湘潭市檔案數據中心建設研究

作者：徐姍姍來源：中國檔案資訊

    檔案資源、檔案數據、檔案信息是信息社會、信息時代、信息產業的有生力量和核心支柱，是構建誠信社會、責任政府的重要支撐。它既是國家檔案信息資源，又是公益性專業性檔案資訊，更是社會需要的重要、真實的信息來源，對推動“智慧湘潭”建設有著不可替代的作用。目前我市各類檔案信息資源分散在各個不同部門單位、不同軟硬件管理系統、不同設備和個人，缺乏對這些資源的整體合理開發和再利用，難以做到全面資源共享，不能充分發揮潛在效益，檔案數據中心的建設刻不容緩。作為湘潭市數據中心的核心板塊和建設主體——湘潭市檔案數據中心，要通過加緊建設，不斷推進政府、產業、民生等領域的檔案信息資源共享與業務協同，統一管理并統籌發掘檔案信息資源寶庫，提高我市檔案信息資源的社會化服務水平。

一、建設目標

在“十二五”期間，通過標準化、數字化、信息化、網絡化建設，完成湘潭市檔案數據中心框架和平臺的基本構建，推進方便公民和企業利用的檔案資訊平臺和全市數字檔案館（室）、檔案數據中心建設，構建全新手段、全新品質、全新流程的檔案信息資源管理運行體系，并著手研究建設基于云計算的檔案數據中心。

二、建設構想

1．管理體系建設

構建運行高效、充滿活力的檔案信息資源管理運行構架。按照檔案資源集約化、信息化建設的要求，拓展檔案資源開發、管理、服務職能，調整檔案局館職能定位和機構設置，局、館著力承擔行政管理、平臺建設和數據收集、數據管理、數據處理、公共服務、技術服務等職能，建立開放、務實、效能的管理運行體制機制；將檔案數據中心建設納入全市信息化推進、信息化服務和電子政務建設規劃，構建檔案信息生成、采集、審查、處理、傳輸、交換、利用“一條龍”的管理運行體制。

2．標準體系建設

一是強化檔案信息資源管理的法制化。按照提升檔案資源價值和有效監管的要求，建立適應現代化管理需要的檔案管理制度體系，使檔案管理法制化、規范化、科學化。加強政府對檔案資源監管的規范性、權威性和強制性，加強全市國家檔案資源、社會檔案資源的監管和運行體系建設，使之既充滿活力又規范有序。

二是堅持依法行政。重點推進我市數字檔案館、中小企業標準化檔案室、檔案數據中心和資訊平臺建設等規程的建立。

三是制定全市現代化檔案質量標準。按照完整、真實、安全和效能的要求，制定檔案質量標準，實行檔案質量評級制度，為檔案品質提升提供依據和保障。

四是建立數字化、信息化的工作流程。探索建立檔案數字化轉換操作規程，制定電子公文即時歸檔管理的操作流程，建立紙質檔案、數字檔案、聲像檔案、實物檔案等不同類型、不同載體形式檔案及數據的生成、歸檔、保存、有效利用的操作流程，推進我市電子檔案基礎元數據結構和封裝格式的規范化建設。

3．管理體系建設

堅持開放建檔，加強各門類各載體檔案收集，推進紙質檔案、聲像檔案等數字化工作，豐富檔案內容；市檔案局設立湘潭市檔案數據中心，負責全市檔案數據的接收、存儲、維護、利用等管理工作。各縣市區檔案館、專業檔案館，根據國家災害備份要求，建立檔案數據中心，有條件的大型企事業單位檔案館和機關、企事業單位按要求建立電子文件備份中心，其他單位配備專門的檔案數據管理人員，統一收集、存儲、維護、利用并向市檔案數據中心移交本單位的檔案數據。市及縣市區檔案局負責本區域內檔案數據資源建設的統籌規劃，加強組織、協調和指導、監管；開展檔案數據中心資質認定和考核、評價等工作。建立綜合檔案館、專業檔案館、部門和企事業檔案館（室）相互關聯、完整配套的檔案資源系統。

4．人才體系建設

一是優化人才隊伍結構。樹立人才是戰略資源、第一資源理念，優化檔案隊伍學歷結構，大幅提高碩士、博士人才的比例；優化隊伍知識結構，注重提升信息技術、信息管理、營銷策劃、宣傳公關等人才的比例，運用專業技術職務評聘制度選拔、穩定檔案專業人才。

二是注重人才培養與引進。加強全市檔案系統工作人員職業道德和素質建設，將專業技術人才的使用與崗位管理結合起來，加強人才培養，營造良好的人才成長環境，做到人盡其才、才盡其用；注重人才引進，特別是加大急需緊缺人才的引進工作力度，營造吸納各方人才的良好環境，做到以事業留人、待遇留人、感情留人。

三是規范檔案信息資源管理和技術服務執業資格。加強現代化檔案資源體系建設從業人員的培訓，會同市人力資源和社會保障等部門，建立檔案從業人員執業資格管理辦法，憑執業資格證書上崗，促進檔案隊伍專業化、職業化。

5．經費保證

湘潭市檔案數據中心平臺建設經費由省、市級專項資金解決，運行和數據處理經費由市級專項資金解決，各級檔案館室數據平臺建設由市級項目經費中統籌安排和撥付，并爭取其他專項和渠道資金支持。

三、檔案數據平臺建設

檔案數據平臺是“智慧湘潭”數據中心綜合數據平臺建設核心內容，通過檔案數據平臺建設，實現檔案數據的集中、集成、共享和分析等功能。

1．檔案信息資源與管理規劃

一是建立電子政務內網檔案管理數據庫。對電子政務內網規劃內的各單位的檔案數據進行檔案數據庫（數據檔案室）和檔案數據中心（數字檔案館）一體化管理，將各單位檔案數據通過電子政務內網從各數據點集中到內網數據庫，分單位分類邏輯歸檔和按權限查閱利用。

二是建立檔案資訊平臺信息庫。以“真實可靠、權威發布”為最終目標，建立檔案信息接收、資訊處理、權威發布的信息庫，運用統一標準，以服務為核心，整合各類信息資源，根據檔案內容實現分類處理、權威發布，實現檔案資訊網上瀏覽、查詢、查閱一體化。

三是建立檔案數據載體庫。主要是針對地理空間、人口、法人、宏觀經濟、國家基本專業檔案的數據庫和其他涉及國家機密、商業秘密、個人隱私檔案的數據庫的數據，以數據封裝的方式脫機歸檔，通過建立保管環境良好的載體庫實行保存，根據需要按申請程序提供利用。

四是建立檔案數據核心數據庫。按照全覆蓋原則和"1+N"的設計思路，通過進行需求分析、系統建模、ODS建模、數據倉庫建模、數據集市建模、數據源分析、數據獲取與整合、應用設計等步驟，不斷豐富數據類型和內容，完成數據中心核心數據庫的數據構建。

2．數據中心應用支撐平臺

一是根據復用、共享、模塊化的設計思想，以支撐組件作為系統運行的基本單元，在組件之上單間應用檔案管理系統、檔案資訊平臺管理系統、核心數據庫管理系統、歸檔接收系統、智能化檔案管理系統等，提供數據管理和運行服務。

二是基于企業服務總線ESB技術，面向不同的服務對象和群體，電子政務內網檔案管理數據庫、檔案資訊平臺信息庫、檔案數據核心數據庫等各自管理軟件之間通過接口將服務聯系起來，接口獨立于硬件平臺、操作系統和編程語言；遵循XML等技術標準和規范，對脫機歸檔的檔案數據按照需求逐一封裝保存在載體庫。

三是數據交換和應用平臺，根據其功能需求和服務對象采用相應的技術和策略，按照一定的主題域（如電子政務內網用戶、中小微企業、農村基層和社區檔案）或政府和市場相結合（如“政府規范監管和支持+會員互動”的形式）的運作模式，接收、管理、共享檔案數據信息。一般與檔案資訊平臺、電子政務內網檔案管理系統、核心檔案數據庫管理系統等一同規劃建設。

3．數據中心應用系統

一是核心數據庫管理系統。包括數據庫管理、信息共享和交換平臺。具備檔案數據上傳存儲管理功能、從其他應用系統采集整合形成數據功能并提供給本系統利用和給其他系統使用功能。含數據采集、數據格式轉換、存儲、數據挖掘分析、數據發布、數據檢測等技術和工具。

二是電子政務內網檔案管理系統。含電子政務內網用戶檔案數據上傳、分類管理、查閱利用等功能。

三是檔案資訊平臺軟件系統。將全市各單位基本信息、重大活動、重要事件、重要工作、重要人物、重要工程、重要產品和科研成果等的文字記錄、聲像記錄以及全市各單位現行公開文件、已公開的檔案等，通過電子文件收集、紙質檔案掃描、聲像資料制作轉換，經審查處理后提交到數據庫（信息庫），逐年增加數據內容，用戶可以按單位名稱、時間回放、聲像記錄、檔案（文件）主題等在網上進行查詢。系統在保證數字信息長期保存的同時，盡可能提供簡便、快捷的方式實現后臺操作與網絡查詢。系統具備資訊展示、資訊查閱瀏覽、會員信息傳輸和信息保存等功能。

4．數據中心安全系統

加強制度建設，按照《湘潭檔案數據管理試行辦法》（潭政辦發[2012]54號）的要求，重點抓好設備管理、機房管理、網絡管理、數據管理，安全工作做到制度、技術、人員三到位，確保檔案數據的安全保存、規范管理和有效利用。

四、技術支撐體系建設

在先進可靠的軟硬件環境基礎上，著重了解和遵循未來科技及數據中心的發展趨勢，全面建設強大的技術支撐體系，確保湘潭市檔案數據中心持續穩定發展，在全國起示范帶動作用。

1．標準化體系

一是規范操作流程。根據《數字檔案館建設指南》、《電子文件管理規范》、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》等要求，結合我市檔案數據收集、格式轉換、封裝、移交、管理及利用各個環節的具體操作實踐，制定規范的操作流程、提出相關的標準要求。

二是編制檔案數據代碼。按照統一的編碼規則，給予各個單位唯一的代碼，此代碼作為檔案數據的一個重要標示。通過編碼統一管理，為市數據中心接收檔案數據提供便利，同時為用戶提供快捷的查詢服務。

三是提高數據質量。以“確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享”為原則，將檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織；以著錄標準為基礎，建立一定范圍內的元數據標準，即關于數據庫中各數據字段的信息，并以此為基礎構成元數據字典。

2．軟硬件及網絡環境

一是針對不同的主題域、用戶群的需求，適應局域網、廣域網、互聯網的不同特點，建立多層次的網絡支撐體系。

二是采用成熟、實用、性價比較高的數據庫、軟件、硬件平臺支撐體系，以主流大型關系型數據庫和簡單易用的中小型數據庫管理系統組合作為檔案數據資源管理平臺，以檔案部門公認可靠、安全的通用及專業工具作為軟硬件應用開發平臺。

三是分期分批建設檔案數據中心機房、檔案數據分析處理中心機房和檔案數據制作、加工、轉換中心機房，以及光（磁）盤（帶）載體庫等，軟件建設同步規劃并按需求迫切程度分步分年度建設。

3．數據存儲

一是根據實際情況，采取載體庫整體防磁建設，逐年購置新的存儲光（磁）盤（帶）等設備的方式，保證存儲空間充足。

二是適當采用熱備份的方式，增加在線數據管理與數據服務的能力。

4．中心運轉支撐

一是檔案管理軟件與電子政務OA辦公系統無縫聯結，實現電子文件及時歸檔，數字檔案館（室）網絡系統與市、縣市區整個電子政務及各業務網絡系統的緊密結合，構建數字檔案館、數字檔案室和電子政務三位一體的網絡框架，真正實現全市各單位檔案數據在線歸檔。

二是為擁有獨立OA與檔案管理軟件系統的企事業單位設計接口，實現檔案數據跨系統在線傳輸。

三是設計數據中心應用系統接口，加強服務體系架構（SOA）技術與應用，實現各個系統集成。

四是開發保存即時歸檔模式的文檔管理系統和開發在線文檔傳輸、交換與管理系統軟件，實現系統用戶在線保存電子文件并即時歸檔。

五是檔案業務管理。每一份保存的文檔都帶有保管期限和到期時間信息。文檔管理系統根據到期時間定期判定是否有公文達到保管期限，提交審核后將到期文檔銷毀，即從服務器上徹底刪除。定為永久的文檔則在系統服務器中永久保存。系統定期對所存文檔進行技術鑒定，進行刷新、遷移、載體轉換、備份、銷毀等操作。

六是大型數據庫管理系統具備從其他應用系統采集整合形成數據功能。六是數據加密即系統為用戶提供本地存儲加密、傳輸加密等功能，對電子檔案提供數字簽名功能。

五．服務體系建設

1．服務對象

將關系湘潭發展、國計民生的重要檔案和國家基本專業檔案納入檔案行政管理部門監管范圍，實現檔案信息資源建設全覆蓋、檔案資源監管全覆蓋。逐步實現檔案信息資源集約管理，構建覆蓋全社會和廣大人民群眾的現代化檔案信息資源體系。全面覆蓋，集約管理，構建社會誠信資訊體系。

一是進一步完善和推廣電子政務內網檔案管理系統，實現電子政務內網辦公、信息傳輸、文件和檔案管理一體化建設。

二是開發應用湘潭市數字記憶庫，以網絡和傳輸軟件、應用軟件和數據庫建設為基礎，根據電子文件管理和數字檔案館建設的功能要求，配備和開發面向社會的檔案數據管理系統、電子文件及時收集管理系統、共享檔案信息發布利用系統等。

三是開發推廣電子文件和檔案管理軟件用戶終端及檔案資訊平臺，加強應用服務。

2．服務內容和方式

一是全民共建，社會共享。堅持檔案信息資源公益性、服務性、共享性，通過加強電子文件的收集管理、電子文件的歸檔管理、紙質檔案整理鑒定及數字化的工作，實現建設現代化檔案資源體系成為全社會的共同意愿、共同責任、共同行為。

二是締造品質，提升效能。把檔案作為核心和關鍵的信息資源全面儲備、規范管理、安全控制，促進檔案信息資源系統開發、有效利用。

三是科學管理，確保安全。運用現代化的方法、技術和裝備，構建檔案管理運行和安全保障體系，確保檔案實體和檔案信息安全，確保國家機密、商業秘密、個人隱私安全。

四是科技引領，創新驅動。緊緊依靠科技進步，堅持理論創新、技術創新、管理創新、機制創新，推動檔案事業可持續發展。

五是政府主導，市場助推。堅持政府依法對檔案信息資源體系建設管理的規范性、確保資源安全的強制性與市場配置檔案資源的開放性相統一，強化政府法律制度建設，擴大運用市場經濟手段，借助社會力量推動檔案數據中心建設。

3．服務績效

一是通過建立一整套統一完善的服務體系，衡量檔案數據中心的服務績效。

二是以推進市縣綜合檔案館智能化建設，全市機關、企事業單位、社會組織檔案現代化設施和裝備建設，檔案數據中心核心數據庫建設，檔案資訊共享服務平臺建設，檔案技術服務中心建設為主要指標，為社會提供全方位、全天候檔案資訊瀏覽和查詢服務，最大限度滿足服務對象需求。

三是服務技術是否先進，手段是否完備、服務質量是否令用戶滿意。

要以探索發展方式根本轉變為第一要務，定期對檔案信息資源利用率和服務情況進行統計分析，及時調整服務內容和手段。