由于檔案是信息大家庭中的一種特殊的信息，其最大不同點在于必須維持其原始性和真實性，檔案的特征與標記是維持其真實性與原始性的必備要素，正是這一要素使檔案在眾多信息種類中具有最高信用等級，否則，將會等同于一般信息，而失去了檔案的重要價值，使檔案不成其為檔案。

　　檔案是在社會實踐活動中直接產生和形成的，由于形成者成分復雜和所處的現實環境和主客觀因素等各方面的影響，不可能如圖書、報紙、雜志等其它信息那樣在形成時便具有整齊的開本、統一的紙張、通用的字型字體、一致的裝幀設計，而在格式、字跡字體、語言運用、紙張選擇、書寫規則、記錄手段和技術等諸多方面表現出檔案形成時獨有的特征，而這些特征在事后往往是難以全面的摹仿和偽造的。同時，為了提高檔案的可能性和證據性，在檔案形成時，形成者還會有意識地在檔案中作些標志，如簽名、印章、水印、電子簽名等。記錄特征是形成者受其主客觀條件控制而無意識留下的痕跡，標記則是形成者為加強內容的可信度和法律效用而主動設置的，它們共同構成了檔案的DNA或“指紋”，這是其它信息所不具備的基本要素，即檔案的憑證要素。

　　一、檔案的記錄特征

　　1、文字。由于檔案在形成時是在一定人群中共識的信息，因此，必須使用該人群共識的文字系統。文字將成為該人群檔案的共同特征。由于文字也在發展演變之中，文字在檔案中表現出特定時空的特點。僅以漢字為例，不同時期會有不同的特點。從縱向來看，在幾千年使用漢字的過程中，為了記錄語言、相互交際的需要，人們在不斷地改進著漢字的書寫形體。從甲骨文到現在的楷體，字體的演變經歷了五個階段：甲骨文、金文、篆書（主要指小篆）、隸書和楷書。雖然這幾種字體的通行時間有時并非截然有前后明顯的劃分，而是并行或交叉的，但大體能顯示出一定的使用時期。從橫向來看，由于方言和地域文化習俗的影響，對于同一事物的文字稱謂會有不同，表現出地域的文字特點。同時，一些詞匯的出現和運用也會有一定歷史特征，如“檔案”一詞，在清以前尚未發現，而形成于清初，“芬特”使用于上世紀50年代，而之后則稱為“全宗”。

　　2、格式。文本格式是一定時期和一定人群中約定俗成的或社會管理者強行推行的規范，如漢字書寫在民國前是從右至左，從上到下，而現在是從左至右，橫排書寫。古代文字沒有標點符號和段落。特別是公文的文種和格式也經歷了漫長的歷史演變過程，我們從劉勰的《文心雕龍》和許同莘的《公牘學史》中考察出古代應用文的發展演變軌跡。建國以來，中共中央辦公廳和國務院曾多次發布公文寫作和處理的規范，來實現公文的標準化。公文文種也隨著時代的發展而發生變化，上下文和平行文在稱謂和語氣、用語上都有著明顯的區別。這些格式上的表現形式使檔案保持著形成時的時代特征。

　　3、字跡。每個人的字體都會有自己的特點。“每個人筆跡之差異，是由各人書寫習慣之差異決定的。所謂書寫習慣，指人們通過學習和反復實踐而鞏固下來的書寫文字、表達思想的活動方式。一個人長期習慣于某種方式的書寫，必然形成各自的書寫習慣，這種書寫習慣一經形成，就習與性成，很難改變。”一個人的手寫筆跡是一種客觀現象。

　　4、記錄方式。在人類文化的進化史中我們可以看到檔案的記錄方式也經歷了一個漫長的發展過程。人類最早的記錄方式是刻寫，中國人用刀在竹木簡牘上刻寫，古巴比倫用樹枝在泥版上刻寫；然后進化到用筆書寫，中國人用毛筆，西方人用鵝毛管；隨著社會的發展，人類的記錄方式出現了多元化的發展趨勢，毛筆、鋼筆、圓珠筆、鉛筆、水芯筆等記錄工具不斷涌現，特別是在近現代工業發展的過程中，光、聲、影、電記錄方式的出現，使人類的記錄方式和手段更加多樣化。

　　二、檔案的符號標記

　　1、印章。印章是公文具備社會公認有效性的憑信，印章在檔案中發揮憑證的作用。印章的形式、字體、用印位置、印泥材料等在檔案中為檔案內容的真實性提供保障。我國自春秋戰國開始使用印璽，歷時二千余年，從印章的質地來看，曾有牙、石、木、金、銀、銅、玉、玻璃和塑料等化學合成材料；從刻文字體來看，多為篆、隸、楷字體；從形體來看，有方、圓、菱等。這些變化無不與其所處歷史時期相對應。

　　2、簽名。簽名有兩種形式，一是用于官方文書，由行政負責人簽署，二是用于民間契約，由契約當事人簽名或畫押。簽名的作用與用印的作用一樣，同為文件生效的一種標志。在電子文件出現之后，人們開始使用電子簽名來實現其功能。電子簽名是指數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據。也就是說，電子簽名是通過密碼技術對電子文檔的電子形式的簽名，并非是簡單的對書面簽名的數字圖像化，它類似于手寫簽名或印章，也可以說它就是電子印章。電子簽名實質上是傳統印章在新的形勢下的一種技術更新。

　　3、檔案的保真技術

　　由于電子文件的大量出現和廣泛運用，使我們在保證檔案的原始性和真實性方面面臨著巨大的挑戰，因此，我們不得不尋求新的技術來解決這一難題，以實現我們維護歷史真實記憶的重任。目前，我們正在探討的是密鑰技術和水印技術，所謂密鑰技術，20世紀70年代以來，一些學者提出了公開密鑰體制，即運用單向函數的數學原理，以實現加、解密密鑰的分離。加密密鑰是公開的，解密密鑰是保密的。它們具有這種性質：每把密鑰執行一種對數據的單向處理，每把的功能恰恰與另一把相反，一把用于加密時，則另一把就用于解密。用公鑰加密的文件只能用私鑰解密，而私鑰加密的文件只能用公鑰解密。 公共密鑰是由其主人加以公開的，而私人密鑰必須保密存放。為發送一份保密報文，發送者必須使用接收者的公共密鑰對數據進行加密，一旦加密，只有接收方用其私人密鑰才能加以解密。 相反地，用戶也能用自己私人密鑰對數據加以處理。換句話說，密鑰對的工作是可以任選方向的。這提供了"數字簽名"的基礎，如果要一個用戶用自己的私人密鑰對數據進行了處理，別人可以用他提供的公共密鑰對數據加以處理。所謂水印技術，所謂數字水印是向多媒體數據（如圖像、聲音、視頻信號等）中添加某些數字信息以達到文件真偽鑒別、版權保護等功能。嵌入的水印信息隱藏于宿主文件中，不影響原始文件的可觀性和完整性。但目前，這些技術還未達到滿意的效果，使用時還面臨著一定的風險。

　　三、檔案的記錄特征和標記的作用

　　我們之所以將檔案的記錄特征和標記作為檔案的基本要素，是因為它在檔案中發揮著不可替代的作用。它使檔案維持著真實性和原始性的基本屬性，并區別于其它信息。而在實際活動中，由于人們在利用檔案時只是對檔案內容感興趣，往往忽視了檔案記錄特征和標記的存在和重要作用，這也構成了檔案學界只重視檔案內容價值的鑒定，而缺乏對檔案真偽鑒辨的研究盲點，這不能不引起我們的重視。

　　1、原始性的保障。檔案的記錄特征是檔案形成時無意中留下的，是形成時期的諸多客觀條件所決定的，是歷史的印記，由于其構成條件的復雜化，參雜了當時的諸多因素，使后人在事后很難摹仿和偽造，形成了檔案的原始性的天然保護層。而標記是在檔案形成時為保證檔案的效力而主動添加的，是檔案原始性的人工保護層，在如此雙重保護下，檔案的原始性才能得到有效的保證。

　　2、真實性的保障。對于檔案的真實性鑒辨，人們一般先從檔案的內容著手，如果僅通過對檔案內容的分析就能確定檔案的真偽，是不會再去鑒辨檔案的記錄特征和標記的，但真正嚴謹的研究者或遇到特別復雜的鑒別時，對內容的鑒辨是無法得到滿意的結果的，那么就需要更進一步地對檔案記錄特征和標記進行鑒辨，才能最后確定檔案的真實程度。因此，檔案的記錄特征和標記是檔案真實性的最后一道保險。正如人們在確定某人身份時，在憑身份證或外部特征無法認定的情況下，必須查驗DNA和指紋一樣。

　　3、具有不可更易性。檔案的記錄特征和標記的形成和存在，是其先天因素所決定的，正如人的遺傳基因一樣，后天是無法改變的。盡管現代仿真技術能達到以假亂真的地步，但只要我們認真地分析，最終總會發現其破綻。這也從另一方面給我們啟示，我們在檔案管理和檔案信息化過程中，不要去冒改變檔案的記錄特征和標記的風險，使真檔案因此而變成了假檔案。