關于我國檔案隊伍建設的戰略思考
馬克思列寧主義歷來認為，人是生產力中最活躍并起決定性作用的因素。因此，建設和造就一支與國民經濟、社會發展相適應的、結構合理的現代化人才隊伍，是社會發展戰略的任務之一。檔案事業亦是如此。建國四十余年來，我國已建立起一支初具規模的檔案隊伍，這支隊伍具有良好的服務思想，扎實的工作作風，忘我的獻身精神和豐富的實踐經驗，在我國的社會主義建設事業中起到了重要的作用。但它還不能完全適應我國國民經濟和現代科學技術發展的需要，主要問題在于總體素質不高、結構不合理、隊伍不穩定。如何加強檔案隊伍的建設，以適應檔案事業發展的需要，是檔案事業發展戰略研究的課題之一。
一、檔案隊伍建設的基本指導方針
(一)同我國經濟、科學技術發展水平相協調，以檔案隊伍的發展需要為依據，對檔案隊伍的發展進行科學的預測和規劃
人才隊伍的數量和質量關系到事業的興衰，但它又受到社會發展水平的制約。例如，西方發達國家的檔案教育側重于培養檔案編研人員和技術人員，而我國的檔案教育側重于培養檔案管理人員，這是因為我國的科學技術不發達，檔案部門對檔案信息資源的開發還剛剛開始，我們不能按照西方發達國家的標準來建設我國的檔案隊伍。然而，隨著國民經濟的發展和科學技術的進步，檔案事業對編研人員和技術人員的需求將會逐漸增加。這就需要國家檔案行政管理部門和國家教育部門，在充分調查研究的基礎上，科學地預測各類檔案專業人才需求的實際數量，及時調整檔案教育的體系結構。
(二)發展檔案教育，全面提高檔案工作人員的素質，建設一支能適應現代化檔案工作需要的、結構合理的、素質良好的、穩定的檔案隊伍，造就一批高水平的檔案專家
人才的素質直接影響著社會各項事業的現狀和將來，而教育是人才輩出的基礎工程，因此，發展教育是社會騰飛的戰略措施，發展檔案教育是檔案事業發展的戰略重點。人才的消耗可分為兩種情況:一種是由于人才的年齡老化而造成的，另一種是由于人才的知識老化而造成的。檔案教育源源不斷地向檔案隊伍輸送人才，抵消年齡老化給檔案事業帶來的有形損耗。檔案教育還能使檔案人員的知識不斷得到更新，抵消由于知識老化給檔案事業帶來的無形損耗。
(三)加強檔案隊伍的科學管理，不斷調整檔案隊伍的結構，充分發揮檔案隊伍的整體功能
大力發展檔案教育，提高檔案人員的素質是檔案事業不斷發展的必要條件。但是，影響檔案事業發展的人才因素不僅僅是檔案人員的素質，而且包括檔案人員的使用和管理。因為人才的合理使用和科學的管理是人才充分發揮作用的前提條件。俗話說:“十年樹木，百年樹人”，這就是說發展教育，培養人才是一件既費時間又費財力的工作。根據我國的國情，我們也不可能在很短的時間內培養出檔案事業發展所需要的高素質檔案人才，同時消除因使用不當、管理不善而造成的結構式浪費。而充分發揮現有檔案隊伍的整體效能卻是一項能馬上見效的工作。因此，加強對檔案隊伍的使用和管理，向結構要人才，充分發揮人才群體的最大功能對于今天的中國檔案事業的開展有很現實的意義。
檔案人員合理使用的總目標是用人所長，知人善任，充分發揮人才的效用。為此，必須做到:
(1)知人善任。就是要根據檔案人員的不同才能，把他們放到相應的崗位和職位上，量才錄用，用其所長。
（2）合理流動。由于種種條件的限制，管理者不可能 “知”每個人，都給予“善任”。對于不被“知”，而沒能“善任”的檔案人員，要想發揮自己的才能，就需要合理地流動，在流動中找到與自身能級相對應的崗位。另一方面，人才的能力是發展的，能級對應只能是動態對應，不可能是靜態對應。因此，對于才能處于發展之中的檔案人員就需要合理流動。
(3)任人唯賢。這是正確選擇使用人才的科學原則。堅持任人唯賢，就能使賢者有大顯身手的機會，促使“次賢者”向賢者學習，努力進取，形成一種生動活潑、蓬勃向上、人才輩出的局面。任人唯賢的大敵是任人唯親和論資排輩。
人才的科學管理，是研究如何使用組織手段來發揮人才群體的最大功能。對檔案隊伍的科學管理必須遵循以下幾條原則:
(1)整體效用原則。欲使人才群體的最大效能得以發揮，主要靠調整人才群體的結構來實現。為此，應根據檔案部門的不同職能、類型，建立起相應的職類結構、專業結構、能級結構和智
能結構的檔案隊伍。
(2)揚長避短原則。差異是普遍存在的，人才和其它事物也一樣，人與人之間的長處與短處各不相同。只有揚長避短，把不同特長的人安排到合適的崗位上，人才的群體功能才可能得到最大限度的發揮。
(3)系統互補原則。人才群體也是一個系統，需要有各種不同特長的人按一定方式進行有機地組合。不能都用同一個條件去要求檔案人員，而應該根據各個崗位的需要，將不同特長的人進行系統組合，這樣才能使系統各部分之間產生的功能互補，得到最大的整體功能。
(4)動力原則。要發揮檔案隊伍的最大功能，不但要研究其結構，還要研究其工作狀態。當隊伍結構確定之后，要正確使用物質動力、精神動力和信息動力，把狀態激活，把檔案隊伍的最大功能發揮出來。
(5)動態原則。檔案人才的個體才能和群體的各種結構都是隨時間發展而變化的，根據任務和環境的不同，須不斷調整人才的群體結構，以期與任務、環境相協調;變化— 調整— 協調，這就是動態原則的基本思想。
二、檔案隊伍建設的發展策略
(一)調整檔案隊伍的群體結構，發揮檔案隊伍的整體效能
現代社會知識老化與更新的周期正在不斷縮短，而其廣泛性和滲透性卻在不斷加深，一個人窮其一生也只能在狹小的范圍內奮力拼搏。在這種情況下，我們不僅強調個體素質的優秀，更重視群體結構的合理性，強調整體效能的發揮。所謂人才隊伍群體，是指為了發揮系統功能，而把不同特點、不同水平的人才個體按照一定的數量比例有機地組合起來的結構。這是一個多層次、多序列、多因素的動態綜合體。合理的群體結構表現在檔案隊伍具有最佳的職類結構、專業結構、能級結構、智能結構、分布結構和年齡結構。
1)職類結構。它是指檔案隊伍中從事不同性質工作的檔案專門人才的比例構成及其相互關系。專門人才按其工作性質大體可分為檔案管理人員、檔案編研人員、檔案技術人員、檔案事業管理人員和檔案教學與研究人員等。各類人員所需的專業知識、技能、經驗是不同的，人員的比例也不盡相同。無論哪一類人員的缺乏或人員比例的失調，都會阻礙檔案事業的發展。目前，我國檔案隊伍的職類結構不合理，表現在檔案事業管理人員、檔案編研人員、檔案技術人員和檔案教學與科研人員的缺乏。檔案事業管理人員的缺乏造成了我國檔案事業總體管理水平低;檔案編研人員的缺乏影響到檔案信息資源的開發利用;檔案技術人員的缺乏導致檔案信息處理與傳遞的低效能;而檔案教育與科研人員的缺乏則制約著檔案人才素質的提高和學科的發展。職類結構的合理性就在于各類人員比例組合的適當，而它主要取決于檔案事業的發展需要和社會、經濟發展水平所能提供的可能性。
2)專業結構。它是指不同專業、職能的人才組成的專門人才比例構成及其相互關系。由于現代科學相互交叉的趨勢日益加強和檔案學的綜合性特點，因而使檔案事業同其它行業一樣，需要有多種相關學科的專門人才協作配合，進行高度的精細的綜合。依靠一種專業人才已難以適應檔案事業發展的需要。例如對專門的檔案的管理十分需要掌握相應專業知識的人才。因此，檔案專門人才中不僅需要一批精通檔案學理論和知識的人才，更需要一批既受過檔案學熏陶，又受現代科學技術和相關知識學習、培養的其他專業人才，如計算機專業、化學專業、物理專業、生物專業的人才等。
3)能級結構。它是指不同知識和能力級別的檔案專門人才的比例構成及其相互關系。能級結構關系到隊伍的效能，合理的能級應當是由高級、中級和初級人才按適當比例和合理分工協作所形成的完整結構。這個結構應當是一個金字塔型的穩態結構，它不可能也不需要所有人員都具有相同的水平。只有這樣，才能使具有不同能級的人才各司其職，各盡其責，各展其能，相互配合，形成高效能的集體力量。否則，就會浪費人才，甚至增加內耗，降低效能而影響工作。
4)智能結構。它是指不同智能優勢的檔案專門人才的比例構成及其相互關系。智能是人對客觀世界的認識能力和改造客觀世界的活動能力。通常認為它包括有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實踐能力和創造能力。檔案事業的各項工作和各個崗位都需要不同智能優勢的人才。例如，搞檔案編研的人員思維能力極為重要;從事檔案技術工作的人員實踐能力必不可少;而從事檔案事業管理的人員則更強調組織管理能力、協調能力。作為一個集體，檔案部門儒要不同智能優勢的人才相互結合，相互補充，形成最佳的智能結構。
5)分布結構。它是指檔案專門人才在一定的地域范圍內的分布情況。平衡是相對的，不平衡是絕對的，因此各地區之間經濟、科學技術和文化發展的不平衡是一種客觀存在的，且不可避免的造成各地區或地區間的人才分布不平衡。在經濟發達的地區，人才相對集中，而在經濟欠發達或落后的地區，則人才相對缺乏。檔案專門人才的分布也是如此。但是，要使檔案事業在全國范圍內協調發展，就應當努力縮小地區間的差異，爭取人才分布的相對均衡。
6)年齡結構。它是指各種年齡的檔案專門人才的比例結構及檔案專門人才隊伍的社會年齡構成。它是關系到檔案隊伍創造力和生命力以及事業繼承和發展的重要因素。各個年齡層次人才擁有各自的優勢，老年人老馬識途，指引方向，中年人年富力強，是事業發展的中流砒柱，青年人思想敏銳勇于探索。一個完整、合理的群體年齡結構應該是老年、中年和青年按恰當比例組成的一個動態平衡的綜合體，只有這樣，才能使各年齡層次人按其心理特征和智力水平各盡其能，取長補短，發揮出群體結構的最佳效能。此外，專門人才隊伍中年齡層次越連續緊密，亦即不同的年齡層次分布很均勻，就越有利于保持穩定的工作活動。而年齡層次越稀疏，亦即同齡人太多或同步老化嚴重，就越會造成事業發展的青黃不接，而出現后繼乏人的現象。
(二)發展教育，完善教育體系
檔案教育的發展是檔案事業發展的必要條件。80年代，我國檔案教育進人迅猛發展階段。目前，檔案教育面臨的問題不是規模問題，速度問題，而是檔案高等教育發展較快、設點過多，教育資源出現浪費，教學質量欠佳的問題，以及檔案教育體系不完善的問題。因此，如何在現有的基礎上完善和加強檔案教育，逐步形成一個多層次、多模式、多元化的檔案教育體系，正是我們所面臨的一個亟待解決的問題。
檔案教育體系應當是由檔案普及 (基礎)教育、檔案正規(學歷)教育和檔案繼續(在職)教育三部分組成。
檔案普及教育的任務是向社會各界廣泛宣傳普及檔案學知識，以提高全民族的檔案意識，從而為檔案事業的發展提供良好的社會氛圍。因此，對于檔案事業的發展而言，普及教育是一項投資少、見效快的措施。要把檔案普及教育納入檔案教育體系中，而作為基本環節予以足夠的重視，其基本步驟是:在高校開設的文獻檢索課中增加檔案文獻檢索的內容;在工科院校中開設科技文件管理課程等。
正規教育是檔案教育的主干。它大體可分為三個層次:中等教育、高等教育和研究生教育。中等教育要在已有的中等學校中的理、工、農、醫、經濟等專業的基礎上開設檔案專業，予以發展，培養初級檔案專業人才。高等教育要以提高為目標，深化改革教學方法和手段，提高教學質量。改革現有的檔案教育體制，加強對檔案高等教育的監督和指導，撤并一些辦學條件差、教學水平低的專業點，使教育資源得以合理配置。加強檔案師資隊伍建設、教材建設和實驗室建設，為教學質量的提高提供良好的基礎。適度擴大碩士生、博士生的招生規模，以培養一批跨世紀的高級檔案人才。
繼續教育是指對已從事檔案工作的人員進行專業知識和相關知識的提高性教育。它包括業務培訓，領導及骨干輪訓和更新知識培訓。其中更新知識將成為繼續教育的發展重點。因為世界已進入知識經濟時代，所以知識更新無疑是提高人們工作能力以適應社會發展需要的一種根本性措施。繼續教育的總要求是全員培訓、分層次培訓、終生培訓，做到培訓工作的規范化、制度化、經常化。
(三)廣辟檔案人員的來源，保證新生力量的正常補充
檔案學的綜合性、專業性和實用性特點，以及檔案工作從管理型向開發型轉變的發展新趨勢，決定了檔案人員需要各方面的補充，即使檔案教育相應發達了，仍然將有相當比例的檔案人員需來自各相關學科的專業領域。以前，我們對這個問題認識不足，使人才培養中存在著“近親繁殖”的趨向，使檔案系統成為封閉或半封閉系統，出現眼界狹窄、風格單一、思想僵化、缺乏生機和活力的種種弊端。檔案人員的來源大體應來自以下三個方面:一是檔案專業教育培養;二是理、工、農、醫、管理、經濟、歷史、中文等專業畢業生補充;三是富有實踐經驗的專業技術人員轉移。特別是人才培養嫁接式的培養方式(如雙學位制)在無法全面推廣的情況下，后兩者的補充對于提高檔案隊伍的整體素質，改善檔案隊伍的專業結構顯得尤為重要。當然，對后兩者也應進行專業培訓，使他們都具備必要的檔案知識和理論。
(四)保持檔案隊伍的相對穩定性
擁有一支相對穩定的檔案隊伍，對于檔案事業的發展是至關重要的，因為始終處于新手上崗的檔案工作，其工作水平是很難提高的。由于在市場經濟條件下，人們的價值取向出現了多元化趨勢，使檔案隊伍的穩定性面臨嚴峻的挑戰。要提高檔案隊伍的穩定性需要多方面、多渠道地做工作，其中最為重要的是以下四方面的工作:
1)思想政治工作。加強思想政治工作，才能有正確的立場、觀點和方法，才能使檔案工作人員具有良好的職業道德和敬業精神，才能保證檔案隊伍全體人員同心同德，為我國檔案事業的發展勤奮工作。
2)知人善任。知人，就是不但知其能級的大小，還要知其才能的長短;善任，就是能級對應，用其所長，把每個人安排到合適的崗位上，要知道，充分發揮檔案人才的才能是穩定檔案隊伍的一項重要措施。
3)關心愛護。對人才不能只講使用，也要注意關心。要從多方面關心和愛護檔案人員，包括政治上的教育和鼓勵，工作上的幫助和支持，生活上的關懷和照顧，業務上的培養和肯定。
4)激勵機制。實施激勵措施，目的是為了調動人的積極性和創造性。為此可根據不同的需求、動機、個性等方面的要素，采取因人而異的、多種形式的激勵措施，如目標激勵、工作激勵、參與激勵、獎懲激勵、領導激勵和榜樣激勵等。
5)創造良好環境，促使人才脫穎而出。人才的成長需要良好的外部環境，其中實踐環境、學習環境和工作環境尤為重要。
檔案學是揭示檔案、檔案工作性質、功能和發展規律的科學，檔案學的學科特點決定了檔案人員應在實踐中鍛煉成長，否則，我國的檔案學理論研究只能是“紙上談兵”，對檔案工作實踐起不到指導作用。因此，要積極提倡、鼓勵檔案人員尤其是學校培養出來剛走上工作崗位的新人，應該勇于實踐，勇于探索，走理論與實踐相結合的道路，在實踐中不斷增長知識、增長才干。
在科學技術日新月異、新知識層出不窮的今天，只有重視檔案人員的知識更新，重視學習環境的創造才能跟上時代的步伐。因此，要不斷倡導好的學習風氣，積極為檔案人員的進修、提高提供學習機會。
工作環境，其核心就是對人才的科學管理和合理使用。因為科學管理的實質就是動用組織手段保證發揮人才群體的最大功能。無論是整體效用原則、系統互補原則、揚長避短原則，還是動力原則、動態原則，其目的都是使人才能得到合理使用，并為他們的成長提供良好的工作環境。
