企業(yè)檔案人員招聘信息的內(nèi)容分析——兼議檔案職業(yè)社會認知

１　前言

職業(yè)是參與社會分工,利用專門的知識和技能,為社會創(chuàng)造物質(zhì)財富和精神財富,獲取合理報酬,作為物質(zhì)生活來源,并滿足精神需求的工作。檔案職業(yè)的社會認知包括用人單位、普通大眾、檔案用戶以及檔案職業(yè)從業(yè)者自身對檔案職業(yè)的認知情況,其中檔案職業(yè)作為一個職業(yè)而存在的基本就在于用人單位對檔案的需求,所以,認真分析研究用人單位對檔案職業(yè)的認知情況對于檔案職業(yè)的生存和進一步發(fā)展有著極其重要的作用。而用人單位對檔案職業(yè)的認知核心反映在其招聘信息當中,因為,在現(xiàn)代人力資源管理實踐中,企業(yè)通常都認真開展了職務(wù)分析工作,他們對職務(wù)工作的性質(zhì)、內(nèi)容、責任、方式以及工作人員任職資格等方面進行周密的調(diào)查研究,并加以系統(tǒng)準確的描述,為職務(wù)管理提供客觀依據(jù)的活動。通過職務(wù)分析形成了工作描述和工作說明書這兩份重要文件,用人單位在開展招聘工作和日常的人力資源管理工作過程中,都是以此為參照標準進行管理的,因此這兩份文件可以看作是一個單位對于一個職業(yè)的核心認知。因此,通過開展對檔案工作的招聘信息的統(tǒng)計分析有助于全面細致的了解用人單位對檔案職業(yè)的認知情況,同時,這將有助于檔案專業(yè)教育充分了解需求,并依據(jù)需求而對檔案教育進行必要的調(diào)整。

檔案職業(yè)的用人單位主要包括機關(guān)企事業(yè)單位檔案室、各級綜合檔案館以及各級檔案行政管理機構(gòu),本文擬對企業(yè)的檔案職位信息進行統(tǒng)計分析,以期發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案人才需求情況,并借此發(fā)現(xiàn)檔案職業(yè)在企業(yè)的生存狀態(tài),企業(yè)對檔案工作的認知情況,并為今后的檔案職業(yè)教育等提供基本信息。

２　研究方法

招聘信息屬于文本信息,因此,本文擬采用內(nèi)容分析方法開展對招聘信息的分析研究工作。內(nèi)容分析法是一種基于定性研究的量化分析方法。它將用語言表示而非數(shù)量表示的文獻轉(zhuǎn)換為用數(shù)量表示的資料,并將分析的結(jié)果用統(tǒng)計數(shù)字描述。通過對文獻內(nèi)容“量”的分析,找出能反映文獻內(nèi)容的一定本質(zhì)方面又易于計數(shù)的特征,從而能克服定性研究的主觀性和不確定性的缺陷,達到對文獻‘質(zhì)’的更深刻、更精確的認識。

為開展內(nèi)容分析,需要首先建立語料庫,本文的研究對象是招聘信息,因此,語料庫的內(nèi)容來源于企業(yè)對外發(fā)布的招聘信息。而當代社會條件下,招聘信息逐漸借由各種招聘網(wǎng)站來完成,而其中智聯(lián)招聘是在這方面做的比較早的網(wǎng)站之一,因此為獲取相關(guān)招聘信息,本文選取了智聯(lián)招聘作為語料信息抓取來源網(wǎng)站。

２.１　樣本及分析單元

考慮到檔案職業(yè)只有在專業(yè)分工比較明確的企業(yè)中才會有,而這類企業(yè)通常分布在經(jīng)濟較為發(fā)達的城市當中,因此,筆者選取了全國經(jīng)濟總量排名前２０的城市搜索檔案相關(guān)職位信息,其中第GDP排名第１９位的唐山因為為找到有關(guān)檔案的相關(guān)職位信息,往后順延一位。借用智聯(lián)招聘提供的職位搜索功能通過限定職位名稱、工作地點等方式搜索所需職位信息,工作地點選擇使用上述２０個城市,而職位名稱這一檢索項的設(shè)置上,為了保證查全率,選用“檔案”作為關(guān)鍵詞,然后通過人工識別對所列結(jié)果進行識別,其中,篩選過程中,只選擇崗位名稱明確包含檔案管理內(nèi)容的職位,統(tǒng)計樣本選取時間為２０１４年６月９日全天,網(wǎng)絡(luò)信息變化較大,為保證所有分析單元均在同一天,筆者在當天將所有崗位的信息全部下載下來以備后續(xù)的統(tǒng)計工作。最終通過該方法獲取到總計４５２條檔案相關(guān)崗位信息,崗位的城市分布情況如表１。

２.２　編碼和交互編碼方案

本次統(tǒng)計過程采用人工編碼和軟件統(tǒng)計相結(jié)合,部分機器難以識別的內(nèi)容完全由人工統(tǒng)計完成,部分核心詞匯的詞頻統(tǒng)計等采用由武漢大學沈陽教授設(shè)計的ROST內(nèi)容挖掘系統(tǒng)進行分詞并作詞頻統(tǒng)計。其中人工編碼方面,對各類別的編碼不是簡單的記錄某種類目有還是沒有,而是記錄編碼表中每個類目出現(xiàn)的次數(shù)。由于每項技能要求的分類通過人工來完成,為保證不同編碼者的編碼足夠客觀,減少主觀因素的干擾,對兩個編碼人員加以培訓,讓二人對編碼方案有一個深刻一致的理解。

信度是對文獻編碼一致性、分類準確性和方法穩(wěn)定性的檢驗。為保證編碼過程的客觀性、有效性和可重復(fù)性,借助事先準確地定義編碼的原則,同時讓兩位編碼者獨立地進行編碼,然后再將結(jié)果進行一致性檢驗,本研究在正式編碼之前,先隨機抽取了３０個樣本進行預(yù)先編碼,讓編碼者熟悉文本基本情況,同時計算霍爾斯蒂信度系數(shù),檢驗結(jié)果顯示,編碼者間可信度超過了Kassarjian(１９７７)提出的最低比例８５％,達到８６.３％,因此獲得的相關(guān)可信度是令人滿意的。

３　數(shù)據(jù)分析及結(jié)果

３.１　招聘信息總體情況分析

如前文所述,招聘信息通常包含兩方面———崗位描述和任職資格說明,這兩方面的文本內(nèi)容基本描述了一個崗位的全貌,為了解檔案崗位的總體情況,本文采用社會網(wǎng)絡(luò)分析方法首先繪制出檔案崗位招聘信息中崗位描述和任職資格說明的語義網(wǎng)絡(luò),并借助NetＧDraw軟件將語義網(wǎng)絡(luò)加以可視化顯示,得到圖１和圖２。

從以上兩個語義網(wǎng)絡(luò)來看,一方面,崗位描述的語義網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)出圍繞檔案展開內(nèi)容的態(tài)勢,并且,其中較為密集的語義集群網(wǎng)絡(luò),主要是收集、分類、整理、保管、借閱、手續(xù)、保密等,這些詞語共同構(gòu)成的語義網(wǎng)絡(luò)集群與實際工作中檔案工作的基本內(nèi)容是一致的,即檔案的收、管、存、用四個方面,此外還有一個偏離核心的小集群是領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項,這基本是崗位描述的兜底條款,沒有太大的實際意義;另一方面,任職資格要求的語義網(wǎng)絡(luò)則呈現(xiàn)出啞鈴狀兩頭分布的態(tài)勢,一頭是經(jīng)驗、學歷、計算機辦公軟件,另一端則是責任心、細致、團隊協(xié)作、溝通協(xié)調(diào)等,該語義集群相對偏離以檔案為核心的語義集群。

從 整體來看,社會對檔案職業(yè)的認知方面,基本認同檔案職業(yè)是為了管理和利用檔案而存在,但是在對檔案工作者應(yīng)當具備那些職業(yè)技能的解讀方面,沒有一個明確的認識,基本認為能夠熟練運用辦公軟件、具備團隊協(xié)作精神,能夠遵守保密工作等就足以勝任該工作,并沒有一個公認的核心職業(yè)技能。

３.２　崗位描述文本的統(tǒng)計分析

崗位描述就是確定崗位工作的具體特征,指對相應(yīng)職位的人的職責與需要具備的資格、能力要求等的說明,其主要內(nèi)容包括崗位名稱和要完成的工作任務(wù)、工作職責。

３.２.１崗位描述高頻詞統(tǒng)計　利用ROST 軟件對招聘信息中的崗位描述進行分詞后,統(tǒng)計詞頻數(shù)據(jù),詞頻高于１００的詞語如表２所示,這里面,檔案招聘信息崗位描述詞頻高于１００的高頻詞已經(jīng)基本囊括了檔案管理的各項業(yè)務(wù),也就是說,各企業(yè)所認為的檔案管理崗位主要的工作確實是圍繞檔案管理的各項活動展開的,即所謂檔案的收集、整理、保管、存放、利用幾大環(huán)節(jié)。

３.２.２ 檔案制度及檔案信息化工作在崗位職責描述中的情況　檔案管理工作是一項程序性的工作,對于這類工作而言,規(guī)章、制度的作用在整個管理過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用,因此,檔案管理職責的描述中自然少不了對制度的規(guī)定。統(tǒng)計中發(fā)現(xiàn),崗位描述中關(guān)于制度的描述主要圍繞檔案管理制度、檔案保密制度以及檔案借閱制度等,制度對于檔案管理而言,無非就是制定完善新制度、遵守已有制度,本次統(tǒng)計中,制度共出現(xiàn)１７６次,其中５５次為保密制度,剩下的均為檔案管理、檔案查閱方面的制度,另外,強調(diào)遵守已有的制度９８次,要求建立并完善相關(guān)制度的規(guī)定出現(xiàn)６７次。作為當前檔案管理的一項重要工作,檔案數(shù)字化、信息化的工作在企業(yè)當中又開展的怎樣呢? 根據(jù)統(tǒng)計,信息化、數(shù)字化、掃描、錄入、掛接這幾個詞在整個統(tǒng)計過程中共出現(xiàn)了８２次,可見,檔案信息化、數(shù)字化工作在企業(yè)檔案工作當中也得到了有效的推廣。

３.３　任職資格條件文本的統(tǒng)計分析

３.３.１檔案管理技能和素質(zhì)需求分析　任職要求方面,對于技能和素質(zhì)的要求,通過詞頻分析可以發(fā)現(xiàn),對于辦公軟件的要求占據(jù)了技能要求的主體部分。保密要求、檔案信息化方面的能力要求等也被重點提出。

而對于素質(zhì)的要求方面,則圍繞著耐心、細致、溝通、協(xié)調(diào)等展開。

３.３.２幾個分項要求的統(tǒng)計分析　由于學歷、專業(yè)限制、工作經(jīng)驗要求上崗證要求以及年齡要求具有量化的特征,比較容易從中看出一個單位對于某一崗位實際地位和能力要求的評價,因此,本文單獨對這幾項做人工統(tǒng)計。

首先,學歷要求方面,企業(yè)檔案管理崗位對于學歷的要求并不高,招聘的主要群體是大專層次的畢業(yè)生,本科生以及研究生的總體比重僅占到２９％,其中招聘信息中明確要求

研究生學歷的只有東莞市的一個崗位。而崗位需求中甚至有高達１５.３％的比例是中專及以下層次的人才。

與學歷直接關(guān)聯(lián)的項目則是專業(yè)方面的限定要求,從相關(guān)圖表來看,對檔案學專業(yè)的需求量是最大的,其次分別是建筑類、行政管理、圖書情報信息以及文秘等依次遞減。這個專業(yè)要求的排序可以看出一些其他的東西。

首先,檔案專業(yè)尤其職業(yè)優(yōu)勢,并且這種專業(yè)優(yōu)勢被企業(yè)用人單位所認可。同時,基于企業(yè)檔案中保有量最大的檔案類別分別為建筑圖紙等基建檔案、行政文書檔案等情形,建筑工程等相關(guān)專業(yè)的人才以及行政管理、文秘類專業(yè)人才也被認為適合于檔案管理工作。

其次,工作經(jīng)驗的要求方面,檔案管理崗位對于工作經(jīng)驗的要求占了絕大部分的比重,而對檔案崗位從業(yè)經(jīng)歷的要求比重也非常高。

再次,其他幾個方面的統(tǒng)計結(jié)果顯示,上崗證并不是檔案崗位所必需的條件。而對于年齡方面來講,檔案管理崗位招聘過程中對于年齡的要求并不高,在明確列出要求的部分

當中,主要圍繞的也是１８~４０歲之間的中青年群體為主,說明在企業(yè)的招聘過程中,檔案崗位并不完全是一個養(yǎng)老院。

最后,各地幾乎都有檔案從業(yè)人員崗位培訓的相關(guān)管理規(guī)定,要求檔案從業(yè)人員持證上崗,但在具體的執(zhí)行過程中,尤其在企業(yè)檔案管理人員招聘過程中,從招聘信息看,真正對崗位資格證書有要求的地方并不多見,大連市很多檔案崗位是對上崗證書的要求較多,其他各省份則相對較少。

３.４　檔案職業(yè)環(huán)境分析

當前社會條件下的就業(yè)是用人單位和求職人員的雙向選擇過程,因此,招聘信息中通常會對企業(yè)自身以及崗位的外部環(huán)境有所介紹,通過這些信息的分析可以粗略的看出檔案工作崗位在企業(yè)的基本狀況。這主要主要包括公司規(guī)模、行業(yè)屬性以及工作性質(zhì)等方面。

公司規(guī)模方面,各種規(guī)模的公司皆有檔案人員招聘需求,尤其值得注意的是其中百人以下規(guī)模的企業(yè)也有招聘檔案管理人員,這種狀況給我們的啟示是檔案對于企業(yè)而言是一項重要資源,這項資源不論企業(yè)規(guī)模大小都是很重要的;行業(yè)屬性方面,檔案崗位在企業(yè)中的分布狀況較為廣泛,尤其集中在房地產(chǎn)、建筑行業(yè),能源、礦產(chǎn)行業(yè),金融證券行業(yè),IT業(yè)等類型的企業(yè)當中,這類企業(yè)通常產(chǎn)生大量憑證性文檔,對檔案崗位的需求量較大;工作性質(zhì)方面,招聘崗位中有少量兼職,主要以專職崗位為主,這有助于檔案工作的長期穩(wěn)定開展。

４　討論

總體來看,檔案管理崗位在企業(yè)中廣泛存在,檔案管理的對象決定了檔案職業(yè)的發(fā)展方向以及檔案崗位的具體職責和能力要求。

４.１　檔案職業(yè)技能依然缺乏明確的核心

檔案職業(yè)技能的尷尬依然存在,檔案職業(yè)缺乏核心技能,這在理論研究中早已被提及,如胡鴻杰就認為“將檔案職業(yè)技能歸結(jié)為職業(yè)活動的基本程序和方法,是本文的一種無奈。”而李揚新也認為“對檔案專業(yè)技能的探討大多在管理程序和方法上不惜筆墨,對專業(yè)技能中核心技能的分析還欠重視”。

企業(yè)檔案管理崗位在能力要求方面體現(xiàn)出經(jīng)驗性特征,能力要求除嚴謹、保密外,尚未形成一個檔案人獨有的特質(zhì),主要還是一種輔助性、團隊工作者的素質(zhì)要求。當然,這符合檔案員當前在企業(yè)中的定位,即專業(yè)團隊中的輔助角色——檔案信息在企業(yè)決策、研發(fā)團隊創(chuàng)新方面的知識支撐作用。而對于核心技能的描述方面,在眾多崗位中,普遍為各單位所重點強調(diào)的技能居然是對辦公軟件的熟悉,而這不過是李揚新眼中的一般技能,而作為檔案核心技能層面的保管保護和傳播利用技能并未得到強調(diào)。

當然,在利用層面上,企業(yè)雖然沒有從技能層面上提出具體要求,但他們卻從另一個側(cè)面提出了對檔案人員這方面的需要,即從素質(zhì)的角度提出的要求,諸如團隊合作意識、協(xié)作、溝通,耐心、細致、認真等方面,都被企業(yè)作為重要素質(zhì)加以要求,而這些素質(zhì)其實主要就是圍繞檔案開發(fā)利用工作的要求而提出來的。所以,這一點,企業(yè)對檔案人員的要求明顯要強于其他單位。畢竟,企業(yè)是一個以營利為目的的社會機構(gòu),經(jīng)濟效益的考量是其核心要求,如果檔案工作不能在利用層面上做出突出成績的話,整個檔案工作對于企業(yè)的效益就無法顯現(xiàn)出來,檔案工作將被企業(yè)完全邊緣化。

４.２　企業(yè)檔案職業(yè)化程度比較低

國內(nèi)檔案管理活動在企業(yè)這個層面上的職業(yè)化程度還不夠高。胡鴻杰曾指出,專業(yè)化職業(yè)是由掌握和運用高深專業(yè)知識和技能的專家組成的,以系統(tǒng)專業(yè)知識體系、正規(guī)大學教育系統(tǒng)、正規(guī)行業(yè)協(xié)會和明確職業(yè)道德規(guī)范為特征的社會界定,中國檔案職業(yè)還需要進一步發(fā)展和完善。雖然從該文發(fā)表至今已過去了９年,企業(yè)檔案職業(yè)化程度還仍然不算高。從企業(yè)所招聘的檔案管理人員要求來看,由此構(gòu)成的企業(yè)檔案管理隊伍知識體系尚不夠系統(tǒng),檔案職業(yè)技能并不出眾,檔案行業(yè)的準入門檻仍然比較低,不論是學歷層次還是崗位資格證的要求,這些現(xiàn)狀對于企業(yè)高效利用檔案信息資源造成了較大的阻礙,而對于檔案職業(yè)的進一步發(fā)展也形成掣肘。由此形成的社會地位認知很容易降低。

４.３　企業(yè)檔案管理模式的困局制約了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展

企業(yè)檔案管理人才需求從以上的調(diào)查來看,顯現(xiàn)出需求層次低,入職門檻低等狀況。而該狀況應(yīng)當來源于企業(yè)檔案管理的分散獨立。這種狀態(tài)對于檔案管理而言所需的人才層次確實比較低,但并不能因此就得出企業(yè)檔案管理不需要高層次人才的結(jié)論。企業(yè)檔案是企業(yè)資源的重要組成部分,對于企業(yè)的長期發(fā)展與運作有著極其重要的作用,開展更深廣層次的企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用將極大促進企業(yè)的發(fā)展。然而,由于現(xiàn)在各企業(yè)的檔案管理多是各起爐灶,處處點火,造成規(guī)模不經(jīng)濟,尤其在統(tǒng)計過程中筆者關(guān)注到許多規(guī)模只有２０人以下的企業(yè)也在招聘專職的檔案管理員。要知道,對于企業(yè)而言,每一個崗位都要實現(xiàn)效益最大化,任何一個不需要的崗位都是會被剔除出企業(yè)的名錄中的,而幾十人的小公司卻專設(shè)檔案管理崗位,可見該公司對于檔案資源價值的重視。然而,不得不承認的是,小規(guī)模企業(yè)無論多重視檔案管理,都不可能拿出大量的資源用于此項工作。對于企業(yè)自身而言,不算太多的檔案庫存并不需要投入多少的人力、物力和財力,因此檔案資源的保存和利用狀況就難以上一個層次。但如果能夠進一步擴大和推廣企業(yè)檔案管理社會化工作,則將極大改善企業(yè)檔案的現(xiàn)狀。企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的改變將帶來檔案管理人才需求結(jié)構(gòu)的進一步變化,學歷層次,專業(yè)化狀況都將有進一步的提升空間,這對于檔案資源的開發(fā)以及檔案職業(yè)都是極有價值的。