檔案信息化建設(shè)技術(shù)現(xiàn)狀及未來發(fā)展方向研究

作者：沈陽市檔案局 王健來源：中國檔案資訊網(wǎng)

    近年來，各地區(qū)陸續(xù)將檔案信息化建設(shè)納入到當(dāng)?shù)卣娮诱?wù)建設(shè)的總體規(guī)劃中，從而開啟了檔案信息化建設(shè)之路。檔案信息化建設(shè)改變了檔案的管理模式，工作重點(diǎn)由檔案的保管和利用，轉(zhuǎn)向檔案數(shù)字化存儲和服務(wù)，它有助于檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。

    檔案信息化建設(shè)技術(shù)現(xiàn)狀分析

    檔案信息化建設(shè)指的是應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)開展檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的精簡和優(yōu)化。本文將從技術(shù)角度出發(fā)分析檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，并探求其未來的發(fā)展方向。

    1. 檔案信息資源建設(shè)

    檔案信息資源建設(shè)主要包括館藏檔案數(shù)字化、檔案信息資源庫建設(shè)和檔案信息資源整合。其中，館藏檔案數(shù)字化是該項(xiàng)工作的重點(diǎn)，目前，檔案數(shù)字化主要是錄入員通過檔案著錄軟件錄入檔案信息，質(zhì)檢人員通過抽樣檢查保證檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，這種完全依賴人工錄入和檢查的粗放型模式有很大的局限性，難以保證檔案信息的可信度。隨著工作流技術(shù)的成熟，智能化檔案數(shù)字加工系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，有效克服傳統(tǒng)模式的弊端，采用工作流引擎建立檔案數(shù)字加工流程，靈活設(shè)置雙機(jī)摘錄、條目質(zhì)檢等流程節(jié)點(diǎn)，通過電腦和人工兩次檢查確保摘錄質(zhì)量。

    檔案資源庫建設(shè)主要采用Oracle、SQL Server等數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來實(shí)施，但由于現(xiàn)在從國家層面上并沒有檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了各地檔案資源庫數(shù)據(jù)環(huán)境、數(shù)據(jù)模型的異構(gòu)，從而也影響數(shù)據(jù)遷移、交換和共享的實(shí)施。

    檔案信息資源整合是檔案信息資源建設(shè)的高級階段，它指的是利用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對館際間檔案信息資源實(shí)施集成化組織，使檔案信息資源的組織管理從形式組織轉(zhuǎn)至知識組織，在更高層次上實(shí)現(xiàn)館際間的資源共享。檔案信息資源整合研究處于剛剛起步階段，理論、實(shí)踐有待進(jìn)一步探索。

    2. 檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

    檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的鏈條，它串聯(lián)起了檔案信息化建設(shè)生命周期的各個環(huán)節(jié)。目前，我國各地使用的檔案應(yīng)用系統(tǒng)主要是目錄級檔案應(yīng)用系統(tǒng)和全文級檔案應(yīng)用系統(tǒng)，這些系統(tǒng)主要采用C/S架構(gòu)、B/S架構(gòu)、C/B/S混合架構(gòu)開發(fā)而成。作為檔案應(yīng)用系統(tǒng)核心功能的檔案檢索則主要采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫查詢語言來實(shí)現(xiàn)。但隨著全文數(shù)字化工作地不斷開展，面對海量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的檢索模式資源耗費(fèi)大、查詢速度慢等問題日益突顯。隨著數(shù)據(jù)庫全文檢索技術(shù)的出現(xiàn)，海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的查詢需求得到有效滿足，進(jìn)而提升檔案應(yīng)用系統(tǒng)可用性。

    3. 檔案網(wǎng)站建設(shè)

    檔案網(wǎng)站在時空上延伸了檔案服務(wù)，提高了檔案利用率。目前，我國檔案網(wǎng)站在數(shù)量上已初具規(guī)模：縱向上不同規(guī)模的檔案網(wǎng)站紛紛建立；橫向上不同專業(yè)的檔案網(wǎng)站不斷興起。在形勢喜人的情況下，我們也要清醒地認(rèn)識到，盡管網(wǎng)站建設(shè)發(fā)展較快，但總體上質(zhì)量不高，相當(dāng)數(shù)量的網(wǎng)站存在信息更新不及時、服務(wù)功能不健全、交互手段單一等問題，嚴(yán)重制約了檔案網(wǎng)站的后續(xù)發(fā)展。

    檔案網(wǎng)站質(zhì)量不高從技術(shù)層面分析主要表現(xiàn)在網(wǎng)站缺乏整體規(guī)劃，網(wǎng)站結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)缺乏靈活性，網(wǎng)頁設(shè)計(jì)缺少人性化，網(wǎng)站檢索功能薄弱。

    檔案信息化建設(shè)技術(shù)發(fā)展方向研究

    隨著檔案信息化建設(shè)地不斷深入，我們在收獲社會效益、經(jīng)濟(jì)效益的同時，也遇到了一些問題，下一步，我們在繼續(xù)開展檔案信息化建設(shè)的同時更應(yīng)用發(fā)散性的思維探索檔案信息化發(fā)展方向，以信息領(lǐng)域的高新技術(shù)來解決現(xiàn)有問題，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的提升。

    1. “物理分布、邏輯統(tǒng)一”的檔案信息資源融合系統(tǒng)

    檔案“信息孤島”是檔案信息化建設(shè)中的突出問題，那么如何解決這一問題，如何能夠?qū)崿F(xiàn)將分布于各個檔案館之中的檔案信息資源有效整合，最終實(shí)現(xiàn)信息資源充分共享呢？筆者認(rèn)為，可以利用數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各個獨(dú)立的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行融合，構(gòu)建“物理分布、邏輯統(tǒng)一”的檔案信息資源融合系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)館際間信息資源的共享。具體來說檔案信息資源融合系統(tǒng)在開發(fā)過程中可采用Web Services、XML 技術(shù)，這些技術(shù)有利于屏蔽原有系統(tǒng)之間技術(shù)異構(gòu)、環(huán)境異構(gòu)、數(shù)據(jù)模型異構(gòu)等問題，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源系統(tǒng)的集成，從而徹底解決檔案“信息孤島”問題。

    2. 個性化檔案信息服務(wù)

    隨著全社會檔案意識不斷增強(qiáng)，人們對檔案的需求越來越多，各地區(qū)檔案部門如何開展個性化檔案信息服務(wù)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，已成為未來檔案信息化建設(shè)中一個不容忽視的課題。

    個性化檔案信息服務(wù)是指檔案館利用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，分析用戶的行為、習(xí)慣、偏好，從而為用戶提供個性化需求的集成化服務(wù)。具體包括：服務(wù)時空個性化、服務(wù)方式個性化和服務(wù)內(nèi)容個性化。技術(shù)層面上來說，個性化檔案信息服務(wù)可采用數(shù)據(jù)挖掘、Web2.0工具、手機(jī)新媒體等前沿技術(shù)構(gòu)建用戶個性化的服務(wù)平臺，開展智能檢索、信息推送、遠(yuǎn)程服務(wù)等服務(wù)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)以用戶為中心的檔案信息服務(wù)體系。

    總之，檔案信息化是一項(xiàng)長期性的系統(tǒng)工程，需要檔案信息化工作者以統(tǒng)籌的眼光，將信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)有效融合，以發(fā)展的觀念不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)取得更大的成果。