近年來，國家《檔案法》實施細(xì)則提出了對檔案實行分級管理的要求，這是檔案管理發(fā)展到一定階段而提出的一種新的理念和新的管理方法。在此之前，不少檔案館建立了“特藏庫”、“珍品室”等新的檔案保管制度，可以說是實行檔案分級管理的前奏曲，為在全國范圍實施檔案分級管理制度積累了一定的實踐經(jīng)驗。檔案分級管理制度的建立和實施，是對傳統(tǒng)的檔案實體管理模式的一種突破，其關(guān)鍵是對檔案的科學(xué)定級。
一、檔案定級鑒定的基本概念
檔案分級管理制度的管理對象，是經(jīng)過定級的各種檔案。為此，要實行檔案分級管理制度，首先要解決檔案的定級問題。
檔案定級，是在對檔案價值進(jìn)行判斷和鑒別的基礎(chǔ)上，將各種不同的檔案分為不同的等級，它通過對檔案不同等級的確定，顯示了檔案不同的價值和不同的珍貴程度，由此為采取有區(qū)別的保管措施提供了可能。在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，檔案價值大小的等級序列，主要通過檔案保管期限來顯示，即檔案保管期限越長，其價值越高，保管期限越短，其價值越低。其實，檔案保管期限所顯示的意義，主要是檔案可供利用的不同價值，或者可以說，是檔案可供利用的時間價值。一般來說，當(dāng)我們認(rèn)為某一檔案可供社會利用的時間非常長，即將它作為永久保管，如果可供利用的時間有一段時期或較短，我們多將它定為長期保管或短期保管。短期保管的檔案因其可供利用的時間較短，在經(jīng)過一段較短時間后即可銷毀，故顯然談不上珍貴，但定為永久保管的檔案也并不一定就同珍貴劃上等號，因為判斷檔案是否珍貴，除了可供利用的時間長短外，還有其他許多重要因素。檔案通過定級所顯示的，不僅僅是檔案利用價值方面的區(qū)別，還包括檔案本身所具有的全部價值的區(qū)別，包括內(nèi)容價值和外形價值，包括檔案價值的延伸部分，包括檔案在說明和印證歷史方面所具有的重要性，包括其形態(tài)特征的罕見程度，等等。總之，它不單純以可供利用的時間長短為轉(zhuǎn)移。因此，檔案定級鑒定，完全不同于檔案保管期限鑒定。后者在于通過鑒定來判斷和確定檔案利用價值存在的時間性，前者則重在判斷和確定檔案自身價值及其延伸價值的重要程度。概括地說，檔案定級鑒定的基本概念是按照有關(guān)的原則和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案自身價值及其延伸 價值的大小進(jìn)行鑒別和判斷，以確定其珍貴和非珍貴程度。
二、檔案定級鑒定的主要理論依據(jù)
檔案定級鑒定的實質(zhì)既然是判斷檔案價值的大小，其所依托的理論依據(jù)顯然離不開檔案價值理論；目前關(guān)于檔案價值理論的探討十分活躍，尚沒有形成完全統(tǒng)一的定論。在眾多檔案價值理論中，有以哲學(xué)角度來闡述的“客體價值說”、“主體價值說”和“主客體價值說”①，有從檔案文件生命周期和運動規(guī)律提出的“多重價值說”⑦，等等，由此來考慮檔案定級鑒定的理論依據(jù)，也很紛繁。筆者認(rèn)為，檔案定級鑒定的主要理論依據(jù)應(yīng)該是“歷史文化價值”，即判斷檔案價值的大小，主要是考察實體檔案本身所具有的歷史文化價值。
以實體檔案所具有的歷史文化價值作為判斷檔案價值大小或珍貴與否的主要理論依據(jù)，有其深刻的理由。
首先，檔案分級制度的提出，在很大程度上源于文博系統(tǒng)的文物分級管理制度，而文物定級的主要依據(jù)即是文物所內(nèi)涵的歷史文化價值。所謂歷史價值，指的是描述、反映和印證歷史的真實程度。所謂文化價值，指的是描述、反映和印證文化發(fā)展的脈絡(luò)和文化水準(zhǔn)演變的過程，等等。檔案同文物有著十分密切的聯(lián)系，由于紙質(zhì)檔案保存的時間不像陶器、青銅器、瓷器那樣久遠(yuǎn)，因此中國古代(主要是明代以前)流存至今的紙質(zhì)檔案一般都具有或超過同時代文物的價值。近代以來的檔案雖然數(shù)量較多，但某些檔案同樣也具有文物的特性，其價值并不亞于同時代的文物，因此判斷文物等級的歷史文化方面的依據(jù)應(yīng)該可以作為檔案定級的重要參考依據(jù)。
其次，檔案的本質(zhì)特性是反映國家、社會組織和個人歷史活動的真實記錄，一般認(rèn)為，當(dāng)某些檔案所反映的國家、社會組織或個人的地位及其活動越重要，這些檔案的價值就越高。從人類社會歷史發(fā)展來說，人類的所有活動都可以歸結(jié)為歷史文化活動，因此，以歷史文化發(fā)展的視角來判斷人類所留下的歷史記錄所具有的信息的重要程度，應(yīng)該是我們在對檔案進(jìn)行定級時的必然行為。在多數(shù)情況下，我們總是將那些記錄和反映某一地區(qū)、某一國家、某一社會組織乃至個人最重要活動的檔案作為比較重要或有價值的檔案來對待，而將那些記錄和反映次要活動的檔案視為非重要檔案，這種判斷過程，也正是以是否反映重要的歷史文化為轉(zhuǎn)移。
再次，從廣義文化概念出發(fā)，檔案是人類文化活動的產(chǎn)物，各種形態(tài)的檔案無不透露出種種文化信息，我們在進(jìn)行檔案定級鑒定時只有牢牢地把握歷史文化這一特性，才能夠把握主要矛盾，排除一切假象，找出其真正的價值所在，從而比較科學(xué)地確定其價值等級。當(dāng)然，由于檔案內(nèi)容和形態(tài)的多樣性，歷史文化價值不是檔案定級鑒定的唯一理論依據(jù)，當(dāng)我們對紛繁復(fù)雜的檔案進(jìn)行鑒定，將它們劃分和確定為簡單的幾個等級時，有時也需要印證價值、審美價值、教育價值等理論的支持。
三、檔案定級鑒定的原則
檔案定級鑒定既然是根據(jù)檔案自身或其內(nèi)在的價值作出判斷，則定級鑒定同檔案的價值鑒定在本質(zhì)上沒有多大的區(qū)別，只是其直接目的是通過鑒定以確定 檔案的不同等級，但由此也決定了檔案定級鑒定有其特殊的原則，具體為：
1、時間性原則 年代(或年齡)一直是判斷檔案價值大小的一個重要依據(jù)。西方檔案界早在20世紀(jì)初就已經(jīng)流行“高齡檔案應(yīng)該受到尊重”的原則，并沿用至今，我國檔案界對此也基本予以認(rèn)同。時間，本身就是對檔案進(jìn)行淘汰的一個重要因素。同時，形成時間(或年齡)越長的檔案，由于其作為原始記錄形式反映上百年甚至幾百年前當(dāng)時的具體活動，因而具有珍貴性。例如我國檔案界除了中國第一歷史檔案館，一般省、市乃至地、縣檔案館所藏明代和前清的檔案極少，這類檔案，由于其年代久遠(yuǎn)，在全國檔案數(shù)量總數(shù)中占絕小的比例，屬稀有品種，因而顯得特別珍貴，故一般在定級鑒定時可以考慮將它定為較高的級別。也就是說，清代前期以前形成的檔案，相對于其他檔案來說，由于其年代久遠(yuǎn)的優(yōu)勢，不論其內(nèi)容和形態(tài)如何，起碼可以定為二級以上，如果這類檔案中再有內(nèi)容重要或形態(tài)別致的，可以明確無疑地定為一級。
時間性原則主要促使在進(jìn)行檔案定級鑒定時將檔案形成時間的長短作為一個重要依據(jù)，特別關(guān)注那些形成時間較長的檔案，使這部分檔案從一般檔案中分離出來。
2、重要性原則 檔案本身所涵有的內(nèi)容，直接體現(xiàn)了其所具有的價值，因此判斷檔案內(nèi)容是否重要，是檔案定級鑒定中最重要的原則。檔案內(nèi)容往往由于檔案種類的豐富而呈現(xiàn)千姿百態(tài)，如何判斷檔案內(nèi)容的重要程度?一般可從以下幾方面考慮：(1)作者地位的重要性。檔案作者地位的重要，往往決定了檔案內(nèi)容具有非同一般的意義，例如領(lǐng)袖人物，全國性著名人士的手稿、書信、手跡之類，同一般人士，甚至地區(qū)性著名人士的手稿、書信、手跡相比，在價值上顯然有較大的差別。當(dāng)然有時也會有例外，檔案的作者雖是著名人士，但其內(nèi)容卻很一般，在這種情況下。就必須參考其他原則作綜合的判斷，而不能機(jī)械行事。(2)檔案形成時間的重要性，即與檔案形成直接關(guān)聯(lián)的特殊背景，這類檔案往往同歷史上重大事件相關(guān)聯(lián)。在歷史上重大事件發(fā)生時形成的檔案因?qū)τ诤笕肆私夂脱芯恐卮髿v史事件發(fā)生的背景、原因及結(jié)果等提供了重要信息，對于揭開歷史的真相具有十分重要的意義，其價值的珍貴是毫無疑問的。(3)檔案內(nèi)容所反映或涉及的對象包括人物、事件、活動、工程、項目等的重要性。一般來說，上述三方面特征有其中之一或同時都具備，則此種檔案顯然屬于珍貴檔案，可考慮定為一級或二級。
3、特殊性原則 這里的特殊性主要指的是檔案形態(tài)的特殊性。檔案形態(tài)特殊性原則應(yīng)該也是檔案定級鑒定中的一個重要原則。特殊形態(tài)的檔案往往有不同于一般檔案形成的特殊條件、特殊環(huán)境和特殊動因，由此往往折射出一段特殊的經(jīng)歷或活動，反映一種特殊的文化背景及淵源關(guān)系。更重要的是，特殊形態(tài)的檔案在檔案載體、書寫方式以及結(jié)構(gòu)材料等方面往住具有罕見性，如西藏地區(qū)用純金粉書寫的檔案，個別檔案館收藏的寫在羊皮上的文書等，這種形態(tài)特殊的檔案數(shù)量稀少，難得見到，理應(yīng)列入珍品一類。
4、稀有性原則 俗語說“物以稀為貴”，因此稀有性原則應(yīng)該也是檔案定級鑒定的一個原則。根據(jù)此原則，主要看同類檔案在全國范圍、地區(qū)范圍的稀有程度，假如某種檔案在全國是獨一無二的，毫無疑問屬珍貴品種，假如比比皆是，則只能作為普通檔案對待。檔案的稀有性，較多體現(xiàn)在檔案載體形態(tài)的稀有，有時也反映在檔案所記錄內(nèi)容的稀有上，包括檔案所記錄的獨一無二的民族風(fēng)情、自然環(huán)境等內(nèi)容。
四、檔案定級鑒定的標(biāo)準(zhǔn)
荷蘭檔案學(xué)者艾克克羅諾曾經(jīng)指出：“很難找到鑒定的客觀標(biāo)準(zhǔn)。”③確實，檔案鑒定是一項十分復(fù)雜的檔案價值判斷，是一項具有?定難度的專業(yè)技術(shù)，也是一項綜合性工作，很難通過幾項標(biāo)準(zhǔn)就可以對這項復(fù)雜的工作劃出幾個條條框框，在實際鑒定中去簡單地加以比照，但是如果沒有相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，鑒定也就失去了可操作性，容易出現(xiàn)判斷的隨意性，這勢必影響檔案鑒定工作的順利開展。因此，為了使檔案定級鑒定能夠科學(xué)有序地開展起來，需要找出或制訂一些統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。
以下提出制訂檔案定級鑒定標(biāo)準(zhǔn)的幾點思路。
1、年齡標(biāo)準(zhǔn)
年齡標(biāo)準(zhǔn)系根據(jù)前面所述檔案價值鑒定須貫徹的時間性原則而來，于檔案年齡具有相對的穩(wěn)定性和明確性，在實際操作時比較容易掌握，因此它是檔案定級鑒定時一項常用標(biāo)準(zhǔn)。從我國檔案界所保存的年代較久遠(yuǎn)檔案的總體情況來看，清代前期以前的檔案數(shù)量，屬比較少見的品種，由此似可推斷：凡清朝前期形成的檔案，基本上可定為一、二級檔案，如果內(nèi)容重要或形態(tài)特殊的，可定為一級。而民國前期(1911?1927年)形成的檔案，在全國來說，雖然數(shù)量相對于清代檔案要多，但總量也不多，因此基本上可定為三級或二級，如其內(nèi)容重要或形態(tài)特殊，可定為二級，其中內(nèi)容特別重要，形態(tài)罕見的，可定為一級。
2、地區(qū)或職能標(biāo)準(zhǔn)
一般來說，全國范圍內(nèi)各級行政區(qū)之間形成的檔案因其反映和輻射的地域和空間不同，其價值是不同的，反映省一級范圍歷史活動的檔案，顯然要比反映地縣范圍歷史活動的檔案價值高。同樣的理由，從事重要職能機(jī)構(gòu)形成的檔案，其價值總比從事一般職能機(jī)構(gòu)形成的檔案高，由此檔案形成或檔案所反映的地區(qū)級別和機(jī)構(gòu)級別，便成為衡量檔案價值大小的一項標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，凡反映全國性活動的檔案，基本上可定為三級或三級以上，其內(nèi)容重要或特別重要的，可相應(yīng)提升級別。反映省市或地區(qū)活動的檔案基本上定為三級或三級以下，其內(nèi)容重要或特別重要，可相應(yīng)提升級別。省市以下地區(qū)形成的檔案，非有特別重要的內(nèi)容，一般不定為一級。當(dāng)然這一標(biāo)準(zhǔn)的掌握也不是絕對的，有的檔案雖是在省市以下地區(qū)甚至在縣一級范圍內(nèi)形成，但因其所反映的事物和內(nèi)容卻具有重要的全國性意義，也可破例定為一級。例如我國改革開放初期安徽阜陽地區(qū)首先實行包產(chǎn)到戶的檔案，因這些檔案很有代表性地記錄了改革開放初期我國農(nóng)村改革的進(jìn)程，在中國改革開放史上屬開創(chuàng)性行動，具有十分重要的歷史意義，是今后印證和研究中國改革開放史極其重要的文獻(xiàn)，這樣的檔案完全應(yīng)該定為一級，而不應(yīng)該拘泥于其內(nèi)容所反映和涉及的范圍。不同職能機(jī)關(guān)形成的檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)同樣如此。地區(qū)一級職能機(jī)關(guān)形成的檔案，其價值顯然沒有國家一級同類職能機(jī)關(guān)形成的檔案高，因此沒有特別重要的理由，一般不定為一級。
3、人物級別標(biāo)準(zhǔn)
人物級別標(biāo)準(zhǔn)，從性質(zhì)上講同地區(qū)或職能標(biāo)準(zhǔn)有相似之處，其出發(fā)點是考慮人物地位的高低和其輻射范圍的大小，以此作為判斷檔案價值大小的一項標(biāo)準(zhǔn)，即凡反映全國性一流人物的活動，或由這些人物直接形成的檔案，一般可定為二級或二級以上。如內(nèi)容重要，可定為一級。有關(guān)地方性著名人物檔案，一般定為二級或三級，如內(nèi)容特別重要，或具有全國性意義，可考慮定為一級。地區(qū)一級反映人物活動的檔案，沒有特別重要的理由，一般不定為一級如同地區(qū)和職能標(biāo)準(zhǔn)一樣，在執(zhí)行人物標(biāo)準(zhǔn)時有時也會有例外，可不必拘泥于該檔案作者的地位和級別等因素。
4、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)
內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是檔案定級鑒定中一項重要的標(biāo)準(zhǔn)，可以包括檔案所包含的內(nèi)在內(nèi)容和外在內(nèi)容，即外部特征。凡其內(nèi)容反映或具有全國性重要意義的檔案。一般可定為二級或三級以上，如內(nèi)容特別重要，可考慮定為一級。反映或具有地方性意義內(nèi)容的檔案，一般可定為三級，內(nèi)容重要的，可定為二級。無特別的理由，反映地方性內(nèi)容的檔案一般不定為一級。
5、數(shù)量控制標(biāo)準(zhǔn)
數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)是檔案定級鑒定的一個輔助標(biāo)準(zhǔn)，其意義在于將各種不同級別的檔案數(shù)量控制在一個比較合理的范圍：由于一、二級檔案屬于特別珍貴和重要的檔案，所謂“物以稀為貴”，故這些檔案的數(shù)量顯然不可能占過高的比例，否則即失去了其珍貴性，也有違檔案分級的宗旨。在全國范圍來說各個級別檔案之間的數(shù)量比例似應(yīng)大致控制在5％、20％、45％、30％比較合理。即一級檔案占5％、二級檔案占20％，三級檔案占45％，級外檔案占30％。這一各個等級檔案之間比例的提出，當(dāng)然不是建立在實際鑒定的基礎(chǔ)上的，因為在全國檔案界要完成所有的檔案定級鑒定，顯然需要相當(dāng)長的時間，但如果沒有一定的比例，由于掌握標(biāo)準(zhǔn)的不同，以及其他方面的原因，鑒定的結(jié)果必然會出現(xiàn)紛繁的情形，因此適當(dāng)?shù)卮_定一個比例作為定級鑒定時參照是很需要的。在進(jìn)行定級鑒定的實際操作中，一些檔案館可能會出現(xiàn)想提高自身地位等原因，將一級和二級檔案定得過多，從而最終影響檔案定級的聲譽(yù)。因此在一開始將一級檔案的比例定得低一些是可取的。
6、其他標(biāo)準(zhǔn)
檔案定級鑒定，是一項綜合性判斷，因此除了上述幾項基本或重要標(biāo)準(zhǔn)外，還可以考慮設(shè)一些輔助性標(biāo)準(zhǔn)，例如利用頻率標(biāo)準(zhǔn)、文物鑒賞標(biāo)準(zhǔn)，均可以作為定級鑒定時的參考依據(jù)。這些標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置，可以使定級鑒定思考的面更加廣泛，有更多的參考依據(jù)，從而使判斷更為全面，得出的結(jié)論更加科學(xué)。
上述檔案定級鑒定標(biāo)準(zhǔn)的思路，除了根據(jù)檔案價值體現(xiàn)和價值判斷的固有規(guī)律，從檔案形成時間、檔案形成者所在的范圍和級別、檔案所具有的內(nèi)容等方面提出了明確的規(guī)定外，還對不同等級檔案的數(shù)量比例作了規(guī)定，體現(xiàn)了在總量上對一級檔案的數(shù)量進(jìn)行控制，這其實是十分必要的。否則，很有可能會產(chǎn)生一級檔案泛濫的局面，其結(jié)果則是一級檔案反失去了?級的價值，最后將導(dǎo)致檔案分級制度形同虛設(shè)，失去意義。這是在制訂檔案定級鑒定標(biāo)準(zhǔn)時不得不預(yù)先加以考慮的。
①張斌著《檔案價值論》，第3?8頁，中央文獻(xiàn)出版社2000年版。
②何嘉蓀、傅榮校著《文件運動規(guī)律研究》，第235?243頁，中國檔案出版社1999年版。
③同①，第108頁。
（郭紅解、李軍摘自《上海檔案》2002年第1期）
一、檔案定級鑒定的基本概念
檔案分級管理制度的管理對象，是經(jīng)過定級的各種檔案。為此，要實行檔案分級管理制度，首先要解決檔案的定級問題。
檔案定級，是在對檔案價值進(jìn)行判斷和鑒別的基礎(chǔ)上，將各種不同的檔案分為不同的等級，它通過對檔案不同等級的確定，顯示了檔案不同的價值和不同的珍貴程度，由此為采取有區(qū)別的保管措施提供了可能。在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，檔案價值大小的等級序列，主要通過檔案保管期限來顯示，即檔案保管期限越長，其價值越高，保管期限越短，其價值越低。其實，檔案保管期限所顯示的意義，主要是檔案可供利用的不同價值，或者可以說，是檔案可供利用的時間價值。一般來說，當(dāng)我們認(rèn)為某一檔案可供社會利用的時間非常長，即將它作為永久保管，如果可供利用的時間有一段時期或較短，我們多將它定為長期保管或短期保管。短期保管的檔案因其可供利用的時間較短，在經(jīng)過一段較短時間后即可銷毀，故顯然談不上珍貴，但定為永久保管的檔案也并不一定就同珍貴劃上等號，因為判斷檔案是否珍貴，除了可供利用的時間長短外，還有其他許多重要因素。檔案通過定級所顯示的，不僅僅是檔案利用價值方面的區(qū)別，還包括檔案本身所具有的全部價值的區(qū)別，包括內(nèi)容價值和外形價值，包括檔案價值的延伸部分，包括檔案在說明和印證歷史方面所具有的重要性，包括其形態(tài)特征的罕見程度，等等。總之，它不單純以可供利用的時間長短為轉(zhuǎn)移。因此，檔案定級鑒定，完全不同于檔案保管期限鑒定。后者在于通過鑒定來判斷和確定檔案利用價值存在的時間性，前者則重在判斷和確定檔案自身價值及其延伸價值的重要程度。概括地說，檔案定級鑒定的基本概念是按照有關(guān)的原則和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案自身價值及其延伸 價值的大小進(jìn)行鑒別和判斷，以確定其珍貴和非珍貴程度。
二、檔案定級鑒定的主要理論依據(jù)
檔案定級鑒定的實質(zhì)既然是判斷檔案價值的大小，其所依托的理論依據(jù)顯然離不開檔案價值理論；目前關(guān)于檔案價值理論的探討十分活躍，尚沒有形成完全統(tǒng)一的定論。在眾多檔案價值理論中，有以哲學(xué)角度來闡述的“客體價值說”、“主體價值說”和“主客體價值說”①，有從檔案文件生命周期和運動規(guī)律提出的“多重價值說”⑦，等等，由此來考慮檔案定級鑒定的理論依據(jù)，也很紛繁。筆者認(rèn)為，檔案定級鑒定的主要理論依據(jù)應(yīng)該是“歷史文化價值”，即判斷檔案價值的大小，主要是考察實體檔案本身所具有的歷史文化價值。
以實體檔案所具有的歷史文化價值作為判斷檔案價值大小或珍貴與否的主要理論依據(jù)，有其深刻的理由。
首先，檔案分級制度的提出，在很大程度上源于文博系統(tǒng)的文物分級管理制度，而文物定級的主要依據(jù)即是文物所內(nèi)涵的歷史文化價值。所謂歷史價值，指的是描述、反映和印證歷史的真實程度。所謂文化價值，指的是描述、反映和印證文化發(fā)展的脈絡(luò)和文化水準(zhǔn)演變的過程，等等。檔案同文物有著十分密切的聯(lián)系，由于紙質(zhì)檔案保存的時間不像陶器、青銅器、瓷器那樣久遠(yuǎn)，因此中國古代(主要是明代以前)流存至今的紙質(zhì)檔案一般都具有或超過同時代文物的價值。近代以來的檔案雖然數(shù)量較多，但某些檔案同樣也具有文物的特性，其價值并不亞于同時代的文物，因此判斷文物等級的歷史文化方面的依據(jù)應(yīng)該可以作為檔案定級的重要參考依據(jù)。
其次，檔案的本質(zhì)特性是反映國家、社會組織和個人歷史活動的真實記錄，一般認(rèn)為，當(dāng)某些檔案所反映的國家、社會組織或個人的地位及其活動越重要，這些檔案的價值就越高。從人類社會歷史發(fā)展來說，人類的所有活動都可以歸結(jié)為歷史文化活動，因此，以歷史文化發(fā)展的視角來判斷人類所留下的歷史記錄所具有的信息的重要程度，應(yīng)該是我們在對檔案進(jìn)行定級時的必然行為。在多數(shù)情況下，我們總是將那些記錄和反映某一地區(qū)、某一國家、某一社會組織乃至個人最重要活動的檔案作為比較重要或有價值的檔案來對待，而將那些記錄和反映次要活動的檔案視為非重要檔案，這種判斷過程，也正是以是否反映重要的歷史文化為轉(zhuǎn)移。
再次，從廣義文化概念出發(fā)，檔案是人類文化活動的產(chǎn)物，各種形態(tài)的檔案無不透露出種種文化信息，我們在進(jìn)行檔案定級鑒定時只有牢牢地把握歷史文化這一特性，才能夠把握主要矛盾，排除一切假象，找出其真正的價值所在，從而比較科學(xué)地確定其價值等級。當(dāng)然，由于檔案內(nèi)容和形態(tài)的多樣性，歷史文化價值不是檔案定級鑒定的唯一理論依據(jù)，當(dāng)我們對紛繁復(fù)雜的檔案進(jìn)行鑒定，將它們劃分和確定為簡單的幾個等級時，有時也需要印證價值、審美價值、教育價值等理論的支持。
三、檔案定級鑒定的原則
檔案定級鑒定既然是根據(jù)檔案自身或其內(nèi)在的價值作出判斷，則定級鑒定同檔案的價值鑒定在本質(zhì)上沒有多大的區(qū)別，只是其直接目的是通過鑒定以確定 檔案的不同等級，但由此也決定了檔案定級鑒定有其特殊的原則，具體為：
1、時間性原則 年代(或年齡)一直是判斷檔案價值大小的一個重要依據(jù)。西方檔案界早在20世紀(jì)初就已經(jīng)流行“高齡檔案應(yīng)該受到尊重”的原則，并沿用至今，我國檔案界對此也基本予以認(rèn)同。時間，本身就是對檔案進(jìn)行淘汰的一個重要因素。同時，形成時間(或年齡)越長的檔案，由于其作為原始記錄形式反映上百年甚至幾百年前當(dāng)時的具體活動，因而具有珍貴性。例如我國檔案界除了中國第一歷史檔案館，一般省、市乃至地、縣檔案館所藏明代和前清的檔案極少，這類檔案，由于其年代久遠(yuǎn)，在全國檔案數(shù)量總數(shù)中占絕小的比例，屬稀有品種，因而顯得特別珍貴，故一般在定級鑒定時可以考慮將它定為較高的級別。也就是說，清代前期以前形成的檔案，相對于其他檔案來說，由于其年代久遠(yuǎn)的優(yōu)勢，不論其內(nèi)容和形態(tài)如何，起碼可以定為二級以上，如果這類檔案中再有內(nèi)容重要或形態(tài)別致的，可以明確無疑地定為一級。
時間性原則主要促使在進(jìn)行檔案定級鑒定時將檔案形成時間的長短作為一個重要依據(jù)，特別關(guān)注那些形成時間較長的檔案，使這部分檔案從一般檔案中分離出來。
2、重要性原則 檔案本身所涵有的內(nèi)容，直接體現(xiàn)了其所具有的價值，因此判斷檔案內(nèi)容是否重要，是檔案定級鑒定中最重要的原則。檔案內(nèi)容往往由于檔案種類的豐富而呈現(xiàn)千姿百態(tài)，如何判斷檔案內(nèi)容的重要程度?一般可從以下幾方面考慮：(1)作者地位的重要性。檔案作者地位的重要，往往決定了檔案內(nèi)容具有非同一般的意義，例如領(lǐng)袖人物，全國性著名人士的手稿、書信、手跡之類，同一般人士，甚至地區(qū)性著名人士的手稿、書信、手跡相比，在價值上顯然有較大的差別。當(dāng)然有時也會有例外，檔案的作者雖是著名人士，但其內(nèi)容卻很一般，在這種情況下。就必須參考其他原則作綜合的判斷，而不能機(jī)械行事。(2)檔案形成時間的重要性，即與檔案形成直接關(guān)聯(lián)的特殊背景，這類檔案往往同歷史上重大事件相關(guān)聯(lián)。在歷史上重大事件發(fā)生時形成的檔案因?qū)τ诤笕肆私夂脱芯恐卮髿v史事件發(fā)生的背景、原因及結(jié)果等提供了重要信息，對于揭開歷史的真相具有十分重要的意義，其價值的珍貴是毫無疑問的。(3)檔案內(nèi)容所反映或涉及的對象包括人物、事件、活動、工程、項目等的重要性。一般來說，上述三方面特征有其中之一或同時都具備，則此種檔案顯然屬于珍貴檔案，可考慮定為一級或二級。
3、特殊性原則 這里的特殊性主要指的是檔案形態(tài)的特殊性。檔案形態(tài)特殊性原則應(yīng)該也是檔案定級鑒定中的一個重要原則。特殊形態(tài)的檔案往往有不同于一般檔案形成的特殊條件、特殊環(huán)境和特殊動因，由此往往折射出一段特殊的經(jīng)歷或活動，反映一種特殊的文化背景及淵源關(guān)系。更重要的是，特殊形態(tài)的檔案在檔案載體、書寫方式以及結(jié)構(gòu)材料等方面往住具有罕見性，如西藏地區(qū)用純金粉書寫的檔案，個別檔案館收藏的寫在羊皮上的文書等，這種形態(tài)特殊的檔案數(shù)量稀少，難得見到，理應(yīng)列入珍品一類。
4、稀有性原則 俗語說“物以稀為貴”，因此稀有性原則應(yīng)該也是檔案定級鑒定的一個原則。根據(jù)此原則，主要看同類檔案在全國范圍、地區(qū)范圍的稀有程度，假如某種檔案在全國是獨一無二的，毫無疑問屬珍貴品種，假如比比皆是，則只能作為普通檔案對待。檔案的稀有性，較多體現(xiàn)在檔案載體形態(tài)的稀有，有時也反映在檔案所記錄內(nèi)容的稀有上，包括檔案所記錄的獨一無二的民族風(fēng)情、自然環(huán)境等內(nèi)容。
四、檔案定級鑒定的標(biāo)準(zhǔn)
荷蘭檔案學(xué)者艾克克羅諾曾經(jīng)指出：“很難找到鑒定的客觀標(biāo)準(zhǔn)。”③確實，檔案鑒定是一項十分復(fù)雜的檔案價值判斷，是一項具有?定難度的專業(yè)技術(shù)，也是一項綜合性工作，很難通過幾項標(biāo)準(zhǔn)就可以對這項復(fù)雜的工作劃出幾個條條框框，在實際鑒定中去簡單地加以比照，但是如果沒有相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，鑒定也就失去了可操作性，容易出現(xiàn)判斷的隨意性，這勢必影響檔案鑒定工作的順利開展。因此，為了使檔案定級鑒定能夠科學(xué)有序地開展起來，需要找出或制訂一些統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。
以下提出制訂檔案定級鑒定標(biāo)準(zhǔn)的幾點思路。
1、年齡標(biāo)準(zhǔn)
年齡標(biāo)準(zhǔn)系根據(jù)前面所述檔案價值鑒定須貫徹的時間性原則而來，于檔案年齡具有相對的穩(wěn)定性和明確性，在實際操作時比較容易掌握，因此它是檔案定級鑒定時一項常用標(biāo)準(zhǔn)。從我國檔案界所保存的年代較久遠(yuǎn)檔案的總體情況來看，清代前期以前的檔案數(shù)量，屬比較少見的品種，由此似可推斷：凡清朝前期形成的檔案，基本上可定為一、二級檔案，如果內(nèi)容重要或形態(tài)特殊的，可定為一級。而民國前期(1911?1927年)形成的檔案，在全國來說，雖然數(shù)量相對于清代檔案要多，但總量也不多，因此基本上可定為三級或二級，如其內(nèi)容重要或形態(tài)特殊，可定為二級，其中內(nèi)容特別重要，形態(tài)罕見的，可定為一級。
2、地區(qū)或職能標(biāo)準(zhǔn)
一般來說，全國范圍內(nèi)各級行政區(qū)之間形成的檔案因其反映和輻射的地域和空間不同，其價值是不同的，反映省一級范圍歷史活動的檔案，顯然要比反映地縣范圍歷史活動的檔案價值高。同樣的理由，從事重要職能機(jī)構(gòu)形成的檔案，其價值總比從事一般職能機(jī)構(gòu)形成的檔案高，由此檔案形成或檔案所反映的地區(qū)級別和機(jī)構(gòu)級別，便成為衡量檔案價值大小的一項標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，凡反映全國性活動的檔案，基本上可定為三級或三級以上，其內(nèi)容重要或特別重要的，可相應(yīng)提升級別。反映省市或地區(qū)活動的檔案基本上定為三級或三級以下，其內(nèi)容重要或特別重要，可相應(yīng)提升級別。省市以下地區(qū)形成的檔案，非有特別重要的內(nèi)容，一般不定為一級。當(dāng)然這一標(biāo)準(zhǔn)的掌握也不是絕對的，有的檔案雖是在省市以下地區(qū)甚至在縣一級范圍內(nèi)形成，但因其所反映的事物和內(nèi)容卻具有重要的全國性意義，也可破例定為一級。例如我國改革開放初期安徽阜陽地區(qū)首先實行包產(chǎn)到戶的檔案，因這些檔案很有代表性地記錄了改革開放初期我國農(nóng)村改革的進(jìn)程，在中國改革開放史上屬開創(chuàng)性行動，具有十分重要的歷史意義，是今后印證和研究中國改革開放史極其重要的文獻(xiàn)，這樣的檔案完全應(yīng)該定為一級，而不應(yīng)該拘泥于其內(nèi)容所反映和涉及的范圍。不同職能機(jī)關(guān)形成的檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)同樣如此。地區(qū)一級職能機(jī)關(guān)形成的檔案，其價值顯然沒有國家一級同類職能機(jī)關(guān)形成的檔案高，因此沒有特別重要的理由，一般不定為一級。
3、人物級別標(biāo)準(zhǔn)
人物級別標(biāo)準(zhǔn)，從性質(zhì)上講同地區(qū)或職能標(biāo)準(zhǔn)有相似之處，其出發(fā)點是考慮人物地位的高低和其輻射范圍的大小，以此作為判斷檔案價值大小的一項標(biāo)準(zhǔn)，即凡反映全國性一流人物的活動，或由這些人物直接形成的檔案，一般可定為二級或二級以上。如內(nèi)容重要，可定為一級。有關(guān)地方性著名人物檔案，一般定為二級或三級，如內(nèi)容特別重要，或具有全國性意義，可考慮定為一級。地區(qū)一級反映人物活動的檔案，沒有特別重要的理由，一般不定為一級如同地區(qū)和職能標(biāo)準(zhǔn)一樣，在執(zhí)行人物標(biāo)準(zhǔn)時有時也會有例外，可不必拘泥于該檔案作者的地位和級別等因素。
4、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)
內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是檔案定級鑒定中一項重要的標(biāo)準(zhǔn)，可以包括檔案所包含的內(nèi)在內(nèi)容和外在內(nèi)容，即外部特征。凡其內(nèi)容反映或具有全國性重要意義的檔案。一般可定為二級或三級以上，如內(nèi)容特別重要，可考慮定為一級。反映或具有地方性意義內(nèi)容的檔案，一般可定為三級，內(nèi)容重要的，可定為二級。無特別的理由，反映地方性內(nèi)容的檔案一般不定為一級。
5、數(shù)量控制標(biāo)準(zhǔn)
數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)是檔案定級鑒定的一個輔助標(biāo)準(zhǔn)，其意義在于將各種不同級別的檔案數(shù)量控制在一個比較合理的范圍：由于一、二級檔案屬于特別珍貴和重要的檔案，所謂“物以稀為貴”，故這些檔案的數(shù)量顯然不可能占過高的比例，否則即失去了其珍貴性，也有違檔案分級的宗旨。在全國范圍來說各個級別檔案之間的數(shù)量比例似應(yīng)大致控制在5％、20％、45％、30％比較合理。即一級檔案占5％、二級檔案占20％，三級檔案占45％，級外檔案占30％。這一各個等級檔案之間比例的提出，當(dāng)然不是建立在實際鑒定的基礎(chǔ)上的，因為在全國檔案界要完成所有的檔案定級鑒定，顯然需要相當(dāng)長的時間，但如果沒有一定的比例，由于掌握標(biāo)準(zhǔn)的不同，以及其他方面的原因，鑒定的結(jié)果必然會出現(xiàn)紛繁的情形，因此適當(dāng)?shù)卮_定一個比例作為定級鑒定時參照是很需要的。在進(jìn)行定級鑒定的實際操作中，一些檔案館可能會出現(xiàn)想提高自身地位等原因，將一級和二級檔案定得過多，從而最終影響檔案定級的聲譽(yù)。因此在一開始將一級檔案的比例定得低一些是可取的。
6、其他標(biāo)準(zhǔn)
檔案定級鑒定，是一項綜合性判斷，因此除了上述幾項基本或重要標(biāo)準(zhǔn)外，還可以考慮設(shè)一些輔助性標(biāo)準(zhǔn)，例如利用頻率標(biāo)準(zhǔn)、文物鑒賞標(biāo)準(zhǔn)，均可以作為定級鑒定時的參考依據(jù)。這些標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置，可以使定級鑒定思考的面更加廣泛，有更多的參考依據(jù)，從而使判斷更為全面，得出的結(jié)論更加科學(xué)。
上述檔案定級鑒定標(biāo)準(zhǔn)的思路，除了根據(jù)檔案價值體現(xiàn)和價值判斷的固有規(guī)律，從檔案形成時間、檔案形成者所在的范圍和級別、檔案所具有的內(nèi)容等方面提出了明確的規(guī)定外，還對不同等級檔案的數(shù)量比例作了規(guī)定，體現(xiàn)了在總量上對一級檔案的數(shù)量進(jìn)行控制，這其實是十分必要的。否則，很有可能會產(chǎn)生一級檔案泛濫的局面，其結(jié)果則是一級檔案反失去了?級的價值，最后將導(dǎo)致檔案分級制度形同虛設(shè)，失去意義。這是在制訂檔案定級鑒定標(biāo)準(zhǔn)時不得不預(yù)先加以考慮的。
①張斌著《檔案價值論》，第3?8頁，中央文獻(xiàn)出版社2000年版。
②何嘉蓀、傅榮校著《文件運動規(guī)律研究》，第235?243頁，中國檔案出版社1999年版。
③同①，第108頁。
（郭紅解、李軍摘自《上海檔案》2002年第1期）
