檔案志愿者激勵的問題與對策

檔案志愿者是無償為檔案事業貢獻時間和精力的群體。公眾作為檔案信息資源的所有者理應成為檔案事業建設的參與者,志愿服務則是公眾參與的重要途徑。檔案機構引入志愿者服務,緩解了檔案機構人力資源不足的現狀、宣傳了檔案的價值,促進社會檔案意識的傳播,實現了檔案機構－志愿者－社會良性互動。

國內檔案機構紛紛建立檔案志愿者組織,招募志愿者開展志愿者服務項目。但檔案志愿者項目存在得志愿者流失嚴重、積極性不高以及專業性不足等問題,嚴重影響了檔案志愿項目的順利開展,如何有效激勵檔案志愿者成為檔案機構面臨的一項新課題。

１　檔案志愿者激勵的重要性

激勵(Motivation)是激發和鼓勵人朝著所期望的目標采取行動的過程。檔案志愿者的激勵有利于活化檔案機構的人力資源,激發檔案志愿者的積極性、歸屬感、保證檔案志愿服務工作順利開展,促進檔案志愿服務的可持續發展,實現志愿者、社會、檔案機構的良性互動。

１.１　激發檔案志愿者潛能,提高檔案志愿者的績效

斯蒂芬·P·羅賓斯提出績效函數:P＝f (M?Ab?E)。在這個績效函數中,P代表個人工作績效,M 代表激勵水平(積極性),Ab代表個人能力,E代表工作環境。羅賓斯的績效函數揭示了個人績效與激勵、能力以及環境的相互關系:在同等環境下,個人的工作績效與激勵水平呈正相關。即激勵水平越高,個人的積極性越高,同個人的績效就越高。隨著激勵水平的提高,檔案志愿者積極性提高,將有利于檔案志愿服務的順利實施。

１.２　有利于增強志愿者粘合度、促進檔案志愿服務的可持續發展

檔案志愿服務的實現與發展,檔案志愿者是關鍵因素。檔案機構堅持以人為本的理念、利用激勵粘合現有檔案服務志愿者,提高檔案志愿者的歸屬感與參與度、激發檔案志愿者的責任感、增強檔案志愿者的認同感,體現其價值,滿足檔案志愿者的心理需要與價值認同。另外,通過保有志愿者的口碑與宣傳,吸引潛在志愿服務人群,實現參與者的不斷參與,從而實現檔案志愿服務的持久性、科學性以及參與性。

１.３　約束檔案志愿者的行為、促進檔案志愿服務的順利開展

檔案志愿者的負面行為不僅對檔案志愿服務的項目有害,同時也影響檔案志愿者的形象,從而影響檔案機構的管理。檔案志愿者的負面行為主要有兩種:倦怠等消極行為,過度表現形成的負面行為。設計合理的檔案志愿者激勵制度,可以有效地約束檔案志愿者的行為,從而促進檔案志愿服務的順利開展。

１.４　提高檔案事業的社會參與度,塑造檔案機構的良好形象

檔案志愿者為檔案事業與公眾之間搭起了了橋梁,提高了檔案服務機構與公眾的參與度。在檔案志愿項目開展工程中,傳播了檔案社會意識、展現了檔案的價值與魅力,在激勵現有的志愿者的同時也激發更多的人群參與到檔案志愿服務中。檔案志愿者的激勵反映了檔案館組織策劃能力的水平,展現了檔案機構以人為本的科學化管理的理念。檔案志愿者的激勵是檔案館開展公共關系的重要一環。檔案館志愿服務的激勵傳播檔案機構的價值與理念,塑造口碑,有利于塑造檔案機構的良好形象。

２　檔案志愿者激勵存在的問題

目前,檔案志愿者激勵存在的主要問題主要有:缺乏專業的培訓、缺乏科學的績效評價機制、激勵手段單一以及人本管理缺失。

２.１　缺乏專業培訓

志愿者的培訓是指志愿者組織為志愿者傳授其完成工作所需的知識、技能、能力和態度的過程。檔案志愿服務的專業化要求檔案志愿者具備基礎的檔案職業技能與專業素養,但多數檔案志愿者參與檔案志愿服務是業余性質的,所以對檔案志愿者的專業化培訓勢在必行。然而,在開展檔案志愿項目中,倉促的介紹與簡單的培訓,不但對檔案志愿者的技能與素養無益,且降低檔案志愿者的心理預期,從而導致心理倦怠,引發消極行為,甚至導致志愿者的流失。

２.２　缺乏科學的績效評價機制

科學的績效評價機制是檔案志愿者激勵的有效性的保證。客觀、公正的績效評價既是對檔案志愿者工作的肯定,也是對志愿者評價的依據。對檔案志愿者的績效評價有利于約束檔案志愿者行為、激發檔案志愿者潛能、獎勵檔案志愿者的依據。檔案機構開展檔案志愿服務項目,大多缺乏對檔案志愿者的定量的考評,考評的日常化、制度化、動態化更無從談起。

２.３　激勵手段單一

“建立健全檔案館激勵關機制,要綜合運用各項激勵方法。”對檔案志愿者使用較多的激勵方法就是精神激勵,比較常見的手段就是事后考核,對檔案志愿者頒發相應的證書。根據馬斯洛的需求層次理論,檔案志愿者的需求是多層次的。因此,單一的精神激勵不足以解決檔案志愿者的需求。

２.４　人本管理缺失

檔案管理強調以人為本, “以檔案工作者為本”的管理思想,將檔案工作者作為檔案工作的最重要資源,既符合當今知識經濟時代的要求,又是現代人才觀的具體體現。檔案志愿者作為檔案機構重要的人力資源,對檔案志愿者進行人本管理有利于激發檔案志愿者的潛能,保障檔案志愿服務的順利開展。但檔案志愿項目開展過程,出現了檔案志愿者崗位設置不合理、組織文化欠缺、授權缺失等問題,反映了人本管理的缺失。

３　檔案志愿者激勵的策略

３.１　實施專業的檔案志愿者培訓

檔案志愿者的培訓是檔案志愿服務實施的起點,培訓的效果直接影響到檔案志愿服務的質量與檔案志愿者的積極性。針對檔案志愿服務項目的崗位,由檔案專業人員對檔案志愿者進行培訓,培訓的內容主要包括職業技能培訓與價值培訓。職業技能培訓包括志愿服務技巧、特別技能以及管理技巧三部分。同時,檔案志愿者職業技能培訓分為長期培訓與短期培訓。前期的技能培訓主要以短期、突擊培訓為主。檔案志愿者價值培訓主要傳遞檔案社會意識以及志愿價值培訓。通過對檔案志愿者的培訓實現檔案志愿者的目標與檔案機構目標一致、提高其技能以及服務的積極性。

３.２　建立健全檔案志愿者績效評價機制

檔案志愿者績效評價是檔案志愿服務激勵的保證。檔案機構要制定相關的績效考核辦法,明確以目標、業績與過錯為內容的績效考核。并且逐步實現考核日常化、公正、動態的考核,實現對志愿者的激勵。

３.３　使用多層次的激勵手段

根據激勵主體的不同,可將檔案志愿者的激勵分為外部激勵與內部激勵。外部激勵主要是檔案機構對檔案志愿者的激勵,可以使用目標激勵、物質激勵、精神激勵。內部激勵主要是檔案志愿者自我激勵,以滿足檔案志愿者自我實現的需要為目標。

檔案志愿者的目標激勵是檔案機構根據志愿服務實際設置的特定目標,通過機構目標實現對檔案志愿者動機的計劃和行為的引導,從而激勵志愿者的個人目標與機構目標一致,以機構目標激發檔案志愿者的潛能。檔案志愿者重視精神激勵,但是物質激勵也是必不可少的。檔案機構物質激勵可謂檔案志愿者提供獎品、必備的補助等。檔案機構對檔案志愿者的精神激勵主要包括榮譽激勵、榜樣激勵以及情感激勵。榮譽激勵是提供名譽表彰等,榜樣激勵是充分利用已有優秀檔案志愿者的榜樣的力量激發檔案志愿者的積極性,情感激勵則是檔案機構為檔案志愿者提供富有團隊精神、歸屬感的組織氛圍。在機構激勵不足或缺失的情況下,自我激勵可為其提供新的激勵源。檔案志愿者的自我激勵主要包括自我成就激勵、自我價值激勵、自我提升激勵與自我快樂激勵。

３.４　強化人本管理

人性化的管理,是以人文關懷為基礎的,是激勵檔案志愿者的重要手段。針對檔案志愿者的年齡、特長設置有挑戰性的職位。同時,可對志愿者進行適當授權,充分調動志愿者的積極性。另外,充分利用檔案機構的組織文化,為檔案志愿者營造高歸屬感的組織文化。

檔案志愿者促進了檔案事業的發展。檔案志愿者的激勵不僅影響檔案志愿者的行為與心理,同時也影響著檔案機構的形象和與社會的互動的效果。目前,檔案志愿者的激勵的問題主要表現為:缺乏專業性的培訓,激勵手段單一,績效評價體制不健全。因此,對檔案志愿者的激勵要實施專業的檔案志愿者培訓;使用多層次的激勵手段;建立健全檔案志愿者績效評價機制;強化人本管理。通過上述策略以期促進檔案志愿者的激勵,實現檔案志愿服務的可持續性。