市縣級數字檔案館建設的實踐與思考—以十堰市數字檔案館建設為例

進入２１世紀,建設數字檔案館逐漸成為各級各類檔案館順應時代發展、提升管理水平、增強服務功能的重大戰略舉措,也是新形勢下實現檔案事業轉型發展跨越發展的必由之路。但數字檔案館究竟如何建設、實現哪些功能、達到什么標準,目前仍處在理論和實踐的探索之中,真正建設成功的為數不多。尤其是市縣兩級檔案館,由于對數字檔案館建設內涵缺乏準確的理解,各自為政、盲目建設的現象十分突出,選用系統不一、采用標準不一、建設內容不一、數據互不兼容,不僅無法完全實現數字檔案館的必要功能,導致投入浪費,而且為將來全國性、區域性數字檔案館網絡建設留下數字共享困難。本文以湖北省十堰市數字檔案館建設為例,試圖對市縣級數字檔案館建設的相關問題提出可供借鑒參考的途徑和思路。

１　必須充分認識數字檔案館建設的重要性,增強建設數字檔案館的緊迫感

當今,信息技術飛速發展,互聯網無縫延伸,數字化、網絡化、信息化深刻地影響了人們的工作、學習、生活和娛樂,我們已經不可逆轉地進入了信息化和大數據時代。面對信息化和大數據時代的機遇與挑戰,數字檔案館建設的必要性和緊迫性日益凸顯。中辦、國辦?關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見?也對加強數字檔案館建設提出了明確要求:“加快推進傳統載體檔案數字化......要把數字檔案館(室)建設列入信息化建設整體規劃......切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化”,足見數字檔案館建設之重要。

１.１　建設數字檔案館是實現我國信息化的重要基礎

實現信息化,是覆蓋我國現代化建設全局的一項戰略舉措,無論政府行政管理、社會公共服務還是企業生產經營都在大量運用數字化、網絡化技術。而檔案信息資源既是各項事業開展的基礎,又是各項事業發展成果的體現,實現檔案信息資源數字化是我國信息化發展戰略的重要組成部分和現代基礎建設的一項必不可少的內容。因此,作為檔案信息資源的集散地,國家綜合檔案館也必須順勢而為,加快信息化步伐,率先開展檔案數字化建設,盡快建立現代化的數字檔案館。

１.２　建設數字檔案館是檔案事業自身發展創新的現實選擇

隨著計算機技術和信息技術的提高、辦公自動化水平的提高,電子文件、電子檔案將會成為今后檔案信息載體的主要形式。由于電子文件是只能依賴于計算機識別和閱讀的數字化信息,檔案部門如果缺乏相應的數字檔案管理系統和基礎設施,勢必造成電子檔案管理的混亂和利用效率的低下,使檔案工作處于被動,滯后經濟社會發展,也影響整個社會信息化進程。因此,檔案部門只有努力提升檔案數字化水平,為數字化信息接收、管理和利用做好準備,檔案工作才能適應形勢發展、滿足社會需要。同時,在開展檔案數字化建設過程中,計算機、多媒體、網絡等大量現代技術的廣泛應用,將引發傳統的檔案管理理念、方法和手段的深刻變革,會助推檔案事業的轉型發展和跨越式發展。

１.３　建設數字檔案館是增強檔案服務功能的客觀需要

隨著社會檔案意識的不斷提高,社會各項工作和廣大人民群眾對檔案信息的需求越來越系統、越來越全面、越來越個性化,越來越希望檔案部門提供全天候、全文、異地遠程的檔案信息服務,傳統的檔案管理模式和提供利用手段很難滿足上述需求。唯有通過檔案數字化,盡快將館藏檔案資源轉化為數字信息,建設檔案數字信息共享共用平臺,才能讓利用者全面系統、方便快捷地找到所需要的檔案信息,最大限度地發揮館藏檔案的價值作用。

２　必須得到地方黨委政府的重視支持,為數字檔案館建設提供基本保障

數字檔案館建設是一項投資極大的工程,沒有地方黨委政府的重視支持和資金投入難以完成,也只有依靠地方黨委政府的重視才能順利推進。應積極爭取將數字檔案館建設列入黨委政府議事日程和辦事日程,納入地方國民經濟和社會發展計劃,納入地方信息化建設規劃,納入地方財政預算,只有這樣才能保障數字檔案館建設順利推進。

十堰市數字檔案館建設從一開始就把妥善解決保障條件作為工作的重中之重,主動匯報,積極爭取,加強宣傳,多方協調,得到了市委、市政府認可和重視。２００９年,十堰市信息化建設工作領導小組將十堰市數字檔案館建設列入了?十堰市信息化建設規劃?。２０１１年,市委、市政府將實施數字檔案館工程納入?十堰市國民經濟和社會發展第十二個五年規劃綱要?。２０１２年,市政府常務會議審議通過?十堰市檔案事業發展“十二五”規劃?,提出“基本建成數字化檔案館”。同時,市政府還將市檔案局被列入市信息化領導小組成員單位,將市檔案館指定為政府信息公開查詢場所,專門成立了十堰市數字檔案館建設領導小組,批準設立了電子文件管理中心、檔案技術服務中心等數字檔案館建設業務工作機構。從２０１０年開始,市政府將數字檔案館建設所需經費列入了地方財政預算,先后投入資金８００多萬元,用于數字檔案館基礎設施建設、硬件軟件配置和館藏檔案數字化轉換,確保了數字檔案館建設的有序開展。

３　必須充分論證數字檔案館建設的可行性,做到與本地信息化發展水平相適應

數字檔案館的建設應根據需要和可能的原則進行,當地經濟和社會發展的水平,尤其是信息化發展水平決定了數字檔案館建設是否需要、是否可行。由于政府上網、數字城市等工程逐步實施,辦公自動化、電子商務等技術日益在各級政府、企業事業單位得到普遍應用,許多地方政府要求檔案館加快檔案管理現代化的步伐,做好電子文件歸檔及其檔案管理工作,這些地方的數字檔案館建設已經勢在必行,是緊迫和必要的,如要不抓緊做好相關工作,有些數字檔案將因為得不到有效管理而存在丟失的危險。而有些地方,特別是中西部地區,由于經濟發展相對落后,除個別發達的中心城市,信息化發展的速度和建設的水平也相對落后,還遠未達到需要建設數字檔案館的階段,在此階段如果不顧可能和需要盲目購置有關設備,就會造成極大的浪費。但是,這些地方的檔案館仍然可以著手開展一些數字檔案館的基礎性工作,比如開展案卷級目錄級檔案數據庫建設和檔案全文數字化處理等等,為條件成熟后建設數字檔案館積累資源、奠定基礎。十堰市數字檔案館建設正是在全面分析上述影響因素基礎上決定實施的。十堰市正在建設鄂、豫、陜、渝毗鄰地區中心城市,經濟社會發展較快,信息化水平較高,十堰市檔案館作為國家一級檔案館,檔案信息化工作起步也較早,而且市委市政府要求加快數字檔案館建設,無論從外部環境還是從內部需要都具備了建設數字檔案館條件和基礎。

４　必須規劃先行,準確定位,精心制定和設計數字檔案館建設方案和基礎架構

數字檔案館建設實施開始前,必須首先解決好建什么、如何建的問題。也就是要按照國家檔案局印發的?數字檔案館建設指南?的總體要求,緊密結合本地實際,制定具有可操作性的數字檔案館建設規劃和建設方案,明晰建設的指導思想、建設目標、功能需求和實現功能的技術手段等等,確保數字檔案館建設有序推進。

十堰市數字檔案館建設高度重視建設方案的制定和基礎構架的設計,按照“統籌規劃、分步實施、突出重點、安全可控”的原則,先后研究制定了?十堰市檔案信息化建設“十二五”規劃? ?十堰市數字檔案館建設方案?,規劃方案反復論證,數易其稿,盡可能把方案做實、做細,力求做到科學規范、功能齊全、適用可行、安全可控。

在建設目標上堅持需求導向,滿足數字檔案的“收、存、管、用”。即,以內部局域網、黨政專網、互聯網為支撐,以存量檔案數字化、增量檔案電子化為基礎,以各類檔案數據庫建設為核心,建立覆蓋局(館)各項業務、橫向連接市直黨政機關、縱向連接檔案系統的集數據采集歸檔、存儲管理、共享與信息發布、業務咨詢與指導、智能館庫管理、系統管控于一體的綜合管理集成平臺,實現檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、服務利用在線化、業務管理自動化和信息安全可控化,實現數字檔案資源的在線(離線)歸檔、移交和服務。

在建設方法步驟上堅持統籌安排,做到“三并重兩一致兩協調”,即平臺建設與資源建設并重、信息化建設與安全管理并重、傳統檔案管理與電子檔案管理并重、需求設計與目標預期一致、功能配置與軟硬件配置一致、建設發展與人才培養協調、現實基礎與未來發展協調。

在基礎架構設計上堅持功能需要、適用可行,既要考慮現實管理利用需要,又要考慮未來發展要求。十堰市數字檔案館總體架構由“五大平臺、三大基礎支撐、兩大保障體系”構成(見下圖)。

“五大平臺”包括:１、資源建設平臺,對館藏各種檔案資料包括紙質檔案、照片檔案、多媒體檔案以及資料信息進行目錄數字化、全文數字化,對市直各單位增量電子文檔在線采集歸檔和離線接收歸檔;２、存儲平臺,對接收采集的數字檔案信息進行存儲,形成核心數據庫和若干應用數據庫;３、應用平臺,對數字檔案信息提供查詢利用和對外發布,包括服務大廳智能查詢利用平臺、檔案網站遠程查詢平臺、黨政內網查詢平臺等;４、備份平臺,對數字檔案信息進行異質異地多重備份;５、后臺管理平臺,對檔案數據和數字檔案館系統運行實施管理。

“三大基礎支撐”包括:１、數字檔案館中心機房;２、檔案館建筑智能管理系統,包含網絡傳輸設施、庫房自動控制、辦公自動化、檔案實體物聯智能管理等等;３、大成智慧集成系統,是基于云計算平臺和大數據技術的數字檔案館未來發展方向———建設智慧檔案館,可以納入建設方案,待數字檔案館建設水平達到一定高度、具備智能融合技術基本條件后再考慮實施。

“兩大保障體系”包括:安全保障體系和標準規范體系。

５　必須突出重點,分步實施,分層推進,扎實做好基礎工作

數字檔案館建設是一個涉及方方面面的系統工程,建設周期長、建設內容多,在總體規劃和基礎架構確定后,必須分輕重緩急,分步分層推進,突出抓好基礎性工作,基礎性工作基本完成后,通過技術手段的集成和融合,數字檔案館已就隨之建成。十堰市數字檔案館建設過程中,也是把完善基礎性工作擺在突出重要的位置。

突出抓硬件建設。將數字檔案館基礎設施建設與新檔案館建設項目同步安排、同步實施。在新館建設時,對原有檔案信息系統進行了擴容升級和改造提高,布設了可擴展的內、外網絡平臺,配備了可支撐檔案數字化需要的服務器、存儲備份設備、終端設備和滿足數據采集、轉換、處理等功能需要的相關設備,構建了局(館)內部局域網,開通了互聯網,連接了黨政專網,并建設了中心機房和電子屏蔽庫。同時,實施檔案館建筑智能化管理工程,實現了檔案館庫自動氣體消防和水噴淋消防、電氣火災自動報警、庫房溫濕度自動調控、庫房空氣自動消毒、庫房自動通風換氣、庫房門禁管理、安防視頻監控、遠紅外自動防盜報警等等。

突出抓軟件配置。按照數字檔案館功能需求,配置了檔案綜合管理系統、檔案數字化加工處理系統、電子文檔在線接收歸檔系統、音視頻檔案轉換系統、服務大廳智能查詢利用系統、檔案網站和手機微信遠程查詢系統、政府公開信息網上查詢系統、OA 辦公系統、檔案信息安全防護系統等等。

突出抓館藏檔案數字化。從２００８年起,有計劃、有選擇、有重點地開展檔案信息資源數字化工作。目前,已完成館藏檔案１４７７１８卷、資料１６９０５冊全部案卷級、文件級目錄數據庫建立,案卷級機讀目錄１５多萬條、文件級機讀目錄１５０多萬條。館藏紙質檔案數字化處理達到８０％以上,存儲原文７００多萬幅面,數據容量達２TB。館藏音視頻檔案全部進行了“模轉數”。在此基礎上,建立了文書檔案、專業檔案、照片檔案、音頻視頻檔案、珍貴重要檔案、開放檔案、政府公開信息７個全文數據子庫。

突出抓電子文件接收歸檔。自２００９年以來,將電子文件規范管理和接收歸檔工作納入重要議事日程,列入年度業務工作目標,采取制定方案、明確任務、開展試點、跟蹤指導、探索經驗等方式,在全市范圍內有效開展了電子文件規范管理和歸檔移交進館工作,規范統一了各單位檔案輸入的格式、數據標準和類目設置。目前,市直有８３個單位向市檔案館離線歸檔移交電子文件。今年,基于黨政專網環境設計了電子文件在線接收歸檔平臺,實現了市直黨政機關電子文件的在線接收、在線歸檔和在線利用。

突出抓數字檔案信息共享共用。一是研發數字檔案館利用查詢系統。利用身份證讀取或指紋識別設備確認利用者身份和利用權限,可在利用服務大廳方便快捷地查詢館內檔案目錄和檔案原文信息,自動辦理檔案證明、查詢登記等項業務,在自助查詢可瀏覽３２萬份開放檔案信息。利用電子觸摸屏可在線閱覽多媒體檔案專題、檔案信息網、十堰日報、十堰晚報、查檔指南等信息,基本實現檔案不出庫房即可滿足利用者的需求。二是開展網絡信息互動服務。被評為我市十大政府便民服務網站的“十堰檔案信息網”,設置有館藏介紹、利用指南、檔案展覽、預約查檔、在線咨詢、開放檔案瀏覽、政府公開信息查詢及在線播放視頻檔案等功能,實現館藏所有開放檔案目錄和部分原文在互聯網發布利用。三是推出手機微信查檔服務。正式開通了手機微信查詢開放檔案和現行文件的服務平臺,社會公眾利用手機登錄“十堰檔案館”微信公眾號,或掃描“十堰檔案館”微信查檔二維碼,即可在微信平臺查詢所需要的檔案信息,目前有載入３０萬份已公開的檔案信息,實現了數字檔案互動功能。四是建立了政府公開信息查詢中心。開發政府公開信息專門查詢檢索系統,上載１８６０１份已公開政策性、法規性現行電子文件,通過網絡平臺,供社會公眾查詢參考。

突出抓數字檔案信息安全。在安全管理制度上,建立了系統運行管理、檔案數據管理、檔案信息安全審查、網絡安全監測等一系列檔案信息安全管理制度。在系統安全防范上,實行局域網與互聯網物理隔離,安裝了入侵檢測系統和網絡實時監控管理軟件,對終端、流量和網絡鏈接情況進行實時檢測,并實行網絡管理員、安全管理員、安全審計員“三員”共管機制。在信息安全控制上,對所有上網和對社會公布檔案信息實行嚴格審查、嚴格審批,確保檔案數據上網安全和利用安全;加強數字化過程中的安全監控,與數字化加工人員簽訂安全保密協議并開展安全保密教育,確保數字化加工過程中檔案信息的安全;嚴格實行數據容災備份,全部檔案數據實現異地異質多重備份,確保檔案數據存儲安全。

６　必須以“大檔案”觀和“大服務” 觀謀劃數字檔案館建設,構建全國性或者區域性數字檔案館網絡

從理論上,數字檔案館分為狹義數字檔案館和廣義數字檔案館,狹義數字檔案館以個體檔案館為概念主體和行為主體,是傳統檔案館依賴數字化技術,把文字、聲音和圖像轉化為數字形式,以數字方式進行檔案信息的存儲、傳輸和處理,實現館藏信息資源和管理職能數字化的一種檔案館形態。而廣義數字檔案館則是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體,是一種基于網絡環境下的數字化信息共建共享的社會檔案館系統,是一個以有序的信息空間和開放的信息環境為特征的,面向對象的分布式網狀結構模式,是一個國家檔案信息網絡。在大數據時代,數字檔案館建設應該突破地理限制,樹立“大檔案”和“大服務”意識,站在全域視野,按照廣義數字檔案館的模式,構建全國性或者區域性數字檔案館網絡,實現檔案信息在更大的范圍內共建共享。中辦、國辦?關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見?對此也提出明確要求“國家檔案行政管理部門要搭建全國開放檔案平臺,并與政府公開信息系統對接,實現資源共享,逐步把各級國家綜合檔案館已開放的檔案以及各級政府的公開信息上傳到平臺上,真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系”。但目前,全國各地數字檔案館建設均以個體檔案館為建設對象,各自為政,自成體系,互不連通,仍然是一座座信息“孤島”。如何把一座座“孤島”有機地聯系在一起,形成統一網絡、統一平臺,需要國家檔案局從國家層面進行統一謀劃。首要的是要建設全國性或者區域性檔案信息傳輸專門網絡。其次是要研制統一的軟件系統,解決各地系統互不兼容、數據難以對接的問題,國家檔案局雖然專門印發了?數字檔案館建設指南?,但并未從國家層面推出全國統一的軟件系統。十堰市數字檔案館建設中,著眼于未來廣義數字檔案館建設的需要,在系統設計時充分考慮了系統的開放性、兼容性和可擴展性,系統數據可以在不同系統之間進行無縫轉換,同時預留了縱向連接上下級檔案館的開放接口,為建設全國性或者區域性數字檔案館奠定了技術基礎。