一、建立極重要檔案保護(hù)制度的必要性
震驚世界的“9．11”事件在奪取了數(shù)千人的生命同時，也摧毀了許多公司賴以生存的數(shù)據(jù)資料，許多公司因此受到重創(chuàng)。但有的企業(yè)，如摩根——斯坦利公司，雖然它的辦公室在“9．11”事件中毀于一旦并損失了十幾名員工，但第二天公司就恢復(fù)了正常運(yùn)作①。摩根——斯坦利“打不死”的秘密就在于它有先進(jìn)的數(shù)據(jù)備份。除了與其他公司一樣作正常的內(nèi)部資料備份之外，摩根一斯坦利在離世貿(mào)中心數(shù)英里之遙的第二個辦事處不間斷地即時備份其商務(wù)資料，如果原始數(shù)據(jù)被毀，通過備份，公司仍然可以繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。數(shù)據(jù)備份使得企業(yè)死而復(fù)生，這給我們一個極大的啟示：檔案工作應(yīng)該如何應(yīng)對災(zāi)難的發(fā)生?
災(zāi)難一般是自然原因、人為原因或二者綜合引起的不期而至并且造成嚴(yán)重破壞的事件，可分為自然災(zāi)害和人為災(zāi)害兩大類。自然災(zāi)害是由自然現(xiàn)象引起的，如地震、臺風(fēng)、火山爆發(fā)、洪水等；人為災(zāi)害則來自人類自身的破壞或失誤，如縱火、爆炸、恐怖活動、戰(zhàn)爭等。正如一句諺語所說，“天有不測風(fēng)云，人有旦夕禍福”，災(zāi)難具有隨時發(fā)生而沒有任何預(yù)警的特性。任何災(zāi)難發(fā)生前不會和我們打一聲招呼，能讓我們有足夠的時間進(jìn)行準(zhǔn)備。因為不可能確切地知道災(zāi)難何時發(fā)生而它又會隨時到來，所以，只有在平時投入一定力量加以防范，才能避免被突發(fā)災(zāi)禍打得一蹶不振。可是，由于大型災(zāi)難發(fā)生的幾率較低，因而重要檔案的風(fēng)險管理經(jīng)常被忽視。“9．11”事件的發(fā)生又一次提醒我們：要正視各種災(zāi)難對檔案工作的潛在威脅。
1966年后，隨著一系列災(zāi)難的發(fā)生，使得國際檔案界對災(zāi)難預(yù)防和控制方面的認(rèn)識有了很大的提高。1992年國際檔案理事會第十二次全體代表大會提出，為防止自然災(zāi)害和人為災(zāi)害對檔案的破壞，應(yīng)加強(qiáng)這方面的研究工作，并為此專門成立了國際檔案理事會災(zāi)害預(yù)防委員會，1998年該委員會編寫出版了《檔案館災(zāi)害預(yù)防指南》。在實際工作中，為了預(yù)防災(zāi)難造成的破壞，不少國家和地區(qū)建立了極重要檔案保護(hù)制度。建立極重要檔案保護(hù)制度，可以極大地減輕自然和人為災(zāi)害對檔案以致對整個機(jī)構(gòu)的不利影響。1995年，美國俄克拉荷馬州聯(lián)邦大樓遭受突然襲擊被炸毀，有些政府機(jī)關(guān)陷于癱瘓，而有些機(jī)關(guān)卻很快恢復(fù)了工作，關(guān)鍵在于這些部門對極重要檔案進(jìn)行了很好的管理。
或許，有人會認(rèn)為，目前我國社會安定，社會秩序良好，不會發(fā)生類似的恐怖襲擊事件，沒有必要談虎色變。可是，不要忘了，種種天災(zāi)人禍還是有可能降臨到我們頭上的。稍遠(yuǎn)的如唐山大地震，對城市造成了毀滅性打擊，其中也包括檔案，此時，城建檔案的備份對救災(zāi)和城市重建就顯得至關(guān)重要，因為城市重建一定要先將原來城市的基建設(shè)施(如地下管線)的情況了解清楚。近的如1998年12月，我國某檔案館發(fā)生重大火災(zāi)，幾千卷檔案化為灰燼。②所以，我們一定要清醒地認(rèn)識到身邊潛在的風(fēng)險，因為不僅是恐怖襲擊，水災(zāi)、火災(zāi)、地震等等都會造成毀滅性破壞，尤其自然災(zāi)害高發(fā)地區(qū)，更要注意未雨綢繆地開展檔案防災(zāi)工作。
筆者認(rèn)為，我們應(yīng)該借鑒其他國家和地區(qū)的成功經(jīng)驗，在檔案機(jī)構(gòu)中建立極重要檔案保護(hù)制度。極重要檔案保護(hù)制度是一種預(yù)防毀滅性災(zāi)難的極為有效的措施，對各級各類檔案機(jī)構(gòu)都具有重大意義。許多重要信息一旦失去就很難再獲得，因此必須在平時注意妥善保護(hù)。尤其一些重要的檔案更是與機(jī)構(gòu)的生死存亡有莫大的關(guān)系，例如：重要合約、資債憑證等，是一個機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)命脈所在。所以，一個機(jī)關(guān)或企業(yè)的檔案室應(yīng)該有這項工作，以維護(hù)機(jī)關(guān)或企業(yè)的生存及運(yùn)作。專業(yè)檔案館也應(yīng)該建立這種制度，如城建檔案館，它保存的檔案涉及整個城市的基礎(chǔ)設(shè)施，關(guān)系到城市中所有機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)、工作和千萬居民的生活，因此，必須對相關(guān)的重要檔案進(jìn)行防災(zāi)管理。對于綜合性檔案館來說，也應(yīng)該對防災(zāi)變有所考慮，要把一個國家、一個地區(qū)最基本、最精華的檔案保存下來，以免對國家、民族的文化遺產(chǎn)造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，建立極重要檔案保護(hù)制度，對所有檔案機(jī)構(gòu)都有必要。
隨著電子文件的大量出現(xiàn)，電子文件的安全保管也成為一大問題。由于電子文件的不穩(wěn)定性，許多企業(yè)，如銀行、證券部門已經(jīng)重視了電子數(shù)據(jù)的防災(zāi)備份問題。在檔案界，相對于其它載體的檔案，電子文件的備份問題較引人關(guān)注。但不僅是電子文件，紙質(zhì)檔案、聲像檔案等其它載體檔案的備份保護(hù)也同樣應(yīng)該引起重視，只要其中包含有重要信息的，就應(yīng)該納入極重要檔案管理與保護(hù)機(jī)制之中。
在極重要檔案保護(hù)方面，其它國家和地區(qū)已經(jīng)走在前列，如：香港特區(qū)政府編制了《極重要檔案保護(hù)手冊》，并要求每個機(jī)關(guān)都編制這種手冊，把這項工作列入每個政府機(jī)關(guān)檔案室的常規(guī)工作之中。我國內(nèi)地也應(yīng)該重視這個問題，并在檔案法規(guī)、管理體制和檔案教育中予以體現(xiàn)和落實。
二、極重要檔案保護(hù)制度的具體內(nèi)容
筆者認(rèn)為，對于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位而言，極重要檔案就是在緊急情況下和危難時，一個單位賴以繼續(xù)維持運(yùn)作及保護(hù)部門、員工和公眾權(quán)益的檔案，例如：機(jī)構(gòu)的合約、稅收和投資檔案，職員的工資、退休金和假期記錄等。對于機(jī)關(guān)來說，這部分檔案是極少的，一般占全部檔案的5％，其作用是：應(yīng)付緊急事故，恢復(fù)該機(jī)構(gòu)重要業(yè)務(wù)的運(yùn)作，保護(hù)或重建該機(jī)構(gòu)的法律、財務(wù)或職能地位，保存該機(jī)構(gòu)及其雇員、客戶和社會大眾的權(quán)益等。
在機(jī)構(gòu)形成的大量檔案中判別極重要檔案時，首先應(yīng)分析哪些是機(jī)構(gòu)的重要業(yè)務(wù)或職能，區(qū)分出與重要業(yè)務(wù)職能相關(guān)的檔案，然后，對這些檔案損失后可能帶來的影響、重建這些檔案的困難和所需耗費(fèi)的金錢和時間等因素加以評估。應(yīng)該注意的是，并非與重要業(yè)務(wù)有關(guān)的就是極重要檔案，因為即使是重要的檔案，如果很容易重新找到或重建，也就不必歸入此列。具體挑選極重要檔案的標(biāo)準(zhǔn)有：只選取有絕對需要的檔案；只選取不可替代的或需要非常大量的金錢和時間才可重建的檔案；盡量只選取最簡明的檔案；檔案內(nèi)信息應(yīng)該完整、扼要、易于理解；應(yīng)備有檢索目錄或索引；核定有無檔案副本或類似的檔案存在，若在別處有副本，就不必對這些檔案特別保護(hù)。
每個機(jī)關(guān)都應(yīng)該制定極重要檔案保護(hù)計劃。首先，要評估潛在的危機(jī)和風(fēng)險。沒有人可以保證天災(zāi)人禍只發(fā)生在其他人身上，所以，評估時一定要注意不要輕易評為零風(fēng)險。其次，應(yīng)該制定一套緊急應(yīng)變計劃，以明確緊急時期工作人員的職務(wù)分配，確保救災(zāi)工作有條不紊地進(jìn)行。第三，應(yīng)該制定一套挑選、保護(hù)和更新極重要檔案的程序，其核心是根據(jù)機(jī)關(guān)實際情況制定極重要檔案保管期限表。
對于挑選出來的極重要檔案應(yīng)采取適當(dāng)措施妥善保護(hù)，一般的方法是進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制時需考慮的因素有：1、檔案的閱讀手段。復(fù)制件如果是縮微品和電子文件，應(yīng)該配備相應(yīng)的閱讀器，因為它們不能被肉眼直接閱讀。2、能夠動用的財力。在這個方面，每個單位要量力而行，要考慮實際操作中的效費(fèi)比。3、檔案需要保存的年限。對于需要長期保存的信息一定要注意拷貝的耐久性，而那些只在短時期內(nèi)有價值的信息則不必用代價高昂的方式去復(fù)制。4、是否存在檔案副本和平行文件。平行文件指與原件內(nèi)容不完全一致，但能提供其主要信息的文件。如果一份重要文件有副本或平行文件時，就不需要再予以復(fù)制。5、如果是保密文件應(yīng)該注意其信息安全。復(fù)制后的拷貝一般有二種保存方式：在場存放與異地存放。異地存放是把拷貝放在辦公地點以外的地方，因為災(zāi)難一般不可能在不同的地方同時發(fā)生，這種方法能有效防止毀滅性打擊。在場存放是把拷貝仍然放在辦公地點，而對它們采取特殊的防災(zāi)措施，如使用放火、防盜性能更強(qiáng)的裝具等。
相對于紙質(zhì)文件而言，電子文件的備份管理有其特殊性。摩根一斯坦利公司對產(chǎn)生的電子文件采取異地實時在線備份，當(dāng)然，這需要付出相當(dāng)?shù)拇鷥r。另一種比較流行的備份的方法是每天對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，然后把它們交由數(shù)據(jù)存儲公司(有點像數(shù)據(jù)中心)進(jìn)行異地保管。如果遇到災(zāi)難，則可以從數(shù)據(jù)存儲公司取回數(shù)據(jù)，恢復(fù)系統(tǒng)。目前，出于預(yù)防計算機(jī)故障所需(而不是為了預(yù)防像世貿(mào)中心倒塌這樣的災(zāi)難性事件)，電子文件的備份管理在我國還比較重視，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中明確規(guī)定，歸檔電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，必要時復(fù)制第三套異地保存。
從發(fā)展趨勢看，辦公自動化和政府信息化將促使我國政府機(jī)關(guān)產(chǎn)生越來越多的電子文件，對于眾多的政府部門如何實現(xiàn)電子文件的防災(zāi)備份問題應(yīng)加以研究。香港特區(qū)政府在資訊科技署中央電腦中心下設(shè)發(fā)展及運(yùn)作復(fù)原中心，為各政府部門及有關(guān)機(jī)構(gòu)的主機(jī)及中型電腦系統(tǒng)提供電子文件實時異地備份，這對我國內(nèi)地政府信息化有很好的借鑒使用。
另外，對于大型綜合性檔案館來說，極重要檔案保護(hù)相對復(fù)雜，它應(yīng)該與檔案分級鑒定和分級管理相結(jié)合，在對館藏進(jìn)行必要的價值鑒定后，對最有價值的極少部分檔案進(jìn)行特殊的管理和保護(hù)。
總之，建立極重要檔案保護(hù)制度能夠減輕災(zāi)難的嚴(yán)重后果，提高信息的安全程度，減輕突發(fā)事故導(dǎo)致機(jī)關(guān)癱瘓的危險，有效保護(hù)重要檔案資源。為了提高檔案機(jī)構(gòu)的抗災(zāi)能力，建立這種制度已勢在必行。
注釋：
①參見《新民周刊》，《數(shù)據(jù)備份――企業(yè)死而復(fù)生的“密電碼”》。
②《中國檔案》1999年第12期第15頁。
（郭紅解摘自《上海檔案》2002年第2期）
震驚世界的“9．11”事件在奪取了數(shù)千人的生命同時，也摧毀了許多公司賴以生存的數(shù)據(jù)資料，許多公司因此受到重創(chuàng)。但有的企業(yè)，如摩根——斯坦利公司，雖然它的辦公室在“9．11”事件中毀于一旦并損失了十幾名員工，但第二天公司就恢復(fù)了正常運(yùn)作①。摩根——斯坦利“打不死”的秘密就在于它有先進(jìn)的數(shù)據(jù)備份。除了與其他公司一樣作正常的內(nèi)部資料備份之外，摩根一斯坦利在離世貿(mào)中心數(shù)英里之遙的第二個辦事處不間斷地即時備份其商務(wù)資料，如果原始數(shù)據(jù)被毀，通過備份，公司仍然可以繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。數(shù)據(jù)備份使得企業(yè)死而復(fù)生，這給我們一個極大的啟示：檔案工作應(yīng)該如何應(yīng)對災(zāi)難的發(fā)生?
災(zāi)難一般是自然原因、人為原因或二者綜合引起的不期而至并且造成嚴(yán)重破壞的事件，可分為自然災(zāi)害和人為災(zāi)害兩大類。自然災(zāi)害是由自然現(xiàn)象引起的，如地震、臺風(fēng)、火山爆發(fā)、洪水等；人為災(zāi)害則來自人類自身的破壞或失誤，如縱火、爆炸、恐怖活動、戰(zhàn)爭等。正如一句諺語所說，“天有不測風(fēng)云，人有旦夕禍福”，災(zāi)難具有隨時發(fā)生而沒有任何預(yù)警的特性。任何災(zāi)難發(fā)生前不會和我們打一聲招呼，能讓我們有足夠的時間進(jìn)行準(zhǔn)備。因為不可能確切地知道災(zāi)難何時發(fā)生而它又會隨時到來，所以，只有在平時投入一定力量加以防范，才能避免被突發(fā)災(zāi)禍打得一蹶不振。可是，由于大型災(zāi)難發(fā)生的幾率較低，因而重要檔案的風(fēng)險管理經(jīng)常被忽視。“9．11”事件的發(fā)生又一次提醒我們：要正視各種災(zāi)難對檔案工作的潛在威脅。
1966年后，隨著一系列災(zāi)難的發(fā)生，使得國際檔案界對災(zāi)難預(yù)防和控制方面的認(rèn)識有了很大的提高。1992年國際檔案理事會第十二次全體代表大會提出，為防止自然災(zāi)害和人為災(zāi)害對檔案的破壞，應(yīng)加強(qiáng)這方面的研究工作，并為此專門成立了國際檔案理事會災(zāi)害預(yù)防委員會，1998年該委員會編寫出版了《檔案館災(zāi)害預(yù)防指南》。在實際工作中，為了預(yù)防災(zāi)難造成的破壞，不少國家和地區(qū)建立了極重要檔案保護(hù)制度。建立極重要檔案保護(hù)制度，可以極大地減輕自然和人為災(zāi)害對檔案以致對整個機(jī)構(gòu)的不利影響。1995年，美國俄克拉荷馬州聯(lián)邦大樓遭受突然襲擊被炸毀，有些政府機(jī)關(guān)陷于癱瘓，而有些機(jī)關(guān)卻很快恢復(fù)了工作，關(guān)鍵在于這些部門對極重要檔案進(jìn)行了很好的管理。
或許，有人會認(rèn)為，目前我國社會安定，社會秩序良好，不會發(fā)生類似的恐怖襲擊事件，沒有必要談虎色變。可是，不要忘了，種種天災(zāi)人禍還是有可能降臨到我們頭上的。稍遠(yuǎn)的如唐山大地震，對城市造成了毀滅性打擊，其中也包括檔案，此時，城建檔案的備份對救災(zāi)和城市重建就顯得至關(guān)重要，因為城市重建一定要先將原來城市的基建設(shè)施(如地下管線)的情況了解清楚。近的如1998年12月，我國某檔案館發(fā)生重大火災(zāi)，幾千卷檔案化為灰燼。②所以，我們一定要清醒地認(rèn)識到身邊潛在的風(fēng)險，因為不僅是恐怖襲擊，水災(zāi)、火災(zāi)、地震等等都會造成毀滅性破壞，尤其自然災(zāi)害高發(fā)地區(qū)，更要注意未雨綢繆地開展檔案防災(zāi)工作。
筆者認(rèn)為，我們應(yīng)該借鑒其他國家和地區(qū)的成功經(jīng)驗，在檔案機(jī)構(gòu)中建立極重要檔案保護(hù)制度。極重要檔案保護(hù)制度是一種預(yù)防毀滅性災(zāi)難的極為有效的措施，對各級各類檔案機(jī)構(gòu)都具有重大意義。許多重要信息一旦失去就很難再獲得，因此必須在平時注意妥善保護(hù)。尤其一些重要的檔案更是與機(jī)構(gòu)的生死存亡有莫大的關(guān)系，例如：重要合約、資債憑證等，是一個機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)命脈所在。所以，一個機(jī)關(guān)或企業(yè)的檔案室應(yīng)該有這項工作，以維護(hù)機(jī)關(guān)或企業(yè)的生存及運(yùn)作。專業(yè)檔案館也應(yīng)該建立這種制度，如城建檔案館，它保存的檔案涉及整個城市的基礎(chǔ)設(shè)施，關(guān)系到城市中所有機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)、工作和千萬居民的生活，因此，必須對相關(guān)的重要檔案進(jìn)行防災(zāi)管理。對于綜合性檔案館來說，也應(yīng)該對防災(zāi)變有所考慮，要把一個國家、一個地區(qū)最基本、最精華的檔案保存下來，以免對國家、民族的文化遺產(chǎn)造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，建立極重要檔案保護(hù)制度，對所有檔案機(jī)構(gòu)都有必要。
隨著電子文件的大量出現(xiàn)，電子文件的安全保管也成為一大問題。由于電子文件的不穩(wěn)定性，許多企業(yè)，如銀行、證券部門已經(jīng)重視了電子數(shù)據(jù)的防災(zāi)備份問題。在檔案界，相對于其它載體的檔案，電子文件的備份問題較引人關(guān)注。但不僅是電子文件，紙質(zhì)檔案、聲像檔案等其它載體檔案的備份保護(hù)也同樣應(yīng)該引起重視，只要其中包含有重要信息的，就應(yīng)該納入極重要檔案管理與保護(hù)機(jī)制之中。
在極重要檔案保護(hù)方面，其它國家和地區(qū)已經(jīng)走在前列，如：香港特區(qū)政府編制了《極重要檔案保護(hù)手冊》，并要求每個機(jī)關(guān)都編制這種手冊，把這項工作列入每個政府機(jī)關(guān)檔案室的常規(guī)工作之中。我國內(nèi)地也應(yīng)該重視這個問題，并在檔案法規(guī)、管理體制和檔案教育中予以體現(xiàn)和落實。
二、極重要檔案保護(hù)制度的具體內(nèi)容
筆者認(rèn)為，對于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位而言，極重要檔案就是在緊急情況下和危難時，一個單位賴以繼續(xù)維持運(yùn)作及保護(hù)部門、員工和公眾權(quán)益的檔案，例如：機(jī)構(gòu)的合約、稅收和投資檔案，職員的工資、退休金和假期記錄等。對于機(jī)關(guān)來說，這部分檔案是極少的，一般占全部檔案的5％，其作用是：應(yīng)付緊急事故，恢復(fù)該機(jī)構(gòu)重要業(yè)務(wù)的運(yùn)作，保護(hù)或重建該機(jī)構(gòu)的法律、財務(wù)或職能地位，保存該機(jī)構(gòu)及其雇員、客戶和社會大眾的權(quán)益等。
在機(jī)構(gòu)形成的大量檔案中判別極重要檔案時，首先應(yīng)分析哪些是機(jī)構(gòu)的重要業(yè)務(wù)或職能，區(qū)分出與重要業(yè)務(wù)職能相關(guān)的檔案，然后，對這些檔案損失后可能帶來的影響、重建這些檔案的困難和所需耗費(fèi)的金錢和時間等因素加以評估。應(yīng)該注意的是，并非與重要業(yè)務(wù)有關(guān)的就是極重要檔案，因為即使是重要的檔案，如果很容易重新找到或重建，也就不必歸入此列。具體挑選極重要檔案的標(biāo)準(zhǔn)有：只選取有絕對需要的檔案；只選取不可替代的或需要非常大量的金錢和時間才可重建的檔案；盡量只選取最簡明的檔案；檔案內(nèi)信息應(yīng)該完整、扼要、易于理解；應(yīng)備有檢索目錄或索引；核定有無檔案副本或類似的檔案存在，若在別處有副本，就不必對這些檔案特別保護(hù)。
每個機(jī)關(guān)都應(yīng)該制定極重要檔案保護(hù)計劃。首先，要評估潛在的危機(jī)和風(fēng)險。沒有人可以保證天災(zāi)人禍只發(fā)生在其他人身上，所以，評估時一定要注意不要輕易評為零風(fēng)險。其次，應(yīng)該制定一套緊急應(yīng)變計劃，以明確緊急時期工作人員的職務(wù)分配，確保救災(zāi)工作有條不紊地進(jìn)行。第三，應(yīng)該制定一套挑選、保護(hù)和更新極重要檔案的程序，其核心是根據(jù)機(jī)關(guān)實際情況制定極重要檔案保管期限表。
對于挑選出來的極重要檔案應(yīng)采取適當(dāng)措施妥善保護(hù)，一般的方法是進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制時需考慮的因素有：1、檔案的閱讀手段。復(fù)制件如果是縮微品和電子文件，應(yīng)該配備相應(yīng)的閱讀器，因為它們不能被肉眼直接閱讀。2、能夠動用的財力。在這個方面，每個單位要量力而行，要考慮實際操作中的效費(fèi)比。3、檔案需要保存的年限。對于需要長期保存的信息一定要注意拷貝的耐久性，而那些只在短時期內(nèi)有價值的信息則不必用代價高昂的方式去復(fù)制。4、是否存在檔案副本和平行文件。平行文件指與原件內(nèi)容不完全一致，但能提供其主要信息的文件。如果一份重要文件有副本或平行文件時，就不需要再予以復(fù)制。5、如果是保密文件應(yīng)該注意其信息安全。復(fù)制后的拷貝一般有二種保存方式：在場存放與異地存放。異地存放是把拷貝放在辦公地點以外的地方，因為災(zāi)難一般不可能在不同的地方同時發(fā)生，這種方法能有效防止毀滅性打擊。在場存放是把拷貝仍然放在辦公地點，而對它們采取特殊的防災(zāi)措施，如使用放火、防盜性能更強(qiáng)的裝具等。
相對于紙質(zhì)文件而言，電子文件的備份管理有其特殊性。摩根一斯坦利公司對產(chǎn)生的電子文件采取異地實時在線備份，當(dāng)然，這需要付出相當(dāng)?shù)拇鷥r。另一種比較流行的備份的方法是每天對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，然后把它們交由數(shù)據(jù)存儲公司(有點像數(shù)據(jù)中心)進(jìn)行異地保管。如果遇到災(zāi)難，則可以從數(shù)據(jù)存儲公司取回數(shù)據(jù)，恢復(fù)系統(tǒng)。目前，出于預(yù)防計算機(jī)故障所需(而不是為了預(yù)防像世貿(mào)中心倒塌這樣的災(zāi)難性事件)，電子文件的備份管理在我國還比較重視，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中明確規(guī)定，歸檔電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，必要時復(fù)制第三套異地保存。
從發(fā)展趨勢看，辦公自動化和政府信息化將促使我國政府機(jī)關(guān)產(chǎn)生越來越多的電子文件，對于眾多的政府部門如何實現(xiàn)電子文件的防災(zāi)備份問題應(yīng)加以研究。香港特區(qū)政府在資訊科技署中央電腦中心下設(shè)發(fā)展及運(yùn)作復(fù)原中心，為各政府部門及有關(guān)機(jī)構(gòu)的主機(jī)及中型電腦系統(tǒng)提供電子文件實時異地備份，這對我國內(nèi)地政府信息化有很好的借鑒使用。
另外，對于大型綜合性檔案館來說，極重要檔案保護(hù)相對復(fù)雜，它應(yīng)該與檔案分級鑒定和分級管理相結(jié)合，在對館藏進(jìn)行必要的價值鑒定后，對最有價值的極少部分檔案進(jìn)行特殊的管理和保護(hù)。
總之，建立極重要檔案保護(hù)制度能夠減輕災(zāi)難的嚴(yán)重后果，提高信息的安全程度，減輕突發(fā)事故導(dǎo)致機(jī)關(guān)癱瘓的危險，有效保護(hù)重要檔案資源。為了提高檔案機(jī)構(gòu)的抗災(zāi)能力，建立這種制度已勢在必行。
注釋：
①參見《新民周刊》，《數(shù)據(jù)備份――企業(yè)死而復(fù)生的“密電碼”》。
②《中國檔案》1999年第12期第15頁。
（郭紅解摘自《上海檔案》2002年第2期）
