聲像檔案管理的歸檔與整理（照片檔案的歸檔）

聲像檔案管理

一,聲像檔案的概念

聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映國家機構,社會組織以及個人在行使職責或從事政治,經濟,科學,技術,文化等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的照片,錄音帶,錄像帶,影片等不同材料為載體,以影像,聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄.又稱音像檔案,視聽檔案.

聲像檔案作為檔案的一種載體形式,是紙質檔案的重要補充,是機關,企事業單位檔案的重要組成部分,也是黨和國家的寶貴財富.

第一節 聲像檔案概述

(一)形象生動

聲像檔案以畫面的可視形象,生動地將檔案內容展現在利用者面前,有的配有聲音,具有較強的形象性和直觀性,能使利用者有"身臨其境"的感覺,其生動性和形象性是其他類型檔案難以達到的.

(二)時空感受

聲像檔案運用先進科學技術,可將一瞬即逝的現場記錄和再現,并可進行超越時空的傳遞,具有較強的時間感和空間感.

二,聲像檔案的特點

(三)便于復制和轉換

聲像檔案復制簡捷,并可運用多媒體技術在不同載體之間進行互相轉換,利用數字多媒體技術進行存儲和傳播.

(四)攜帶使用方便

聲像檔案信息存儲量大,體積小,攜帶方便,可多次重復使用.

(五)保管要求高

聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體,這些材料對溫濕度變化,灰塵,有害生物和有害氣體,外界磁場較敏感,保管要求高.

二,聲像檔案的特點

三,聲像檔案的作用

●(一)較強的憑證作用

●(二)重要的科研和宣傳素材

●(三)便捷的信息交流手段

●(四)較高的藝術欣賞價值能

當前,我們在檔案執法監督和業務指導中發現大部分單位都存在著沒有聲像檔案或聲像檔案收集十分不全的現象,應引起各單位足夠重視.

第二節 聲像檔案的收集歸檔

一,聲像檔案的收集原則

為保證將有保存和利用價值的聲像材料收集齊全,在收集工作中應遵循"以我為主,突出主題,質量精良,內容齊全"的原則.

(一)以我為主——即要以本單位形成的并反能反映本單位職能活動的聲像材料作為收集重點.

(二)突出主題——即收集的聲像材料要能反映出重要活動,會議等的主要內容,場景,人物的實況.

(三)質量精良——對收集來的聲像材料必須進行精心挑選,把主題鮮明,影像清晰,畫面完整,未加修飾剪裁的聲像材料歸檔.

(四)內容齊全——歸檔的聲像材料內容要完整.即照片檔案要照片,底片,文字說明(應含事由,時間,地點,人物,背景,攝影者等諸要素)齊全,照片與底片相符;錄像檔案要錄像片,解說詞,文字說明(含錄像片的片名,制式,語種等)齊全.

二,聲像檔案的歸檔制度

按照《中華人民共和國檔案法》確定的檔案管理原則和《機關檔案工作業務建設規范》的有關規定,單位,部門或個人在各種重大活動中拍攝的具有保存價值的聲像檔案應及時向檔案部門移交歸檔,任何部門或個人不得以任何借口據為已有.

(一)聲像檔案歸檔范圍

1,記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料;

2,領導人和著名人物參加與本單位,本地區有關的重大公務活動的聲像材料;

3,本單位組織或參加的重要外事活動的聲像材料;

4,記錄本單位,本地區重大事件,重大事故,重大自然災害及其他異常情況和現象的聲像材料;

5,記錄本地區地理概貌,城鄉建設,重點工程,名勝古跡,自然風光以及民風民俗和著名人物的聲像材料;

6,其他具有保存價值的聲像材料.

應根據實際情況,采取隨時歸檔與定期歸檔相結合的方式.

隨時歸檔.對具有歸檔價值的聲像材料,其攝影者或承辦單位應及時系統規范整理后,向檔案室歸檔,一般不應跨年度.

定期歸檔.依《檔案法實施辦法》之規定,聲像檔案應隨立檔單位其他載體形態檔案一并向有關檔案館移交.特殊情況下,經同級檔案行政管理部門同意可提前或延遲移交.

(二)聲像檔案歸檔時間

(三)聲像檔案歸檔要求

聲像檔案的搜集,征集和移交應符合《照片檔案管理規范(GB/T11821—2002),《磁性載體檔案管理與保護技術規范》(DA/T15—95)等有關標準的要求.

對于錄音錄像帶要特別注意保護好,防止被消磁,失去效用.

(一)集中收集

即有計劃,有針對性地進行階段性收集,這是聲像檔案收集的重要途徑.

(二)定向收集

即向某項活動的主辦,承辦單位或參與活動的單位和個人進行重點收集.

(三)直接參與收集

即單位檔案機構派員直接參與現場拍攝的收集方法.

(四)隨時收集

即要求檔案人員平常要注意收集有關活動信息,發現線索及時跟蹤,及時收集.

三,聲像檔案的收集方法

聲像檔案的收集工作要注意"四結合",即:

1,檔案部門與相關部門相結合,調動相關部門參與收集的積極性,多渠道,多層次地開展搜集工作.有條件的單位,應與崗位職責和財務報銷,年終績效考核,獎懲相結合,以取得更好的實效.實際工作中有的單位就采取檔案移交與年度獎金相掛鉤的辦法,取得很好效果.

2,檔案館(室)收集聲像檔案與清理機關,團體,企事業單位的積存聲像材料相結合,明確聲像檔案搜集的重點單位.

3,向機關,企事業單位征集與個人征集相結合,取得單位與個人的有力支持,進一步拓寬搜集渠道.

4,無償收集與有償收集相結合.

第三節 聲像檔案的整理

●一,照片檔案的整理

●二,錄音錄像檔案的整理

●三,錄音錄像檔案劃分保管期限和價值鑒定

一,照片檔案的整理

照片檔案的整理應遵循"三個有利于"(即利于保持照片檔案的有機聯系,有利于保管,有利于提供利用)的原則.歸檔的照片與底片影像應一致;無底片的照片應翻拍底片,無照片的底片應沖洗出照片;照片檔案的底片,照片應分開存放.

目前的照片檔案有兩種:一種是用一般相機和普通膠卷,采用可見光使膠片感光的照片;另一種是運用數字技術與光學技術相結合而形成的照片,即我們通常說的數碼相片.

(一)照片檔案的構成與種類

(普通)照片檔案由底片,照片及文字說明三部分構成.

(1)底片——底片是與被攝景物顏色相反的負影像,以感光膠片為載體.底片是照片檔案的重要組成部份,它可分為原底片和翻版底片(原底片的拷貝或通過原照片的翻拍形成).對于一些重要的,珍貴的照片,應制作翻版底片,并與原底片同時保存.

(2)照片——照片是與被拍攝景物顏色相同的正影像,它是通過底片沖印而成的.

(3)文字說明——文字說明是對照片檔案內容的介紹和補充,它與照片相輔,互不可分.文字說明應包含事由,時間,地點,人物,背景,攝影者等諸要素.

1,照片檔案的構成:

2,照片檔案的種類

(二)照片的選擇

對收集歸檔的照片檔案,檔案人員應精心挑選,對存有真偽疑義的照片應采取必要措施進行鑒定;對反映同一內容的若干張照片,應選擇其主要的,主題鮮明,影像清晰,畫面完整,未加修飾剪裁的照片歸檔,力求完整性,完美性,典型性相統一.

對于照片檔案數量較少的單位,照片檔案可從屬文書檔案或科技檔案,并統一整理,編號;對于照片檔案數量較多,且所收集的照片檔案與文書檔案或其他類型檔案相對獨立的單位,應將照片檔案單獨分類,編目,單獨存放.

(三)照片檔案的分類,排列及編號

(1)底片的分類

☆ 對于大部分單位來說,底片數量不多,可不分類,只按底片收集的先后順序編流水號即可.

☆ 對于底片數量和類型較多的單位,可按以下幾種方式分類:第一,按制成材料分類,可分為軟制底片和硬制底片,黑白底片和彩色底片;第二,按形成方式分類,可分為原底片與翻版底片;第三,按底片呈像分類,可分為負片和反轉片;第四,按尺寸大小分類,可分為2寸,4寸和特大號等;第五,按年度分類,即按不同歷史時期,不同年度產生的底片來分類;第六,按內容分類,即按底片反映的問題,項目,產品等來分類.各單位可根據實際情況采用切合本單位實際的分類法.

注意:一個全宗的底片要單獨整理,不同全宗的底片不可混雜.

1,底片的分類,排列,編號

底片排列是按收集時間順序進行.

底片號編制格式:全宗號—保管期限代碼—張號.

全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號.

保管期限代碼:分別用"1,2,3"或"Y,C,D"對應代表永,長期,短期.

張號:在某一全宗某一保管期限內底片從"1"開始順編流水號.例:44—Y—6,即代表泉州市檔案局永久卷中的第6張底片.

底片號登錄順序應與照片號登錄順序保持一致.

(2)底片的排列與編號

底片應放入底片袋內保管,一張一袋,并在底片袋右上方標明底片號.翻拍底片應在底片袋左上方標明"F"字樣;拷貝底片標明"K"字樣.對大幅底片,應墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后放入專用檔案袋檔案盒.

底片裝袋插冊后應填寫冊內備考表,冊脊(格式見P276,277頁).

(3)底片裝袋插冊

(1)照片的分類

應在全宗內按保管期限—年度—問題進行分類.跨年度且不可分的照片,也可按保管期限—問題—年度進行分類.不同全宗照片不可混雜.分類方案應前后一致,不應隨意變動.

(2)照片的排列

應在分類方案的最低一級類目內,按問題結合時間,重要程度,保密等級等進行排列.

(3)照片檔案的編號

2,照片檔案的分類,排列及編號

格式一:全宗號—保管期限代碼—冊號—張號

格式二:全宗號—保管期限代碼—張號

其中全宗號,保管期限代碼與底片號中的全宗號,保管期限代碼是一致的.

冊號:是指在某一全宗某一保管期限內照片冊的排列從"1"開始編流水號.

張號:格式一中的張號是指照片在冊內的排列從"1"開始的順序編號;格式二中的張號是指在某一全宗某一保管期限內照片的排列從"1"開始的順序編號.

照片號的編制有兩種格式:

例一:泉州市檔案局(館)的照片檔案分類大綱與編號方法:

分類大綱:黨群類,行政類,業務類,領導視察類四類.

編號方法:采用全宗號—保管期限—冊號—序號編號方法.

如:44—C—1—3代表泉州市檔案局長期保管的照片檔案中的第1冊(黨群類)的第3張照片.

例二:全市重大活動照片檔案分類大綱及編號方法:

泉臺交流及僑務活動(全宗號384),"海絲"活動(385),泉州文化建設重大活動(386),泉州城市建設重大活動(387)等等.(見泉州市檔案館指南).

如:385—Y—11即代表海絲活動永久保管的第11張照片.

注意:照片檔案的編號應做到不重號,不空號,不漏號.

照片檔案經分類,排列,編號后,即可按編號順序將其固定在照片冊的芯頁上.對于大幅照片,可將其放入專用的檔案盒(袋)中.

照片編號裝冊后應填寫冊內備考表,冊脊及本冊情況說明(格式見教材P277頁).

文字說明是照片檔案不可或缺的重要組成部分(說明其意義).

1,內容包括六要素:事由(照片所反映的事情或事物的緣由),時間(拍攝時間),地點,人物(照片中主要人物的姓名,身份) ,背景,作者(拍攝人或單位).

(四)照片檔案的說明

2,格式:單張說明或組合說明.

(1)單張照片說明

題名:簡明準確概括基本內容,人物,時間,地點,事由.

照片號:照片在照片冊中的順序號.

底片號:底片在底片冊中的順序號.

參見號:與本張照片有聯系的其他載體檔案的檔號.

如:2003年泉州市檔案局(館)長會議照片(參見號44—1—88—1)表示與泉州市檔案局文書檔案永久目錄88案卷號第1頁對應.

拍攝時間:以8位阿拉伯數字表示,如:20030208.

拍攝者:拍攝人或單位

文字文明:事由,人物,時間,地點,背景,拍攝者等.

(2)組合照片的說明(如一組"海絲"活動或木偶節活動照片)

組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項,并標明所含照片的起止張號和數量;組合照片應在每一組照片的左上角或右上角以"①","②","③"等組聯符號表示.組聯符號不宜跨冊.

采用組合照片說明的照片,其單張照片說明可以從簡.但其說明編寫應符合客觀準確,編寫及時的要求.

照片經分類,排列,編號后,即可按照片編號順序裝入照片冊的芯頁上.特殊規格照片應與其他照片一并組卷,另外存放,并在冊內目錄中注明.

照片檔案組卷后,應按《照片檔案管理規范》(GB/T11821—2002)(教材P271中的5.5)標準編制檔案目錄.照片檔案目錄種類包括基本目錄(教材P280的附錄D),冊內目錄(教材P280的附錄E),分類目錄,主題目錄,攝影者目錄等.

(五)照片檔案的組卷及目錄編制

1,照片檔案的鑒定

(1)鑒定的內容.包括鑒定照片形成的年代,反映的內容及載體材料等.

(2)鑒定的方法.

有通過史料考證鑒定;調查詢問有關人員考證鑒定;實地考察鑒定;內容對照比較考證鑒定;請有關專家進行技術鑒定等.

2,照片檔案保管期限的確定

根據照片檔案的價值確定其保管期限,分永久,長期,短期三種.可參照與之相對應的文書檔案的保管期限確定其保管期限.

(六)照片檔案的鑒定

(一)種類

錄音,錄像檔案是國家機構,社會組織或個人在社會活動中直接形成的,具有保存價值的,以機械,光學,電磁等記錄方式記錄聲音,影像,以特殊材料為載體的歷史記錄.

1,錄音檔案

主要有唱片和錄音帶兩種.錄音帶有盤式和盒式兩種,其中以盒式為常見.盒式錄音帶分60,90,120分鐘三種;按其制成材料,有氧化鐵磁帶,鉻磁帶,鐵鉻磁帶,摻鈷磁帶及金屬磁帶等,氧化磁帶又分為低噪聲帶,低噪聲高輸出帶及高保真帶等.

2,錄像檔案

錄像帶同樣分盤式和盒式兩種,同樣以盒式為常見.其寬度有:2英寸,1英寸,3/4英寸,1/2英寸及1/4英寸等,制成材料有鉻帶,摻鈷氧化鐵帶等.

二,錄音錄像檔案的整理

(二)錄音錄像帶的驗收

為保證歸檔的錄音錄像檔案的質量及完整,準確,需要在整理前進行驗收.主要是把握:1,質量關.包括錄音帶有無變調失真或噪音干擾,錄像帶內容是否完整,畫面是否清晰,聲音是否清楚等.

2,完整關.包括與錄音錄像帶相應的文字說明是否完整齊全等.

二,錄音錄像檔案的整理

(三)錄音錄像檔案的分類與編號

1,分類

必須將錄音檔案和錄像檔案分開.音像制品多的單位,如電視臺,廣播電臺等,還可在錄音檔案或錄像檔案內按內容等劃分屬類.

2,編號

錄音錄像檔案是以盤或盒為保管單位進行編號的.編號可按歸檔的時間順序結合內容編制流水號.格式:類別代號—順序號.如:像—05,表示錄像檔案第5盒(盤).

編號中必須注意兩個一致:一是錄音錄像盒上的編號與外包裝盒上的編號一致;二是錄音錄像盒上的編號與其相應的文字說明一致.

二,錄音錄像檔案的整理

(四)編寫文字說明

錄音錄像檔案的文字說明必須詳細準確.錄音帶要寫明:講話內容,講話人姓名,身份,錄音時間,錄音帶播放時長,錄音帶型號規格,設備的型號規格.錄像帶要寫明:所攝內容,主要人物,拍攝時間,錄像帶型號規格,設備的型號規格.

二,錄音錄像檔案的整理

(五)填寫標簽

標簽內容包括:編號,參見號,片名,播放時間,攝制單位,攝制時間,規格,制式,密級,主要人物的姓名,身份等.

(六)錄音錄像檔案的編目

錄音錄像檔案整理后,要分開編目.(其目錄格式見教材P185頁).

著錄時需注意:第一,要以一盒(盤)錄音(錄像)帶為一個保管單位著錄一條;第二,如一盒(盤)錄音(錄像)帶錄制多人講話或多個節目,應在題名欄中逐一注明;第三,如一個活動錄制多盒(盤)錄音(錄像)帶,則應在題名欄后注明錄音(錄像)帶的順序號.

二,錄音錄像檔案的整理

(一)錄音錄像檔案保管期限的劃分

可參照文書檔案的保管期限確定.

(二)錄音錄像檔案價值的鑒定_

三,錄音錄像檔案劃分保管期限和價值鑒定

一,聲像檔案的保管

聲像檔案保管的主要任務是通過科學,規范,合理的管理,采取必要的措施,維護聲像檔案的完整和安全,最大限度的延長其壽命.

第四節 聲像檔案的保管與利用

1,照片檔案的包裝物與裝具

照片檔案的包裝物與裝具應符合《照片檔案管理規范》的規格和要求.

底片袋應選擇表面略粗糙和無光澤的中性偏堿性紙質材料和中性膠粘劑制作;照片冊,底片冊的封面,封底,芯頁應采用PH值為中性偏堿性紙質材料制作.

裝具應選用耐腐蝕,不釋放有害氣體,表面光潔平整的金屬或低塑性塑料材料,避免使用木制材料.

(一)照片檔案的保管

2,照片檔案的存放

一般的照片,底片冊應立放,以免照片,底片受壓后發生粘連;對于大幅照片,可采用平放方式,但疊放高度不宜超過5cm;對于珍貴的,重要的,使用頻繁的照片,應進行復制,拷貝,以拷貝照片提供利用,或掃描刻制成光盤備份.

(一)照片檔案的保管

1,錄音錄像檔案裝具

2,錄音錄像檔案的存放

對于不同片基的膠片要分開存放,不能放在同一容器或櫥柜內;

錄音錄像帶原則上應平放,以免因磁帶擠壓而發生粘連;對于長期不用的磁帶,應定期(每季度或半年)倒帶,以免磁帶粘連變質.

(二)錄音錄像的保管

1,溫濕度控制

我們閩南地區高溫潮濕,一年大部分時間的溫濕度都超過規定的標準,因此要求庫房應配備空調機,有條件的單位還可配備去濕機等,以免聲像檔案因高溫潮濕老化褪色,霉變,粘連等,影響其壽命和利用的價值.具體溫濕度控制范圍見教材P274頁.庫房應配備溫,濕度記錄儀,定期測量和記錄溫濕度數據,并采取相應的措施.

2,防火

應配備一氧化碳等氣體滅火裝置.

3,防塵,防有害氣體和有害生物

(三)聲像檔案庫房的管理

4,防磁

注意防磁對聲像檔案的保護尤為重要,因為磁場會對磁帶起消磁作用,造成磁帶記錄的信號失真,影響聲像效果.因此,對于聲像檔案較多的單位,要求必須配備防磁柜或采取相應的防磁措施.

5,防紫外線

紫外線會對聲像檔案有一定的破壞作用,使聲像檔案老化,褪色等,因此,庫房要避免陽光直射,窗戶要配備厚窗簾,燈光要選用白熾燈.

(三)聲像檔案庫房的管理

(四)聲像檔案的檢查與復制

當前,多媒體技術已相當普及,它可通過計算機系統對各種文字,圖表,聲音,影像信息進行數據處理,將各種媒體信息轉換成數字信息進行存儲,傳輸和加工等.

必須注意的是,采用多媒體技術處理聲像檔案,在轉換時要采用標準壓縮格式和標準格式,因為標準格式有兼容方面能夠獲得更好的支持,不會隨著軟硬件的發展而無法還原.根據國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規定》,視頻數據應采用MPEG,AV1格式,音頻數據應采用MP3,WAV等格式,照片掃描一般應采用JPEG,TIFF的通用文件格式,如采用其他格式,在很多未安裝諸如PHOTOSHOP等相應圖像處理軟件的計算機上就無法顯示出來.

二,多媒體技術在聲像檔案管理中的應用

三,聲像檔案的利用

感謝：主講:吳清杰  (泉州市檔案局監督指導科)