日本檔案管理學的發(fā)展狀況及檔案管理學會的作用
[日本]高山正也
   1．日本檔案管理學的發(fā)展
   1.1檔案管理學的發(fā)展過程
   在日本近代的辦公文件整理，可以追溯到19世紀末由美國開創(chuàng)的垂直文檔(Vertical·Filing)方法引入日本的20世紀初。
   在1909年發(fā)行一些垂直文檔(Vertical Filing)專用柜宣傳冊，留下了介紹垂直文檔方法的文獻，到了1920年開始出版有關(guān)文件整理的教材。但文件整理的主流方法并不是文檔方式，而是薄冊式管理。
40年代后期，美軍占領(lǐng)日本后文檔概念和相關(guān)用品大量涌入日本社會，而且首先對協(xié)助美軍辦事的日本人進行相關(guān)教育。
   后來這些人成了官方、民營的辦公改革以及文檔手法的領(lǐng)頭人，瞬間在日本的辦公室普及了文檔。但是由于只強調(diào)了檔案管理的手法，因此常常出現(xiàn)辦公、文件整理、檔案管理之間的相互不協(xié)調(diào)傾向。據(jù)專家介紹，從1950年到1960年初，有叫「辦公管理」的經(jīng)營學領(lǐng)域，它與「辦公室的近代化與機械化」共同組成「辦公系統(tǒng)」單項目。在「辦公系統(tǒng)」的科目中安排了「文檔系統(tǒng)」或「帳票管理」等。
   接著60年代后期， 產(chǎn)業(yè)界開始引進計算機，與此同時在「辦公管理」上 「辦公室的近代化與機械化」的問題也得到社會的廣泛關(guān)注。
   結(jié)果，有關(guān)「辦公室的近代化與機械化」的一系列問題逐漸形成了叫「經(jīng)營信息學」的新研究領(lǐng)域，主要研究計算機系統(tǒng)的各類問題，因而不僅忽視了辦公管理和帳票管理，甚至經(jīng)營信息的本質(zhì)研究也被忽視。「經(jīng)營信息」研究人員除了經(jīng)營關(guān)系學會外，大部分的人主要在信息處理關(guān)系學會，專門從事計算機系統(tǒng)研究。
   一方面，檔案管理系統(tǒng)在辦公室被認為是女職員專用的業(yè)務(wù)輔助技術(shù)，另一方面在‘秘書學’課程中以重要的內(nèi)容來學習。秘書學普遍是2年制的專科大學教育課程，放在4年制本科或研究生課程中的很少。這是因為很多人錯誤地認為檔案管理只是特定人在特定工作中使用，一直沒有形成實踐和理論上的發(fā)展環(huán)境。
   到了80年代，社會各方面都具備了信息技術(shù)基礎(chǔ)，產(chǎn)業(yè)界也實現(xiàn)了生產(chǎn)自動化(factory automation)，下一個目標是行政領(lǐng)域，以地方自治團體為中心改善辦公環(huán)境，提高信息空間。
   總而言之，各方面越來越突出檔案管理的需求。與此同時，于1989年(日本)檔案管理學會正式成立。
   1.2日本檔案管理學的主要組成部分
   如果檔案管理的研究對象是辦公室的信息管理，那么上述(1.1)中提到的秘書學或信息處理學都是與之有較深關(guān)系的研究學術(shù)領(lǐng)域。
   但是在日本秘書學、信息處理學學會外還另外成立檔案管理學會的原因，是因為很多人認為秘書學中的檔案管理和信息處理學中的辦公自動化，其研究實踐不夠充分，而且漏掉了一些重要部分。
檔案管理學會成立時，邀請了各領(lǐng)域人士，即圖書館·信息服務(wù)界、商業(yè)檔案管理界、文書館·檔案(archives)界等3個領(lǐng)域。
圖書館·信息服務(wù)界是由圖書館、信息學的相關(guān)人士組成，其中對檔案管理感興趣的人都認為檔案管理學不僅包含了圖書館·信息學的研究對象一出版物，而且還包含相關(guān)業(yè)務(wù)記錄，則研究對象的范疇擴大到非出版物。他們把檔案管理范疇略微擴大，卻將原來的圖書館·信息學的概念及理論基本保持不變。圖書館·信息學界的人在檔案管理學的理論形成，尤其是檢索理論方面起到了重要作用。但問題是圖書館·信息學中的內(nèi)容分析、評價或廢棄的相關(guān)理論基礎(chǔ)比較薄弱。
   商業(yè)檔案界是由從事檔案工作和理論方面的人士組成，在記錄管理與檔案管理的業(yè)務(wù)處理上，除資料的生成與傳遞的過程不同之外均相同，從這一點上，他們是檔案管理學的最核心部分。但是他們當中大部分人是精通業(yè)務(wù)的顧問，教育指導方面具有一套豐富經(jīng)驗，但是相對缺乏學術(shù)研究經(jīng)驗和學界活動經(jīng)驗。
   當然，其中也不乏具有秘書學領(lǐng)域豐富研究經(jīng)驗的人，可仍然無法適應(yīng)獨特的學術(shù)研究氣氛，更不具備領(lǐng)導能力。
   文書館·檔案界在檔案管理方面與商業(yè)存檔有密切關(guān)系，而且在檔案管理方面可以說是比較成熟的。
   在日本文書館中很多人曾從事過歷史研究，其中一些人是專業(yè)的研究人員，對檔案資料的區(qū)別、評價等方面具有豐富的經(jīng)驗和積極性，但在檔案資料的廣泛征集、組織、積累、檢索，并向第三者(使用者)提供使用以及理論方面尚不成熟，甚至不少人缺乏敬業(yè)精神。
   檔案管理學會成立時，會員所屬單位情況如