淺析做好檔案局館檔案信息化網(wǎng)站巳開放檔案史料集群系統(tǒng)工程建設(shè)的思考

陜西省檔案局（館）繆平均 來源：中國檔案資訊網(wǎng)

    在新形勢下，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展，從中央到地方，各省、市、自治區(qū)各級各類檔案局館，檔案網(wǎng)站巳開放檔案集群系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，已經(jīng)越來越為人們所重視，受到廣大基層檔案工作者的青睞。檔案局館檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的發(fā)展，為當(dāng)今社會(huì)各界經(jīng)濟(jì)發(fā)展，基層廣大人民群眾和網(wǎng)絡(luò)用戶，提供了大量檔案信息利用的周到服務(wù)。同時(shí)對開展檔案事業(yè)的宣傳，實(shí)現(xiàn)同系統(tǒng)檔案局館巳開放檔案信息資源的共享，促進(jìn)檔案的社會(huì)化綜合利用，起到了積極的作用。社會(huì)要求檔案信息資源共享，為檔案部門采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供了良機(jī)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為檔案部門實(shí)現(xiàn)巳開放檔案史料信息共享提供了可能的條件，檔案部門現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀為采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使巳開放檔案史料走向社會(huì)奠定了一定的基礎(chǔ)。    然而，目前各級各類檔案局館、檔案網(wǎng)站建設(shè)發(fā)展滯后，大都是各自為政，互不兼容，形成了一個(gè)個(gè)互不聯(lián)系的“信息個(gè)體”，影響到了整體檔案信息資源的開發(fā)與共享，因此筆者認(rèn)為：全國各省各級各類檔案局館，應(yīng)在國家檔案局、中央檔案館統(tǒng)一安排部署下，應(yīng)盡快加強(qiáng)各級同類檔案網(wǎng)站巳開放檔案集群系統(tǒng)工程建設(shè)工作，使其走向正規(guī)化、規(guī)范化的道路。

    一、做好檔案局館檔案網(wǎng)站巳開放檔案集群系統(tǒng)工程建設(shè)的意義    所謂檔案網(wǎng)站巳開放檔案集群系統(tǒng)工程，也就是整合各級各類檔案局館區(qū)域內(nèi)，檔案網(wǎng)站巳開放檔案信息資源，統(tǒng)一檔案內(nèi)功能模塊、版面形式、信息溝通渠道和安全管理模式，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)同一類型巳開放檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)管理平臺。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，單一化獨(dú)立網(wǎng)站的作用是非常有限的，且不適應(yīng)新形勢下發(fā)展的要求，而集群式檔案網(wǎng)絡(luò)化的規(guī)模效應(yīng)，將對各級各類檔案局館館藏檔案的利用、開發(fā)和服務(wù)帶來新的啟迪。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的信息時(shí)代，它不僅僅是工作方式和檔案工作者服務(wù)手段的改變，更是現(xiàn)代人們的一種思維、理念和管理方式的轉(zhuǎn)變。它使同系統(tǒng)檔案館網(wǎng)站館藏內(nèi)容不再成為獨(dú)立的個(gè)體，從而借助互聯(lián)網(wǎng)這一平臺來體現(xiàn)用戶和檔案局館館藏檔案信息網(wǎng)站之間的參與性和互動(dòng)性，同時(shí)各級各類檔案館各檔案網(wǎng)站通過相互鏈接，實(shí)現(xiàn)同一類型全國各級各類綜合檔案局館間巳開放檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。檔案網(wǎng)站巳開放檔案集群系統(tǒng)工程建設(shè)，為全國各級各類綜合檔案局館和廣大基層檔案工作者與利用者之間的交流和互動(dòng)提供了一個(gè)很好的溝通平臺。首先，它能夠?yàn)楦骶C合檔案局館的檔案界工作者相互交流提供綜合性、政策性、學(xué)術(shù)性、導(dǎo)向性以及檔案利用信息，為檔案事業(yè)服務(wù)；其次，它能夠?yàn)閺V大基層檔案工作者、檔案學(xué)者提供工作研究參考、學(xué)術(shù)交流、信息共享的氛圍和平臺；再次，在檔案網(wǎng)站中，有可供廣大用戶相互聯(lián)系的電子郵件。一個(gè)好的網(wǎng)站至少應(yīng)該支持開設(shè)自己的電子郵件、電子公告板、文件傳輸及遠(yuǎn)程登陸等應(yīng)用方式中的一種或幾種。基層廣大檔案工作者可通過以上的方式和方法與廣大人民群眾及社會(huì)利用者進(jìn)行互動(dòng)交流，同時(shí)及時(shí)收集、分析用戶們反饋回來的信息，了解用戶們的個(gè)人需求，從而不斷改進(jìn)工作，以滿足用戶的要求，提供更周到的服務(wù)。    全國各級各類綜合檔案局館館藏巳開放檔案信息，網(wǎng)站集群系統(tǒng)工程的建立，使異地用戶可以通過網(wǎng)上直接查詢和檢索到存放在不同地區(qū)檔案局館的檔案信息，無需花費(fèi)利用者大量的時(shí)間和精力到不同的檔案局館親自去查檔。通過創(chuàng)新和工作方式的改革，我們慣用的傳統(tǒng)的檔案服務(wù)發(fā)生了較大的變化，館藏檔案信息服務(wù)手段顯示出了信息數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)迅速快捷化，檔案信息資源共享化的顯明特點(diǎn)，各級國家綜合檔案局館，都可以匯集館藏巳開放紙質(zhì)檔案，音像、光盤、縮微品等數(shù)字化檔案，以及不同形式和內(nèi)容的多種巳開放檔案信息資源，借助互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)，建立起檔案局館內(nèi)集館藏檔案信息開發(fā)、檢索、利用多功能于一體的服務(wù)體系，最大限度地滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和獲取館藏巳開放檔案信息的需求。

    二、建立健全全國各級各類館藏檔案網(wǎng)站巳開放檔案史料集群系統(tǒng)工程是新形勢下檔案工作的需要    就目前的形勢發(fā)展來看，全國各省、市、自治區(qū)各級國家綜合檔案局館正在從封閉半封閉狀態(tài)向新的開放型、現(xiàn)代化的檔案局館發(fā)展。而館藏檔案信息的開放，特別是通過網(wǎng)站形式開放館藏檔案信息的步伐，在當(dāng)今信息時(shí)代顯得尤為緩慢些。館藏檔案信息逐步開放社會(huì)，是目前社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，是社會(huì)逐步走向文明和進(jìn)步的體現(xiàn)。努力建設(shè)好各級各類檔案局館檔案網(wǎng)站巳開放檔案史料集群系統(tǒng)工程建設(shè)，是整合加強(qiáng)區(qū)域檔案館藏信息資源，實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息資源共享的有效途徑。它將為檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)整體水平的提高，創(chuàng)建新的信息化工作交流平臺。因此，應(yīng)盡快加強(qiáng)檔案館網(wǎng)站巳開放檔案史料集群系統(tǒng)信息化建設(shè)，這一工程的有力開展，可以促使各級各類檔案館從封閉狀態(tài)逐步向開放型發(fā)展，打開公開信息的窗口。這樣檔案局館就可以在自己建立的檔案網(wǎng)站上舉辦展覽，開放檔案目錄，開放政府部門已開放的現(xiàn)行文件，建立館藏檔案信息專題數(shù)據(jù)庫，開通開放館藏檔案的全文檢索和閱覽服務(wù)，接受不同地域內(nèi)社會(huì)廣大網(wǎng)上群眾提交的查檔預(yù)約單等等服務(wù)，這就為檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提供了美好的前景。    全國各級各類綜合檔案局館檔案網(wǎng)絡(luò)巳開放檔案史料集群系統(tǒng)工程建設(shè)，是檔案信息化發(fā)展的必然趨勢，是對傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，同時(shí)也給檔案事業(yè)帶來了新的機(jī)遇，各級檔案局館行政部門及廣大基層工作者，應(yīng)積極采用新技術(shù)，加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。在信息社會(huì)中，信息的飛速增長，促使人們充分利用各種信息，使其在促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展，提高生產(chǎn)率，改進(jìn)生活質(zhì)量等方面起到積極的作用。檔案的利用工作是檔案工作的核心環(huán)節(jié)，館藏檔案信息服務(wù)，應(yīng)以最大限度地滿足利用者的需求為目的，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地為用戶提供檔案信息。而傳統(tǒng)的檔案服務(wù)觀念、服務(wù)方式、服務(wù)途徑及服務(wù)手段已極大限制了我國檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案網(wǎng)絡(luò)巳開放檔案史料集群系統(tǒng)工程建設(shè)新技術(shù)的應(yīng)用，將使檔案服務(wù)形式發(fā)生根本性變革，它將打破檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個(gè)統(tǒng)一的、開放的信息資源系統(tǒng)。由于檔案信息網(wǎng)絡(luò)分布面廣，同時(shí)具有雙向傳輸功能，因此不僅能向網(wǎng)上輸送檔案信息，而且還能從網(wǎng)上獲取許多與檔案歷史有關(guān)的信息。這同以往手工操作及目前一些檔案局館內(nèi)部的計(jì)算機(jī)管理相比較，有著無法比擬的優(yōu)越性和先進(jìn)性。檔案局館檔案網(wǎng)絡(luò)巳開放檔案史料集群系統(tǒng)工程建立后，一旦并入互聯(lián)網(wǎng)，它就成為網(wǎng)絡(luò)中的一種管理系統(tǒng)，檔案用戶之間、檔案局館與檔案網(wǎng)絡(luò)之間、檔案局館與檔案利用者之間的地理距離將因網(wǎng)絡(luò)的連接而消失，彼此之間的交流與合作將在檔案工作的管理中普及，促進(jìn)了我國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。廣大檔案用戶在辦公室或家里的計(jì)算機(jī)前，就可以對遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問，查閱自己所需的檔案信息，這為檔案的利用拓展了空間，使檔案資源的開發(fā)型和普及程度向更廣闊的方向邁進(jìn)。

    三、全國各級各類檔案局館建立館藏檔案信息網(wǎng)站巳開放檔案史料集群系統(tǒng)工程，應(yīng)需要做好以下四個(gè)方面的工作 

   （一）保持館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)結(jié)構(gòu)內(nèi)容和主要功能范圍內(nèi)的統(tǒng)一。當(dāng)前，各級各類檔案局館館藏檔案信息網(wǎng)站所建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫，因數(shù)據(jù)類別、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及其檢索查詢系統(tǒng)的型式不同，不能做到相互利用，檔案信息資源又不能共享，在此，筆者建議：一是檔案局館檔案網(wǎng)站集群系統(tǒng)工程的建設(shè)，應(yīng)在“統(tǒng)一歸范”的型式上狠下功夫，使各檔案館檔案網(wǎng)站集群系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和主要功能模塊保持一致。這樣一方面使各省及各類綜合檔案局館所建立的檔案網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)分級互聯(lián)，各局館檔案網(wǎng)站集群系統(tǒng)工程，按照國家《文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》，統(tǒng)一規(guī)范各級檔案局館檔案網(wǎng)站。另一方面，在建立檔案局館各類檔案信息數(shù)據(jù)庫時(shí)，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，逐步形成一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)的管理體系，為各級各類檔案館信息資源的交換與信息共享，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而達(dá)到真正實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息資源共享的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化水平，為異地利用者提供一個(gè)檔案信息共享的平臺。二是檔案局館檔案網(wǎng)站的主要功能和模式要保持嚴(yán)格的統(tǒng)一和一致性。各級綜合檔案局館在概況介紹、政策法規(guī)、公文傳輸、現(xiàn)行文件中心及檔案檢索等，主要功能模式上也保持基本一致，使各地檔案信息共享渠道暢通，使檔案網(wǎng)站真正成為檔案工作的宣傳窗口與檔案信息利用的中心，讓檔案網(wǎng)站走向社會(huì)，走向廣大人民群眾的心中，服務(wù)于社會(huì)和民眾。三是要統(tǒng)一規(guī)劃、集中建設(shè)，避免各省、市檔案局館檔案網(wǎng)站重復(fù)投資，各自為政。各級國家綜合性檔案館網(wǎng)站建設(shè)，都應(yīng)集中到規(guī)范統(tǒng)一的服務(wù)設(shè)置上，由各省級檔案局館組織本地區(qū)、各級檔案網(wǎng)站的相關(guān)人員進(jìn)行專門的技術(shù)培訓(xùn)和輔導(dǎo)，具體由各級檔案行政部門負(fù)責(zé)本單位網(wǎng)站的維護(hù)和管理。

    （二）建立健全具備各級檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫的組合檢索查詢系統(tǒng)。檔案局館檔案網(wǎng)站巳開放檔案史料集群系統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)和建立，涉及諸多具體的方面。檔案信息資源的有效檢索查詢是檔案網(wǎng)站集群系統(tǒng)建設(shè)的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，各級檔案局館檔案網(wǎng)站要開發(fā)出高效的檔案信息檢索查詢系統(tǒng)，使其能適應(yīng)新形勢下館藏檔案信息的網(wǎng)上檢索查詢，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的快節(jié)奏、高質(zhì)量、高效率的信息利用服務(wù)效果。如果各級檔案館檔案網(wǎng)站的各種數(shù)據(jù)庫，都集中建立在同一服務(wù)設(shè)置上，在開發(fā)檔案信息檢索查詢系統(tǒng)時(shí)，要實(shí)現(xiàn)各級檔案局館檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫的組合檢索查詢功能就會(huì)比較容易些，從而為實(shí)現(xiàn)各省、市檔案局館檔案信息的資源共享服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)。

    （三）檔案局館檔案網(wǎng)站巳開放檔案史料集群系統(tǒng)的形式與內(nèi)容，要更突出展現(xiàn)本地區(qū)館藏檔案的文化性與地域的人文特色。各級檔案局館館藏的檔案都具有其濃厚的文化性，檔案局館檔案網(wǎng)站巳開放檔案史料集群系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)，應(yīng)該在突出反映本地區(qū)的檔案形式和內(nèi)容及文化底蘊(yùn)。一是在網(wǎng)站的具體版面設(shè)計(jì)與美工設(shè)計(jì)上，要充分體現(xiàn)該地區(qū)的風(fēng)土人情和地理環(huán)境，展現(xiàn)本地區(qū)的文化底蘊(yùn)。二是網(wǎng)站內(nèi)容要新穎別致，與眾不同，形式多樣，給人以新鮮感，反映出自身的本質(zhì)和特征。頁面展現(xiàn)要生動(dòng)活潑，雅俗共賞。要充分利用網(wǎng)站，舉辦各種類型珍貴檔案展覽；現(xiàn)行文件中心，對政府部門新發(fā)布的新政策需告知全體公民周知的，要及時(shí)予以公布；要充分發(fā)揮館藏檔案資政育人的宣傳教育作用，為廣大人民群眾、青少年提供熱情周到的服務(wù)和“愛國主義基地”的宣傳教育作用。要進(jìn)一步開拓基層廣大檔案工作者廣闊的思路，拓寬視野，改進(jìn)觀念，讓館藏檔案信息融入今天的社會(huì)，服務(wù)于今天的人民群眾和黨的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，讓社會(huì)了解檔案，讓檔案走進(jìn)千家萬戶，讓檔案館成為廣大青少年接受愛國主義教育的美好殿堂。另外，還要隨時(shí)掌握傾聽社會(huì)與公眾反饋的建議和意見，不斷改進(jìn)網(wǎng)站的內(nèi)容和宣傳形式，并注重網(wǎng)站檔案內(nèi)容的宣傳效應(yīng)，增大點(diǎn)擊率，擴(kuò)大檔案在社會(huì)中的影響力，以適應(yīng)學(xué)術(shù)界和人民群眾的需要,使館藏檔案信息更好地為當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服好務(wù)，為中國特色社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大發(fā)展，實(shí)現(xiàn)中國夢，創(chuàng)建和諧社會(huì)做出新時(shí)代檔案工作者應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

    “境由心造，事在人為”。事有所成，必是創(chuàng)新所成。思想僵化，因循守舊，看攤守業(yè)，必定落伍于時(shí)代；小進(jìn)即止，小富即安，小成即驕，必定成不了大業(yè)。檔案事業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展需要永不自滿，需要無私無畏、默默無聞、腳踏實(shí)地的奉獻(xiàn)精神，需要科學(xué)精神。檔案工作者要著眼于發(fā)展眼光和實(shí)踐謀略，有敢為人先、敢樹正氣的銳氣和迎難而上、知難而進(jìn)的勇氣，不拘泥于傳統(tǒng)封閉的思維觀念，不止步于已有的成績，不束縛于現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)。要努力增強(qiáng)改革、創(chuàng)新、發(fā)展意識，提高自身的創(chuàng)新本領(lǐng)，不斷探索做好各級綜合檔案局館檔案網(wǎng)站，巳開放檔案史料集群系統(tǒng)工程建設(shè)創(chuàng)新的途徑，以新的思路、新的舉措，不斷開創(chuàng)全國各級各類綜合檔案局館檔案信息化網(wǎng)站，巳開放檔案史料集群系統(tǒng)工程建設(shè)科學(xué)發(fā)展的新局面。為全國各省、市、縣日益繁榮昌盛的文化事業(yè)和精神文明建設(shè)，做出我們檔案工作者的貢獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)我們廣大檔案工作者在全國經(jīng)濟(jì)、文化事業(yè)發(fā)展中突出地位、社會(huì)價(jià)值和作用。