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關于上海檔案信息化建設的初步研究

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-08-18 19:28:01    來源:網絡    瀏覽次數:138    評論:0
導讀

趙嘉慶王瑋檔案信息化是指檔案部門改革傳統管理方法,運用現代信息技術,加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用的過程。隨著檔案信息化的逐步深入,檔案信息化建設已經成為檔案事業發展的一項具有全局性和戰略性的重大工作。檔案信息化既是檔案工作的重要組成部分,同時,又是城市信息化、電子政務以及其他各行各業信息化的重要基礎性工作。檔案信息化建設又是一項龐大的系統工程,涉及面之廣,技術要求之高,困難程度之多,工

趙嘉慶 王瑋
檔案信息化是指檔案部門改革傳統管理方法,運用現代信息技術,加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用的過程。隨著檔案信息化的逐步深入,檔案信息化建設已經成為檔案事業發展的一項具有全局性和戰略性的重大工作。檔案信息化既是檔案工作的重要組成部分,同時,又是城市信息化、電子政務以及其他各行各業信息化的重要基礎性工作。檔案信息化建設又是一項龐大的系統工程,涉及面之廣,技術要求之高,困難程度之多,工程投入之大,是檔案部門前所未有的。因此,加強檔案信息化建設若干問題的研究,總結經驗教訓,規劃未來,明確思路,是非常必要的。本文限于經歷和水平,僅作初步研究,以求同行參與并指正。
一、檔案信息化建設的重要意義
隨著信息化時代的到來,在未來信息社會決定一個國家和地區生產力發展水平的不再是自然資源、歷史條件等,而是包括知識在內的各種信息,信息將成為知識經濟時代最為重要的資源。可以說,以信息資源有效開發和應用為標志的信息化是一場信息革命,它意味著各相關信息行業都必須隨之進行深刻的變革,走信息化的道路,從而推動社會全方位的發展與進步,這是社會發展的潮流。
檔案是信息社會經濟和社會發展的寶貴信息資源,檔案資源信息化是新世紀檔案事業發展的必然趨勢,是事關檔案事業全局發展的重大戰略。檔案信息化是進一步提高檔案管理和服務水平,實現檔案事業跨越式發展的重要一環。《上海實施科教興市戰略行動綱要》中指出:“到2010年,上海要基本建立以人才高地為支撐的城市創新體系,成為國內外重要的創新基地、知識擴散中心,在若干關鍵技術與戰略產業領域的競爭力處于國內外前列;各種所有制創新主體的地位牢固確立,基本形成產學研戰略聯盟格局;基本建立面向世界、面向未來的現代教育體系,成為國際化創新人才集聚地和國內外人才配置的中心城市;基本建成國際先進、國內領先的技術、信息、環境等公共服務平臺,成為研發設施完善、成果轉化孵化便捷、創新創業環境適宜的國際大都市。”這表明,上海下一步的發展,將緊緊依托人才和科技兩大資源,以及創新體系,實現新跨越,獲取新突破。城市的發展和社會的進步使檔案工作面臨著嚴峻的挑戰,要實現檔案事業的新跨越,獲取檔案工作的新突破只有緊緊依托人才和科技加快發展檔案信息化。檔案工作只有緊跟形勢才能服務大局。《上海實施科教興市戰略行動綱要》中始終貫穿著的一個主題就是“創新”思想,檔案部門要在理論創新、制度創新、科技創新和服務創新上有所作為,一個重大的舉措和最為關鍵的突破口就是實現檔案信息化管理。檔案部門只有早日實現信息化,跟上信息社會發展潮流,與時俱進,才能充分實踐“三個代表”重要思想,才能從根本上使檔案事業和整個有中國特色的社會主義事業一起實現跨越式發展。從這個意義上講,沒有檔案信息化,就沒有檔案工作的未來。檔案信息化是事關檔案事業發展的重要關鍵性問題,它使檔案工作面臨著挑戰卻又充滿了希望。
二、檔案信息化建設的歷史回顧
上海檔案信息化建設是在改革、開放的形勢下,為適應上海城市信息化建設和檔案事業發展需要而逐步形成并發展起來的,它已成為上海檔案事業中一項舉足輕重的重要工作。回顧歷史,上海檔案信息化工作起步于80年代后期,發展于90年代中期,收獲于“十五”期末,至今已走過將近二十個年頭,大致可劃分為以下三個階段:
第一階段:在1995年以前,是上海檔案信息化工作的起步階段,這一階段的主要成果是編制出了《上海市計算機輔助檔案管理總體方案》。這個方案是在調查、分析全市檔案部門的業務管理性質和檔案實體的內容、形式特征的基礎上,對檔案領域計算機應用系統建設工作的各個側面進行了設計和規劃。在此方案指導下,全市檔案部門開展了一些自發性的調查和研究,但由于當時信息化基礎設施和技術條件的限制,其成果尚停留于計算機輔助手工管理的局部性和工作性研究,檔案信息化處于嘗試性的初級階段。
第二階段:1996年--2000年,是上海檔案信息化建設的穩步發展階段,這一階段的主要特征是:檔案信息化的意識逐步增強、檔案基礎設施和信息資源的建設加大投入、檔案應用軟件的推廣逐步統一和規范,在此基礎上先后形成了“檔案多媒體全文數據庫系統”、“上海檔案信息網站”、“神夾文檔一體化通用軟件”、“光典電子文件歸檔及管理系統”等一批重要的檔案信息化建設成果。
第三階段:進入21世紀,特別是近年來,上海檔案信息化建設,在國家檔案局的指導下,在相關部門的共同努力下,取得了豐碩的成果,“三網并舉,重點突破”,以上海市檔案館仙霞路老館信息加工和管理為基地,以上海市檔案館外灘新館信息集聚和利用為中心的上海檔案信息網絡及其資源總庫正在逐步建設和形成之中。其主要成績如下:
(一)研究并制定了檔案信息化的規劃和管理辦法
“十五期間”,上海檔案行政管理部門越來越重視制定具有全局性、前瞻性、操作性和長遠性的宏觀規劃和管理辦法。如:為了進一步貫徹落實《全國檔案信息化建設實施綱要》和《上海市檔案事業發展“十五”計劃》所提出的檔案信息化建設任務,力爭上海檔案信息化建設在“十五”時期取得實質性進展,根據上海城市信息化建設規劃和電子政務建設總體要求,我們在廣泛調研和充分論證的基礎上,研究制訂了《上海市檔案信息化建設實施意見》。其主要內容是:按照上海電子政務總體規劃要求,加強檔案信息化基礎設施建設;加快檔案目錄數據建設,建立上海檔案目錄中心;加強檔案全文數字化建設,建立檔案全文數據庫和檔案信息中心;加強電子文件歸檔管理和電子檔案接收工作;進一步推進檔案管理應用系統建設;加強檔案信息化保障體系建設。
為進一步貫徹《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局第6號令),規范電子公文的歸檔,保證歸檔電子公文的完整與安全,上海市檔案局擬寫了《上海市電子公文歸檔管理實施辦法》,經反復爭求意見和修改,提交市委、市府兩辦頒發執行。
為貫徹《上海市檔案信息化建設實施意見》,保障檔案信息化建設合理、有序地健康發展,結合檔案事業“十一五”發展規劃的調研,重點開展了對市級機關和區縣檔案信息化基本情況的調研,在此基礎上形成了《上海市檔案信息化“十一五”發展規劃》(提綱),上報上海市信息化委員會。
   (二)制定了一批檔案信息化業務規范與地方標準
“十五期間”,上海檔案行政管理部門越來越重視檔案信息化業務規范和技術標準的研究工作,圍繞檔案信息資源建設,組織制訂、發布和實施了一批重要的檔案信息化建設應用類標準,有力地支持了全市檔案信息化建設的健康發展。如:為配合電子政務建設和市、區二級綜合檔案館,各部、委、辦、局檔案室,各專門、部門檔案館等的檔案目錄中心建設,2003年我們向市技監局申報制定《基于XML的文書檔案目錄數據規范》的上海市地方標準項目,經反復修改論證,目前已形成了送審稿,下一步將連同標準編制說明和意見匯總處理單等材料送市技監局報批。
通過對區縣以及專門部門檔案館的信息化專題調研,我們了解到全市各區縣綜合檔案館擁有包括婚姻登記檔案、知青檔案、學籍檔案、戶籍檔案、獨生子女證檔案、出身證檔案、復退軍人檔案、土地檔案、房產檔案等各種檔案專題目錄合計735.3719萬條,其中婚姻登記檔案數量最多,已達337.1萬條。27家專門、部門檔案館現有案卷級目錄條數:42.8837萬條;文件級目錄條數:320.3843萬條;各種專題目錄:49.1936萬條。如何將這部分信息資源整合起來,特別是其中關系到老百姓切身利益、查詢利用率高的檔案專題目錄實行一門式地集中查詢,首先要考慮的是如何將這些已形成的數據進行規范并集中起來,才能考慮信息整合和資源共享的問題。為此,上海市檔案局研究并制定了《聲像檔案目錄數據庫結構》、《婚姻登記檔案目錄數據庫結構》、《知青上山下鄉檔案目錄數據庫結構》、《知青返城檔案目錄數據庫結構》、《知青子女入戶檔案目錄數據庫結構》以及《獨生子女證檔案目錄數據庫結構》等業務規范。今后還將陸續制訂、頒發學籍檔案、戶籍檔案、出身證檔案、復退軍人檔案、土地檔案、房產檔案等其它各種專題目錄的相應規范和標準,以配合檔案目錄中心建設和檔案基礎數據庫建設,規范檔案機讀目錄數據和檔案管理軟件設計。
(三)開展了檔案信息化重點課題的研究
“十五期間”,上海檔案行政管理部門以科研為先導,積極開展檔案信息化課題研究,進行技術攻關,推動了檔案信息化的發展。立項并完成的檔案信息化重點課題有:《檔案館多媒體全文數據庫管理系統研究》、《電子公文歸檔及管理研究》、《檔案領域的數字水印技術應用研究和產品開發》、《公共檔案信息系統及其數據規范》、《利用XML技術構建分布式檔案管理系統和目錄中心》、《電子政務環境下電子檔案管理模式及其系統研究》、《上海市檔案目錄中心與現行文件共享查詢系統的研究》、《電子檔案的移交與接收進館研究》和《城域跨網多檔案信息系統一體化管理系統研究》等等,這些課題都是關系到檔案信息化建設的核心技術和管理中的原則與方針,以及發展方向等重大問題,這些課題有的獲得了檔案部門的優秀成果獎,有的獲得了國家科技進步獎;有的已經完成,有的正在研究中,對上海信息化的發展,起到了極大的推動作用。
(四)加快了檔案科技成果推廣與應用的步伐
“十五期間”,上海檔案行政管理部門以科研成果推廣與應用為抓手,積極構建科技成果推廣與應用的平臺,把檔案信息化建設項目落到實處。2004年上半年,經市編委批準,上海市檔案局成立了“上海市檔案科技研究中心”,其職能就是專門從事檔案信息化等方面的課題研究和成果推廣與應用,為此,在上海市檔案科教大樓內,專門開設一個窗口,搭建了300多平方米的展示廳,集中陳列有關檔案信息化的科研成果和軟硬件設備與產品等。為了推廣標準,逐步統一軟件,市檔案局多次組織召開“神夾”文檔一體化通用軟件推廣工作協調會。據統計,截止2004年7月底,全市各級檔案部門應用“神夾”軟件已達200多家,網絡版使用達25%。“神夾”文檔一體化通用軟件是提供給各級機關、企事業單位實現文檔一體化管理的一個通用軟件產品,它著重業務處理的規范性,強調應用功能的專業業務特性,主要包括文件管理、檔案管理、系統維護三大子系統,同時可以通過各種手段來獲取、處理、輸出這些信息,為優化辦公信息處理的業務環節,改進傳統的辦公方式,促進文件管理與檔案管理的一體化,加快檔案信息化建設的步伐創造了良好條件,使文檔管理工作提高到一個新水平。為普及全市檔案干部對計算機輔助檔案管理的意識和水平,市檔案局還向全市檔案部門發出通知,要求各級檔案部門普及計算機檔案管理,全市檔案干部都要學習并掌握計算機文檔操作技術。為了開展培訓,市檔案局與有關軟件公司共同開發了《文檔管理操作技能》課程教學軟件,并在上海市檔案干部培訓中心投入使用。
(五)開創了外灘新館檔案信息化集中查詢和利用窗口
今年以來,以上海市檔案館外灘新館檔案信息化建設為重點,形成了一個集管理智能化、辦公網絡化、信息利用社會化的上海檔案信息化集中查詢和利用的窗口。目前,正在建設一系列項目,包括上海市檔案館和上海地區19個區縣檔案館的館藏檔案資料查詢系統、專題目錄檢索系統、企業信用檔案管理系統以及政府公開信息和已公開現行文件的網上鏈接和一門式檢索等,成為市民集中查詢檔案文件信息的窗口。新館還開設了檔案音視頻資料點播等功能,目前已在研究通過上海市公務網實現與仙霞路老館主數據庫之間的城域跨網涉密信息的傳輸和利用等。
(六)檔案信息資源總庫初具規模
“十五期間”,以上海市檔案館仙霞路老館為檔案信息化數據加工和集中存儲及管理的基地,加快了檔案信息化資源建設的步伐。到目前為止,上海市檔案館主數據庫已有目錄數據325萬條,全文數字化430萬頁,照片2萬幅,數據總量所占計算機存儲空間已達2385個G。同時,各區縣檔案館在市檔案局的要求和指導下,也在積極開展檔案信息資源建設,形成了總數約700多萬條目錄信息,其中,一部分如婚姻登記檔案、知青檔案等目錄信息正在向市檔案館外灘窗口集聚,形成統一查詢點。一個以市檔案館為主數據庫,各區縣檔案館和有關主管部門檔案室為分布式數據庫的檔案信息資源總庫正在抓緊建設之中。
(七)加強了對現行文件的收集、利用以及電子公文歸檔管理工作的指導
“十五期間”,市區(縣)檔案行政管理部門注重對政府公開信息查詢以及已公開現行文件的收集和利用,并加強了對電子公文歸檔管理工作的指導。為了貫徹國家檔案局6號令,上海市檔案局在調研和試點的基礎上,總結推廣了長寧經驗和靜安模式。在國家檔案局指導下,協助承辦了《電子公文歸檔管理工作座談會》,交流并推廣了長寧區電子公文歸檔管理“一納入、四統一”的經驗。在電子公文歸檔管理技術研究和試點中,又逐步形成了靜安模式,即通過科研技術攻關,形成了集各系統、各單位、各類型電子文件統一歸檔的接口軟件----“光典電子文件歸檔管理系統”。通過這一軟件的推廣應用,構建一個在計算機網絡系統上的歸檔管理平臺,將網上流轉的電子公文“一網打盡”,全部收集到檔案館并按要求統一管理和利用。
(八)啟動了上海檔案信息網站、上海檔案目錄中心應用系統
“十五期間”市區(縣)檔案行政管理部門加強了與信息化主管部門的聯系與勾通,參與了上海市公務網建設,并在電子政務的網絡平臺上開發了檔案目錄中心應用系統;參與了政府門戶網站建設,并在政府門戶網站框架內構筑起上海檔案信息專業網站群。
上海檔案目錄中心是基于上海市公務網的一個專門應用系統,上海市公務網是連接各市級機關和區縣的高速寬帶的涉密專網。檔案目錄中心,既是全市檔案目錄的查詢系統,也是管理系統。通過統一的標準和規范,全市各級檔案部門的館藏檔案目錄和新歸檔文件目錄將全部匯集于中心,形成一個分布式的統一檢索系統。目前,一期項目已經完成,二期項目正在建設之中,各區縣和有關主管部門的二級檔案目錄中心也在同步建設之中。
上海檔案信息網站既是上海地區的檔案信息專業網站,同時又是上海市政府門戶網站的重要組成部分。以此為中心和示范,形成了各區縣檔案網站為基礎,相關檔案部門網站參與的上海檔案信息網站群。為了推動這項工作,上海市檔案局于2004年6月在青浦召開了“上海市區縣檔案網站與目錄中心建設專題會”,會議主題是交流檔案網站與目錄中心建設經驗,討論檔案信息網站建設評比標準,研究部署下一階段區縣檔案信息化工作。會后印發了關于區縣檔案信息網站評比意見和相關標準細則,組織專家評審小組,開展評比工作。此舉有力地推動了各級檔案網站建設。上海檔案信息網站又一次改版,并已投入使用,點擊率已逾80萬人次,年內爭取突破百萬大關。
三、檔案信息化建設的主要問題
回顧檔案信息化建設歷程,雖然取得了較大的成績,但也應當清醒地看到,上海檔案信息化工作,還存在著不少困難和問題,目前的思想觀念、管理水平、人員素質、業務能力、服務手段等與上海檔案信息化快速發展的要求還不相適應;開發利用檔案信息資源為黨和政府的中心工作服務和為經濟建設、社會發展服務的力度還不夠大;檔案信息化應用標準還相當缺乏;檔案信息化基礎設置建設發展仍不平衡;檔案信息化管理水平還跟不上實踐的需要等等。對此,我們要高度重視,并采取切實有效的措施加以解決。
(一)  檔案信息資源建設中存在的煙囪現象
從去年對全市各區(縣)綜合檔案館和專門部門檔案館的信息化專題調研中了解到:全市19個區(縣)綜合檔案館共擁有各種檔案專題目錄和27家專門、部門檔案館現有目錄條數合計1200萬條。由于各家在進行資源建設時所使用的檔案管理軟件和數據庫類型、結構各不相同,因而這些目錄信息資源無法實現聯網互通、數據共享,各家的信息資源無法適應跨系統、跨平臺的網絡化應用需求,如同高高聳立著的一個個煙囪,這與IT業內的信息孤島現象極為類似,而檔案信息的機密性又加劇了這種現象。煙囪現象大大提高了檔案信息資源庫建設、維護和管理的成本,降低了信息提供利用的效率和質量,并限制了獲取信息的范圍和地域。煙囪現象究其原因主要有下幾點:
1、各單位信息化建設起步不一,水平參次不齊,發展不平衡造成了檔案信息管理系統不統一,從而阻礙了檔案數據信息的跨平臺交換。
2、條塊分隔,業務指導標準不一,相互之間協調溝通不夠,造成了檔案信息管理標準不一致,從而阻礙了檔案數據信息的跨系統共享。
3、相關信息技術現狀了解不夠,人員素質不高,應用跟不上,制約著檔案信息資源的一門式檢索。
如何消除煙囪現象將全市的檔案信息資源整合起來,特別是其中關系到老百姓切身利益、查詢利用率高的專題和專門檔案能實行一門式查詢,這將是今后檔案信息資源建設中的核心問題。
(二)  檔案信息化標準建設存在著嚴重的滯后現象
目前,檔案管理正在從以實體管理為主逐步向以實體管理和信息管理并重發展轉變。隨著信息化程度的提高,檔案管理最終將以信息管理為主。由于檔案信息管理相對于實體管理而言比較薄弱,前一階段在信息管理標準化方面雖已作了不少研究和探索,并取得了一部分成果,但總體上仍處于缺乏統一規劃、缺少系統規范和技術標準指導的狀態。一些檔案部門無視檔案信息資源的特點和計算機技術發展的規律,在應用開發中各行其是,自搞一套,土辦法層出不窮。檔案信息化標準規范建設遠遠滯后于信息化應用的現象相當突出,這在一定程度上已經嚴重阻礙了檔案信息化的發展,檔案部門已經迫切感到檔案信息管理標準化的重要性。可以說,沒有標準化就沒有信息化,大力加強檔案信息管理標準化的研究和制定,是當前檔案信息化的首要任務,是檔案部門在大規模進行檔案數字化過程中必須首先解決的重要問題,應該放在突出的位置而不能掉以輕心。
(三)檔案信息化存在著“重系統開發、輕資源建設”;“重建設、輕利用”的現象
檔案信息化建設是一項長期的任務,絕不是一蹴而就的,在建設過程中,需要作大量艱巨的基礎工作。一些檔案部門的同志認為,檔案信息化就是簡單地上一些系統建設項目,多投入一些資金和設備,多開發一些系統就行了。實際上,檔案信息化需要投入,但大投入不一定有大的回報,關鍵是要把檔案信息化作為一項系統工程來抓,要把基礎工作做好。既重視項目開發,更重視信息資源基礎性建設。沒有大量的信息資源,再好的系統也是不能發揮作用的。一些檔案部門強調客觀原因,比如:因為館藏量大,基礎差,所以著錄工作進展緩慢;因為館址動遷,新館待建,網絡未通,所以數字化工作一拖再拖等等。檔案信息化資源建設應該與系統項目建設同步,某些基礎性工作甚至要超前,這樣,開發的項目才能投入使用,發揮作用。檔案信息化歸根到底,是一種手段,它是為提高檔案管理效率、更好地發揮檔案信息資源作用而服務的。但是,有些地方就檔案信息化而信息化,更有甚者,把檔案信息化作為一種擺設,搞形象工程,擺花架子,浪費國家資金。有的地方只看有無建設成果,不重利用效果。一些檔案信息化的項目建設了幾年,卻還不能投入使用;有的有了計算機及其軟件,但仍然家底不清,查找檔案和提供利用仍然靠傳統的方式方法。這是檔案信息化建設的指導思想和檢驗標準問題,必須澄清,一旦發現問題,應予立即糾正。
(四)檔案信息化存在著發展不平衡的現象
由于思想認識上的局限和經濟發展條件的限制,造成了檔案信息化技術的應用水平和能力極不平衡。應用較早的一些單位,開發系統軟件比較成熟,水平較高,已自成體系;而有的單位,則剛剛起步,即使配置了一些硬件設備,只能用于一些輔助手工管理。有的單位檔案人員計算機水平較高,檔案軟件已應用多年;而有的單位檔案人員對檔案信息化既重視不夠,也所知甚少,知識和技能相差甚遠,與檔案信息化的發展極不相稱。檔案信息化發展的管理人才和應用人才都相當缺乏。
這種發展的不平衡性,帶來嚴重后果。許多檔案部門先后各自發展而造成了在應用技術上的不統一。檔案部門與計算機軟件開發公司各自配對,重復開發,使各級檔案部門的計算機檔案管理軟件五花八門,開發平臺各異、設備型號不同,應用程序互不兼容、數據庫結構不統一,數據不能轉換,影響檔案信息的統一開發利用和信息聯網、資源共享。檔案管理軟件的不統一和不規范,給檔案部門檔案信息化管理帶來了極大的障礙,許多檔案館室無所適從。如果請軟件公司開發,勢必資金大、周期長、需要大筆經費,而且開發的結果并不理想,有時,還有被“套牢”的情況,不斷升級、不斷投資、難免發生爭議,往往不歡而散。如果購買現有軟件,市場上現有文檔一體化等檔案管理軟件五花八門、眼花繚亂,如果草率購買、風險很大,難免留下后患。所以,有的單位或者試用,或者等待,檔案信息化在一些地方難以真正啟動。
(五)電子文件歸檔管理中存在著簡單套用現象
城市信息化建設以及電子政務的不斷推進,影響乃至改變著人們的生產方式、生活方式和辦公模式,過去用紙墨形成和傳遞的文件都可用計算機產生,以數碼形式存在并具有多種表現形式(圖、文、音、視)的電子文件動搖了紙質文件的主導地位,由計算機產生,運行在計算機網絡中的電子文件,其歸檔管理也必須用計算機進行。紙質文件其內容、形式、結構都統一地呈現于一種載體之上,且一旦生成便與載體成為不可分離的整體,一經修改便會留下痕跡。而電子文件其同一內容可復制到不同的存儲載體上,且對其修改很難被予以證實。電子文件區別于紙質文件的這些特點決定了其難以簡單套用紙質文件管理方法。受傳統思維的束縛在電子文件歸檔管理中存在的簡單套用現象主要表現在以下幾個方面:
1、簡單套用紙質文件的歸檔范圍,將計算機輔助檔案管理與電子文件管理相混淆,使得同一內容的文件,紙質與電子形式重復歸檔,真正有價值的電子文件任意流失。在電子文件歸檔時,無視計算機設備和載體可靠性因素,沿用紙質文件的保管期限與處置方法,必然為今后的長期保管增加壓力。
2、簡單套用紙質文件實體歸檔的手工模式,一味強調對載體的收集歸檔,忽視對電子文件運行所需的設備及環境的記錄,必然為今后的利用帶來麻煩。當大批的電子文件進行歸檔時,仍沿用手工抄寫文件目錄、手工填寫歸檔電子文件登記表等傳統模式,嚴重影響了電子文件歸檔的速度和質量。
3、簡單套用紙質文件的保管措施,將電子文件的存儲載體作靜態保管,忽視其信息的軟、硬件技術是在動態發展的,必須定期進行機讀測試,以確保信息的可讀性,以及軟、硬件變化后電子文件的遷移等問題。
四、檔案信息化建設的發展思路
經過近幾年的發展,上海檔案信息化建設取得了階段性成果,也獲得了不少經驗和教訓,為下一步快速、持續、健康發展奠定了良好的基礎。如何依托現有基礎,抓住機遇,加快發展,力求在全國檔案信息化工作格局中領先一步,創出特色,將成為當前和今后上海檔案行政管理部門研究的重點。制定科學的檔案信息化“十一五”規劃對加快推進檔案信息化建設,實現檔案事業的新一輪跨越式發展具有重要的指導意義。在綜合考慮上海檔案信息化現狀和總體功能定位,以及廣泛聽取專家咨詢委員會和社會各方面的意見后,大致形成如下的基本發展思路,期待與大家作共同地探討:
(一)指導思想  “十一五”期間,上海檔案信息化建設的指導思想是:以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導,按照上海城市信息化建設的總體規劃和要求,加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化,進一步提高上海檔案信息化水平,實現檔案事業的跨越式發展,為上海改革開放和現代化建設提供一流的檔案信息服務。
(二)基本方針  “十一五”期間,上海檔案信息化建設的基本方針是:根據檔案信息化“統籌規劃、分步實施、擴大利用、標準一致、安全保密”的原則,以檔案信息網絡建設為基礎,以檔案信息資源建設為核心,以擴大檔案信息開發利用為目標,重點突破,務求實效,使上海檔案信息化與上海城市建設和國民經濟與社會發展相適應。
(三)奮斗目標  “十一五”期間,上海檔案信息化建設的奮斗目標是:加強檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設和檔案信息化標準體系建設,大力開發和推廣檔案管理應用系統,努力構建檔案信息化所必需的安全保障體系、人才隊伍體系和社會服務體系,促進上海檔案信息化建設持續、快速、健康地發展,力爭使上海檔案信息化建設總體上達到國際先進水平。2006年~2007年全面建成“三網并進”的上海檔案信息化基本應用格局,實施電子檔案工程;2008年~2010年,建成以市檔案館館藏為核心,以各區縣綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館和企事業檔案館館藏為骨干,連接各機關檔案室的市、區(縣)二級、條塊結合的檔案信息資源共享體系和基本完成電子檔案工程。
“三網并進”的應用格局是指:依托局域網加強檔案利用服務窗口建設,依托公務網完善上海檔案目錄中心建設,依托因特網推進檔案信息網站建設。做到標準統一、功能完善、安全可靠、利用方便,逐步實現檔案信息利用的網絡化。
電子檔案工程的建設目標是:加快實施檔案信息化,構筑政府公開信息網上報送及應用平臺,推進電子文件歸檔和電子檔案接收保管與利用,建設基于公務網的電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統,完善上海檔案目錄中心以及上海檔案信息資源總庫,逐步實現各部門檔案信息數字化。
(四)主要任務  “十一五”期間,上海檔案信息化建設的主要任務是:
1、進一步加強檔案信息化基礎設施建設
檔案信息化基礎設施是檔案資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提,并制約著檔案信息化建設的發展水平。“十一五”期間,上海檔案信息化基礎設施建設的主要任務是:建設以上海檔案信息網站為主體,以各區縣檔案網站為基本骨干,各級檔案部門網站參與的上海地區檔案網站群,使網站成為有影響力、有特色的檔案工作網站和開放檔案資源網站,并成為政府公開信息一門式集中查詢的門戶網站。力爭在全國網站中成為功能最全、信息量最大、更新及時、查詢方便、點擊率最高的一流專業網站。同時,按照上海電子政務總體規劃要求,根據實際發展需要,配備和更新必要的信息化設備,建設和完善專網,納入本區域的黨委和政府信息管理網絡架構,并與市公務網、政務網建設同步,實現全市范圍內的互聯互通、資源共享,建立起國際一流水平的檔案信息化網絡平臺。
2、提高檔案庫房和其他檔案業務基礎工作的智能化管理程度
3、進一步推進檔案管理應用系統建設
檔案管理應用系統建設應從上海檔案工作的實際出發,堅持以應用為導向,著眼未來,與國家檔案局對檔案信息化建設的要求相適應,與本市電子政務的建設和政府公開信息以及已公開現行文件查閱制度相銜接,注重實效,不貪多求全,避免浪費。“十一五”期間,重點建設或完善如下檔案信息化應用系統:文檔一體化及其電子公文歸檔管理系統;電子檔案移交、接收、保存、利用管理系統;館藏檔案數字化系統和專題檔案目錄數據庫系統;政務外網檔案應用項目建設及門戶網站的擴充;公務網檔案應用項目擴充和電子公文管理系統;市檔案館內網擴充及電子閱覽室的建設;電子檔案信息資源總庫(數據倉庫)建設;政務公開信息接收與查詢系統;檔案異構數據庫一門式集中檢索系統;城域跨網多檔案信息系統一體化管理系統
4、加強檔案信息資源建設,進一步發揮檔案部門參政、資政職能。
檔案信息資源建設是檔案信息化工作的核心內容之一,而檔案信息資源建設水平直接決定檔案信息化的內在質量,關系到檔案資源的有效開發與利用程度。“十一五”期間,上海檔案信息資源建設的主要任務是:加快檔案目錄數據庫建設步伐,建立市區二級、條塊結合的上海檔案目錄中心和分布式目錄數據庫,完善和豐富目錄中心資源,并在此基礎上,建立以檔案全文多媒體數據庫為核心的檔案信息中心;加快館藏檔案數字化建設,開發檔案信息資源,利用信息技術進一步豐富專題匯編和編研成果,為領導、相關部門和人民群眾提供高效、便捷的利用服務;加強電子文件歸檔管理和電子檔案接收工作,全面實施電子檔案工程;加快政府公開信息系統的建設,建立集中、統一、高效的查詢樞紐和平臺。
5、加快與檔案信息化相關的檔案標準體系建設。
“檔案工作標準化,是檔案管理的重要手段之一,是實現檔案管理現代化的重要前提和基礎”。標準是工作的規范,有了標準,工作的開展就有了可以共同遵守的規章。這一點在檔案信息化建設中尤為明顯,檔案信息在網絡上傳輸需要遵循規范的網絡傳輸協議,跨部門、跨系統的檔案數據交換需要遵守共同的交換格式,因為,信息是流通的,不流通則不成為信息,而信息的流通離不開通用的語言,沒有通用的語言則無法暢快地交流。檔案信息技術標準和規范就是檔案信息化建設共同遵守的規章和通用的語言。與檔案信息化相關的檔案標準體系主要有三方面內容構成:信息本身的標準化和規范化,信息處理界面的標準化和規范化以及信息交換的標準化和規范化。“十一五”期間,檔案信息化標準體系建設的主要任務是:對已頒發的現有檔案信息化應用標準和規范,關鍵是加強監督指導和宣貫力度。同時,繼續完成一批上海市地方標準項目、國家檔案行業標準項目,并研究制定一系列與檔案信息化相關的檔案業務規范和檔案信息化技術標準,構筑上海檔案信息化應用標準體系。
6、加強檔案信息化工作保障機制建設
上海作為一個國際化大都市,經濟發展處于比較發達的水平,同時也是信息化的前沿陣地,信息安全的發展直接影響到信息化對社會生產力推進作用的正常發揮,也直接關系到人們對信息化的信念與態度的轉變。信息安全保障體系作為檔案信息化工作保障機制的重要組成部分,營造了檔案信息化建設的大環境。“十一五”期間,加強檔案信息化保障機制建設的主要任務之一是:設立專門機構和職能,確保檔案信息內容安全和計算機軟硬件設備的安全,完善檔案數據備份及信息系統容災機制,建全檔案信息安全保障體系并納入國家信息安全防御體系框架。
培養大量的信息化應用人才,是進一步推動檔案信息化工作的人力保證。人才隊伍建設作為檔案信息化工作保障機制的關鍵內容,推動著檔案信息化建設的跨越式發展。“十一五”期間,加強檔案信息化保障機制建設的又一項重要任務是:建立一支信息資源庫開發、維護、管理的專業技術人員隊伍,建立一支應急、指揮、處理的技術支撐隊伍和建立一個提供咨詢、論證服務的專家庫,以進一步加強人才隊伍建設。
深化檔案工作服務機制創新,是“十一五”期間加強檔案信息化工作保障機制的新課題,其主要任務是:創建社會專業化服務機構,提供一流的檔案信息資源深加工服務,建成檔案數字化加工基地,推進檔案信息化服務體系建設。
綜上,在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下,隨著城市信息化建設和電子政務的不斷推進,檔案工作發生了深刻的變化,檔案信息化應運而生,他是檔案事業實現跨越式發展千載難逢的機遇,也是關系到檔案工作生死存亡的嚴峻挑戰,我們檔案工作者必須以全新的視野、全局的觀念和發展的戰略,抓住機遇、迎接挑戰,檔案事業的發展前景一定光輝燦爛!
 
 
(文/小編)
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