2010年是實施檔案事業發展“十一五”規劃的最后一年。為了在新一輪五年發展中開好局，邁好步，上海市、區檔案局已經開始醞釀本市檔案事業發展“十二五”規劃（以下簡稱“規劃”）。科學規劃是各項事業科學發展的基礎和前提。我國改革開放總設計師鄧小平制訂的“三步走”戰略規劃，黨的十六大制定的全面建設小康社會的規劃，都對我國的社會發展產生極為深遠的影響。可見，科學規劃是大智慧、大手筆，是深謀遠慮的戰略思考、高屋建瓴的頂層設計、凝聚人心的宏偉藍圖。編制“規劃”是上海檔案界的一件大事、要事，亟需抓緊抓好。
近日來，本人有幸先后參加了上海市檔案局和松江區檔案局召開的編制“規劃”座談會，深受同行們謀大計、繪藍圖熱烈氣氛的感染。在大家真知灼見的啟發下，本人也禁不住欣然命筆，有感而發——
一、新跨越呼喚新思維
科學規劃是人們對事物發展的宏觀思維和全局性、長遠性的謀劃，以及對發展目標、任務、措施的精準描述。為了使“規劃”更好地反映發展規律，破解發展難題，駕馭發展大局，我們要破除思維定勢，創新思維方式，具體要把握好以下五個“度”：
一是高度，即“規劃”要體現高起點、高標準、高水平。上海是國際化、現代化的都市，中國正處于大變革、大發展時期，處于這一特定坐標位置上的上海檔案工作面臨很多的問題和困難，也有很多的機遇和優勢。為此，我們要充分利用上海的地域、文化、科技和人才等優勢，針對上海發展的社會需要，找準事業發展的目標、任務和舉措，使“規劃”真正體現時代特點、中國特色和上海特征。“十一五”期間，上海市檔案工作在服務民生、融入社會上化了大力氣，取得了新突破。“十二五”期間，要繼續做好促進檔案事業與社會同步發展、聯動發展這篇大文章，這應當成為“規劃”的戰略制高點和崇高的目標。
二是廣度，即“規劃”要做到“全覆蓋”。在階段上，要根據文件生命周期的理論，覆蓋檔案工作的各個環節，包括企事業機關的文件管理、機關檔案室工作和綜合檔案館建設，其中各類機關文件管理是確保檔案收集質量的前端和難點，應著力加強。在范圍上，要覆蓋各門類檔案管理和各專業的檔案工作，其中專業檔案與社會民生關系密切，弱點較多，應著力加強。在層次上，要覆蓋市、區、街道、社區的檔案工作，其中市、區檔案館是檔案管理和服務社會的“根據地”、“大本營”，應作為“規劃”的重點。同時，街道、社區檔案部門是服務民生的前哨陣地，也應著力加強。
三是深度，即“規劃”要致力解決發展中遇到的深層次問題。當今社會的信息劇增、知識爆炸、科技猛進、體制改革、社會開放，使檔案工作面臨復雜的生存環境。矛盾交叉，問題叢生，其中有些問題已經成為發展的瓶頸，成為饒不過的“坎”，如電子檔案的資源整合與安全保管、紙質檔案的鑒定與漲庫問題的突現、檔案的保密和共享關系的處置、“雙軌制”與“雙套制”管理的沉重負擔等。這些問題在社會發展中形成，至今缺乏萬全之策，解決難度較大。為此，我們要在總結、分析“十一五”工作成績、經驗的基礎上，認真梳理問題，從一般問題中找出帶有普遍性、關鍵性和緊迫性的問題，將其列入“規劃”的攻關對象，爭取在“十二五”期間有所突破。
四是亮度，即“規劃”要具有創新點、閃光點。當前，我國檔案工作正在圍繞民生工作，加快“兩個體系”建設。大方向確定后，具體實施上要有新思路、新舉措。不能大家只說原則話，只做上級要求的“規范動作”，而要結合本地區、本系統實際，各自選擇“自選動作”。所謂“自選”就是從上海“十二五”發展的社會需要出發，準確地選擇上海檔案事業發展的著力點。特別要利用我國檔案系統能夠集中力量、統一步驟辦大事的傳統優勢，尋找那些能夠以點帶面、一舉多得、綱舉目張、互利多贏的著力點和突破口，例如在檔案信息化建設中就要化大力氣建設高質量的“上海市檔案信息資源數據總庫”，有了這個總庫，檔案資源的集中、整合、“一門式”檢索、遠程共享、全天候服務等難題才有迎刃而解的基礎。
五是溫度，即“規劃”要滿懷熱情地貼近時代、貼近社會、貼近生活、貼近百姓。長期來，檔案部門主要為機關工作和學者研究服務，服務對象是“小眾”，外界印象是神秘。如今，我們既然已經將檔案館定位為公共檔案館，檔案專業定位為公共文化事業，就應當順應時代潮流，將檔案形成的主體、紀錄的內容、服務的對象不斷地從政府機關轉向社會，轉向民間，進一步退去檔案機構神秘的面紗和冷峻的外觀，樹立起便民、利民的職業形象。我們應當將“守護歷史”當作非常神圣事業，甘于平凡，淡薄名利。但是這不排斥我們投身瞬息萬變的時代潮流。當今時代新概念、新事物層出不窮，我們應當關注一下“流行“，追趕一點“時尚”，如“高清”、“微博（又稱圍脖）”、“多媒體”、“流媒體”、“3D”、“4G”等。其實，這些新事物與當代檔案工作有著密切的關系，例如，我們可以采用高清和多媒體技術紀錄當代歷史，為后人留下聲情并茂的記憶；可以通過微博了解當前的民情民意，開展檔案的利用咨詢或與大眾交流互動。可見，時尚并不會沖淡檔案職業的神圣，相反會更好地展示檔案事業與時俱進的時代特征和現代檔案工作者可親、可愛的職業“風度”，真可謂有“溫度”才有“風度”。
二、新跨越呼喚新目標
“兩個體系”建設是“十二五”期間檔案事業發展的主題。根據以上原則要求，建議在發展目標上突出以下重點：
（一）檔案資源體系建設
1、目前加強民生檔案工作的障礙是，在計劃經濟環境下形成的面向政府機關的檔案資源結構難以適應改革開放時代的民眾需求，在一定程度上存在傳統檔案的有效信息供不應求和無效信息供過于求的現象。資源建設必須從源頭抓起，為此，要繼續落實國家檔案局8號令，做好各單位歸檔范圍和保管期限的修改和審批工作，特別要按照與時俱進的要求，增加關系民生的歸檔內容或延長其保管期限，由此進一步優化檔案資源的結構和配制。
2、充分利用信息化手段，深入做好電子文件歸檔和電子檔案移交進館工作。著力修改調整檔案館和機關檔案室接收電子文件的范圍，打破傳統年終批量歸檔的的局限，推行電子文件的提前歸檔和隨時歸檔方式。同時，擴展電子文件的收集渠道，拓寬收集范圍，積極做好文化類、知識類、誠信類、專業類以及反映社會重大活動的電子文件的收集工作。
3、長期來，關系民生的婚姻、知青、土地、房產等專門檔案的利用率一直較高，但是資源集中和共享的問題尚未完全解決。為此，要按照集中與分布相結合的原則，繼續做好專門檔案資源的整合工作，力爭完全實現全市專門檔案資源的遠程共享和“一門式”檢索。
4、由于傳統的企業檔案工作“重藏輕用”,注重黨群、行政類檔案的收集，忽視經營管理、產品生產等具有企業特色的檔案收集；注重為企業的歷史服務，忽視為企業生產、經營、科研等現實工作服務，使企業檔案工作缺乏發展的內部動力,在市場經濟條件下往往受到企業管理層的冷落。為此，要依法加強對企業重大項目建檔工作的監督、指導；加強對非公有制企業建檔工作的指導；加強企業檔案信息化和企業信息化的聯動，努力盤活企業檔案的存量資源，激活增量資源。
5、家庭檔案是民生檔案資源建設的亮點之一，也是近年來上海檔案工作中充滿活力，卓有成效新事物。因此，要繼續鼓勵和指導家庭建檔，包括開展家譜的建立和收集；家庭生活改善的照片、視頻材料的收集和整理等。
6、多媒體檔案是現代社會優質信息資源，具有聲情圖文并茂，影響力大，傳播力強等優勢。目前與檔案專業相近的圖書、文博，特別是新聞媒體，都熱衷于多媒體技術應用和多媒體資源的收集。近年來，上海市、區檔案館也已經開展了多媒體檔案的收集，但是該項工作尚未進入長效管理。當前要進一步主動地與新聞媒體聯合，做好多媒體檔案的收集、整理、保管和編研工作。同時，利用多媒體手段，積極開展“口述”檔案的建檔采集工作，從而為本市的檔案資源注入更多的新鮮血液。
7、采用信息化手段，整合不同地區、不同系統、不同機構的檔案資源，形成集中和分布相結合的、覆蓋本市各類檔案目錄和全文信息的、包括多媒體檔案在內的檔案信息資源總庫，真正實現檔案資源的優化配置、安全存儲、集成管理和遠程利用。
8、由于各種原因，紙質檔案鑒定工作的長期滯后已經造成不少單位庫房膨脹，玉石不分，檔案開放難，盲目數字化、管理負擔加重等突出問題。電子檔案的鑒定更使檔案信息化面臨嚴峻的挑戰。當前，迫切需要從建立、健全檔案鑒定法規、標準，依法督促監管，精心組織實施，廣泛開展指導培訓，利用信息技術手段等方面著手，積極開展紙質檔案的開放鑒定、銷毀鑒定，積極探索和實施電子檔案的歸檔價值鑒定，從而使本市檔案資源的增長避免粗放式，追求集約化。
（二）檔案服務能力建設
1、從當前互聯網等傳播媒體的人氣凝聚狀況看，民眾在物質生活條件改善以后，精神需求在逐步突現，包括開展文化、娛樂、求知、維權、休閑等活動的需求，以及出于懷舊、紀念、教育等目的歷史回眸，如紀念新中國建國60周年等。因此，我們不能將服務民生僅僅停留在向民眾開放紅頭文件上，而要深入分析民眾檔案需求的變化，客觀把握民眾的當前需求和潛在需求，不斷拓展面向民眾的檔案服務領域，進一步提高公共檔案館的檔案利用率和社會關注度。
2、盡可能采用信息技術，簡化服務方式，拓寬服務渠道。值得探索的方式有：
（1）利用微博、即時通訊等手段，開展檔案利用、業務指導、咨詢，加強檔案部門與社會的交流互動。
（2）利用手機、計算機、電視機“三機合一”，以及上海移動電視、高清電視普及、網絡提速等發展機遇，主動與新聞媒體單位協作，將檔案信息盡可能地向手機、電視機等大眾媒體擴展，更大程度、更大范圍地實現檔案的“全天候”遠程服務。
（3）利用網絡平臺，整合外部資源，開辟口述歷史、老電影、老歌曲、老照片、回憶錄、網上展覽等與檔案記憶有關的大眾化欄目，滿足民眾日益增長的精神需求。
3、應用多媒體等信息技術，圍繞本市、本區、本單位、本專業的中心工作，對傳統載體檔案和電子檔案進行綜合加工，力爭形成高質量的檔案編研產品，并借助現代媒體手段進行廣泛傳播，徹底改變傳統檔案編研中的編輯難、傳播難、利用率低、影響力小的狀況，使檔案工作更好地為當前的經濟建設、法治建設、文化建設、體制改革、對外開放等各項重大社會活動服務。
4、現有的民生檔案數字化程度低、上網資源少、聯網檢索性差；許多民生檔案資源分散在各類檔案中，沒有經過系統化的整合，難以形成資源優勢；資源整合遇到體制上條塊分割，數據庫和計算機技術平臺異構等難題。為此，要繼續整合服務平臺，改進后臺操作，創新服務手段，優化計算機服務軟件，最大限度地實現檔案資源的“一門式”、“無障礙”、“全天候”服務。進一步提高檔案信息的共享、檢索和傳播能力，使檔案服務工作真正從被動轉向主動、從滯后轉向超前、從單向提供轉向雙向互動。
（三）保障體系建設
1、繼續實施信息化帶動戰略。檔案信息化須從四個方面整體推進：一是在推進的要素方面，包括計算機網絡平臺、應用系統、數據庫、適應信息化的規范體系和人才隊伍建設；二是在推進的主體方面，包括辦公自動化、數字檔案室和數字檔案館建設；三是在推進的對象方面，包括目錄數據庫、內容信息庫和檔案匯編信息庫建設。其中內容信息庫又包括存量檔案的數字化和增量歸檔電子文件的收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用等。四是開展對檔案信息化關鍵技術的研究，切實解決電子文件保真（真實性）、保全（完整性）、保用（有效性）、保密（安全性）以及內容智能化控制的難題，盡快減小或擺脫“雙套制”、“雙軌制”造成的麻煩和負擔。
2、繼續實施依法治檔戰略。進一步梳理現有的檔案法規、制度、標準、規范系統；結合《檔案法》修訂和檔案信息化建設，補充完善現有的法規體系；將檔案局依法進行檔案業務指導、協調、監督和檢查的職能納入依法行政的內容；在檔案信息系統中研制依法行政的功能，盡量將現有的依法行政職能固化到計算機系統中去；應用計算機網絡系統開展遠程行政監管、法治宣傳教育工作。
3、繼續實施科教興檔戰略。上海檔案工作者要密切跟蹤日新月異的信息技術，充分利用上海地區的技術優勢，加強新技術應用研究，盡快將先進的技術轉換為檔案信息資源的管理和服務能力；將檔案事業發展的難點作為檔案科研工作的重點，化大力氣做好現有科研成果的宣傳推廣工作；加強高新技術的普及教育，提高檔案干部對高新技術的應用能力；進一步應用多媒體技術開展多層次的檔案教育培訓，提高培訓的實際效果。
4、繼續實施安全管檔戰略。一方面，將人防和技防相結合，通過完善安全制度，制訂應急預案，做好安全督察，加強檔案安全的常態管理。另一方面，針對檔案安全中的薄弱環節，重點解決突出的安全問題，包括處理好檔案保密和共享的關系，精細化劃分和控制檔案的保密和共享范圍；嚴密控制保密和共享檔案在政務內網和政務外網的分布；切實落實電子檔案的異地異質備份；在電子檔案利用中對用戶權限實行精準設計和日常管理等。
三、新跨越呼喚新機制
現代社會中任何工作的組織實施都需要機制的保障，“規劃”的編制和落實也不例外。“機制”一詞原指機械運行的原理和方式。社會學中的“機制”是指事物運動過程中內部構成各要素之間相互聯系、協調和制約的方式。事物的發展一旦從機制上進行優化，就能對發展過程形成強大的動力和必要的約束，避免行為的盲目性和隨意性。因此，機制的創新是最關鍵的創新。以前，人們在編制規劃中會存在“先規劃了再說”或“規劃內容不落實”的現象，這是編制或執行規劃出了問題。因此，我們在這次“規劃”編制中須力爭做到機制創新。
1、正確處理編制和落實規劃各要素之間的協調關系。“規劃”在內容的覆蓋上既要全面推進，又要重點突破；對目標的定位上既要有定性的描述，又要有定量的規定；對全局的把握上既要宏觀布局，又要微觀對策；對過程的控制上既要整體規劃，又要分步實施；對方向的選擇上既要有所為，又要有所不為；對任務的定義上既要有一定的難度，須跳一跳才能完成，又不能不切實際地拔高，不具備實施的條件；在關系的處理上要與《上海市國民經濟和社會發展“十二五”規劃》、全國《檔案事業發展“十二五”規劃》，以及其他有關專項規劃，如本地區信息化發展規劃相銜接，并將“規劃”目標盡可能納入本地區、本系統的“十二五”規劃中去。
2、要從上海檔案工作的現狀和發展趨勢出發。“規劃”編制前要認真開展調研，了解“十一五”規劃的執行情況，梳理出哪些已經完成了，哪些還需要繼續實施，特別對檔案工作改革發展中的重大問題要進行專題分析研究。“規劃”編制中要對目標任務進行可行性研究，大膽設想，謹慎論證，統籌兼顧各方面的需求和條件，確保檔案事業發展的穩定性、協調性和連續性。
3、要對規劃的實施采取有力的舉措。為了保持“規劃”的權威性和執行的嚴肅性，要建立集“規劃”編制、協調、監督、反饋意見、補充完善于一體的常態管理機制，在“規劃”頒發時一并提出“規劃”執行的要求。同時，在“規劃”編制時要充分吸納檔案專業以外的專家參與，傾聽他們的意見。調研相關專業編制“十二五”規劃的情況，學習同行的經驗，使“規劃”的執行得到更多相關部門和社會力量的支持。
“不謀全局不足以謀一隅，不謀萬世不足以謀一時”，令人欣喜的是，站在兩個五年跨越之間的上海檔案工作者們已經在新的起跑線上運籌帷幄，自我加壓，整理行裝，蓄勢待發。
“踏遍青山人未老，風景這邊獨好”！
參考文獻
楊冬權，《在全國檔案局長館長會議上的講話》，中國檔案，2010年第1期
近日來，本人有幸先后參加了上海市檔案局和松江區檔案局召開的編制“規劃”座談會，深受同行們謀大計、繪藍圖熱烈氣氛的感染。在大家真知灼見的啟發下，本人也禁不住欣然命筆，有感而發——
一、新跨越呼喚新思維
科學規劃是人們對事物發展的宏觀思維和全局性、長遠性的謀劃，以及對發展目標、任務、措施的精準描述。為了使“規劃”更好地反映發展規律，破解發展難題，駕馭發展大局，我們要破除思維定勢，創新思維方式，具體要把握好以下五個“度”：
一是高度，即“規劃”要體現高起點、高標準、高水平。上海是國際化、現代化的都市，中國正處于大變革、大發展時期，處于這一特定坐標位置上的上海檔案工作面臨很多的問題和困難，也有很多的機遇和優勢。為此，我們要充分利用上海的地域、文化、科技和人才等優勢，針對上海發展的社會需要，找準事業發展的目標、任務和舉措，使“規劃”真正體現時代特點、中國特色和上海特征。“十一五”期間，上海市檔案工作在服務民生、融入社會上化了大力氣，取得了新突破。“十二五”期間，要繼續做好促進檔案事業與社會同步發展、聯動發展這篇大文章，這應當成為“規劃”的戰略制高點和崇高的目標。
二是廣度，即“規劃”要做到“全覆蓋”。在階段上，要根據文件生命周期的理論，覆蓋檔案工作的各個環節，包括企事業機關的文件管理、機關檔案室工作和綜合檔案館建設，其中各類機關文件管理是確保檔案收集質量的前端和難點，應著力加強。在范圍上，要覆蓋各門類檔案管理和各專業的檔案工作，其中專業檔案與社會民生關系密切，弱點較多，應著力加強。在層次上，要覆蓋市、區、街道、社區的檔案工作，其中市、區檔案館是檔案管理和服務社會的“根據地”、“大本營”，應作為“規劃”的重點。同時，街道、社區檔案部門是服務民生的前哨陣地，也應著力加強。
三是深度，即“規劃”要致力解決發展中遇到的深層次問題。當今社會的信息劇增、知識爆炸、科技猛進、體制改革、社會開放，使檔案工作面臨復雜的生存環境。矛盾交叉，問題叢生，其中有些問題已經成為發展的瓶頸，成為饒不過的“坎”，如電子檔案的資源整合與安全保管、紙質檔案的鑒定與漲庫問題的突現、檔案的保密和共享關系的處置、“雙軌制”與“雙套制”管理的沉重負擔等。這些問題在社會發展中形成，至今缺乏萬全之策，解決難度較大。為此，我們要在總結、分析“十一五”工作成績、經驗的基礎上，認真梳理問題，從一般問題中找出帶有普遍性、關鍵性和緊迫性的問題，將其列入“規劃”的攻關對象，爭取在“十二五”期間有所突破。
四是亮度，即“規劃”要具有創新點、閃光點。當前，我國檔案工作正在圍繞民生工作，加快“兩個體系”建設。大方向確定后，具體實施上要有新思路、新舉措。不能大家只說原則話，只做上級要求的“規范動作”，而要結合本地區、本系統實際，各自選擇“自選動作”。所謂“自選”就是從上海“十二五”發展的社會需要出發，準確地選擇上海檔案事業發展的著力點。特別要利用我國檔案系統能夠集中力量、統一步驟辦大事的傳統優勢，尋找那些能夠以點帶面、一舉多得、綱舉目張、互利多贏的著力點和突破口，例如在檔案信息化建設中就要化大力氣建設高質量的“上海市檔案信息資源數據總庫”，有了這個總庫，檔案資源的集中、整合、“一門式”檢索、遠程共享、全天候服務等難題才有迎刃而解的基礎。
五是溫度，即“規劃”要滿懷熱情地貼近時代、貼近社會、貼近生活、貼近百姓。長期來，檔案部門主要為機關工作和學者研究服務，服務對象是“小眾”，外界印象是神秘。如今，我們既然已經將檔案館定位為公共檔案館，檔案專業定位為公共文化事業，就應當順應時代潮流，將檔案形成的主體、紀錄的內容、服務的對象不斷地從政府機關轉向社會，轉向民間，進一步退去檔案機構神秘的面紗和冷峻的外觀，樹立起便民、利民的職業形象。我們應當將“守護歷史”當作非常神圣事業，甘于平凡，淡薄名利。但是這不排斥我們投身瞬息萬變的時代潮流。當今時代新概念、新事物層出不窮，我們應當關注一下“流行“，追趕一點“時尚”，如“高清”、“微博（又稱圍脖）”、“多媒體”、“流媒體”、“3D”、“4G”等。其實，這些新事物與當代檔案工作有著密切的關系，例如，我們可以采用高清和多媒體技術紀錄當代歷史，為后人留下聲情并茂的記憶；可以通過微博了解當前的民情民意，開展檔案的利用咨詢或與大眾交流互動。可見，時尚并不會沖淡檔案職業的神圣，相反會更好地展示檔案事業與時俱進的時代特征和現代檔案工作者可親、可愛的職業“風度”，真可謂有“溫度”才有“風度”。
二、新跨越呼喚新目標
“兩個體系”建設是“十二五”期間檔案事業發展的主題。根據以上原則要求，建議在發展目標上突出以下重點：
（一）檔案資源體系建設
1、目前加強民生檔案工作的障礙是，在計劃經濟環境下形成的面向政府機關的檔案資源結構難以適應改革開放時代的民眾需求，在一定程度上存在傳統檔案的有效信息供不應求和無效信息供過于求的現象。資源建設必須從源頭抓起，為此，要繼續落實國家檔案局8號令，做好各單位歸檔范圍和保管期限的修改和審批工作，特別要按照與時俱進的要求，增加關系民生的歸檔內容或延長其保管期限，由此進一步優化檔案資源的結構和配制。
2、充分利用信息化手段，深入做好電子文件歸檔和電子檔案移交進館工作。著力修改調整檔案館和機關檔案室接收電子文件的范圍，打破傳統年終批量歸檔的的局限，推行電子文件的提前歸檔和隨時歸檔方式。同時，擴展電子文件的收集渠道，拓寬收集范圍，積極做好文化類、知識類、誠信類、專業類以及反映社會重大活動的電子文件的收集工作。
3、長期來，關系民生的婚姻、知青、土地、房產等專門檔案的利用率一直較高，但是資源集中和共享的問題尚未完全解決。為此，要按照集中與分布相結合的原則，繼續做好專門檔案資源的整合工作，力爭完全實現全市專門檔案資源的遠程共享和“一門式”檢索。
4、由于傳統的企業檔案工作“重藏輕用”,注重黨群、行政類檔案的收集，忽視經營管理、產品生產等具有企業特色的檔案收集；注重為企業的歷史服務，忽視為企業生產、經營、科研等現實工作服務，使企業檔案工作缺乏發展的內部動力,在市場經濟條件下往往受到企業管理層的冷落。為此，要依法加強對企業重大項目建檔工作的監督、指導；加強對非公有制企業建檔工作的指導；加強企業檔案信息化和企業信息化的聯動，努力盤活企業檔案的存量資源，激活增量資源。
5、家庭檔案是民生檔案資源建設的亮點之一，也是近年來上海檔案工作中充滿活力，卓有成效新事物。因此，要繼續鼓勵和指導家庭建檔，包括開展家譜的建立和收集；家庭生活改善的照片、視頻材料的收集和整理等。
6、多媒體檔案是現代社會優質信息資源，具有聲情圖文并茂，影響力大，傳播力強等優勢。目前與檔案專業相近的圖書、文博，特別是新聞媒體，都熱衷于多媒體技術應用和多媒體資源的收集。近年來，上海市、區檔案館也已經開展了多媒體檔案的收集，但是該項工作尚未進入長效管理。當前要進一步主動地與新聞媒體聯合，做好多媒體檔案的收集、整理、保管和編研工作。同時，利用多媒體手段，積極開展“口述”檔案的建檔采集工作，從而為本市的檔案資源注入更多的新鮮血液。
7、采用信息化手段，整合不同地區、不同系統、不同機構的檔案資源，形成集中和分布相結合的、覆蓋本市各類檔案目錄和全文信息的、包括多媒體檔案在內的檔案信息資源總庫，真正實現檔案資源的優化配置、安全存儲、集成管理和遠程利用。
8、由于各種原因，紙質檔案鑒定工作的長期滯后已經造成不少單位庫房膨脹，玉石不分，檔案開放難，盲目數字化、管理負擔加重等突出問題。電子檔案的鑒定更使檔案信息化面臨嚴峻的挑戰。當前，迫切需要從建立、健全檔案鑒定法規、標準，依法督促監管，精心組織實施，廣泛開展指導培訓，利用信息技術手段等方面著手，積極開展紙質檔案的開放鑒定、銷毀鑒定，積極探索和實施電子檔案的歸檔價值鑒定，從而使本市檔案資源的增長避免粗放式，追求集約化。
（二）檔案服務能力建設
1、從當前互聯網等傳播媒體的人氣凝聚狀況看，民眾在物質生活條件改善以后，精神需求在逐步突現，包括開展文化、娛樂、求知、維權、休閑等活動的需求，以及出于懷舊、紀念、教育等目的歷史回眸，如紀念新中國建國60周年等。因此，我們不能將服務民生僅僅停留在向民眾開放紅頭文件上，而要深入分析民眾檔案需求的變化，客觀把握民眾的當前需求和潛在需求，不斷拓展面向民眾的檔案服務領域，進一步提高公共檔案館的檔案利用率和社會關注度。
2、盡可能采用信息技術，簡化服務方式，拓寬服務渠道。值得探索的方式有：
（1）利用微博、即時通訊等手段，開展檔案利用、業務指導、咨詢，加強檔案部門與社會的交流互動。
（2）利用手機、計算機、電視機“三機合一”，以及上海移動電視、高清電視普及、網絡提速等發展機遇，主動與新聞媒體單位協作，將檔案信息盡可能地向手機、電視機等大眾媒體擴展，更大程度、更大范圍地實現檔案的“全天候”遠程服務。
（3）利用網絡平臺，整合外部資源，開辟口述歷史、老電影、老歌曲、老照片、回憶錄、網上展覽等與檔案記憶有關的大眾化欄目，滿足民眾日益增長的精神需求。
3、應用多媒體等信息技術，圍繞本市、本區、本單位、本專業的中心工作，對傳統載體檔案和電子檔案進行綜合加工，力爭形成高質量的檔案編研產品，并借助現代媒體手段進行廣泛傳播，徹底改變傳統檔案編研中的編輯難、傳播難、利用率低、影響力小的狀況，使檔案工作更好地為當前的經濟建設、法治建設、文化建設、體制改革、對外開放等各項重大社會活動服務。
4、現有的民生檔案數字化程度低、上網資源少、聯網檢索性差；許多民生檔案資源分散在各類檔案中，沒有經過系統化的整合，難以形成資源優勢；資源整合遇到體制上條塊分割，數據庫和計算機技術平臺異構等難題。為此，要繼續整合服務平臺，改進后臺操作，創新服務手段，優化計算機服務軟件，最大限度地實現檔案資源的“一門式”、“無障礙”、“全天候”服務。進一步提高檔案信息的共享、檢索和傳播能力，使檔案服務工作真正從被動轉向主動、從滯后轉向超前、從單向提供轉向雙向互動。
（三）保障體系建設
1、繼續實施信息化帶動戰略。檔案信息化須從四個方面整體推進：一是在推進的要素方面，包括計算機網絡平臺、應用系統、數據庫、適應信息化的規范體系和人才隊伍建設；二是在推進的主體方面，包括辦公自動化、數字檔案室和數字檔案館建設；三是在推進的對象方面，包括目錄數據庫、內容信息庫和檔案匯編信息庫建設。其中內容信息庫又包括存量檔案的數字化和增量歸檔電子文件的收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用等。四是開展對檔案信息化關鍵技術的研究，切實解決電子文件保真（真實性）、保全（完整性）、保用（有效性）、保密（安全性）以及內容智能化控制的難題，盡快減小或擺脫“雙套制”、“雙軌制”造成的麻煩和負擔。
2、繼續實施依法治檔戰略。進一步梳理現有的檔案法規、制度、標準、規范系統；結合《檔案法》修訂和檔案信息化建設，補充完善現有的法規體系；將檔案局依法進行檔案業務指導、協調、監督和檢查的職能納入依法行政的內容；在檔案信息系統中研制依法行政的功能，盡量將現有的依法行政職能固化到計算機系統中去；應用計算機網絡系統開展遠程行政監管、法治宣傳教育工作。
3、繼續實施科教興檔戰略。上海檔案工作者要密切跟蹤日新月異的信息技術，充分利用上海地區的技術優勢，加強新技術應用研究，盡快將先進的技術轉換為檔案信息資源的管理和服務能力；將檔案事業發展的難點作為檔案科研工作的重點，化大力氣做好現有科研成果的宣傳推廣工作；加強高新技術的普及教育，提高檔案干部對高新技術的應用能力；進一步應用多媒體技術開展多層次的檔案教育培訓，提高培訓的實際效果。
4、繼續實施安全管檔戰略。一方面，將人防和技防相結合，通過完善安全制度，制訂應急預案，做好安全督察，加強檔案安全的常態管理。另一方面，針對檔案安全中的薄弱環節，重點解決突出的安全問題，包括處理好檔案保密和共享的關系，精細化劃分和控制檔案的保密和共享范圍；嚴密控制保密和共享檔案在政務內網和政務外網的分布；切實落實電子檔案的異地異質備份；在電子檔案利用中對用戶權限實行精準設計和日常管理等。
三、新跨越呼喚新機制
現代社會中任何工作的組織實施都需要機制的保障，“規劃”的編制和落實也不例外。“機制”一詞原指機械運行的原理和方式。社會學中的“機制”是指事物運動過程中內部構成各要素之間相互聯系、協調和制約的方式。事物的發展一旦從機制上進行優化，就能對發展過程形成強大的動力和必要的約束，避免行為的盲目性和隨意性。因此，機制的創新是最關鍵的創新。以前，人們在編制規劃中會存在“先規劃了再說”或“規劃內容不落實”的現象，這是編制或執行規劃出了問題。因此，我們在這次“規劃”編制中須力爭做到機制創新。
1、正確處理編制和落實規劃各要素之間的協調關系。“規劃”在內容的覆蓋上既要全面推進，又要重點突破；對目標的定位上既要有定性的描述，又要有定量的規定；對全局的把握上既要宏觀布局，又要微觀對策；對過程的控制上既要整體規劃，又要分步實施；對方向的選擇上既要有所為，又要有所不為；對任務的定義上既要有一定的難度，須跳一跳才能完成，又不能不切實際地拔高，不具備實施的條件；在關系的處理上要與《上海市國民經濟和社會發展“十二五”規劃》、全國《檔案事業發展“十二五”規劃》，以及其他有關專項規劃，如本地區信息化發展規劃相銜接，并將“規劃”目標盡可能納入本地區、本系統的“十二五”規劃中去。
2、要從上海檔案工作的現狀和發展趨勢出發。“規劃”編制前要認真開展調研，了解“十一五”規劃的執行情況，梳理出哪些已經完成了，哪些還需要繼續實施，特別對檔案工作改革發展中的重大問題要進行專題分析研究。“規劃”編制中要對目標任務進行可行性研究，大膽設想，謹慎論證，統籌兼顧各方面的需求和條件，確保檔案事業發展的穩定性、協調性和連續性。
3、要對規劃的實施采取有力的舉措。為了保持“規劃”的權威性和執行的嚴肅性，要建立集“規劃”編制、協調、監督、反饋意見、補充完善于一體的常態管理機制，在“規劃”頒發時一并提出“規劃”執行的要求。同時，在“規劃”編制時要充分吸納檔案專業以外的專家參與，傾聽他們的意見。調研相關專業編制“十二五”規劃的情況，學習同行的經驗，使“規劃”的執行得到更多相關部門和社會力量的支持。
“不謀全局不足以謀一隅，不謀萬世不足以謀一時”，令人欣喜的是，站在兩個五年跨越之間的上海檔案工作者們已經在新的起跑線上運籌帷幄，自我加壓，整理行裝，蓄勢待發。
“踏遍青山人未老，風景這邊獨好”！
參考文獻
楊冬權，《在全國檔案局長館長會議上的講話》，中國檔案，2010年第1期
