數字化是檔案管理工作的必由之路

    隨著科學技術的發展，全球信息化時代的全面到來，傳統的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰。與發達國家相比，我國檔案管理現代化建設還存在著滯后性。為此，國家檔案局明確提出，“十五”期間，我國檔案管理將“跑步前進”，數字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。      一、檔案數字化是信息時代的必然要求
      檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。
    （一）辦公自動化要求企業檔案管理數字化
    “九五”期間，企業信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢。正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數字檔案信息，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。
    （二）檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性
      1．提高經濟效益
      社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛眉，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使企業成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
      2．提高辦公效率
      數字化檔案管理使資料能及時歸檔，井盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業的管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工人廠、退休、調動等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供利用方便的信息控制中心。
      二、實現檔案數字化管理的主要障礙
      由于檔案數字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還存在著這樣和那樣的問題，主要有四個方面的障礙。
    （一）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。
    （二）辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據了解，目前很多大型企業都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。
    （三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
    （四）數字化檔案的利用率不高，給企業的現代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限干文字錄人、編輯和打印，成廠名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。
      如果進一步剖析企業檔案管理數字化障礙的根源，便會后楚地看到主要表現在以下幾個問題上：一是缺乏信息化網絡平臺，沒有形成標準統一的數據庫系統和信息共享機制；二是各系統（人事、財務、業務）條塊分割，信息資源共享水平不高，電子管理意識薄弱；三是電子文件的管理不規范、制度不健全，安全性上存在隱患。
      三、實施檔案數字化管理需要注重把握的環節
      針對企業檔案管理數字化進程中存在的障礙和問題，必須研究對策，加以解決，否則就會因電子文件難以管理而阻礙辦公自動化的進一步擴展和深化，電子文件也會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失。因此，在實施檔案數字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個環節：
    （一）建設系統工程，實現信息共享。檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等，一套硬件加軟件的系統。由于各企業日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄人、保管，因此該系統應采用雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、企業分類管理等，從而從機制上提高企業信息共享能力。
    （二）建立橫向通道，銜接辦公系統。針對企業中辦公自動化系統與數字化檔案管理系統充分銜接的問題，筆者建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現與現有的財務系統OA系統、人事管理系統的無縫集成。
      針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道，即將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共存工作的發展以及數字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。
    （三）建設專職隊伍，提高管理水平。隨著當今世界信息且爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據利用者要求提供大且的數據檔案信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高電子文件管理水平。
      今后，隨著計算機網絡進一步的發展，信息高速公路進一步拓寬，數字化檔案管理將成為檔案管理現代化的必由之路。也許再過5—10年，我們已不需建立高大的檔案室，幾十年甚至上百年的館藏都壓縮到幾張小小的光盤里。這并不是幻想，而是即將實現的藍圖。                      天津市港務局建設公司 王海萍