優(yōu)選和規(guī)范化處理的過(guò)程。敘詞法選用表達(dá)文獻(xiàn)主題概念的自然語(yǔ)言語(yǔ)詞作標(biāo)識(shí), 在選詞過(guò)程中進(jìn)行了嚴(yán)格的詞匯控制。

1 . 詞量控制

自然語(yǔ)言詞匯量巨大, 如果不加選擇地采用, 必然會(huì)給檔案信息的存儲(chǔ)、組織和檢索帶來(lái)困難, 因此, 須對(duì)自然語(yǔ)言詞匯進(jìn)行壓縮和精選, 只將檔案標(biāo)引和檢索所需要的詞匯精選出來(lái)加以系統(tǒng)組織和排列, 對(duì)那些使用頻率過(guò)低的詞匯予以刪除或合并。詞量控制的手段除了對(duì)詞類(lèi)和詞形進(jìn)行控制外, 還有下面幾種:

(1 ) 建立一套完備而精練的核心詞匯。核心詞匯應(yīng)是各學(xué)科專(zhuān)業(yè)所通用的基本詞匯, 應(yīng)相當(dāng)完備, 使得絕大部分檔案標(biāo)引和信息組織不致發(fā)生困難; 同時(shí)又要相當(dāng)精練, 要將不常用的詞壓縮至最低限度。

(2 ) 控制專(zhuān)指度。專(zhuān)指度指檔案主題法的標(biāo)識(shí)與檔案主題概念的相符程度。專(zhuān)指度過(guò)高的詞使用頻率較低, 可將它們合并到其上位詞中, 以減少詞匯量。

(3 ) 控制先組度。先組度指表達(dá)專(zhuān)指概念的復(fù)合詞( 先組詞) 在整個(gè)敘詞詞匯中所占的比例。詞匯中收錄的復(fù)合詞越多,其先組度越高, 詞匯量也隨之增大。敘詞法作為組配型檢索語(yǔ)言, 既選用了表達(dá)簡(jiǎn)單概念的單詞( 后組詞) , 也收入了相當(dāng)數(shù)量的表達(dá)復(fù)雜概念的詞組( 也稱(chēng)復(fù)合詞、先組詞) , 同一復(fù)雜概念, 是選用復(fù)合詞, 還是用單詞組配表達(dá), 是敘詞法中須解決的問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō), 凡是用單詞組配能準(zhǔn)確表達(dá)不會(huì)產(chǎn)生歧義的概念, 都應(yīng)選用單詞, 而下列情況則須用復(fù)合詞:

① 當(dāng)組配表達(dá)會(huì)產(chǎn)生意義失真或失去檢索意義時(shí)。例如:“獵戶(hù)星云”、“親屬語(yǔ)言”、“文化水平” 等;

② 在標(biāo)引和檢索中使用頻率很高的詞組, 分拆后又要組合在一起的。如“ 火箭推進(jìn)劑”;

③ 表達(dá)單獨(dú)概念的專(zhuān)有名詞, 如“ 環(huán)境工程”、“ 北京圖書(shū)館” 等。

2 . 詞類(lèi)控制

敘詞法中, 只采用能表達(dá)檔案主題概念的名詞和名詞性詞組以及極少量的形容詞作標(biāo)識(shí), 其他詞類(lèi), 如動(dòng)詞、副詞、介詞、連詞、感嘆詞等, 一概不能選用。數(shù)詞不列入詞表, 當(dāng)標(biāo)引需要時(shí)可按規(guī)則使用。詞類(lèi)控制可大大壓縮詞匯量。

3 . 詞形控制

指對(duì)字面形式不同但含義相同的詞進(jìn)行規(guī)范處理, 達(dá)到概念和詞的一一對(duì)應(yīng)。包括對(duì)詞的不同形體、拼寫(xiě)形式、詞序和單復(fù)數(shù)形態(tài)的規(guī)范以及對(duì)同義詞和準(zhǔn)同義詞的優(yōu)選。

(1 ) 詞的不同形體和寫(xiě)法的規(guī)范。漢語(yǔ)詞有幾種寫(xiě)法或幾種形體( 簡(jiǎn)體、繁體、異體) 的, 外語(yǔ)詞的不同拼寫(xiě)形式及單復(fù)數(shù)形態(tài), 都以現(xiàn)在通行的習(xí)慣用法為準(zhǔn)。

(2 ) 詞序的控制。一般采用自然詞序, 不采用倒置詞序。必要時(shí)可將倒置詞序形式作非正式敘詞保留, 引向自然詞序。

(3 ) 同義詞的優(yōu)選。在學(xué)名與俗稱(chēng)之間選用學(xué)名; 在新稱(chēng)與舊稱(chēng)之間選用新稱(chēng); 在不同譯名、全稱(chēng)和簡(jiǎn)稱(chēng)之間選用通行的詞; 在普通同義詞之間選用科學(xué)、確切、通用的詞作正式主題詞。

(4 ) 準(zhǔn)同義詞的優(yōu)選。準(zhǔn)同義詞是指那些在語(yǔ)義上十分相近, 不是同義詞但可作為同義詞處理的那些詞, 包括部分近義詞、反義詞、否定詞和某些過(guò)于專(zhuān)指的詞。優(yōu)選時(shí), 將近義詞合并到其中較為通行的詞中, 例如:經(jīng)濟(jì)滲透用 經(jīng)濟(jì)擴(kuò)張

將反義詞、否定詞合并到其正義詞和肯定詞中, 例如:

漏檢率( 反義詞) 用 檢全率( 正義詞)

非主要矛盾( 否定詞) 用 主要矛盾( 肯定詞)

將過(guò)于專(zhuān)指的詞合并到其上位詞中, 例如:

象形( 專(zhuān)指詞) 用 六書(shū)( 上位詞)

4 . 詞義控制

指對(duì)多義詞和詞義含糊的詞加以限定和注釋。一般可從學(xué)科、專(zhuān)業(yè)、地域、時(shí)間等方面對(duì)詞的含義加以限定, 例如:

詞 ( 語(yǔ)言學(xué))、詞(文學(xué))

黑旗軍( 山東)、黑旗軍(廣西)

巴黎和會(huì)( 1918 )、巴黎和會(huì)(1946)

注釋是對(duì)詞義含糊的詞進(jìn)行說(shuō)明或加定義, 以明確詞的含義, 例如:

特 城市

注: 100 萬(wàn)人以上的城市

限義詞和注釋在使用時(shí)的區(qū)別在于: 限義詞作為敘詞的組成部分, 標(biāo)引時(shí)要標(biāo)出; 而注釋只是用來(lái)明確詞的含義和范圍, 標(biāo)引時(shí)不標(biāo)出。

5 . 詞間關(guān)系控制

敘詞法采用了兩種詞間關(guān)系控制方法: 一是建立參照系統(tǒng);二是通過(guò)各種索引如范疇索引、等級(jí)索引等來(lái)顯示詞間關(guān)系。其中參照系統(tǒng)為詞間關(guān)系控制的主要手段, 它用參照符號(hào)將敘詞間的等同關(guān)系、等級(jí)關(guān)系和相關(guān)關(guān)系予以全面顯示, 形成了一個(gè)語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)。漢語(yǔ)敘詞表所采用的參照符號(hào)有“ Y” ( 用)、“D”(代) 、“S” (屬) 、“ F” (分)、“C” (參) 、“Z” (族) 等。例:

另外, 參照符號(hào)“Z” (族) 為族首詞指引符, 當(dāng)詞表附有詞族索引( 等級(jí)索引) 時(shí)才采用此符號(hào), 也顯示等級(jí)關(guān)系。例如:

排球運(yùn)動(dòng)  Z  球類(lèi)運(yùn)動(dòng)

(四) 特點(diǎn)

與檔案分類(lèi)法相比, 檔案主題法有下列特點(diǎn):

1 . 直接性

檔案主題法直接采用自然語(yǔ)言語(yǔ)詞作標(biāo)識(shí), 較之分類(lèi)法中的號(hào)碼標(biāo)識(shí)在表達(dá)概念上比較直觀。另外, 主題法標(biāo)識(shí)按字順排列, 每個(gè)標(biāo)識(shí)都處于同等地位, 任何細(xì)小主題概念都可按字順一索即得, 而不像在分類(lèi)法中被埋沒(méi)于層層類(lèi)目之下。

2 . 專(zhuān)指性

由于主題法直接從檔案材料所論述和涉及的具體對(duì)象和問(wèn)題選詞, 并可通過(guò)組配方法來(lái)描述復(fù)雜主題概念, 因此, 無(wú)論主題如何專(zhuān)深, 概念之間的關(guān)系如何復(fù)雜, 只要其具有實(shí)際檢索意義, 都可以根據(jù)需要進(jìn)行主題標(biāo)引, 而不像分類(lèi)法那樣受分類(lèi)體系的限制, 難于歸類(lèi)。

3 . 靈活性

主題法中的每個(gè)標(biāo)識(shí)都處于相對(duì)獨(dú)立的位置, 能夠比較方便地加以增刪和修改。可以及時(shí)反映新學(xué)科、新事物、新概念, 而不像分類(lèi)法中的類(lèi)目, 受上位類(lèi)、下位類(lèi)、相關(guān)類(lèi)、分類(lèi)號(hào)的限制, 牽一發(fā)而動(dòng)全身。

二、檔案主題詞表的體系結(jié)構(gòu)

檔案主題詞表由主表和輔表( 索引) 組成, 下面以《中國(guó)檔案主題詞表》修訂版為例說(shuō)明檔案主題詞表的體系結(jié)構(gòu)。

(一) 主表

它是詞表的正文部分, 由全部正式主題詞和非正式主題詞按漢語(yǔ)拼音順序排列而成。《中國(guó)檔案主題詞表》的選詞范圍包括20 世紀(jì)初葉以來(lái)反映黨、政管理工作的詞匯, 及檔案中經(jīng)常涉及的政治活動(dòng)、科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面的專(zhuān)業(yè)詞匯和反映新事物、新概念的詞匯。具體來(lái)說(shuō), 主要包括以下方面的詞匯:

1. 中國(guó)各民族、各民族文字與語(yǔ)言的名稱(chēng), 世界上其他主要文字、語(yǔ)言的名稱(chēng), 主要宗教名稱(chēng);

2. 行政職務(wù)與專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)名稱(chēng), 軍職與軍銜名稱(chēng);

3. 部分國(guó)家法律和規(guī)章名稱(chēng);

4. 節(jié)目、節(jié)令名稱(chēng), 具有特殊重要意義的會(huì)議名稱(chēng)和有重大影響的歷史事件名稱(chēng);

5. 學(xué)科名稱(chēng)及反映學(xué)科具體內(nèi)容概念的部分詞目, 重要的、常見(jiàn)的化學(xué)元素、礦物、合金、化合物名稱(chēng);

6. 小說(shuō)、戲劇、曲藝、詩(shī)歌、繪畫(huà)等文學(xué)藝術(shù)作品的泛稱(chēng)詞及其使用頻率高的下位詞;

7. 田徑運(yùn)動(dòng)、水上運(yùn)動(dòng)、冰上運(yùn)動(dòng)和體操等體育運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目名稱(chēng)及其直接下位詞;

8. 常見(jiàn)的動(dòng)物、植物、疾病、醫(yī)藥及各類(lèi)工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品的名稱(chēng);

9. 槍械、火炮、彈藥等武器稱(chēng)謂及其直接下位詞。

其選詞原則如下:

1 . 力求具有思想性、科學(xué)性、實(shí)用性;

2 . 能夠較全面反映綜合性檔案館、機(jī)關(guān)檔案室所藏檔案內(nèi)容的主題概念, 具有實(shí)際檢索意義, 并適當(dāng)考慮標(biāo)引和檢索的使用頻率;

3 . 符合漢語(yǔ)的結(jié)構(gòu)特點(diǎn), 詞形簡(jiǎn)練, 概念明確, 詞義單一。詞的款目結(jié)構(gòu)如圖2-3。

款目項(xiàng)主要起排列和檢索入口的作用, 其中的范疇號(hào)是該詞

在范疇索引中的分類(lèi)號(hào)。參照項(xiàng)的作用是顯示詞間關(guān)系, 其中

“代” 項(xiàng)顯示等同關(guān)系, 說(shuō)明“游水” 是“游泳” 的同義詞, 在

此作為非正式主題詞, 用來(lái)指引和查找正式主題詞, 不能作為標(biāo)引和檢索詞使用, 其對(duì)應(yīng)的參照項(xiàng)為“用” 項(xiàng); “ 分” 項(xiàng)、“屬” 項(xiàng)、“族”項(xiàng)顯示等級(jí)關(guān)系, “ 分” 項(xiàng)中的主題詞是款目詞的下位詞, “屬” 項(xiàng)中的主題詞是款目詞的上位詞, “ 族” 項(xiàng)中的主題詞是款目詞的族首詞( 最上位詞) , 其后注以“ * ” 號(hào);“參” 項(xiàng)顯示相關(guān)關(guān)系。

除此之外, 為了明確主題詞的含義, 主表中還設(shè)有限定詞和注釋。限定詞用圓括號(hào)注于主題詞之后, 作為主題詞的組成部分, 指明該主題詞的使用范圍, 如下例:

Wangji

旺季( 商業(yè))

注釋是對(duì)主題詞的含義所作的簡(jiǎn)要說(shuō)明, 用圓括號(hào)注于主題詞之下, 不作為主題詞的組成部分, 如下例:

Wuaijiaoyu

五愛(ài)教育( 愛(ài)祖國(guó)、愛(ài)人民、愛(ài)勞動(dòng)、愛(ài)科學(xué)、愛(ài)護(hù)公物)

(二) 范疇索引

又稱(chēng)分類(lèi)索引, 它是將主表中的全部主題詞按其概念屬性劃分成大大小小的類(lèi)目排列而成, 以滿足從分類(lèi)的途徑查詞和族性檢索的要求。《中國(guó)檔案主題詞表》范疇索引的類(lèi)目是參照《中國(guó)檔案分類(lèi)法》主表的類(lèi)目并結(jié)合主題詞的特點(diǎn)而設(shè)置的, 所有類(lèi)目不超過(guò)三級(jí)。其標(biāo)識(shí)符號(hào)采用漢語(yǔ)拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字混合制, 一、二級(jí)類(lèi)目用字母標(biāo)識(shí), 三級(jí)類(lèi)目用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

例如:

G       文化、教育、衛(wèi)生、體育 ????? 一級(jí)類(lèi)目

GA      文化 ?????????????? 二級(jí)類(lèi)目

GA1     文學(xué) ?????????????? 三級(jí)類(lèi)目

當(dāng)一詞具有兩個(gè)類(lèi)目的屬性時(shí), 在有關(guān)類(lèi)目重復(fù)出現(xiàn)。

(三) 詞族索引

又稱(chēng)等級(jí)索引, 它是將具有等級(jí)關(guān)系的主題詞匯集在一起,構(gòu)成一個(gè)從泛指詞到專(zhuān)指詞的等級(jí)系統(tǒng), 可以從一族詞中外延最廣的族首詞出發(fā), 找到一系列同族的主題詞, 顯示其間的層層隸屬關(guān)系, 增強(qiáng)詞表的族性檢索功能。《中國(guó)檔案主題詞表》確定族首詞1 233 個(gè), 入族主題詞1 398 條, 占正式主題詞總數(shù)的52% , 包括詞表中具有屬種關(guān)系、包含關(guān)系以及一部分具有整體與部分關(guān)系的主題詞, 其結(jié)構(gòu)是將上述范圍的詞按等級(jí)展開(kāi)的形式排列在族首詞之下, 族首詞之間以及族首詞以下的同級(jí)主題詞之間依漢語(yǔ)拼音音序排列, 族首詞為一級(jí)詞, 其下分詞前置一個(gè)點(diǎn)為二級(jí)詞, 兩個(gè)點(diǎn)為三級(jí)詞, 三個(gè)點(diǎn)為四級(jí)詞, 依此類(lèi)推。詞族索引一般無(wú)標(biāo)注項(xiàng)和參照項(xiàng), 不包括非正式主題詞。

具有屬分關(guān)系的主題詞, 一般以一個(gè)詞入一個(gè)詞族為原則,少數(shù)主題詞按其屬性須跨兩個(gè)或兩個(gè)以上詞族者, 分別在不同詞族中顯示。同一詞族內(nèi), 有少量主題詞按其屬性須跨兩級(jí)者, 則在兩級(jí)下重復(fù)顯示。

詞族索引與主表之間通過(guò)綴以“ * ” 號(hào)的族首詞聯(lián)系, 在主表中看到帶有“ * ” 號(hào)的主題詞, 可在族首詞目錄中先查到該詞在詞族索引中的頁(yè)碼, 便可在詞族索引中查到該族詞。

(四) 附表

附表一般由專(zhuān)有敘詞匯編而成, 包括人名、地名、機(jī)構(gòu)名、產(chǎn)品名等。將這些專(zhuān)有敘詞單獨(dú)編成附表, 可避免主表體積過(guò)大, 方便查詞。附表中所收詞匯與主表一般不重復(fù), 實(shí)際上是主表的一個(gè)組成部分。《中國(guó)檔案主題詞表》修訂版編制了人名表和機(jī)構(gòu)名表作附表。

1. 人名表

人名表主要收錄明清時(shí)期進(jìn)士, 三品以上命官; 民國(guó)中央政府及執(zhí)政黨正部級(jí)官員; 中華人民共和國(guó)中央人民政府及中共中央部委局辦一級(jí)機(jī)構(gòu)正職以上領(lǐng)導(dǎo)人, 其他黨派、群眾團(tuán)體主要負(fù)責(zé)人, 上將、正軍級(jí)以上國(guó)職人員, 全國(guó)各界著名人士, 著名華僑與國(guó)際友人, 與中國(guó)重大歷史事件有關(guān)的著名外國(guó)人等共計(jì)11 771 位明清以來(lái)重要人物。

人名表的注釋由生卒時(shí)間、籍貫或出生地構(gòu)成, 用圓括號(hào)注于人名之下。生年不詳?shù)?/span>, 標(biāo)以問(wèn)號(hào); 卒年不詳?shù)?/span>, 1880 年以前出生的標(biāo)以問(wèn)號(hào), 1880 年以后出生的暫不標(biāo)記。人名表的參照項(xiàng)只設(shè)Y、D 項(xiàng), 對(duì)有別名、筆名、字、號(hào)者, 凡黨、政人物, 以從政名為正式主題詞; 凡社會(huì)名流, 以最常用名為正式主題詞。例如:

Shenjunru

沈鈞儒

(1875—1963 浙江嘉興)

D 沈秉甫

沈衡山

2. 機(jī)構(gòu)名表

機(jī)構(gòu)名表主要收錄明清中央政府機(jī)構(gòu)以及著名工礦、學(xué)堂名稱(chēng), 辛亥革命以來(lái)中央政府及其直屬機(jī)構(gòu)( 不含司局級(jí)內(nèi)部機(jī)構(gòu)) 和派出機(jī)構(gòu)的名稱(chēng), 中央立法、司法、軍事機(jī)構(gòu)及大軍區(qū)的名稱(chēng), 執(zhí)政黨中央機(jī)構(gòu)和派出機(jī)構(gòu)的名稱(chēng), 其他政黨、團(tuán)體中央機(jī)構(gòu)的名稱(chēng), 有影響的全國(guó)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、宗教團(tuán)體的名稱(chēng), 中央級(jí)企事業(yè)單位名稱(chēng)以及與上述機(jī)構(gòu)有相同級(jí)別的臨時(shí)機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)等共計(jì)1 900 個(gè)明清以來(lái)中央級(jí)黨、政、軍、社團(tuán)、企事業(yè)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)。

機(jī)構(gòu)名表的款目結(jié)構(gòu)及款目詞排序方法與主表基本相同, 但不標(biāo)范疇號(hào), 亦無(wú)注釋。必要時(shí)詞目后注以( 明) 、( 清) 、( 民國(guó))、( 偽) 等限定詞。參照項(xiàng)設(shè)有Y、D 和C 項(xiàng), 同一時(shí)期的機(jī)構(gòu), 一般以規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)為正式主題詞, 少數(shù)特殊機(jī)構(gòu)以俗稱(chēng)為正式主題詞; 不同時(shí)期的職能基本相同而名稱(chēng)有所變更的機(jī)構(gòu)互參。

例1 Zhongxuanbu

中宣部

D 中共中央宣傳部

例2 Disijixiegongyebu

第四機(jī)械工業(yè)部

C 電子工業(yè)部

除了上述組成部分外, 《中國(guó)檔案主題詞表》還設(shè)有主表拼音音節(jié)索引和詞目首字筆畫(huà)檢字表。主表拼音音節(jié)索引將主表中的款目詞首字的漢語(yǔ)拼音音節(jié)按音序排序, 在每個(gè)音節(jié)后指出該音節(jié)在主表中的起始頁(yè)數(shù)。詞目首字筆畫(huà)檢字表附于主表拼音音節(jié)索引之后, 由主表中款目詞的首字按筆畫(huà)順序排列而成, 字后注有該字在主表中最先出現(xiàn)的頁(yè)碼, 供不熟悉漢語(yǔ)拼音的人使用。

三、檔案主題詞表的評(píng)價(jià)

檔案主題詞表的評(píng)價(jià)主要從詞表結(jié)構(gòu)和詞匯水平兩方面進(jìn)行。

(一) 詞表結(jié)構(gòu)評(píng)價(jià)

對(duì)詞表結(jié)構(gòu)總的要求是結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)明, 使用方便, 而功能齊全。具體來(lái)說(shuō), 可從下面幾方面評(píng)價(jià):

1. 詞表結(jié)構(gòu)的嚴(yán)密性

主要指詞表的各個(gè)組成部分相互對(duì)應(yīng)、相互指引的程度。主表和輔助表各司其職, 功能互補(bǔ), 提供不同的查詞途徑, 又相互聯(lián)系, 構(gòu)成一有機(jī)整體。

2. 詞表結(jié)構(gòu)與功能的成本效益

用盡可能簡(jiǎn)明的結(jié)構(gòu)達(dá)到盡可能齊全的功能。功能齊全但結(jié)構(gòu)復(fù)雜、不便使用或結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單但功能單一, 都是不可取的。

3. 詞表的易用性

指詞表的結(jié)構(gòu)模式、排檢方式是否易于標(biāo)引和檢索, 如有無(wú)詳盡的使用說(shuō)明, 是否提供了多種查檢手段或輔助工具等。

(二) 詞匯水平評(píng)價(jià)

1. 完備性

與詞匯量的大小有關(guān), 詞表詞匯量的多少?zèng)Q定了詞表的規(guī)模。一般來(lái)說(shuō), 詞匯量越大, 詞匯的完備性就越高。詞匯量受詞表性質(zhì)、專(zhuān)業(yè)范圍、檔案數(shù)量、先組度等多種因素制約。由于詞表體積過(guò)大會(huì)給其使用帶來(lái)困難, 因此詞匯量并非越大越好, 應(yīng)以能基本滿足標(biāo)引需要為限。

2. 專(zhuān)指度

指詞匯表達(dá)檔案主題概念的確切程度, 可通過(guò)詞匯的使用頻率來(lái)衡量。若使用頻率過(guò)高, 說(shuō)明專(zhuān)指度偏低, 需增加下位詞;而使用頻率過(guò)低, 說(shuō)明專(zhuān)指度偏高, 應(yīng)予以合并或刪除。

3. 等同率

指非正式主題詞與正式主題詞的比率。非正式主題詞也稱(chēng)入口詞, 是在規(guī)范化處理中落選但保留在詞表中作為檢索入口的詞, 主要是一些具有共同關(guān)系的詞如同義詞、準(zhǔn)同義詞、過(guò)于專(zhuān)指的詞等。等同率越高, 檢索入口就越多, 查詞就越方便。國(guó)外詞表的等同率一般在50% 左右, 相比之下, 我國(guó)的幾部檔案主題詞表的等同率就低得多。等同率的計(jì)算公式如下:

4. 參照度

指詞表中主題詞間等級(jí)關(guān)系和相關(guān)關(guān)系的顯示程度, 它是衡量詞匯相關(guān)性的主要指標(biāo), 參照度越高, 相關(guān)性越強(qiáng)。參照度的計(jì)算公式如下:

5. 關(guān)聯(lián)比

指詞表中有關(guān)聯(lián)詞的詞數(shù)與詞表總詞數(shù)的比率, 它反映了詞表顯示概念之間相互關(guān)系的充分程度。詞表有關(guān)聯(lián)的詞越多, 關(guān)聯(lián)比就越高, 詞表的性能就越好。關(guān)聯(lián)比的計(jì)算公式如下:

6. 先組度

指詞表中復(fù)合詞( 先組詞) 與主題詞總數(shù)的比率。先組度的高低直接影響到詞表的詞匯量及其組配性能, 以適中為宜, 既不能過(guò)高, 增加詞表體積, 影響組配性能的發(fā)揮; 又不能過(guò)低, 增加組配誤差產(chǎn)生的可能性, 降低標(biāo)引的準(zhǔn)確性。先組度的計(jì)算公式如下:

除此之外, 檔案主題詞表中還可配置輪排索引、雙語(yǔ)種對(duì)照索引等, 以增加詞表的功能。

四、檔案主題詞表的管理

與分類(lèi)法一樣, 檔案主題詞表也要在使用過(guò)程中, 隨著客觀事物的發(fā)展和人們認(rèn)識(shí)水平的提高不斷進(jìn)行修訂和完善。

(一) 檔案主題詞表修訂管理的內(nèi)容

(1 ) 增補(bǔ)主題詞。增補(bǔ)反映新事物、新概念的主題詞; 編表時(shí)漏選而又有檢索意義的詞; 已選主題詞的同義詞和準(zhǔn)同義詞;在使用頻率過(guò)高的主題詞下增補(bǔ)較專(zhuān)指的詞。

(2 ) 刪除或合并使用頻率過(guò)低和重復(fù)多余的主題詞。被刪除或合并的詞, 仍應(yīng)作為非正式主題詞保留在詞表中, 用參照指向正式主題詞。

(3 ) 訂正某些主題詞的字面形式或參照項(xiàng)。

(4 ) 改正編表時(shí)的漏洞和錯(cuò)誤。

(5 ) 完善詞表的結(jié)構(gòu), 引進(jìn)某些新方法。

主題詞的增、刪、改, 會(huì)牽涉到參照系統(tǒng)及其索引, 應(yīng)全盤(pán)考慮, 作出相應(yīng)調(diào)整。

修訂時(shí)應(yīng)填寫(xiě)主題詞管理卡, 并根據(jù)平時(shí)的詞頻統(tǒng)計(jì)有步驟地進(jìn)行, 以免造成混亂。

(二) 《中國(guó)檔案主題詞表》的修訂與管理

《中國(guó)檔案主題詞表》1989 年出版試行本, 是我國(guó)第一部通用的綜合性檔案主題詞表, 選詞范圍廣泛, 符合檔案特點(diǎn)。該詞表在編制過(guò)程中遵循了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO2788 《單語(yǔ)種敘詞表編制規(guī)則》和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《漢語(yǔ)敘詞表編制規(guī)則》, 并注意與其他詞表、分類(lèi)表的兼容, 規(guī)范化、兼容化程度較高。然而, 這部詞表也存在不少問(wèn)題, 主要表現(xiàn)在其結(jié)構(gòu)和詞匯上。該詞表的結(jié)構(gòu)比較簡(jiǎn)單, 只有主表和范疇索引, 功能略嫌不足。選詞偏重文書(shū)檔案中涉及的詞匯, 對(duì)科技檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案中的專(zhuān)業(yè)詞匯收錄不多, 因此主要適用于普通檔案的標(biāo)引, 而不適用于科技檔案等專(zhuān)門(mén)檔案的標(biāo)引。另外, 《中國(guó)檔案主題詞表》的詞間關(guān)系顯示不夠完整、嚴(yán)謹(jǐn), 參照度較低。一些同義詞、近義詞未加合并, 詞匯的等同率不高。有些詞很少有用, 另一些常用詞又未收錄。凡此種種, 都影響到詞表的使用和推廣。為此, 自《中國(guó)檔案主題詞表》的試行本出版發(fā)行后, 國(guó)家檔案局即著手準(zhǔn)備其修訂工作, 用一年半時(shí)間組織32 個(gè)各級(jí)各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行了標(biāo)引驗(yàn)證工作, 獲取驗(yàn)證數(shù)據(jù)5 萬(wàn)多條, 為詞表的修訂提供了依據(jù)。1990年, 國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所標(biāo)準(zhǔn)化室組織課題組, 開(kāi)始編制《中國(guó)檔案主題詞表》的附表人名表和機(jī)構(gòu)名表。1991 年7月, 成立《中國(guó)檔案主題詞表》編輯部, 專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)該表的修訂工作。1992 年3 月, 編輯部討論制定了修訂工作計(jì)劃, 正式開(kāi)始了詞表的修訂工作, 對(duì)《中國(guó)檔案主題詞表》在以下方面作了修訂:

(1 ) 對(duì)詞匯進(jìn)行了增刪改。對(duì)試行本中的27 288 條詞匯進(jìn)行了邏輯校驗(yàn), 新增詞2 134 條, 刪詞3 531 條, 訂正錯(cuò)誤405處。修訂后的主表共收詞25 891 條, 其中正式主題詞21 785 條。

(2 ) 修改、補(bǔ)建參照1. 5 萬(wàn)余處。將凡是具有屬種關(guān)系、包含關(guān)系、整體與部分關(guān)系的主題詞盡可能地建立屬分參照, 修改了不合適的參照項(xiàng)。

(3 ) 調(diào)整了范疇索引的部分類(lèi)目。對(duì)一些范疇劃分不合適的詞目作了調(diào)整, 改動(dòng)范疇號(hào)2 769 個(gè)。

(4 ) 編制了詞族索引和附表。

(5 ) 編制了人名和機(jī)構(gòu)名首字檢字表, 調(diào)整優(yōu)化了詞目首字筆畫(huà)檢字表的編排順序。

經(jīng)上述修訂, 《中國(guó)檔案主題詞表》的結(jié)構(gòu)更加完善, 其詞匯水平也大大提高。

《中國(guó)檔案主題詞表》的修訂版已于1994 年由檔案出版社出版發(fā)行。