基于數字化校園的高校檔案數字化生存

數字化校園是以數字化信息和網絡為基礎,在計算機和網絡技術上建立起來的對教學、科研、管理、技術服務、生活服務等校園信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸和應用,使數字資源得到充分優化利用的一種虛擬教育環境。在這種環境下,每天都會產生大量的電子信息。傳統的紙質檔案雖然是長期保存的最可靠形式,但未來如果要把數量龐大的電子信息轉換成紙質的,那將耗資巨大。更何況還有一些檔案根本沒法轉換成紙質的進行保存。因此,我們必須要考慮如何對這些電子信息進行存儲、管理與利用。本文將從高校檔案館所保存的資源類型進行分析。

１　電子公文的歸檔、管理與利用

１.１　采用文檔一體化的管理模式,實時歸檔

文件和檔案本來就是同一事物在不同的運動階段體現出的不同的價值形態,采用“文檔一體”的管理模式,從文件管理和檔案管理的全局出發,實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理,保證文件內容的完整性、元數據數據結構的一致性,從文件到檔案的數據暢通、完整性。其實質就是對文件實行前端控制與全程控制。高校可以通過OA系統與檔案系統相結合的方式實現文檔一體化管理。在OA 系統設計之初,堅持前端控制的原則,確定電子文件生成時必須歸檔保存的元數據元素,如:分類號,文件題名、責任者,日期,主題詞,內容描述,文件文號,文件格式,保管期限等。高校的電子文件一般是收文與發文,秘書科收文時提取上面列舉的各項內容進行著錄,完成后文件進入簽批流轉程序,最后再流轉回秘書部門,結束后由秘書部門將文件連同流轉過程中的背景信息一同歸檔。OA系統應該具有自動記錄電子文件從產生到永久保存或銷毀整個生命周期中各環節的背景信息的功能。起草發文時系統自動捕獲題名、主題詞,內容描述,發文日期,文號,責任者等內容,在文件簽批流轉過程中,這些信息一直保留,并且加上了文件流轉的背景信息。流轉結束后再返回到秘書科進行發文,發文結束后即實行歸檔。檔案部門與秘書部門進行前期合作,就文件的分類與著錄進行前期溝通,以利于檔案的整理。如文件的分類號,可以按收(發)文－年份－機構的格式,即發文－２０１０－校辦。這種檔案人員在電子文件形成之時就介入,直到文件的最終保存或者銷毀的做法也就是堅持了對電子文件的全程控制的原則。在文件流轉結束后,因為現在實行的雙套制歸檔,紙質文件的歸檔一般比較滯后,秘書需將文件按機構進行分類,并按發文時間進行排序。以便移交檔案館時進行核對。還有關于秘密文件,根據保密文件不上網的原則,一般不進行網上流轉,直接以紙質文件入檔,并在保密機上著錄、管理。

１.２　元數據文件與電子文件一同歸檔,發揮電子文件的證據作用一種新技術載體被引入到社會生活之中,并不是一開始就為人們所信任,就如照片和縮微膠片,這兩種載體最初也不能作為法律證據使用,直到相應的立法承認它們可以用為紙質原件的復制品,才具有了證據效力。電子文件作為一種新型的技術載體,要被作為證據使用,也需有相應的法律確定它的證據價值,才可以作為證據使用。目前檔案界所使用的元數據就是為滿足電子文件作為證據使用而定的,并且以置標語言XML為標準,詳細描述電子文件的各項特征信息。XML是標準通用標記語言(SGML)的子集,非常適合WEB傳輸,其焦點是數據的內容,旨在傳輸信息。電子文件在流轉過程中的背景信息需要動態獲取,這時可以利用XML的封裝技術,將元數據與電子文件封裝在一起傳遞、存儲。計算機從以XML方式置標的文獻中查找和確認相關的元數據元素,并按規定格式組成標準的元數據記錄。置標所形成的元數據,可以被封裝在電子文件中,也可以獨立存儲于數據庫中,或者兩者結合。無論哪種方式封裝的電子文件元數據,都可以用來證明電子文件的真實可靠與完整。便于司法人員對電子文件來源的真實性加以審查。

２　數字化學籍檔案的實時歸檔

學籍檔案是高校檔案中重要的組成部分,也是比較難收集整理的一個部分,因為學生檔案是由多個部門共同完成的,學生一入校就有招生處形成的錄檢表,教務處的學生信息以及成績單,學生處的獎懲記錄,學院的就業情況等。近年來,幾乎每個部門都有自己的管理系統,各自為政,這種情況造成了所謂的“信息孤島”,例如有的學生已經休學了,只有教務處的系統中顯示他休學了,其他的系統中數據更新不同步,宿管部門還在給他分配宿舍,學工部門還在給他發助學金。這種信息孤島造就了各部門的數據結構不統一,數據冗余,重復管理,數據不同步。通過數字化校園的建設,推進數據的集中和共享。將信息技術融于學校的各個環節,所有部門的信息編碼統一,學校的所有信息能夠實時自動的互連互通,資源得到充分的共享和利用,保證了異構數據庫間的數據交換,消除了業務部門之間的數據冗余,將學校內部相對獨立分散的網絡應用系統,進行了統一整合,實現了資源共享。學校各個部門分別管理自己業務的相關信息,通過用戶授權的方式,去讀取和利用數據。當某個部門需要用到其他部門信息的時候,可以直接從網上獲得,這樣就避免了多部門的重復勞動,節約了人力成本,保證了數據的標準化存儲。檔案館可以通過復制數據表到檔案管理系統中,實現學籍檔案的歸檔。首先要確定學籍材料的歸檔范圍,如將學生信息表(學號,姓名,出生日期,籍貫,學院,系別,專業,入學日期,畢業日期),學生成績數據表(課程號,學號,成績,學期,學年),錄檢表(序號,考生號,姓名,性別,出生日期,政治面貌,民族,考生類別,考生特征,畢業中學,錄取專業名稱,語種,志愿,學制,高考成績),畢業分配表(序號,學號,發檔序號,姓名,性別,學歷,學制,培養方式,生源所在地,專業,單位名稱,單位所在地,就業狀況,單位性質,報到證號)等導入到檔案館的數據庫中,建立表間關系,以便查詢利用。檔案管理系統中可以設計一個界面,將這些表以選項卡的方式顯示出來。比如建立成績單選項卡,點成績單就會顯示學生的成績單,點錄檢表顯示錄檢信息。另外檔案館中可以利用數據遷移技術,把大量不經常訪問的數據存放在帶庫、盤庫等離線介質上,只在盤陣上保存少量訪問頻率高的數據。當那些磁帶等介質上數據被訪問時,系統自動的把這些數據回遷到盤陣中;同樣,盤陣中很久未訪問的數據被自動遷移到磁帶介質上,從而大大降低投入和管理成本。

３　數字化基建檔案的歸檔

基建檔案是高校進行基礎建設的檔案,由于基建檔案一般是由基建處收集整理然后移交給檔案館,而且基建檔案一般都是紙質文件,各種許可證書,驗收報告,竣工資料,圖紙等。從利用率上看,各種驗收報告、竣工資料幾乎無人利用,偶爾有利用證書的,利用最多的就是圖紙。而且由于基建檔案是施工承包部門所形成的,一般交給基建處的就是紙質的。所以目前我覺得有必要數字化的就是圖紙,圖紙一般都很大,并且只有一份,所以利用起來很不方便,拿出去利用可能造成破損和丟失,不拿出去又對施工不便,所以目前進行的最重要的工作就是圖紙的數字化。各施工單位在施工前期做的圖紙都是電子的,所以只需要把電子圖紙以附件形式導入檔案系統中。以某一個建筑物立卷,著錄目錄(圖紙名稱,大小,設計軟件,移交日期,移交人),連接附件。因為利用基建檔案的部門是非常有限的,也就是學校的后勤或基建處,鑒于此,基建檔案可以不在校園中共享,只保存于檔案館中,給后勤以及基建處授權,可以進入檔案管理系統中對特定的數據表進行訪問。

４　數字化科研檔案的歸檔

科學技術是第一生產力,科研檔案對科學技術的發展起著很重要的階梯作用。高校的科研檔案是指高校師生歷年的各種學術成果、學位論文、學術性文章和著作(包括公開發表,宣讀,交流的和未經發表、交流的論稿)等,它是高校學術水平的真實記錄。科研檔案,客觀地記錄了既往的學術歷史情況,是一所高校不同時期學術水平的反映和憑證,保存高校形成的科研檔案,就是保存學校科研發展的歷史,保存不同時期研究者的研究成果,為學校和社會積累歷史文化財富。而目前好多高校的科研檔案還處于手工管理階段,工作效率低,管理水平落后,查找與利用非常不便。經常出現老師們評職稱時去找一份結題報告,于是檔案管理員與老師們在海量的文件中逐份查找,苦不堪言。這種效率低下的管理方式已經落后于時代,跟不上社會發展的需求。所以借著數字化校園的東風,科技檔案的數字化、網絡化管理也看到了黎明的曙光。高校的科研檔案一般是由科研處移交到檔案館,并不是檔案館直接管理。所以科研處在設計科研檔案管理系統時也要充分考慮與檔案管理系統的對接。科研檔案管理系統具有很強的技術特色,其主要任務是建立數據庫,開發應用平臺。通過數字化校園建設,這些數據庫也將為全校不同程度地共享。所以科研檔案的歸檔與學籍檔案的歸檔類似,都是將數據表直接歸檔。不同的是對科研檔案應該進行分級管理,因為一個科研項目對應著無數的文件,如科研項目申請評審書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等。針對這種一對多的關系,可以采用級聯數據庫來實現。表一中存放科研項目的項目編號,項目名稱,項目來源,完成時間,表二中存放項目編號,文件名稱(如科研項目申請評審書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等),文件類型(如文字、圖形、音頻、視頻等),這兩張表通過項目編號來級聯。在與檔案管理系統對接時,表一中的項目名稱對應到檔案管理系統中的案卷名,表二中的文件名稱對應到檔案管理系統中的文件名。文件內容可以附件形式掛接到對應文件上。這樣實現科技檔案的分級管理,完整清晰,一目了然,方便查詢利用。對于完成后的成果,諸如專著或論文,本校已納入圖書管理系統,可以在圖書管理系統中得以查找和利用。

５　數字化聲像檔案的歸檔

聲像檔案一般是由宣傳部向檔案館提交。因為聲像本身就是離線生成的,所以提交時可以離線提交,也可以由兼職檔案員登陸檔案管理系統完成著錄后提交。因為每年的聲像檔案特別多,所以最好實時歸檔。

聲像檔案目前存在一個主要問題,那就是由于電子照片的成本降低,所以一次活動會產生很多的照片,而且攝像者的歸檔意識薄弱,一般就是活動結束后拷貝到電腦中,等到要移交時一古腦兒不經鑒別,不經篩選,沒有著錄,全都交給檔案館。給檔案館的管理造成很大的不便。鑒于此,檔案館對上交的照片要進行嚴格鑒定,必須對合成、添加、挖補的照片進行剔除。對同一內容的若干張數碼照片進行篩選。選擇具有代表性和典型性,反映工作活動全貌,主題鮮明、影像清晰、畫面完整的主要數碼照片進行保存,同一場景的一般只收集一張。對專題照片,如反映不同歷史時期校址、校園風貌的照片,歷屆畢業生合影等,要確立精品意識,防止有照必檔、囫圇吞棗。照片提交時必須有文字說明,如綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素,簡明扼要,一般不超過２００字。

以上討論了入館率比較高的幾種檔案在數字化校園環境下的歸檔。這些檔案歸檔后先進入檔案系統的臨時庫,如果需要永久保存,我們對檔案的鑒定需堅持以下的原則:

(１)精簡原則,借用余秋雨先生的一句話就是: “我們今天在網上閱讀,沒完沒了地閱讀,是你把自己的生命賠在信息堆里邊了。信息是沒完沒了的。但是你的生命一去不復返。信息海潮是沒完沒了的,你千萬不要做這個拼比。而今天我們的讀者很多在做這個拼比,這個拼比的結果是人類文明的下沉,不是上升。有的時候,閱讀信號多,并不是文化的前進,很可能是后退。為文化做減法,過去拼命吸收熱量的話,現在要通過健身來減肥。”現如今電子資源浩如煙海,歷史人員利用檔案時,如何從眾多繁雜的資源中找出最有用的是關鍵。而我們檔案管理人員就是為歷史人員打好基礎,將信息資源做第一次過濾,我們要做到給歷史人員或后人呈現的都是精品。檔案管理人員在經年累月的熏陶下,一般都謹小慎微,對檔案是能存則存,而實際上,大刀闊斧地砍掉一些檔案,在歷史的長河中甚至不會引起一絲漣漪。古埃及文明留下的記錄少之又少,但后人依舊可以從發掘出的蛛絲馬跡重現那段光榮的歷史,反而因為少,增添了人們破解奧秘的興趣,也因此使得羅塞塔石碑成為世界級的文物。所以給彼此一點空間,讓距離產生美。

(２)安全原則,對于需要永久保存的檔案,必須實行三套制保存。在線一份,離線一份,異地一份。并且對于載體上保存的檔案,隔一定年限需要重新復制翻錄,以便跟上計算機軟硬件的發展速度。我們現在依舊實行的雙套制歸檔,而實際上,這種策略只是漸近進程中的一種過渡性手段,這項措施實行的時間越長,越不利于電子文件管理工作的與時俱進。電子產品的易損壞性使得我們對存儲載體不信任,也是造成這種策略的一個原因。而實際上任何一種載體的出現,都不能保證它能永久保存。紙和縮微膠卷也是由時間來證明的。我們要相信科技的發展,一定會制造出用于永久保存的介質。

高校檔案館必須緊跟時代形勢,建設數字檔案館,這是檔案工作現代化的方向,是檔案信息化的重點,必須堅定不移、全力以赴、持續不斷地向前推進。