防災(zāi)計劃制訂的基本要素
　　由于一份防災(zāi)計劃必須適用于大樓及其內(nèi)部的人員、藏品、文件和設(shè)備，因此，由一個團隊來準備這份計劃往往更為可取。制訂一份防災(zāi)計劃通常包括以下五個主要步驟：
　　進行風(fēng)險分析
　　確認已有的預(yù)防性措施和備戰(zhàn)措施
　　對額外增加的預(yù)防性措施和備戰(zhàn)措施的實施提出建議
　　明確職責(zé)
　　制訂災(zāi)難發(fā)生后的應(yīng)急措施和災(zāi)后恢復(fù)措施
　　第一步：進行風(fēng)險分析
　　風(fēng)險分析的目的是確認那些足以對組織及其藏品構(gòu)成最大威脅的事件。對此進行風(fēng)險分析之后才有可能設(shè)計出合理的程序，以規(guī)避風(fēng)險或?qū)L(fēng)險帶來的影響降至最低。根據(jù)災(zāi)害所產(chǎn)生的影響，可將不同災(zāi)害的風(fēng)險系數(shù)分為以下4個等級：
　　災(zāi)害等級 可能性及其影響 舉例說明
　　1 可能性極大，影響極大 火，旋風(fēng)，洪水，國內(nèi)動亂，地震，沙塵暴，總水管爆裂
　　2 可能性極大，影響較小 水龍頭漏水，簡陋的環(huán)境條件，偷竊，故意破壞
　　3 可能性較小，影響極大 地震，核戰(zhàn)爭，國內(nèi)動亂
　　4 可能性較小，影響較小 密集架突然倒塌，機器運轉(zhuǎn)失常（出現(xiàn)故障）
　　必須記住，風(fēng)險不是一成不變的，會隨條件變化而呈現(xiàn)極大不同。例如，結(jié)構(gòu)更動過（不盡合理）的建筑與按照正規(guī)設(shè)計的建筑相比，其遭遇火災(zāi)的風(fēng)險將大大增加。
　　風(fēng)險分析在不同的組織（機構(gòu)）內(nèi)會產(chǎn)生不同的模式。各種因素，例如地理位置、大樓建造方式、政治環(huán)境、工作人員的數(shù)量、過度擁擠的狀況以及大樓的使用方式都會影響風(fēng)險分析的結(jié)果。
　　第二步：確認已有的措施
　　防災(zāi)計劃的第二步是確認絕大部分機構(gòu)已制訂的預(yù)防性措施和備戰(zhàn)措施。從安全保衛(wèi)、保管、清掃、裝訂、煙熏消毒到火災(zāi)報警，各機構(gòu)具體的操作步驟不盡相同。這些活動極少落到某個人身上，因此，防災(zāi)計劃的實施需要各職能部門的分工協(xié)作。
　　第三步：提出改進的建議
　　制訂防災(zāi)計劃的第三步是為預(yù)防和準備極有可能發(fā)生的災(zāi)難提供建設(shè)性意見，以便制訂出更具針對性的措施。這類災(zāi)難通常是指上述列表中的第1和第2種災(zāi)害。
　　表中所列第1種災(zāi)害，其發(fā)生絕大部分不可抗拒，但若采取恰當(dāng)?shù)念A(yù)防性措施，可降低某些災(zāi)難帶來的危害程度。例如，在一個經(jīng)常發(fā)生颶風(fēng)的區(qū)域，庫房大樓的建造應(yīng)明確規(guī)定抗颶風(fēng)標(biāo)準。制訂備戰(zhàn)計劃對第1類災(zāi)害顯得尤為重要，其內(nèi)容包括：給藏品投保；創(chuàng)建并定期更新應(yīng)急計劃；將應(yīng)急設(shè)備集中；鑒定重要館藏，列出優(yōu)先搶救的藏品；確認可替代的保管場所；提供足夠的火災(zāi)保護；培養(yǎng)工作人員的防災(zāi)意識，并使其了解災(zāi)難發(fā)生時該采取的行動。
　　盡管表中所列第1種災(zāi)害情況各有不同，但所有災(zāi)害對藏品構(gòu)成的最常見的威脅來自水。絕大部分被水浸濕的圖書檔案資料是可以搶救的，因此，制訂綜合性（詳盡）的水災(zāi)處理備戰(zhàn)計劃極其重要。
　　表中所列第2種災(zāi)害，大部分可通過開展預(yù)防性實戰(zhàn)演練來防止。盡管如此，也還有部分須考慮制訂備戰(zhàn)計劃。預(yù)防性措施一旦得到確認，通?？杉{入機構(gòu)常規(guī)活動，充分利用已有的人財物等條件，避免因經(jīng)濟因素制約而受到影響。實行預(yù)防性措施的目的之一是盡可能地將第2類災(zāi)害轉(zhuǎn)變?yōu)榈?/SPAN>4類災(zāi)害。
　　表中所列第3類災(zāi)害應(yīng)該被考慮，但絕大部分發(fā)生的可能性極小，因此不必給予特別關(guān)注。例如，地震在有些地區(qū)的發(fā)生極為罕見。
　　如上所述，防災(zāi)計劃的目標(biāo)是將風(fēng)險降至最低，并最大程度地減輕災(zāi)害帶來的影響。
　　下列因素是制訂防災(zāi)計劃時必須考慮的：
　　可調(diào)用的資金。防災(zāi)計劃中的一些建議，如大樓維修及設(shè)備更新等通常需要額外經(jīng)費，若沒有可調(diào)用的資金，這些建議便無法實施。當(dāng)然，另一方面，建議的提出也為資金的獲得提供了可能依據(jù)。
　　可調(diào)用的設(shè)備。如果沒有可調(diào)用的特定設(shè)備，完善防災(zāi)計劃并沒有多大用處。例如，若無法提供冷凍設(shè)備，建議將浸濕的資料冷凍處理便沒有意義。
　　可調(diào)用的訓(xùn)練有素的人員。很多國家缺乏訓(xùn)練有素的保管人員。災(zāi)難發(fā)生時，急需一批訓(xùn)練有素的專業(yè)人員投入應(yīng)急行動，完成救災(zāi)任務(wù)。
　　制訂防災(zāi)計劃時，必須牢記，每一次災(zāi)難都是唯一的，其發(fā)生和實際狀況很難預(yù)測。因此，防災(zāi)計劃必須靈活變通。一份令人滿意的防災(zāi)計劃若能切實執(zhí)行，重大的災(zāi)難就可變成輕微的事故。
　　第四步：明確職責(zé)
　　防災(zāi)計劃涉及人員眾多。為確保防災(zāi)計劃的順利實施，有必要明確各相關(guān)部門人員的職責(zé)。下表羅列了不同階段各部門人員分工情況：
　　A．預(yù)防階段
　　受影響的區(qū)域 建議采取的措施 職責(zé)分工
　　人員 更換破舊的地毯
　　修理損壞的電線 大樓經(jīng)理
　　電工
　　大樓 水電系統(tǒng)的維修保養(yǎng)
　　改善安全保護系統(tǒng)
　　保留事故記錄并提出改進意見 大樓經(jīng)理
　　安全保護主管
　　安全主管
　　藏品 提高庫房密集架質(zhì)量
　　改善閱讀大廳安全保護系統(tǒng)
　　組織庫房定期清潔
　　調(diào)查消毒程序 大樓經(jīng)理
　　安全保護經(jīng)理
　　接待服務(wù)主管
　　保護主管
　　B．備戰(zhàn)階段
　　受影響的區(qū)域 建議采取的措施 職責(zé)分工
　　人員 進行定期疏散演練和應(yīng)急援助訓(xùn)練 安全主管
　　訓(xùn)練主管
　　大樓 安裝新標(biāo)志
　　保持與應(yīng)急服務(wù)部門的聯(lián)系
　　接待服務(wù)
　　購買備用滅火器 設(shè)計人員
　　大樓經(jīng)理
　　接待服務(wù)主管
　　藏品 為藏品投保
　　鑒定重要圖書檔案資料及決定優(yōu)先搶救的藏品
　　保持與突發(fā)事件各方的聯(lián)系
　　
　　
　　保證物資調(diào)配
　　安排復(fù)印和照相翻拍
　　保管目錄和庫房密集架排放數(shù)據(jù)；保管救災(zāi)過程技術(shù)性數(shù)據(jù)
　　保持與其他地區(qū)、其他國家及國際組織的合作
　　組成和訓(xùn)練災(zāi)后恢復(fù)小組 財務(wù)主管
　　圖書管理人員、檔案工作者和
　　圖書（檔案）館館長
　　大樓經(jīng)理
　　保護主管和人事經(jīng)理
　　保護主管
　　目錄部和圖書（檔案）管理人員
　　保護主管
　　保護部主任
　　
　　保護主管
　　每個在預(yù)防階段和備戰(zhàn)階段承擔(dān)任務(wù)的人都應(yīng)清楚了解自己的職責(zé)。
　　第五步：制訂應(yīng)急措施和災(zāi)后恢復(fù)措施
　　在制訂應(yīng)急措施和災(zāi)后恢復(fù)措施時，有必要先明確由誰負責(zé)宣布（機構(gòu)處于）緊急狀態(tài)并開始實施防災(zāi)計劃。而處理與媒體的事務(wù)、保險索賠、領(lǐng)導(dǎo)災(zāi)后恢復(fù)小組工作、聯(lián)系冷（凍）藏設(shè)備、匯集災(zāi)后恢復(fù)物資、聯(lián)系專家和保管員，以及向政府或有關(guān)權(quán)威部門報告災(zāi)情等也是制訂應(yīng)急措施必須考慮的方面。
　　防災(zāi)計劃通常是一組內(nèi)容詳盡的包括預(yù)防性計劃、備戰(zhàn)計劃、（即時）反應(yīng)計劃和（災(zāi)后）恢復(fù)計劃在內(nèi)的文件。個人在實施計劃過程中承擔(dān)的職責(zé)經(jīng)常不太明晰。因此，有必要將任務(wù)分解至防災(zāi)小組每一位成員，并清楚地標(biāo)明不同階段其應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。每位成員執(zhí)行任務(wù)時出現(xiàn)的頻率也應(yīng)專門標(biāo)出。
　　通常，預(yù)防性計劃可納入圖書檔案機構(gòu)的日常工作中，但許多備戰(zhàn)計劃顯然超越了其正常的工作范疇，因此很容易被忽略。防災(zāi)計劃的成功實施需要各相關(guān)部門的緊密合作、從上至下團隊成員的恪盡職守。因為，這是一項持續(xù)性的活動，并非只有災(zāi)難發(fā)生時才需要。
　　要避免將防災(zāi)計劃作為一份漂亮的文件束之高閣。已經(jīng)寫就的防災(zāi)計劃不可能涵蓋所有可能發(fā)生的情況，因此，有必要進行經(jīng)常性的模擬訓(xùn)練，由此發(fā)現(xiàn)計劃中不盡合理的部分。同時，通過實戰(zhàn)演練，使團隊成員明確自己的工作職責(zé)，形成更好的團隊合作機制。