從美國的“9?11”事件到印度洋的海嘯，突如其來的災難不僅給一些國家帶來了巨大的人員傷亡和財產損失，也對負有保存人類記憶重任的檔案工作提出了嚴峻挑戰。早在上世紀八十年代，歐美等國便開始由專業人員制定檔案防災計劃，以期在災難來臨時能照常開展工作，將損失減到最小程度。進入21世紀，人們的防災意識不斷增強，檔案資料異地備份等新型防災手段也逐漸為公眾所認識，傳統意義上的檔案保護被賦予了新的涵義。本文介紹的《圖書檔案防災計劃概述》將從專業角度描述防災計劃及其制定的基本要素，其內容包括：將防災計劃納入檔案館日常管理工作；確定優先搶救的重要檔案并列出清單；置備相關材料和設備；訓練有關人員以使其具備快速應對災難的能力；定期開展模擬訓練等等。而《哈佛大學圖書館防災計劃兩則》則為我們提供了可資借鑒的具體范例。
圖書檔案防災計劃概述
1．何謂防災計劃？
防災計劃是圖書檔案部門為預防洪水、颶風等自然災害以及火災、偷盜等社會突發事件而專門設計的一整套應急程序，這套程序可最大限度地降低災難對圖書檔案造成的損害。
一份綜合性的防災計劃通常由幾個獨立而又互有關聯的小計劃組成。任何災難都會經歷三個階段：災前、災中和災后，因此，防災計劃也應圍繞這三個不同的階段而設計。災前階段，防災計劃的制定可與日常工作相配套，此時應制定兩種計劃：預防性計劃和備戰計劃。預防性計劃是抵御絕大部分災難的行動指南，包括修理滲漏的屋頂、安保系統的維護和升級，等等。備戰計劃旨在將已經確認的災難置于可控狀態，其內容包括：確定優先搶救的重要檔案并列出清單，購買塑料薄膜，配備冷凍設備，訓練有關人員以使其具備快速應對災難的能力。災中階段，必須對災難作出快速反應。這種快速、高效的反應源于完整、深入、細致的備戰計劃的制定。災后階段，須制訂一份恢復計劃。由于每次災難都有唯一性，恢復計劃不可能制訂得十分詳盡。根據觀察，絕大部分影響圖書檔案的災難都包含了水災因素。如下列情況一般均可引發水災：滅火、水管爆裂、屋頂滲漏、下水道堵塞或颶風。因此，訓練有素的人員應熟練掌握圖書檔案資料遭受水災后的搶救方法。
一份完整的防災計劃必須將災難可能波及的方面都考慮在內。這些方面是：
人員，包括工作人員、利用者（圖書檔案用戶）和參觀者。
藏品和文件，包括各種檔案文件、專著、手稿、地圖、錄音磁帶、計算機磁盤、光盤、影碟、圖片資料，以及相關目錄。同樣重要的是對本機構重要文件的保護，通常情況下，缺少這些文件機構將無法正常運作。機構所有的法律文件、重要檔案和財務文件都包括在內。
大樓和設備，包括車輛、空調、管道系統、供電設備、計算機和其他設備。
針對災難不同階段設計的各種計劃，均應考慮人員、藏品和大樓三方面因素。各階段應制訂的計劃可用以下圖例示之：
災前階段----〈 預防性計劃
〈備戰計劃
災中階段----〈 （即時）反應計劃
災后階段----〈 恢復計劃
一切預防性活動均應納入機構日常工作中。一旦防災計劃制訂完畢，確定多少時間可用于備戰至關重要。防災計劃的實施會對其他日常工作，諸如編目、歸檔和利用服務等產生影響，從而打破平衡。因此，用于防災計劃的時間以確保機構從容應對為準。
2．防災計劃制訂的基本要素
由于一份防災計劃必須適用于大樓及其內部的人員、藏品、文件和設備，因此，由一個團隊來準備這份計劃往往更為可取。制訂一份防災計劃通常包括以下五個主要步驟：
進行風險分析
確認已有的預防性措施和備戰措施
對額外增加的預防性措施和備戰措施的實施提出建議
明確職責
制訂災難發生后的應急措施和災后恢復措施
第一步：進行風險分析
風險分析的目的是確認那些足以對組織及其藏品構成最大威脅的事件。對此進行風險分析之后才有可能設計出合理的程序，以規避風險或將風險帶來的影響降至最低。根據災害所產生的影響，可將不同災害的風險系數分為以下4個等級：
火，旋風，洪水，國內動亂，地震，沙塵暴，總水管爆裂
水龍頭漏水，簡陋的環境條件，偷竊，故意破壞
密集架突然倒塌，機器運轉失常（出現故障）
必須記住，風險不是一成不變的，會隨條件變化而呈現極大不同。例如，結構更動過（不盡合理）的建筑與按照正規設計的建筑相比，其遭遇火災的風險將大大增加。
風險分析在不同的組織（機構）內會產生不同的模式。各種因素，例如地理位置、大樓建造方式、政治環境、工作人員的數量、過度擁擠的狀況以及大樓的使用方式都會影響風險分析的結果。
第二步：確認已有的措施
防災計劃的第二步是確認絕大部分機構已制訂的預防性措施和備戰措施。從安全保衛、保管、清掃、裝訂、煙熏消毒到火災報警，各機構具體的操作步驟不盡相同。這些活動極少落到某個人身上，因此，防災計劃的實施需要各職能部門的分工協作。
第三步：提出改進的建議
制訂防災計劃的第三步是為預防和準備極有可能發生的災難提供建設性意見，以便制訂出更具針對性的措施。這類災難通常是指上述列表中的第1和第2種災害。
表中所列第1種災害，其發生絕大部分不可抗拒，但若采取恰當的預防性措施，可降低某些災難帶來的危害程度。例如，在一個經常發生颶風的區域，庫房大樓的建造應明確規定抗颶風標準。制訂備戰計劃對第1類災害顯得尤為重要，其內容包括：給藏品投保；創建并定期更新應急計劃；將應急設備集中；鑒定重要館藏，列出優先搶救的藏品；確認可替代的保管場所；提供足夠的火災保護；培養工作人員的防災意識，并使其了解災難發生時該采取的行動。
盡管表中所列第1種災害情況各有不同，但所有災害對藏品構成的最常見的威脅來自水。絕大部分被水浸濕的圖書檔案資料是可以搶救的，因此，制訂綜合性（詳盡）的水災處理備戰計劃極其重要。
表中所列第2種災害，大部分可通過開展預防性實戰演練來防止。盡管如此，也還有部分須考慮制訂備戰計劃。預防性措施一旦得到確認，通常可納入機構常規活動，充分利用已有的人財物等條件，避免因經濟因素制約而受到影響。實行預防性措施的目的之一是盡可能地將第2類災害轉變為第4類災害。
表中所列第3類災害應該被考慮，但絕大部分發生的可能性極小，因此不必給予特別關注。例如，地震在有些地區的發生極為罕見。
如上所述，防災計劃的目標是將風險降至最低，并最大程度地減輕災害帶來的影響。
下列因素是制訂防災計劃時必須考慮的：
可調用的資金。防災計劃中的一些建議，如大樓維修及設備更新等通常需要額外經費，若沒有可調用的資金，這些建議便無法實施。當然，另一方面，建議的提出也為資金的獲得提供了可能依據。
可調用的設備。如果沒有可調用的特定設備，完善防災計劃并沒有多大用處。例如，若無法提供冷凍設備，建議將浸濕的資料冷凍處理便沒有意義。
可調用的訓練有素的人員。很多國家缺乏訓練有素的保管人員。災難發生時，急需一批訓練有素的專業人員投入應急行動，完成救災任務。
制訂防災計劃時，必須牢記，每一次災難都是唯一的，其發生和實際狀況很難預測。因此，防災計劃必須靈活變通。一份令人滿意的防災計劃若能切實執行，重大的災難就可變成輕微的事故。
第四步：明確職責
防災計劃涉及人員眾多。為確保防災計劃的順利實施，有必要明確各相關部門人員的職責。下表羅列了不同階段各部門人員分工情況：
為藏品投保
鑒定重要圖書檔案資料及決定優先搶救的藏品
保持與突發事件各方的聯系
保證物資調配
安排復印和照相翻拍
保管目錄和庫房密集架排放數據；保管救災過程技術性數據
保持與其他地區、其他國家及國際組織的合作
組成和訓練災后恢復小組
每個在預防階段和備戰階段承擔任務的人都應清楚了解自己的職責。
第五步：制訂應急措施和災后恢復措施
在制訂應急措施和災后恢復措施時，有必要先明確由誰負責宣布（機構處于）緊急狀態并開始實施防災計劃。而處理與媒體的事務、保險索賠、領導災后恢復小組工作、聯系冷（凍）藏設備、匯集災后恢復物資、聯系專家和保管員，以及向政府或有關權威部門報告災情等也是制訂應急措施必須考慮的方面。
防災計劃通常是一組內容詳盡的包括預防性計劃、備戰計劃、（即時）反應計劃和（災后）恢復計劃在內的文件。個人在實施計劃過程中承擔的職責經常不太明晰。因此，有必要將任務分解至防災小組每一位成員，并清楚地標明不同階段其應承擔的責任。每位成員執行任務時出現的頻率也應專門標出。
通常，預防性計劃可納入圖書檔案機構的日常工作中，但許多備戰計劃顯然超越了其正常的工作范疇，因此很容易被忽略。防災計劃的成功實施需要各相關部門的緊密合作、從上至下團隊成員的恪盡職守。因為，這是一項持續性的活動，并非只有災難發生時才需要。
要避免將防災計劃作為一份漂亮的文件束之高閣。已經寫就的防災計劃不可能涵蓋所有可能發生的情況，因此，有必要進行經常性的模擬訓練，由此發現計劃中不盡合理的部分。同時，通過實戰演練，使團隊成員明確自己的工作職責，形成更好的團隊合作機制。
哈佛大學圖書館防災計劃兩則
（一）突發事件應急反應手冊
當書籍、紙張、照片、膠卷及音視頻介質因突發事件而受損時，迅速作出反應相當重要。在事件發生的24小時內立即采取有效行動有可能使受損物得到及時搶救。
當突發事件威脅到圖書資料時，采取以下步驟：
第一步：確保所有人員的安全。
采取恰當措施保護介入其中每個人的生命和健康。突發事件發生期間，可通過美國紅色通道網站搜索有關安全保護的信息。
第二步：通知突發事件應急處理有關各方。
根據突發事件的性質，向政府指定的應急反應機構，如火警處、警察局等尋求幫助。同時，通知以下部門：
●圖書館行政部門
圖書館設備管理部門
圖書館地方應急反應小組
哈佛大學圖書館圖書資料應急小組
第三步：對突發事件狀況作迅速評估。
如有可能，且在保證安全的前提下，對威脅藏品安全的來源及受損范圍迅速作出評估。
第四步：保護圖書資料免遭進一步危害。
如有可能，且在保證安全的前提下，采取恰當措施保護圖書資料，例如，用塑料薄膜覆蓋并將之移至安全地點。消除威脅因素，如修理滲漏的水管等。
第五步：穩定環境。若圖書資料已浸濕，采取如下步驟：
●室溫降至華氏65度以下
●相對濕度降至35%以下
●使受影響區域空氣輕柔流動，以免產生霉菌
●若霉菌已產生，尋求專業幫助，防止其進一步蔓延
第六步：對藏品受損情況作綜合評估。
鑒定資料受損類型，并估算數量：
●裝訂的書籍
●未裝訂的紙張
●縮微品
●照片和底片
●錄像帶，錄音帶
●動畫片
●其他
鑒定資料受損情況，如：
●受潮
●浸濕
●煙熏
●火燒
●弄臟
●細菌污染或其他危險物污染
●拍下受影響區域
第七步：尋求有關搶救受損物的專業建議。
第八步：決定是否需要外部商業性應急服務。
圖書館行政部門與哈佛大學圖書資料應急小組共同磋商決定，是否受損圖書資料的種類或數量已超越圖書館應對能力。
第九步：若需外部服務，安排購買服務。
圖書館行政部門與下列部門聯系：
金融服務部門
保險機構
第十步：無需外部服務，履行搶救行動。
圖書館地方應急反應小組應與哈佛大學圖書資料應急小組共同磋商：
●匯集物資
●將受損藏品移至安全地點
搶救受損物
第十一步：保存詳細記錄
記錄：
受影響的區域/范圍
受影響的物品
●被搶救物所在地
搶救方法
（二）哈佛大學圖書館防颶風計劃
美國國家海洋與大氣行政署（The National Oceanic and Atmospheric Administration）將颶風定義為“一種以雷暴雨及表面大氣環流為主要癥侯、最小風力達到或超過每小時74英里的強熱帶天氣”，按照風力大小，颶風可分為5個等級，其中1級為最弱，5級為最強。
為颶風季節（6-11月）作準備
1．復查應急計劃使之更為完善和準確，需要時及時予以更新。
2．開列應急物資清單，補充丟失或過期產品。
3．檢查大樓及有關設備，尋找狂風暴雨來臨時最易受攻擊之處（例如損壞的門窗或高高懸掛的大樹枝等），安排有關人員及時補救。
4．與設備人員一起核實最近的應急計劃、物資供應及設備狀況，并使其投入運作。
5．復查重要電子信息備份。
6．鼓勵全體工作人員為自己的家庭制訂一份防颶風個人應急計劃。
颶風觀察階段（颶風的威脅將在36小時內或不久來臨）
1．密切追蹤天氣狀況。
2．向全體工作人員發出警告，指明颶風來襲時各自的職責。
3．決定未來48小時內與重要成員的溝通方式和位置。
4．與設備人員協調應急反應計劃
颶風警告期間（颶風威脅將在24小時內或不久來臨）
1．密切追蹤天氣狀況。
2．移開窗臺邊和地板上的藏品資料。
3．若有洪水危險，將藏品從低處移至較高處。
4．用塑料薄膜覆蓋書桌和設備，并用膠布固定。
5．獲得購買災后物資的現金或授權。
6．將冷凍機和冷卻器調至最低。
7．除非得到地方行政當局的通知，讓全體工作人員回家。
8．與設備人員協調閉館及安全事宜。
（曹勝梅編譯自澳大利亞國家圖書館、哈佛大學圖書館等網站）
圖書檔案防災計劃概述
1．何謂防災計劃？
防災計劃是圖書檔案部門為預防洪水、颶風等自然災害以及火災、偷盜等社會突發事件而專門設計的一整套應急程序，這套程序可最大限度地降低災難對圖書檔案造成的損害。
一份綜合性的防災計劃通常由幾個獨立而又互有關聯的小計劃組成。任何災難都會經歷三個階段：災前、災中和災后，因此，防災計劃也應圍繞這三個不同的階段而設計。災前階段，防災計劃的制定可與日常工作相配套，此時應制定兩種計劃：預防性計劃和備戰計劃。預防性計劃是抵御絕大部分災難的行動指南，包括修理滲漏的屋頂、安保系統的維護和升級，等等。備戰計劃旨在將已經確認的災難置于可控狀態，其內容包括：確定優先搶救的重要檔案并列出清單，購買塑料薄膜，配備冷凍設備，訓練有關人員以使其具備快速應對災難的能力。災中階段，必須對災難作出快速反應。這種快速、高效的反應源于完整、深入、細致的備戰計劃的制定。災后階段，須制訂一份恢復計劃。由于每次災難都有唯一性，恢復計劃不可能制訂得十分詳盡。根據觀察，絕大部分影響圖書檔案的災難都包含了水災因素。如下列情況一般均可引發水災：滅火、水管爆裂、屋頂滲漏、下水道堵塞或颶風。因此，訓練有素的人員應熟練掌握圖書檔案資料遭受水災后的搶救方法。
一份完整的防災計劃必須將災難可能波及的方面都考慮在內。這些方面是：
人員，包括工作人員、利用者（圖書檔案用戶）和參觀者。
藏品和文件，包括各種檔案文件、專著、手稿、地圖、錄音磁帶、計算機磁盤、光盤、影碟、圖片資料，以及相關目錄。同樣重要的是對本機構重要文件的保護，通常情況下，缺少這些文件機構將無法正常運作。機構所有的法律文件、重要檔案和財務文件都包括在內。
大樓和設備，包括車輛、空調、管道系統、供電設備、計算機和其他設備。
針對災難不同階段設計的各種計劃，均應考慮人員、藏品和大樓三方面因素。各階段應制訂的計劃可用以下圖例示之：
災前階段----〈 預防性計劃
〈備戰計劃
災中階段----〈 （即時）反應計劃
災后階段----〈 恢復計劃
一切預防性活動均應納入機構日常工作中。一旦防災計劃制訂完畢，確定多少時間可用于備戰至關重要。防災計劃的實施會對其他日常工作，諸如編目、歸檔和利用服務等產生影響，從而打破平衡。因此，用于防災計劃的時間以確保機構從容應對為準。
2．防災計劃制訂的基本要素
由于一份防災計劃必須適用于大樓及其內部的人員、藏品、文件和設備，因此，由一個團隊來準備這份計劃往往更為可取。制訂一份防災計劃通常包括以下五個主要步驟：
進行風險分析
確認已有的預防性措施和備戰措施
對額外增加的預防性措施和備戰措施的實施提出建議
明確職責
制訂災難發生后的應急措施和災后恢復措施
第一步：進行風險分析
風險分析的目的是確認那些足以對組織及其藏品構成最大威脅的事件。對此進行風險分析之后才有可能設計出合理的程序，以規避風險或將風險帶來的影響降至最低。根據災害所產生的影響，可將不同災害的風險系數分為以下4個等級：
火，旋風，洪水，國內動亂，地震，沙塵暴，總水管爆裂
水龍頭漏水，簡陋的環境條件，偷竊，故意破壞
密集架突然倒塌，機器運轉失常（出現故障）
必須記住，風險不是一成不變的，會隨條件變化而呈現極大不同。例如，結構更動過（不盡合理）的建筑與按照正規設計的建筑相比，其遭遇火災的風險將大大增加。
風險分析在不同的組織（機構）內會產生不同的模式。各種因素，例如地理位置、大樓建造方式、政治環境、工作人員的數量、過度擁擠的狀況以及大樓的使用方式都會影響風險分析的結果。
第二步：確認已有的措施
防災計劃的第二步是確認絕大部分機構已制訂的預防性措施和備戰措施。從安全保衛、保管、清掃、裝訂、煙熏消毒到火災報警，各機構具體的操作步驟不盡相同。這些活動極少落到某個人身上，因此，防災計劃的實施需要各職能部門的分工協作。
第三步：提出改進的建議
制訂防災計劃的第三步是為預防和準備極有可能發生的災難提供建設性意見，以便制訂出更具針對性的措施。這類災難通常是指上述列表中的第1和第2種災害。
表中所列第1種災害，其發生絕大部分不可抗拒，但若采取恰當的預防性措施，可降低某些災難帶來的危害程度。例如，在一個經常發生颶風的區域，庫房大樓的建造應明確規定抗颶風標準。制訂備戰計劃對第1類災害顯得尤為重要，其內容包括：給藏品投保；創建并定期更新應急計劃；將應急設備集中；鑒定重要館藏，列出優先搶救的藏品；確認可替代的保管場所；提供足夠的火災保護；培養工作人員的防災意識，并使其了解災難發生時該采取的行動。
盡管表中所列第1種災害情況各有不同，但所有災害對藏品構成的最常見的威脅來自水。絕大部分被水浸濕的圖書檔案資料是可以搶救的，因此，制訂綜合性（詳盡）的水災處理備戰計劃極其重要。
表中所列第2種災害，大部分可通過開展預防性實戰演練來防止。盡管如此，也還有部分須考慮制訂備戰計劃。預防性措施一旦得到確認，通常可納入機構常規活動，充分利用已有的人財物等條件，避免因經濟因素制約而受到影響。實行預防性措施的目的之一是盡可能地將第2類災害轉變為第4類災害。
表中所列第3類災害應該被考慮，但絕大部分發生的可能性極小，因此不必給予特別關注。例如，地震在有些地區的發生極為罕見。
如上所述，防災計劃的目標是將風險降至最低，并最大程度地減輕災害帶來的影響。
下列因素是制訂防災計劃時必須考慮的：
可調用的資金。防災計劃中的一些建議，如大樓維修及設備更新等通常需要額外經費，若沒有可調用的資金，這些建議便無法實施。當然，另一方面，建議的提出也為資金的獲得提供了可能依據。
可調用的設備。如果沒有可調用的特定設備，完善防災計劃并沒有多大用處。例如，若無法提供冷凍設備，建議將浸濕的資料冷凍處理便沒有意義。
可調用的訓練有素的人員。很多國家缺乏訓練有素的保管人員。災難發生時，急需一批訓練有素的專業人員投入應急行動，完成救災任務。
制訂防災計劃時，必須牢記，每一次災難都是唯一的，其發生和實際狀況很難預測。因此，防災計劃必須靈活變通。一份令人滿意的防災計劃若能切實執行，重大的災難就可變成輕微的事故。
第四步：明確職責
防災計劃涉及人員眾多。為確保防災計劃的順利實施，有必要明確各相關部門人員的職責。下表羅列了不同階段各部門人員分工情況：
為藏品投保
鑒定重要圖書檔案資料及決定優先搶救的藏品
保持與突發事件各方的聯系
保證物資調配
安排復印和照相翻拍
保管目錄和庫房密集架排放數據；保管救災過程技術性數據
保持與其他地區、其他國家及國際組織的合作
組成和訓練災后恢復小組
每個在預防階段和備戰階段承擔任務的人都應清楚了解自己的職責。
第五步：制訂應急措施和災后恢復措施
在制訂應急措施和災后恢復措施時，有必要先明確由誰負責宣布（機構處于）緊急狀態并開始實施防災計劃。而處理與媒體的事務、保險索賠、領導災后恢復小組工作、聯系冷（凍）藏設備、匯集災后恢復物資、聯系專家和保管員，以及向政府或有關權威部門報告災情等也是制訂應急措施必須考慮的方面。
防災計劃通常是一組內容詳盡的包括預防性計劃、備戰計劃、（即時）反應計劃和（災后）恢復計劃在內的文件。個人在實施計劃過程中承擔的職責經常不太明晰。因此，有必要將任務分解至防災小組每一位成員，并清楚地標明不同階段其應承擔的責任。每位成員執行任務時出現的頻率也應專門標出。
通常，預防性計劃可納入圖書檔案機構的日常工作中，但許多備戰計劃顯然超越了其正常的工作范疇，因此很容易被忽略。防災計劃的成功實施需要各相關部門的緊密合作、從上至下團隊成員的恪盡職守。因為，這是一項持續性的活動，并非只有災難發生時才需要。
要避免將防災計劃作為一份漂亮的文件束之高閣。已經寫就的防災計劃不可能涵蓋所有可能發生的情況，因此，有必要進行經常性的模擬訓練，由此發現計劃中不盡合理的部分。同時，通過實戰演練，使團隊成員明確自己的工作職責，形成更好的團隊合作機制。
哈佛大學圖書館防災計劃兩則
（一）突發事件應急反應手冊
當書籍、紙張、照片、膠卷及音視頻介質因突發事件而受損時，迅速作出反應相當重要。在事件發生的24小時內立即采取有效行動有可能使受損物得到及時搶救。
當突發事件威脅到圖書資料時，采取以下步驟：
第一步：確保所有人員的安全。
采取恰當措施保護介入其中每個人的生命和健康。突發事件發生期間，可通過美國紅色通道網站搜索有關安全保護的信息。
第二步：通知突發事件應急處理有關各方。
根據突發事件的性質，向政府指定的應急反應機構，如火警處、警察局等尋求幫助。同時，通知以下部門：
●圖書館行政部門
圖書館設備管理部門
圖書館地方應急反應小組
哈佛大學圖書館圖書資料應急小組
第三步：對突發事件狀況作迅速評估。
如有可能，且在保證安全的前提下，對威脅藏品安全的來源及受損范圍迅速作出評估。
第四步：保護圖書資料免遭進一步危害。
如有可能，且在保證安全的前提下，采取恰當措施保護圖書資料，例如，用塑料薄膜覆蓋并將之移至安全地點。消除威脅因素，如修理滲漏的水管等。
第五步：穩定環境。若圖書資料已浸濕，采取如下步驟：
●室溫降至華氏65度以下
●相對濕度降至35%以下
●使受影響區域空氣輕柔流動，以免產生霉菌
●若霉菌已產生，尋求專業幫助，防止其進一步蔓延
第六步：對藏品受損情況作綜合評估。
鑒定資料受損類型，并估算數量：
●裝訂的書籍
●未裝訂的紙張
●縮微品
●照片和底片
●錄像帶，錄音帶
●動畫片
●其他
鑒定資料受損情況，如：
●受潮
●浸濕
●煙熏
●火燒
●弄臟
●細菌污染或其他危險物污染
●拍下受影響區域
第七步：尋求有關搶救受損物的專業建議。
第八步：決定是否需要外部商業性應急服務。
圖書館行政部門與哈佛大學圖書資料應急小組共同磋商決定，是否受損圖書資料的種類或數量已超越圖書館應對能力。
第九步：若需外部服務，安排購買服務。
圖書館行政部門與下列部門聯系：
金融服務部門
保險機構
第十步：無需外部服務，履行搶救行動。
圖書館地方應急反應小組應與哈佛大學圖書資料應急小組共同磋商：
●匯集物資
●將受損藏品移至安全地點
搶救受損物
第十一步：保存詳細記錄
記錄：
受影響的區域/范圍
受影響的物品
●被搶救物所在地
搶救方法
（二）哈佛大學圖書館防颶風計劃
美國國家海洋與大氣行政署（The National Oceanic and Atmospheric Administration）將颶風定義為“一種以雷暴雨及表面大氣環流為主要癥侯、最小風力達到或超過每小時74英里的強熱帶天氣”，按照風力大小，颶風可分為5個等級，其中1級為最弱，5級為最強。
為颶風季節（6-11月）作準備
1．復查應急計劃使之更為完善和準確，需要時及時予以更新。
2．開列應急物資清單，補充丟失或過期產品。
3．檢查大樓及有關設備，尋找狂風暴雨來臨時最易受攻擊之處（例如損壞的門窗或高高懸掛的大樹枝等），安排有關人員及時補救。
4．與設備人員一起核實最近的應急計劃、物資供應及設備狀況，并使其投入運作。
5．復查重要電子信息備份。
6．鼓勵全體工作人員為自己的家庭制訂一份防颶風個人應急計劃。
颶風觀察階段（颶風的威脅將在36小時內或不久來臨）
1．密切追蹤天氣狀況。
2．向全體工作人員發出警告，指明颶風來襲時各自的職責。
3．決定未來48小時內與重要成員的溝通方式和位置。
4．與設備人員協調應急反應計劃
颶風警告期間（颶風威脅將在24小時內或不久來臨）
1．密切追蹤天氣狀況。
2．移開窗臺邊和地板上的藏品資料。
3．若有洪水危險，將藏品從低處移至較高處。
4．用塑料薄膜覆蓋書桌和設備，并用膠布固定。
5．獲得購買災后物資的現金或授權。
6．將冷凍機和冷卻器調至最低。
7．除非得到地方行政當局的通知，讓全體工作人員回家。
8．與設備人員協調閉館及安全事宜。
（曹勝梅編譯自澳大利亞國家圖書館、哈佛大學圖書館等網站）
