針對企業檔案管理數字化進程中存在的障礙和問題，必須研究對策，加以解決，否則就會因電子文件難以管理而阻礙辦公自動化的進一步擴展和深化，電子文件也會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失。因此，在實施檔案數字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個環節：

（一）建設系統工程，實現信息共享。檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等，一套硬件加軟件的系統。由于各企業日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄人、保管，因此該系統應采用雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、企業分類管理等，從而從機制上提高企業信息共享能力。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統。針對企業中辦公自動化系統與數字化檔案管理系統充分銜接的問題，筆者建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現與現有的財務系統OA系統、人事管理系統的無縫集成。

針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道，即將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共存工作的發展以及數字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

（三）建設專職隊伍，提高管理水平。隨著當今世界信息且爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據利用者要求提供大且的數據檔案信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高電子文件管理水平。

今后，隨著計算機網絡進一步的發展，信息高速公路進一步拓寬，數字化檔案管理將成為檔案管理現代化的必由之路。也許再過5—10年，我們已不需建立高大的檔案室，幾十年甚至上百年的館藏都壓縮到幾張小小的光盤里。這并不是幻想，而是即將實現的藍圖。