關(guān)于高校檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

高等學(xué)校檔案工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。以信息技術(shù)為載體的檔案工作帶來了我國政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)文化等許多方面的巨大變化,也帶來了知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)等許多理念層面的創(chuàng)新。在這種氛圍下,高校檔案事業(yè)的地位和作用愈加突出,檔案工作涉及的范圍愈加廣泛,檔案工作在檔案數(shù)字化、檔案法制建設(shè)、檔案職業(yè)道德與素質(zhì)等方面出現(xiàn)了許多新問題,檔案管理、檔案利用以及檔案管理體制和工作方式等都在經(jīng)歷重大的變革,對檔案數(shù)字化建設(shè)提出了很大的挑戰(zhàn),要求我們做到統(tǒng)籌兼顧,資源共享,開發(fā)利用更先進(jìn)的技術(shù)。

１　檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影(錄影、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,從而形成一個(gè)有序的檔案信息庫,以便提供信息利用、資源共享,是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。

２　高校檔案數(shù)字化基本特點(diǎn)

傳輸和利用網(wǎng)絡(luò)化。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù),通過校園網(wǎng)絡(luò)與因特網(wǎng)相連,實(shí)現(xiàn)高校檔案信息傳輸和利用的網(wǎng)絡(luò)化,擴(kuò)大服務(wù)范圍和服務(wù)時(shí)限,克服了傳統(tǒng)檔案的傳遞速度較慢、周轉(zhuǎn)時(shí)間較長。

信息的非人工識(shí)別性,數(shù)字化的檔案由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速準(zhǔn)確的分類和識(shí)讀,依賴科學(xué)管理的數(shù)字化系統(tǒng)。

信息與載體的分離性,信息的易變性以及信息存儲(chǔ)的高密度性。

檔案管理智能化。高校檔案館運(yùn)用一系列數(shù)字智能技術(shù)后,使檔案管理設(shè)備或系統(tǒng)能夠部分地代替人的勞動(dòng),減輕檔案工作的勞動(dòng)強(qiáng)度,有效提高工作效率,改變傳統(tǒng)檔案全部依賴人工的狀況。

特色個(gè)性化。現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,各個(gè)高校檔案管理可以根據(jù)自身工作的性質(zhì)、任務(wù)等情況,建立具有自身特色的個(gè)性化網(wǎng)站。通過校園網(wǎng)絡(luò),將高校檔案信息供使用者自由選擇瀏覽和查詢,達(dá)到服務(wù)和宣傳的雙重效果。避免了傳統(tǒng)檔案信息的面面?zhèn)鬟f,減少了許多工作量,從而提供更好的服務(wù)。

３　高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

３.１　數(shù)字化管理跟不上,輔助管理滯后

現(xiàn)有的高校檔案信息化管理模式多數(shù)是建立在傳統(tǒng)的人工管理模式基礎(chǔ)上,傳統(tǒng)的管理模式是以檔案信息載體為核心,工作是紙張、塑膠等載體材料,而不是檔案信息,計(jì)算機(jī)只起到了人工實(shí)體檔案的輔助作用。其后果是不僅沒有代替人工管理工作,而且大大增加了管理的成本。

３.２　缺乏網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于各個(gè)高校隸屬行政主管部門不同,各高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制也存在著普遍差異,分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制無形中就促使成了各高校檔案館的條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我發(fā)展、自給自足。雖然現(xiàn)今許多高校檔案館已經(jīng)意識(shí)到了資源共享的重要性、必要性,但仍缺乏館際合作的具體行動(dòng)。而我國目前還沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)來科學(xué)規(guī)劃檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作,大多數(shù)檔案館仍然采取封閉式的辦館方式,無論是購置軟硬件,還是完善數(shù)據(jù)庫,都造成了人力和物力的巨大浪費(fèi),這種各自為政的低水平重復(fù)直接影響了我國檔案館標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)進(jìn)程。

３.３　數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)較低

由于我國檔案發(fā)展歷程的種種因素,各高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自我完善的發(fā)展道路,各檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,數(shù)字化管理系統(tǒng)五花八門,管理水平也是參差不齊。而數(shù)字市場上不少新研發(fā)出得檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件基本上都沒有參照國際標(biāo)準(zhǔn),軟件功能單一,造成了數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引,共享性差,不能適應(yīng)高校數(shù)字化管理的日新月異的需要。而國家至今沒有下發(fā)統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),各個(gè)檔案館的管理與發(fā)展存在著很大差異。

３.４　數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫大多為了自用,建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小、標(biāo)準(zhǔn)低、類型單一,而且很多都屬于低水平重復(fù)建設(shè),商業(yè)服務(wù)水平差。數(shù)據(jù)庫自用使大部分資源閑置,嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,缺乏全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,無法滿足用戶的個(gè)性需求。許多高校檔案館雖然建有自己的網(wǎng)站,但只能訪問其主頁,根本無實(shí)質(zhì)性共享資源。

３.５　經(jīng)費(fèi)后續(xù)率不足

檔案館數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要投入大量的資金,先期建設(shè)好后各高校對檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少,用于檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限,設(shè)備、軟硬件的購置捉襟見肘。設(shè)備的及時(shí)更新無從實(shí)現(xiàn),更談不上建立高起點(diǎn)的檔案館數(shù)字化模式。經(jīng)費(fèi)仍然是影響高校檔案館數(shù)字化發(fā)展的最大障礙。

４　對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

高校檔案部門在數(shù)字時(shí)代大背景下面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案部門不能選擇退縮,必須勇于迎接挑戰(zhàn)以適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的迫切需要,探索檔案數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展道路,實(shí)現(xiàn)歷史與未來的無縫對接。具體而言可從以下四個(gè)方面進(jìn)行著手:

４.１　重點(diǎn)開發(fā),分步驟實(shí)施高校檔案部門的數(shù)字化建設(shè)

主要是將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,通過著錄、掃描等形式將各種物理載體形式的檔案信息全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤、便攜優(yōu)盤等各類存儲(chǔ)器中,完成現(xiàn)有高校檔案館館藏檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。分步驟、突重點(diǎn),將較高價(jià)值的檔案數(shù)字化處理,其次考慮學(xué)校特色檔案、利用率高的檔案等等,進(jìn)行科學(xué)化的數(shù)字化處理。

４.２　積極提供利用,發(fā)揮檔案價(jià)值

檔案只有通過共享利用,才能充分體現(xiàn)其價(jià)值,做好檔案的利用工作是對檔案最好的宣傳。高校檔案部門應(yīng)主動(dòng)走訪調(diào)查,了解用戶需求,宣傳介紹館藏檔案,改變過去的坐等上門的低效率服務(wù),主動(dòng)解決用戶在使用中存在的疑惑,預(yù)測未來開發(fā)利用的趨勢,逐步書寫檔案利用工作的新篇章。此外,要定期公布數(shù)字檔案目錄。由于檔案存放在學(xué)校檔案館,學(xué)校多數(shù)教職工和學(xué)生對于檔案的內(nèi)容都不是很了解,檔案館人員應(yīng)通過各種途徑定期公布最新的數(shù)字檔案目錄,最大限度地開發(fā)檔案利用價(jià)值,讓全校師生了解檔案內(nèi)容:

一是舉辦專題檔案展覽。圍繞高校教學(xué)、科研工作的開展,舉辦各種形式的檔案展覽,進(jìn)行愛國主義、愛校主義的教育。

二是編輯出版檔案畫冊。圍繞學(xué)校辦學(xué)宗旨和中心工作,編輯檔案畫冊,配以必要的文字圖畫說明,全面介紹學(xué)校的發(fā)展歷程和成果,使師生通過檔案從中受到熏陶和鼓舞,激發(fā)愛國愛校情感。

４.３　加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè),培養(yǎng)復(fù)合型人才

強(qiáng)化檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)劃分,對人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求是具有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力,以適應(yīng)數(shù)字檔案館的建設(shè)和正常運(yùn)轉(zhuǎn)的需要。

４.４　建立檔案原始原貌數(shù)據(jù)庫

把學(xué)校館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及人事檔案等類別原件實(shí)物,通過掃描或數(shù)碼錄入等方式,把檔案原件以圖像方式存貯在計(jì)算機(jī)中,并為其編制題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等索引,建立相應(yīng)索引數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)檔案原始原貌管理。

總之,高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)不斷探索、不斷進(jìn)取、不斷發(fā)展的過程,只有遵循合理的原則,設(shè)立科學(xué)的目標(biāo),采取正確的方法,才能逐步做好數(shù)字檔案工作,充分發(fā)揮學(xué)校的教學(xué)、科研和管理服務(wù)作用。