高永利檔案裝訂法

（2005年命名）

作者：青島市檔案局來源：青島市檔案局2014-07-03 星期四    

    一、背景    在檔案的整理工作中，檔案裝訂是其中一個重要環節，它是將一組有密切聯系的檔案文件固定在一起，形成檔案的保管單位——卷。檔案的裝訂要符合國家標準和規范。    平度市有2300多個檔案立檔單位，每年要形成大量檔案，無論是文書檔案還是專門檔案，裝訂工作任務十分繁重。常用的檔案裝訂大多采用的是“三孔一線”裝訂。用普通的錐子穿孔，一般用針穿上線引過后打結，費時費力。從1979年起在檔案裝訂中從線繩長度、錐子和裝訂方法進行了改進，不僅提高了裝訂速度，而且還節約了線繩，檔案裝訂結實美觀。

    二、做法    1.采用線繩一拉準，確定線繩的長度    一般來講，檔案工作人員在檔案裝訂時只是大約確定檔案裝訂線繩的長度，往往會出現線繩過長或過短現象，造成浪費。因此從準確確定線繩長度開始研究檔案裝訂法。經過多年對檔案卷皮計算和實踐，發明了檔案裝訂用線繩“一拉準”。具體是：將線繩拉緊，對準卷皮（A4、B5皆可）的對角線，這時的線繩長度A就是檔案裝訂所需線繩的長度。如下圖所示：    從理論上講，一個卷皮的大對角線A將一個長方形的卷皮一分為二成為兩個直角三角形。以B5卷皮為例，卷皮的短邊C是28厘米，底邊B是40厘米，“三孔一線”裝訂的兩個邊孔距卷皮的上端和下端分別為6厘米，這樣上下兩個邊孔的直線距離為16厘米，考慮到文件以200頁為宜（約2厘米），再加上活結的長度8厘米。這樣，需要線繩的長度為：16×2＋2×4＋4×2＝48（厘米）。按照直角三角形定理計算線繩的長度A約為48厘米。    2.改進裝訂用具，提高裝訂速度    先進適用的工具是提高檔案裝訂速度的關鍵。基層單位檔案整理裝訂工作數量大，任務重，為提高檔案的裝訂速度，又好又快的整理檔案是檔案工作者義不容辭的義務。過去檔案裝訂用錐子，扎孔、穿線費時費力。為提高裝訂速度，首先改進了裝訂用的錐子：將錐尖磨了一個切口，采用“逆向裝訂”方法，從檔案文件反面穿孔，錐子扎過掛上線繩一帶而過打結一次完成，大大提高了檔案的裝訂速度。

    三、成效    此法為平度市檔案館的高永利同志首創，經過30年的實踐有以下效果：一是提高了檔案裝訂速度。通過裝訂線繩“一拉準”和錐子的改進，采用“逆向裝訂”方法，按照一個檔案人員一般裝訂水平，每2分鐘即可裝訂一卷檔案，是原來裝訂速度的三倍。二是節約線繩，有利于節約資源。按照2300個立卷單位每個單位浪費一根線繩（約40厘米）計算，一年就是9200米（約82斤），價值近千元。而采用線繩長度“一拉準”方法，可以快速確定線繩的長度并節約大量絨棉和資金，有利于節約資源和建立環境友好型社會。三是可以達到檔案案卷裝訂結實、美觀，起到事半功倍的效果。    此項檔案裝訂法于2005年參加青島市檔案系統業務技能比武活動榮獲業務絕活展示三等獎，并被以個人姓名命名為“高永利檔案裝訂法”。該工作法在檔案工作中推廣應用30年來取得了良好的效果，受到檔案工作人員的歡迎和好評。