機關單位推行檔案信息電子化管理之思考

    隨著信息化建設的不斷推進，計算機普遍應用，使用傳統的檔案管理模式來整理、存儲檔案顯然已然不能滿足工作的需求，更不能夠適應時代的發展。檔案信息管理實現電子化是檔案信息化時代的必然要求，是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案信息管理的一種新型模式。檔案信息管理只有加快電子化，才能使檔案工作更加科學、現代。因而，推進檔案信息電子化管理成為必然趨勢。結合單位檔案管理的工作環境和特點，就推行檔案信息電子化管理作如下探討。

    一、檔案管理現狀

    當前，傳統意義的檔案可分為兩類，一是聲像檔案，二是文書檔案。在聲像檔案的管理上，單位一般設有專門的科室、配備專業的設備、專業人員對單位工作開展情況進行照片、聲像記錄，后續對采集到的聲像電子信息進行整理，完成照片檔案、音視頻檔案，最后歸入聲像檔案室。在聲像檔案的管理上，我們單位基本實現了電子化。在文書檔案的管理上，我們只是借助電腦這個載體實現了單位紅頭文件、縣政務信息網、上級機關及相關業務部門來文的網絡簽收、存儲，并沒有實現文件分類檔案的電子化規范管理。每年一次的檔案整理、歸檔工作也只是局限于紙質文件的分類、歸檔，基本沒有進行相關紙質檔案的電子化的整理、存儲，這也是我們下步推進檔案信息電子化管理的重點。

    二、實現檔案信息電子化管理的可行性

    檔案信息電子化，顧名思義，就是指以檔案資料為主要物質對象，通過計算機磁盤等設備進行存儲收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。據目前我單位的工作環境和現有的辦公設備，實現檔案信息電子化管理只是觀念與時間的問題。

    在每年一次的檔案整理工作中，上級主管部門來文、相關業務部門來文、本單位紅頭文件占了大多數，而這些文件信息都有相應的電子版。在此值得一提的是，我們單位上級主管部門衛生局與每一個下級單位設立一個專門的網上公文簽收系統，這就為信息的電子版存儲提供了方便；單位日常工作的許多資料已經在計算機中形成了電子化材料；對于其他紙質材料，單位配有掃描機，我們可以利用掃描機將其轉成電子版，再進行整理。對于整理檔案所用的檔案文件目錄，我們可以用word文檔或excel表格制作，既簡單又快捷。這樣，我們就可以方便的檢索和查閱電子檔案資料，再也不用到綜合檔案室去查找，通過搜索軟件實現檔案信息的快捷呈現、一目了然。

    三、推行檔案信息電子化管理存在的問題

    對于紙質文件來說,其內容的原始性和形式的原始性是一致的。紙質文件的字體、字跡、圖像、印章等清晰易于辨別真偽，尤以印章為代表，是不可模擬的。當紙質文件整理歸檔后，所形成的檔案文件目錄都是手寫而成，不能涂改，這一點更為紙質檔案的原始性上了一道安全鎖。

    但電子檔案的內容與形式是相對分離、相對獨立的。不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案信息進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、安全性、保密性進行認定。

    （一）原始性問題。電子檔案的原始性不易辨別和認定。電子檔案本身的形成就是在紙質文件的基礎上，在文件的形成和傳輸過程中，自然有出錯的可能，這就使電子檔案的原始性得不到切實的保障。

    （二）真實性問題。電子檔案的真實性不易保證。因為電子檔案在形成的過程中存在很多的主觀因素，檔案管理員在文件形成的過程中稍有失誤就會導致電子檔案失真。如果相應的紙質檔案又沒能完好的保存下來，這樣所留下的失真電子檔案就成為了“真實”的信息。

    （三）安全性問題。電子檔案的易更改性使電子檔案的安全性得不到保障。電子檔案所存在的計算機環境狀態本身就有很多威脅，例如“黑客”攻擊、“病毒”感染，這些無時無刻不在威脅著電子檔案的安全性；不法工作人員為了一己私利篡改電子信息，都會直接損害電子檔案的安全。

    （四）保密性問題。電子檔案的保密性與檔案管理人員的素質是緊密聯系在一起的。檔案管理人員素質低直接威脅電子檔案的保密性，造成信息資源外漏，嚴重會造成社會、國家的重大損失。

    四、推行檔案信息電子化管理的建議

    針對以上幾點問題，為了使檔案信息電子化管理更加安全、快捷、方便，提出以下建議。

    （一）制定電子檔案管理制度。無規矩不成方圓。為能解決電子檔案存在的信息原始性和真實性問題，管理制度必須先行。首先,制定紙質檔案整理、歸檔制度，紙質檔案的真實性是實現電子檔案原始性、真實性的前提。從文件分類開始，每一項工作都要有相關的制度要求，有制度才有標準，有標準才能保障檔案質量。其次，制定檔案信息審核制度。制度規定從事檔案工作的應該有兩人，一人錄入資料，一人審核信息。在電子檔案的形成過程中，錄入人員只承擔錄入的職責，由另外一人負責審核。因為如果錄入人員再去審核信息，由于人們的慣性，很難發現信息的錯誤。再次，制定檔案管理人員獎懲機制。獎勵優秀的、有責任心的工作人員、對那些自由散漫、缺乏責任心的檔案人員進行懲處，充分調動檔案工作人員的工作積極性，營造電子檔案管理工作的良好氛圍。

    （二）采用有關技術措施，保證電子檔案信息的原始性、真實性、安全性，提高電子檔案信息的可靠性。紙質檔案通過計算機轉變成電子檔案以后，其安全性問題成為重中之重，也成為我們必須解決的問題。

    1.下載安裝殺毒實時防護軟件。在電子檔案存在的電腦環境下，電腦病毒、“黑客”問題時常出現，一旦發生就可能會在一瞬間造成網絡癱瘓或信息資料消失，造成難以彌補的損失。為此，檔案工作人員應在存儲電子檔案信息的計算機上下載安裝殺毒實時防護軟件，這樣，即使電腦里已經存在木馬病毒，也不用擔心，殺毒軟件會在第一時間報警并阻止，不給它破壞電腦、盜取數據的機會。

    2、采取防寫措施。在日常操作電子文件的過程中，我們發現可以將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，我們只能“讀”這個文件，而不能對其進行改寫操作，這樣就可以有效防止為一己之私試圖修改電子檔案信息的人員，保護電子檔案信息的真實性、安全性。

    （三）強化培訓，培養高素質的檔案工作人員。檔案保存方式從紙質向電子的轉變不單是形式的改變，更是對檔案管理人才能力的要求、素質的考驗。檔案管理實現電子化對檔案管理人員提出了更高的要求。這就要求檔案工作人員，一方面自身要有緊迫感，加強學習，優化知識結構，不斷提高和充實自己的檔案管理水平和計算機應用能力；樹立風險意識，提高職業素養，強化保密意識，加強對電子檔案計算機密碼的管理工作。另一方面，組織鼓勵檔案管理人員多參加檔案管理培訓，向更高級別檔案室學習工作經驗，找出不足，創新理念，讓檔案工作邁上一個新臺階。

    總之，推進檔案信息電子化管理是信息時代的要求，檔案工作要適應未來的工作環境，從現在開始就要加強電子檔案方面的學習和研究，這也是電子檔案得以利用的必然要求，是對檔案工作者高素質的要求。

  （作者：翟文強 郭佃曉 來源：山東檔案 作者單位：山東莒縣新型農村合作醫療管理辦公室 山東莒縣疾病預防控制中心）