關(guān)于加強(qiáng)檔案館公共服務(wù)能力建設(shè)若干問(wèn)題的思考

實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展是檔案工作服務(wù)于社會(huì)、發(fā)展自身的客觀需求。檔案館的社會(huì)服務(wù)功能就是檔案館面向社會(huì)、面向公眾、面向未來(lái)所具有的檔案服務(wù)功能,由于歷史的原因,國(guó)內(nèi)檔案館進(jìn)入社會(huì)公共領(lǐng)域的時(shí)間比歐洲一些國(guó)家整整晚一個(gè)世紀(jì)。改革開(kāi)放使檔案走出神秘的庫(kù)房面向社會(huì)公眾,拉近了檔案與老百姓之間的距離。然而,取得成績(jī)并不意味著可以忽視存在的問(wèn)題。從目前檔案館的現(xiàn)狀來(lái)看,其社會(huì)功能還存在以下問(wèn)題:

１.１　公共服務(wù)意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái),由于受封閉思想的影響,許多檔案館一直把為黨政職能服務(wù)作為自身服務(wù)的主要方向,服務(wù)的對(duì)象主要是政府機(jī)關(guān)及各種學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu),傳統(tǒng)的“機(jī)關(guān)衙門(mén)”作風(fēng)和“機(jī)要重地”的思想意識(shí)尚未根本消除。這一定位使檔案館整體活動(dòng)難以產(chǎn)生相應(yīng)的旨在服務(wù)廣大群眾的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。因此,公共服務(wù)意識(shí)淡薄,缺乏公共性的現(xiàn)代服務(wù)理念,即缺乏以人為本,以貼近公眾、服務(wù)公眾為根本宗旨的理念,這是目前許多檔案館存在的通病。

１.２　館藏結(jié)構(gòu)單一

檔案館公共服務(wù)能力的提高,必須要以數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源作為支撐。而目前許多綜合性檔案館普遍地存在著館藏結(jié)構(gòu)單一、含金量低的現(xiàn)象,館庫(kù)內(nèi)大量充塞的是反映公務(wù)性活動(dòng)的文書(shū)檔案,缺少同民眾日常生活密切相關(guān)的專(zhuān)門(mén)檔案、私人檔案。更令人擔(dān)憂的是,許多檔案館近幾年雖然加快了檔案接收進(jìn)度,但是,在館藏檔案總量不斷增長(zhǎng)的同時(shí),檔案的信息量、含金量卻沒(méi)有隨之同步增長(zhǎng)。與此形成鮮明對(duì)比的是,近幾年來(lái),隨著人民生活水平的不斷提高,法制化、民主化進(jìn)程的加快,社會(huì)對(duì)檔案的利用需求在不斷增長(zhǎng)。檔案館從前幾年主要為黨政機(jī)關(guān)、學(xué)術(shù)研究、編史修志服務(wù),逐漸向?yàn)閺V大人民群眾服務(wù)轉(zhuǎn)變;查閱檔案的內(nèi)容也從以前的以歷史檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)橥癖娗猩砝婷芮邢嚓P(guān)的檔案為主,如涉及個(gè)人的婚姻、土地征用、建房、工齡、學(xué)歷的檔案等。因此,檔案館如果不及時(shí)調(diào)整館藏建設(shè)思路,進(jìn)一步充實(shí)館藏,改善館藏結(jié)構(gòu),那么,面向社會(huì)開(kāi)展行之有效的公共服務(wù)就只能是一句空話。

１.３　公共服務(wù)能力欠缺

檔案部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)公共服務(wù)意識(shí)淡薄,檔案館在為社會(huì)提供利用的手段、途徑上還存在著很大的欠缺,被動(dòng)服務(wù)還是許多檔案館的主要服務(wù)方式。雖然近幾年各級(jí)檔案館在這方面做了大量的工作,如通過(guò)大力開(kāi)發(fā)館藏檔案信息資源,以編研材料、舉辦各種展覽、建立愛(ài)國(guó)主義教育基地等形式向公眾開(kāi)放,展示自己的館藏,但總體來(lái)說(shuō),適應(yīng)新形勢(shì)的公共服務(wù)能力還有待加強(qiáng)。

１.４　服務(wù)效果不佳

由于服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、服務(wù)內(nèi)容不充實(shí)和服務(wù)水平不高等原因,檔案館的服務(wù)效果是可想而知的,不管是同國(guó)外的檔案館相比,還是同國(guó)內(nèi)的圖書(shū)館、博物館等文化事業(yè)機(jī)構(gòu)相比,我國(guó)檔案館的利用率普遍比較低。利用率低下、利用效果不滿(mǎn)意,這反映了檔案館服務(wù)效果不理想的現(xiàn)實(shí)狀況。

２　加強(qiáng)檔案館公共服務(wù)能力建設(shè)的對(duì)策

檔案館作為黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu). 除了具備收集、保存、利用檔案資料這三項(xiàng)基本功能外. 還具有廣泛的其他社會(huì)功能。有效發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能,加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用,是檔案工作全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要實(shí)踐,是構(gòu)建和諧社會(huì)的必然要求,是推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的重要途徑。

２.１　加大檔案宣傳力度

加強(qiáng)檔案宣傳工作,提高社會(huì)檔案意識(shí),是檔案部門(mén)擴(kuò)大檔案影響力、提升檔案館地位的重要途徑。是社會(huì)公眾認(rèn)識(shí)檔案、利用檔案的基礎(chǔ),是保證檔案館社會(huì)功能得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)主要渠道。目前公眾對(duì)檔案知之甚少、用之不多,一個(gè)主要原因就是宣傳工作還不到位,公眾對(duì)檔案的了解還不夠充分。檔案館必須將檔案宣傳納入到整個(gè)檔案工作過(guò)程中,通過(guò)大力宣傳,使公眾及時(shí)了解檔案、懂得如何利用好檔案,檔案工作才有存在的價(jià)值和生命力。檔案館可通過(guò)舉辦展覽、專(zhuān)題講座、創(chuàng)辦刊物等多種形式,向社會(huì)展示豐富的館藏,也可借助發(fā)布公告、新聞媒體等方式向社會(huì)公眾公布開(kāi)放檔案目錄,及時(shí)反映有關(guān)檔案的重點(diǎn)工作和重大活動(dòng)的成果,讓社會(huì)公眾更加了解檔案工作,增強(qiáng)檔案意識(shí),深刻認(rèn)識(shí)檔案用途,以宣傳吸引社會(huì)各界人士來(lái)館開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,讓檔案資源為和諧社會(huì)、為人類(lèi)文明的發(fā)展發(fā)揮出自身的價(jià)值。

２.２　轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化公共服務(wù)意識(shí)

服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新是檔案館增強(qiáng)公共服務(wù)能力的前提和基礎(chǔ)。檔案館要增強(qiáng)公共服務(wù)能力,如果不在觀念上解決問(wèn)題,就難以在行動(dòng)上有所作為。檔案館工作人員必須加強(qiáng)社會(huì)服務(wù)意識(shí),充分認(rèn)識(shí)檔案館是公共文化事業(yè)機(jī)構(gòu),公共服務(wù)是檔案館的基本職能,檔案館的建設(shè)要充分體現(xiàn)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)的特征。同時(shí)要加強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案館公共服務(wù)的認(rèn)知度,利用多種途徑加強(qiáng)宣傳,并開(kāi)展有效的公共關(guān)系活動(dòng),將現(xiàn)代檔案館的理念、檔案館提供的服務(wù)以及檔案館正在發(fā)生的巨大變化告訴社會(huì)、告訴公眾。積極實(shí)踐,讓社會(huì)了解檔案,讓檔案走進(jìn)社會(huì),使社會(huì)公眾改變對(duì)檔案館的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí),樹(shù)立起良好的、新型的檔案館形象,把檔案館建設(shè)成為廣大民眾求知、尋史、教育、休閑的必去場(chǎng)所。

２.３　充實(shí)館藏資源,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

檔案館要不斷地優(yōu)化館藏,不斷的“納新吐故”,一方面把失去查考及保存價(jià)值的檔案及時(shí)處理掉,以保證庫(kù)房的合理利用。另一方面可通過(guò)強(qiáng)化管理、拓寬檔案收集和征集的渠道、提高工作人員業(yè)務(wù)能力、搞好檔案進(jìn)館時(shí)的質(zhì)量鑒定等各種手段,將有意義的、有特色的檔案接收進(jìn)館,建立檔案信息資源的保障體系,改善館藏結(jié)構(gòu),使館藏檔案內(nèi)容豐富、門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理,以便可持續(xù)地為社會(huì)各界服務(wù)。

豐富的館藏資源和優(yōu)質(zhì)的館藏結(jié)構(gòu)是檔案館提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的資本。檔案館要改變館藏檔案內(nèi)容不豐富、結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象,就必須加強(qiáng)檔案接收和征集工作,充實(shí)館藏資源,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。為此,各級(jí)檔案館應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的歷史、自然風(fēng)貌、物產(chǎn)、著名的事件和人物、民俗、宗教信仰、名勝古跡、民間藝術(shù)、名特優(yōu)新產(chǎn)品等方面的情況,積極收集相關(guān)的檔案與資料。只有這樣,才能使入館的檔案與資料具有濃郁的地方特色,檔案館才有自己獨(dú)特的存在價(jià)值和獨(dú)特的文化品位。

在當(dāng)今電子政務(wù)環(huán)境下,根據(jù)政務(wù)信息公開(kāi)的需要,在檔案館內(nèi)建立現(xiàn)行文件閱覽中心,提供現(xiàn)行文件查閱服務(wù),這也是檔案館優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、拓展服務(wù)內(nèi)容的又一重要舉措。現(xiàn)行文件閱覽中心是檔案館在收集、集中政府機(jī)構(gòu)現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上,以政務(wù)信息公開(kāi)為基本任務(wù),方便社會(huì)各界、特別是普通公民查詢(xún)、了解政府在社會(huì)事務(wù)管理方面現(xiàn)行政策規(guī)定的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。為了切實(shí)發(fā)揮現(xiàn)行文件閱覽中心與閱覽室在公布政務(wù)信息中的作用,檔案館應(yīng)通過(guò)各種渠道加強(qiáng)對(duì)這一政務(wù)信息公開(kāi)新形式和檔案館服務(wù)功能延伸的宣傳,使社會(huì)各界對(duì)這一新生事物有所了解和認(rèn)識(shí)。

２.４　搞好檔案網(wǎng)站建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)覆蓋面大,信息流量大,各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展。使檔案館建設(shè)管理網(wǎng)站成為必然的發(fā)展趨勢(shì),檔案館建設(shè)自己本館的網(wǎng)站,利用互聯(lián)網(wǎng)作為加強(qiáng)宣傳工作的窗口,把本館的館藏概況、管理情況、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)項(xiàng)目、規(guī)章規(guī)定等信息放在因特網(wǎng)上,使公眾可以隨時(shí)通過(guò)瀏覽本館的網(wǎng)站來(lái)掌握相關(guān)信息。網(wǎng)站上的檔案資料打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的固定模式,采用圖、文、聲、像并茂的方式,使檔案內(nèi)容更加豐富多彩。網(wǎng)站可提供快捷的查詢(xún)、檢索功能,讀者只要在查詢(xún)欄目里輸入要查找的資料的標(biāo)題、作者、日期或內(nèi)容中的關(guān)鍵詞其中任何一項(xiàng),都可以快速的搜索出相關(guān)文章來(lái)。而不必像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣需要手工翻頁(yè)查詢(xún),極大地方便了讀者的使用。不同的檔案使用者也可隨時(shí)將資料下載到自己的本地電腦里閱讀,不再受時(shí)間和距離的限制,使同一份檔案可同時(shí)為多人服務(wù),極大地提高了檔案的使用效率。

２.５　利用手段應(yīng)多元化

積極主動(dòng)地從利用者角度來(lái)開(kāi)展多元化的公共服務(wù)是提高檔案館公共服務(wù)能力的最好體現(xiàn)。其一,充分發(fā)揮窗口作用。主要是充分發(fā)揮“調(diào)閱利用窗口”和“現(xiàn)行文件服務(wù)窗口”這兩大服務(wù)窗口的示范作用,進(jìn)一步提高窗口的服務(wù)質(zhì)量。這兩大窗口是檔案館的形象窗口,提高它們的公共服務(wù)能力是提高整個(gè)檔案館公共服務(wù)能力的關(guān)鍵。其二,大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源。借助檔案館館藏資源優(yōu)勢(shì),根據(jù)不同時(shí)期用戶(hù)的不同需求,向社會(huì)推出編研精品,還可以通過(guò)開(kāi)展主題展覽、學(xué)校教育、邀請(qǐng)參觀、信息咨詢(xún)等方式吸引廣大民眾到檔案館來(lái)。其三,進(jìn)一步提高檔案開(kāi)放程度。加快檔案開(kāi)放步伐,抓緊作好大量未開(kāi)放但依法可以提前開(kāi)放的涉及經(jīng)濟(jì)、科技、文化及公眾合法權(quán)益的現(xiàn)行檔案的開(kāi)放工作,把現(xiàn)行檔案開(kāi)放與政府信息公開(kāi)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。

２.６　簡(jiǎn)化查閱手續(xù),降低社會(huì)公眾邁進(jìn)檔案館大門(mén)的“門(mén)檻”

與一般的圖書(shū)資料不同,檔案具有保密性,不同密級(jí)的檔案,其利用范圍是不同的。用戶(hù)如果想查閱利用某一檔案,需要出具合法的證明和辦理相關(guān)的手續(xù)后方可進(jìn)行。筆者認(rèn)為,繁瑣的查閱手續(xù)確實(shí)給公眾利用檔案帶來(lái)諸多不便。檔案館可以在依據(jù)本國(guó)國(guó)情和本館實(shí)際情況的基礎(chǔ)上,積極借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn),合理簡(jiǎn)化查閱手續(xù),盡可能減少利用檔案的各種條件限制,降低社會(huì)公眾邁進(jìn)檔案館大門(mén)的“門(mén)檻”,為公眾利用檔案提供便利。

２.７　優(yōu)化服務(wù)環(huán)境,為公眾提供一個(gè)集工作與休閑于一體的好去處

環(huán)境的優(yōu)劣對(duì)于利用者心情的好壞、工作效率的高低有著直接的影響。檔案館在服務(wù)環(huán)境上進(jìn)行優(yōu)化,不僅有利于提高工作效率,而且可以淡化檔案館的神秘色彩,使利用者在利用時(shí)感到輕松自在、心情舒暢。為此,檔案館需要優(yōu)化服務(wù)環(huán)境,為公眾提供一個(gè)集工作與休閑于一體的好去處。

首先,營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。通過(guò)提供形式多樣的檢索工具體系,配備各種科學(xué)、易用的利用設(shè)備,開(kāi)辟寬敞明亮的閱覽大廳等,滿(mǎn)足利用者的工作需要。利用者到閱覽大廳通過(guò)目錄索引、書(shū)目卡片等檢索工具方便查找;也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱,在電腦上尋找自己所需要的檔案資料。檔案館還為公眾提供縮微復(fù)制件,利用者通過(guò)閱讀復(fù)制機(jī)可以直接從縮微膠片上獲取復(fù)制件。閱覽大廳設(shè)有復(fù)印機(jī),供利用者自由使用。

其次,營(yíng)造一個(gè)輕松的休閑環(huán)境。根據(jù)本館的實(shí)際情況,可以開(kāi)設(shè)小書(shū)店,供應(yīng)各種檔案編研出版物、圖書(shū)、資料、雜志、報(bào)紙等,滿(mǎn)足利用者的精神需求;可以開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)的展覽室,定期舉辦豐富多彩、貼近社會(huì)生活的專(zhuān)題展覽,擴(kuò)大檔案館的社會(huì)影響,開(kāi)闊利用者的視野等,使檔案館實(shí)實(shí)在在地成為具有很高文化品位的休閑場(chǎng)所。

２.８　全面提高檔案館工作人員的自身素質(zhì)

檔案館公共服務(wù)能力建設(shè),很大程度上依賴(lài)于檔案館的工作人員來(lái)推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)。我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展、公共服務(wù)職能的深化對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。開(kāi)放型、服務(wù)型、公關(guān)型、復(fù)合型的公共服務(wù)人才是檔案館人才培養(yǎng)的方向。有了這樣一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍,檔案館才可能實(shí)現(xiàn)高水平的管理和優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù),切實(shí)提高自己的公共服務(wù)能力。

檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富,是歷史的見(jiàn)證,是重要的信息資源。改革開(kāi)放以后,檔案館事業(yè)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展,在經(jīng)濟(jì)建設(shè),維護(hù)史實(shí)、科學(xué)研究,宣傳教育等方面,發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展,檔案館工作將面臨更高的要求,其社會(huì)功能也將不斷得到拓展,檔案館要不斷加強(qiáng)自身建設(shè),努力使館藏內(nèi)容豐富、管理科學(xué)合理、隊(duì)伍建設(shè)過(guò)硬,使檔案館更有效地發(fā)揮其社會(huì)服務(wù)功能。