張大偉

20世紀80年代以來，特別是進入21世紀后，我國檔案事業(yè)堅持信息化發(fā)展戰(zhàn)略，邁開數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化步伐，搭上信息化快車，實現(xiàn)了檔案信息化與檔案事業(yè)的同步推進，與社會信息化的聯(lián)動發(fā)展，取得了長足的進步。

鄧小平在1992年南方談話中曾經(jīng)深刻地指出：“發(fā)展才是硬道理”，“發(fā)展起來以后的問題不比不發(fā)展時少”。鄧小平這句話，主要針對中國的改革開放。如今改革開放30年過去了，這句話仍然語重心長、發(fā)人深省。為了破解“發(fā)展后的問題”，就需要貫徹創(chuàng)新驅(qū)動，轉(zhuǎn)型發(fā)展的戰(zhàn)略性方針。這不僅是當(dāng)前我國社會各項事業(yè)面臨的緊迫任務(wù)，也是我國檔案事業(yè)，特別是檔案信息化事業(yè)科學(xué)發(fā)展的的治本之策。

為什么呢？一是因為信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的強大動力和戰(zhàn)略舉措，信息化的轉(zhuǎn)型發(fā)展可對整個檔案事業(yè)發(fā)展起到引領(lǐng)和保障作用。因此，信息化的轉(zhuǎn)型發(fā)展需要較檔案的其它業(yè)務(wù)建設(shè)“快一拍”，“強一拍”。二是因為信息化雖然影響深遠，前景寬廣，同時也容易滋生問題，且充滿風(fēng)險。近30年來的發(fā)展形成了不少“成長的煩惱”，也積壓了一些棘手的問題，這些問題不解決，檔案信息化事業(yè)就難以繼續(xù)前進。如今，信息技術(shù)的新一輪發(fā)展，使檔案信息化又進入一個新的發(fā)展機遇期。

一、轉(zhuǎn)型發(fā)展的目的是追求發(fā)展的質(zhì)量

以人為本，全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)是追求發(fā)展的質(zhì)量。有質(zhì)量的發(fā)展才是真正的發(fā)展，才有利于社會、有利于人民，否則就是形式上的發(fā)展、低水平的發(fā)展，甚至是有害的所謂“發(fā)展”。什么是質(zhì)量？ISO8402中的“質(zhì)量術(shù)語”是這樣定義的，質(zhì)量是“反映實體滿足明確或隱含需要能力的特性總和”。從定義可以看出，質(zhì)量就其本質(zhì)來說是一種客觀事物具有某種能力的屬性，由于客觀事物具備了某種能力，才可能滿足人們的需要。事物對需求的滿足度越高，說明該事物內(nèi)在的質(zhì)量越高。

檔案信息化是一項新事物，其發(fā)展的質(zhì)量，也應(yīng)當(dāng)以滿足檔案事業(yè)的內(nèi)在需求和社會對檔案事業(yè)的客觀需求來衡量。從微觀上說，就是檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的需求，例如信息系統(tǒng)建設(shè)的信息需求、功能需求、性能需求等。從宏觀上說，包括確保檔案信息系統(tǒng)研制、運行、維護所需要的保障條件，例如資金、設(shè)備、人才、制度、規(guī)范、體制以及理論體系等。把握需求需求、描述需求是一個科學(xué)、細致的調(diào)研分析的過程，2002年，美國國家檔案館為了建立電子文件檔案館（ERA），制定了電子文件檔案館的需求體系文件，以后用了八年的時間對該需求進行了四次版本升級，至2010年7月，美國國家檔案館已經(jīng)公布了它最新的《電子文件檔案館（ERA）的需求體系文件（第四版）》[i]。可見他們對需求研究的重視程度，以及準確把握檔案信息化需求的艱難程度。

為了制定完整正確的需求，我們必須注重研究以下兩個問題：

一是準確把握檔案事業(yè)發(fā)展的總體目標和發(fā)展趨勢。檔案事業(yè)發(fā)展目標是動態(tài)的，會隨時間、地域，特別是社會環(huán)境的變化而變化。按照與時俱進的要求，目前我國檔案事業(yè)發(fā)展的目標可歸納為實施“三大戰(zhàn)略”，建設(shè)“三個體系”：一是實施“以人為本”戰(zhàn)略，推進資源體系建設(shè)。即堅持從為民服務(wù)出發(fā)來謀劃檔案工作，在資源建設(shè)方面重視所有涉及人的檔案的收集與保管；在檔案利用方面重視所有人，特別是普通群眾的利用需求；在隊伍建設(shè)方面重視人的價值和潛能的發(fā)揮。二是實施“服務(wù)先行”戰(zhàn)略，推進服務(wù)體系建設(shè)。即堅持圍繞黨和國家工作大局開展檔案工作，自覺為各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為社會各項事業(yè)服務(wù)、為人民群眾服務(wù)，以服務(wù)帶動檔案工作發(fā)展。三是實施“安全第一”戰(zhàn)略，推進安全體系建設(shè)。即始終抓住檔案的安全保密不放松，把安全保密作為第一責(zé)任和基本職責(zé)，全面提升安全保障能力，確保檔案安全保密萬無一失。當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢是，越來越貼近時代、貼近社會、貼近民眾；檔案形成的主體、記錄的內(nèi)容、服務(wù)的對象逐步從政府機關(guān)轉(zhuǎn)向社會大眾，呈現(xiàn)多元化態(tài)勢；檔案事業(yè)發(fā)展逐步納入社會公共文化事業(yè)建設(shè)的范疇；發(fā)展主題是，全面加強各種載體檔案信息的收、管、存、用業(yè)務(wù)建設(shè)，擴大檔案資源共享和開發(fā)利用，在努力服務(wù)好當(dāng)代人的同時為后代人守護好歷史。檔案信息化只有緊緊圍繞檔案事業(yè)發(fā)展總目標和總趨勢，而不是僅僅考慮本單位、本系統(tǒng)檔案工作的局部、眼前需要進行開發(fā)和應(yīng)用，才能真正體現(xiàn)出高起點、高水平、高質(zhì)量，并取得顯著的整體效果。

二是準確把握當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的熱點和難點問題。當(dāng)代檔案事業(yè)面臨來自兩方面的壓力：一是檔案管理的對象的特點發(fā)生了深刻的變化：電子文件的載體、信息，特別是其生存技術(shù)環(huán)境的不穩(wěn)定性，使其歷史憑證價值，亦即檔案核心價值受到普遍的質(zhì)疑。人們需要借助紙質(zhì)檔案記載歷史，又需要充分利用電子檔案便于制作、檢索、傳播、利用的優(yōu)勢，由此使“雙套制”管檔的壓力與日俱增。二是檔案工作環(huán)境發(fā)生了深刻的變化：信息劇增、知識爆炸、科技猛進、體制改革、擴大開放等現(xiàn)代社會的特征，使檔案工作的范圍、內(nèi)容、要求都發(fā)生很大變化，例如，信息開放要求加強檔案開放鑒定、網(wǎng)絡(luò)資源共享、安全控制。信息技術(shù)引發(fā)的問題，還需要信息技術(shù)本身來解決。于是，我們首先要善于發(fā)現(xiàn)和敢于正視問題，要從一般問題中找出真問題、大問題、關(guān)鍵問題以及問題的成因，并且通過創(chuàng)新觀念、理論、方法和工作機制來確保新技術(shù)應(yīng)用的有效性。因此，為檔案事業(yè)的發(fā)展排憂解難、保駕護航的能力，應(yīng)當(dāng)成為衡量檔案信息化成功與否的重要指標。信息技術(shù)破解的難題越多，信息化的經(jīng)濟效益和社會效益也越大，說明發(fā)展的質(zhì)量也越高。如果信息系統(tǒng)與管理業(yè)務(wù)是“兩張皮”，新技術(shù)用和不用一個樣，甚至信息化不如手工化，反而給檔案工作帶來更大的麻煩和風(fēng)險，那么，這樣的信息化就是低質(zhì)量的、形式上的發(fā)展。

二、轉(zhuǎn)型發(fā)展的障礙是粗放型發(fā)展傾向

所謂轉(zhuǎn)型發(fā)展就是轉(zhuǎn)變發(fā)展方式，即將粗放型發(fā)展方式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s型發(fā)展方式。粗放型發(fā)展是單純依靠增加設(shè)備、人力投入，擴大建設(shè)規(guī)模，注重表面形式的發(fā)展，其特征是消耗較高，成本較高，效益較低、質(zhì)量較低。集約型發(fā)展是依靠優(yōu)化要素組合質(zhì)量和投入效率，來實現(xiàn)發(fā)展的方式，其特征是消耗較低，成本較低，效益較高、質(zhì)量較高。由于信息化是新事物，人們對其規(guī)律、特點和實施方法有漸進的過程，加上觀念、體制、機制等方面的因素，致使我國檔案信息化存在某些粗放型發(fā)展的現(xiàn)象：

一是信息孤島現(xiàn)象

由于標準規(guī)范在制定和執(zhí)行中的滯后，以及條塊分割，各自為政的項目建設(shè)模式，致使目前形成的檔案信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)平臺、應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)資源方面不同程度地存在技術(shù)設(shè)施異構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)異構(gòu)、業(yè)務(wù)流程異構(gòu)、服務(wù)平臺異構(gòu)等問題，由此造成檔案信息資源難以互聯(lián)互通，檔案信息資源建設(shè)、維護和應(yīng)用的成本相對趨高，而信息資源共享能力相對較弱。

二是供求鴻溝現(xiàn)象

“供求鴻溝”是指檔案信息資源的提供與實際需求存在某些不對稱，不協(xié)調(diào)。其問題有檔案安全和共享的關(guān)系尚未理順，片面強調(diào)安全而忽視共享，使一些本該擴大開放共享的檔案未能開放利用；館藏檔案與現(xiàn)代社會的需求存在某些錯位，造成藏非所需，需非所藏；由于地塊分割、資源分散等原因，造成跨地域、跨系統(tǒng)的資源難以實現(xiàn)遠程利用、資源共享。這些鴻溝現(xiàn)象制約了檔案信息資源的價值實現(xiàn)，成為檔案信息化發(fā)展的難題。

三是內(nèi)熱外冷現(xiàn)象

長期來，檔案界對信息化投入了極大的熱情，開展了許多研究，新建了許多系統(tǒng)，并且千方百計地要與電子政務(wù)、電子商務(wù)、企業(yè)信息化接軌。然而外界對檔案信息化的認知度和支持度比較有限，檔案部門也缺乏有效的機制和手段與外界溝通，難以充分展現(xiàn)自己的資源實力，并提出資源管理的合理訴求，致使電子文件收集歸檔和外聯(lián)共享的阻力較大。

4、記憶危機現(xiàn)象

由于檔案部門對歸檔電子文件的前端控制能力較弱，歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性問題沒有完全解決，致使在電子政務(wù)、電子商務(wù)、電子法務(wù)、電子稅務(wù)、電子財務(wù)等專業(yè)業(yè)務(wù)活動中形成，應(yīng)當(dāng)納入檔案管理范疇的電子文件難以得到長期、有效的保管和保護，致使社會的數(shù)字記憶存在失真、失全、失效、失密的風(fēng)險。

5、基礎(chǔ)沙灘現(xiàn)象

有些檔案信息系統(tǒng)在建設(shè)中缺乏精心設(shè)計，存在某些瑕疵和隱患；有些系統(tǒng)缺乏必要的維護，不同程度地“帶病作業(yè)”；有些系統(tǒng)建設(shè)后未能扎實應(yīng)用，在信息建庫、有序化整理、安全管理等方面存在薄弱環(huán)節(jié)；有些檔案數(shù)字化加工在對象選擇、組織管理方面存在隨意性和盲目性，這些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)問題制約了信息技術(shù)優(yōu)勢和功效的發(fā)揮，還造成信息化投入和運行成本的上升。

三、轉(zhuǎn)型發(fā)展的主題是系統(tǒng)集成

形成以上現(xiàn)象的重要原因是檔案信息化建設(shè)的“碎片化”傾向。我們經(jīng)常說信息化是一項系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)一規(guī)劃、組織、實施和管理，然而在實際上建設(shè)的主體，即建設(shè)單位——檔案部門分散；建設(shè)客體，即管理對象——檔案資源分散；建設(shè)目標和需求分散，致使各自為政、分頭開發(fā)，造成許多項目重復(fù)建設(shè)。建設(shè)后的信息資源只能滿足本單位，小范圍的需要，難以實現(xiàn)廣泛的互聯(lián)共享。檔案信息化在人、財、設(shè)備、技術(shù)的投入上未能形成合力，得到整體的優(yōu)化。 “碎片化”建設(shè)是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中造成高投入，低產(chǎn)出的重要原因，也是轉(zhuǎn)型發(fā)展中需要解決的突出問題。

解決系統(tǒng)碎片問題，需要采用系統(tǒng)集成的方法和技術(shù)。“集成”的英文是“integration”，具有“整合”和“一體化”的意思。其定義是在系統(tǒng)工程科學(xué)方法的指導(dǎo)下，根據(jù)用戶需求，將各個分離的具有關(guān)聯(lián)性的系統(tǒng)有機組合成為一個完整、可靠、經(jīng)濟和有效的整體系統(tǒng)，并使該系統(tǒng)中各要素能彼此協(xié)調(diào)運作，發(fā)揮整體效益，達到整體最優(yōu)的效果。該定義包括以下含義：

第一，集成是檔案信息內(nèi)在要素的有機組合

檔案信息有結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化之分。結(jié)構(gòu)化信息是由檔案的著錄標引信息組成的檔案目錄信息，在計算機系統(tǒng)中只有統(tǒng)一目錄信息的結(jié)構(gòu)，才能互通互聯(lián)和實現(xiàn)一門式檢索。非結(jié)構(gòu)化信息有不同的存儲格式，在計算機系統(tǒng)中只有相對統(tǒng)一電子檔案存儲格式，才能確保其長期有效。因此，只有規(guī)范了電子檔案的結(jié)構(gòu)和格式，才真正做到檔案信內(nèi)在要素的集成，才真正達到了資源化管理的水平。過去，我們往往只強調(diào)集中，即將這些信息結(jié)構(gòu)、格式各異的載體集中存儲起來，雖然形式上是集中了，其內(nèi)涵還是離散的，不能達到資源共享的目的。因此，只有集成，才是檔案信息管理的理想狀態(tài)。

第二，集成是系統(tǒng)內(nèi)部或系統(tǒng)之間的動態(tài)組合

近年來，我國強調(diào)民生檔案資源建設(shè)，這些資源絕大多數(shù)都存在于現(xiàn)有的檔案之中。按照傳統(tǒng)集中的思想就需要將這些檔案收集、集中保存起來，這樣做難度大，投入大，效果不見得好。按照集成的思想，可以保持民生檔案的原來存儲狀態(tài)，而只要對這類檔案賦予特定的標識符號，并將其連入計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以在任何地點滿足利用的需要。當(dāng)前我國又十分強調(diào)檔案文化建設(shè)，今后還會強調(diào)知識檔案的利用。只要采用系統(tǒng)動態(tài)集成的思路和方法，就能以較低的成本投入，與時俱進地實現(xiàn)檔案信息的服務(wù)創(chuàng)新。

第三，檔案信息化要有“大集成”的工作思路

國際檔案界較早使用“集成”概念。2004年8月，第十五屆國際檔案大會在奧地利首都維也納召開，在此次大會上，各國檔案工作者頻繁使用“集成”一詞，如“目錄集成、數(shù)據(jù)集成、硬件集成、多媒體集成、數(shù)據(jù)庫集成”等，然而這些都是在信息技術(shù)層面的小集成，檔案信息化的成敗還涉及到大量的非技術(shù)問題，如檔案分類整理方法、數(shù)字化加工質(zhì)量、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范、人力和人才的合理使用，以及檔案學(xué)理論的創(chuàng)新等。因此檔案信息化需要講“大集成”，即在系統(tǒng)整體優(yōu)化的思想指導(dǎo)下，注重對檔案信息化各領(lǐng)域、各要素、全過程的全面控制。例如，信息化管理的內(nèi)容要覆蓋檔案工作的各門類、全過程；要兼顧好紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互聯(lián)互動；兼顧好存量電子檔案和增量檔案資源建設(shè)的關(guān)系；兼顧單媒體和多媒體檔案的控制；兼顧好結(jié)構(gòu)化檔案信息和非結(jié)構(gòu)化檔案信息關(guān)系；在存儲方式上兼顧好集中和分布；在備份方式上兼顧好在線和離線等等。只有用大集成的思路去指導(dǎo)檔案信息化統(tǒng)籌規(guī)劃、精心組織，才能提高信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率，才能達到又快又好發(fā)展的目的。

為了實現(xiàn)大集成，當(dāng)前特別要做好檔案資源體系、服務(wù)體系和安全體系的統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)，打破以某單位、某地塊為主體，自給自足、自建自用的封閉格局；在建設(shè)主體上做好檔案館和檔案室、檔案館和社區(qū)服務(wù)窗口，以及檔案館館際之間的聯(lián)動，構(gòu)建起信息資源、服務(wù)平臺和安全保障體系共建共享的創(chuàng)新機制，將檔案信息化系統(tǒng)真正建設(shè)成開放、共享的檔案資源集散中心和服務(wù)中心。

四、轉(zhuǎn)型發(fā)展的動力是技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新

轉(zhuǎn)型發(fā)展的動力來自于創(chuàng)新，包括理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、體制創(chuàng)新、機制創(chuàng)新等。其中信息技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)新是檔案信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展的不竭動力來源。同時，轉(zhuǎn)型發(fā)展對技術(shù)創(chuàng)新又有顯著的反作用力。實踐證明，發(fā)展方式更新了，信息技術(shù)的能量就能充分發(fā)揮出來，反之，新技術(shù)的優(yōu)勢將會受到制約和壓抑。因此，我們要處理好技術(shù)創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)系，使這兩者形成相互促進，良性互動的關(guān)系。

當(dāng)前世界信息技術(shù)的發(fā)展正面臨新一輪跨越發(fā)展，其中檔案信息化可以應(yīng)用的技術(shù)有：數(shù)字識別技術(shù)，包括數(shù)碼相機、攝像機、高速掃描、電子標簽等；海量化存儲技術(shù)，包括光盤、移動硬盤、固態(tài)光盤、存儲標準和格式、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等；檢索技術(shù)，包括搜索引擎、智能檢索、圖像檢索等；移動技術(shù)，包括智能手機、移動電視、平板電腦、電子閱讀器等；融合技術(shù)，包括移動通訊、有線電視、互聯(lián)網(wǎng)三網(wǎng)融合，手機、電視機、計算機三機合一；影像技術(shù)，包括多媒體、高清、數(shù)碼壓縮、媒體播放器等；虛擬技術(shù)，包括虛擬終端、虛擬服務(wù)器、虛擬存儲等；信息安全技術(shù)，包括數(shù)字簽名、數(shù)字加密、容災(zāi)技術(shù)等。這些技術(shù)的應(yīng)用價值是潛在的，但是只要在轉(zhuǎn)型發(fā)展中，跟檔案管理的某項業(yè)務(wù)，如資源整合、系統(tǒng)集成、“三性”保障、安全存儲、遠程查詢等結(jié)合得好，就能迅速釋放出巨大的能量，產(chǎn)生顯著的社會影響和經(jīng)濟效益。因此，我們在技術(shù)創(chuàng)新中要將目光牢牢盯在應(yīng)用效果和效益上，處理好先進技術(shù)和實用技術(shù)的關(guān)系。

在技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中，檔案信息化建設(shè)要特別關(guān)注云計算的應(yīng)用。云計算不是一項新技術(shù)，或者說不單純是技術(shù)。它是在分布式計算、網(wǎng)絡(luò)存儲、虛擬化、負載均衡等傳統(tǒng)計算機技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來，基于因特網(wǎng)的超級計算機運行系統(tǒng)，再加上商業(yè)運作模式。它讓成千上萬臺電腦或服務(wù)器連接成一片電腦云，向廣大網(wǎng)絡(luò)用戶提供更加規(guī)模化、專業(yè)化、個性化、低成本的軟件服務(wù)、平臺服務(wù)和設(shè)備服務(wù)，如數(shù)據(jù)存儲、安全保障、軟硬件資源等。從而使包括網(wǎng)絡(luò)、計算機軟硬件、數(shù)據(jù)資源在內(nèi)的所有信息資源得到最廣泛的共享利用，使用戶享受到更先進、更便捷的信息服務(wù)。云計算是一種先進的機制和理念，它充分體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的平等、開放、共享，有利于信息資源的共建共享，是信息產(chǎn)業(yè)和信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的一場革命，也符合檔案信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展的總體要求。

之所以要關(guān)注“云”，是因為它能給檔案信息化的集約型發(fā)展帶來嶄新的技術(shù)手段和運作模式。例如，通過虛擬化技術(shù)，檔案部門可以按區(qū)域推廣通用的數(shù)字檔案室或數(shù)字檔案館軟件系統(tǒng)，提供規(guī)范化、專業(yè)化的檔案管理應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫服務(wù)，改變過去各自為政、分頭重復(fù)建設(shè)的格局，從而最大程度地減少檔案信息化的投入成本，擴大其產(chǎn)出效果，并通過軟件的集中開發(fā)、推廣，實現(xiàn)資源的集成和整合，有效解決信息孤島問題。還可以通過云存儲，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和文件格式，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲和遠程備份，通過檔案資源總庫建設(shè)，將資源總庫與社會各領(lǐng)域的信息系統(tǒng)互聯(lián)，真正實現(xiàn)檔案資源的集成和整合，在統(tǒng)一建設(shè)的平臺上實現(xiàn)檔案信息的廣泛共享和遠程利用，解決信息供求鴻溝問題。還可以通過云服務(wù)機制，向各檔案部門提供先進的搜索引擎、智能檢索，數(shù)字加密、數(shù)字簽名、元數(shù)據(jù)管理等技術(shù)，有效解決檔案信息資源的安全管理和廣泛共享的矛盾，為電子檔案提供有力的真實性、完整性、有效性、安全性保障手段。建立在云計算基礎(chǔ)的服務(wù)成本是低廉的，服務(wù)質(zhì)量和效率卻可以達到一流的管理和服務(wù)水平。

檔案信息化呼喚轉(zhuǎn)型發(fā)展，期待檔案信息化發(fā)展在新技術(shù)驅(qū)動下展現(xiàn)出華麗的轉(zhuǎn)身，創(chuàng)造新的奇跡！

[i]. US NARA Electronic Record Archives Requirements document (RD v4.0),

http://www.archives.gov/era/about/requirements.pdf[訪問時間2012－04－

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