檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館
作者：楊來青 徐明君 鄒杰來源：青島市檔案信息網
2008年11月， IBM首席執行官彭明盛提出智慧地球的概念，已經得到了各國的普遍認可。按照IBM的定義，“智慧地球”包括三個維度：第一，能夠更透徹地感應和度量世界的本質和變化；第二，促進世界更全面地互聯互通；第三，在上述基礎上，所有事物、流程、運行方式都將實現更深入的智能化，企業因此獲得更智能的洞察。隨后，智慧城市、智慧交通甚至智慧圖書館等新事物不斷出現，智慧技術和智慧管理已經成為新的發展趨勢。檔案館應跟進技術發展的新趨勢，研究智慧檔案館的發展理念、工作目標和實現路徑，開展智慧檔案館建設，為檔案館事業的持續發展創造條件。
一、新技術發展與數字檔案館的局限性 當前，信息技術發展呈現出新的特點。一是物聯網技術迅速發展，人們借用一定的感知手段實現了對物體信息的感知、網絡傳遞，并在一定程度上實現了對物體的智能管理。二是移動通訊技術日益普及，伴隨著第三代移動通信的發展，其數據通信功能更加強大，服務范圍更加廣泛，更多的移動終端接入移動通信網絡，而已經開始應用的4G通信網絡所支持的業務范圍更加廣泛。三是云計算技術廣泛應用。云計算將計算、服務和應用作為一種公共設施提供給公眾，使人們能夠像使用水、電、煤氣和電話那樣使用計算機資源。這些新技術應用范圍日益廣泛，并具有廣闊的發展前景，將不可避免地對檔案信息資源管理產生直接的、深刻的影響。
當前，檔案信息化建設的核心內容是數字檔案館。數字檔案館以數字技術處理和存儲傳統載體檔案信息、原生電子檔案及其目錄信息，應用網絡傳輸技術實現檔案信息網絡查詢和傳播。數字檔案館的產生，解決了傳統檔案固有的載體數量及其壽命有限和利用范圍受限等問題，使檔案信息得以脫離傳統載體的束縛，以數字形態存儲、傳播與利用，給檔案工作帶來革命性變革。
但是，用發展的眼光看，數字檔案館受理念、資源、技術等因素制約，還有一定的局限性。一是數字檔案館給檔案館帶來了檔案信息管理的革命，而并非檔案管理革命。由于數字檔案館主要功能為依托數字技術管理檔案的“信息”，并沒有在管理檔案實體方面有實質性的突破，檔案信息與檔案實體信息在數字檔案館中沒有有機結合起來；二是數字檔案館不具備檔案信息“再造”的功能。數字檔案館只是為傳統檔案資源建立了數字鏡像和利用平臺，只是對傳統檔案管理做法做了信息技術條件下的“模擬”，雖方便了檔案管理與利用，但并不具備幫助檔案管理人員開展業務工作及輔助檔案信息用戶思維的功能；三是數字檔案館信息資源明顯受制于館藏檔案基礎，以館藏檔案數字化、原生電子檔案為核心資源，數字檔案館的資源結構難以突破傳統檔案館既有的局限性；四是數字檔案館受技術的制約，信息管理、信息服務、信息安全均有不同程度的薄弱環節。
解決新問題需要新理念、新思路、新技術。檔案部門應在繼續鞏固和提升數字檔案館建設成果的基礎上，積極采用云計算、物聯網等新技術，主動跟進和融入智慧城市、智慧中國建設的大趨勢，瞄準智慧檔案館的新目標，將檔案信息化建設推向新階段。
二、智慧檔案館的概念與特性 智慧檔案館是基于物聯網、云計算等新技術構建的智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。
智慧檔案館的管理對象為多元化的檔案資源。多元化的檔案資源包括館藏傳統檔案和新型檔案的內容信息與載體信息，如原生的電子檔案、檔案數字化成果、檔案目錄數據庫、檔案載體信息庫等；包括檔案館采取各類技術手段管理檔案資源的檔案管理信息，如檔案館樓宇智慧管理信息等。其中，僅涉及第一類信息的智慧檔案館，我們可以稱之為狹義智慧檔案館，涉及全部信息的檔案館則可稱為廣義智慧檔案館。
智慧檔案館與數字檔案館的根本區別，在于前者具有檔案信息感知與協同處置的功能。智慧檔案館綜合運用先進的物聯網技術、云計算技術和自動控制技術，構建一個感知并根據預設方案和案例經驗等自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系，以提高檔案管理與檔案館運行的效率和服務水平。但是僅僅使用物聯網、云計算等新技術的檔案館并不是真正的智慧檔案館。真正的智慧檔案館應該是充分運用各類技術手段，對檔案資源管理與開發、檔案館運行等各類信息進行感知、挖掘，經綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應用于決策、管理和服務。從某種意義上講，智慧檔案館的“智”可以概括為智能的感知與告知信息，“慧”可以概括為聰明的應對與處置信息。
與目前的數字檔案館相比，智慧檔案館的服務范圍將因使用移動服務技術而更為廣泛。采用有線寬帶技術和無線寬帶技術，使智慧檔案館成為寬帶檔案館和無線檔案館，在檔案館內將實現檔案信息感知與服務的泛在化；并通過三網融合的互聯網、第三代移動通信（3G）網絡等服務平臺，實現城鄉檔案信息利用服務的全覆蓋。 智慧檔案館能夠在數字檔案館的基礎之上，通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，實現物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡互聯，隨時采集環境信息、物體動態信息，增強智慧檔案館信息獲取、實時反饋和隨時隨地智能服務的能力，充分發掘數字檔案的資源優勢，運用新的信息技術和通信技術手段感知、分析、整合檔案資源和檔案館運行的信息，從而對于包括檔案收集、管理、利用、存儲、監督等活動在內的各種需求做出智能響應和智慧支持，為檔案館中物與物、人與物、人與人的全面互聯、互通、互動提供了基礎條件，為檔案管理和信息開發創造更美好的前景。
智慧檔案館不僅是檔案資源管理與開發的平臺，也是智慧城市的重要組成部分，在智慧城市體系建設中發揮極為廣泛的作用。如對社會事業與公共服務信息化而言，智慧檔案館可以以市民和社會組織需求為導向，發揮多元化檔案信息資源的服務作用，建立廣覆蓋、多途徑、多樣化的檔案信息服務體系，讓市民和社會組織享受到檔案信息化帶來的智慧服務和個性化服務。對電子政務而言，智慧檔案館可以以方便公眾辦事、提高工作效率為出發點，為黨政機關和基層組織提供智慧化的檔案信息共享支撐平臺，促進公共事務的協同辦理，進一步提高公共服務的便捷性。
三、智慧檔案館的體系構成 讓檔案館“智慧”起來，關鍵在于突破數字檔案館檔案信息收管存用的理念、范圍和模式，建立集“資源多元、全面感知、綜合處置、雙模存儲、泛在應用”于一體的檔案及檔案館管理與運營綜合支撐平臺。
（一）資源多元。檔案資源是智慧檔案館的信息基礎。智慧檔案館的信息資源主要由以下內容構成：由原生電子檔案、檔案數字化成果、經濟社會運行及管理信息的歸檔數據庫等構成的檔案內容信息資源，由檔案目錄、檔案索引等構成的檔案管理信息資源，基于RFID技術（即射頻識別技術）的檔案實體信息資源，由媒體信息、網站信息、非物質文化信息等構成的城鄉記憶資源，由用戶信息、檔案利用信息、檔案數據挖掘信息等構成的檔案應用信息資源，由供電信息、溫濕度信息、安保信息等構成的檔案館樓宇管理信息資源。這些資源既可以讓用戶感知和獲取檔案內容信息，滿足利用需求；也可以讓管理者感知和獲取檔案管理信息，協同處理檔案業務工作。
（二）全面感知。感知是智慧管理第一要求。對智慧檔案館而言，需要通過管理策略和相應的技術手段，將檔案實體、檔案內容、檔案管理信息與互聯網聯系起來，進行信息交換和通訊，實現對檔案實體的感知、檔案內容信息的感知、檔案管理信息的感知，即感知檔案、感知信息、感知管理。對檔案實體的感知，主要通過RFID技術實現，以智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理檔案實體；對檔案內容的感知，主要通過智能化的數據挖掘技術實現，以智能化識別、抽取、整合和應用檔案信息；對檔案管理狀況的感知，主要通過樓宇智能管理技術實現，以智能化監測、評價和處置檔案管理狀態。
（三）綜合處置。智慧檔案館的智慧之處，在于具備構筑在信息基礎之上的應對與處置機制。對檔案信息利用需求的應對與處置，將通過檔案信息需求特征解析平臺和檔案利用知識管理、經驗管理等支持平臺，建立檔案信息利用模型，對感知信息進行內容相關性評價、利用政策容許度評價、利用方式和途徑合理性評價，進一步提高檔案信息利用的查準率、查全率，保障檔案信息的利用。對檔案管理業務工作需求的應對與處置，將通過檔案實體與內容信息、檔案實體信息與樓宇管理信息的綜合分析，及時反映檔案管理的運行狀況，評價檔案業務工作與業務標準的吻合指數，提示檔案管理和檔案館運行管理風險，提出跨部門協作管理的處置策略和考核指標，為檔案管理者提供指針式判斷界面和菜單式處置方案建議，使其科學開展檔案業務工作，改善檔案管理的運行效率提供可視化的、可量化的數據支撐和智慧支持，實現檔案實體、檔案信息、檔案管理環境的一體化管理和交互式管理。
（四）雙模存儲。智慧檔案館離不開海量數據的運算和存儲。對智慧檔案館而言，解決海量數據帶來的一系列問題，云計算不是唯一的途徑，但是不可或缺的途徑。一些檔案信息具有安全保密等特殊的屬性，決定了智慧檔案館必須擁有屬于自己的、獨立數據計算和存儲能力，因此，構建智慧檔案館必須配備滿足業務工作需要的服務器和存儲設備。但是，海量數據處理和存儲壓力和已有及潛在用戶的利用需求特點，又決定了智慧檔案館必須采用云計算和云存儲技術。因此，智慧檔案館的數據運算和存儲將采用“自有“和”云“雙模模式。而在可以預見的未來，智慧檔案館將不僅運行于”社會云“之中，還將運行于檔案行業的”檔案云“之中。
（五）泛在應用。智慧檔案館的服務領域將隨著技術的發展而進一步擴大。除了繼續完善現有信息發布利用平臺外，將跟進移動服務技術，建立移動數字信息查閱服務中心，通過無線網絡和手機等手持終端設備，實現檔案信息服務移動化。同時，應適應三網融合的新形勢，將檔案信息服務納入三網融合新的信息服務體系，將信息共享平臺延伸電視屏幕等新的終端設備。
四、青島市建設智慧檔案館的總體構想 由于理論研究不足、缺少范式借鑒及資金難以一步到位等原因，青島市檔案館近期將以俠義智慧檔案館為目標，著手智慧檔案館項目的研究和建設工作。一期工程主要解決總體方案的研究與制定、智慧檔案館框架搭建等問題，力爭構建一個初級階段的智慧檔案館，為將來全面建設智慧檔案館打下基礎。
青島市智慧檔案館以實現基于電子文檔一體化和業務數據倉儲式管理、基于青島記憶理念的數字文獻資源管理、基于物聯網技術的檔案智能管理、基于智慧泛在理念的檔案信息服務、基于真實可信和長期可用的檔案安全存儲、基于智能技術的檔案館工作科學管理、基于網格化管理的全市檔案業務監督指導為主要建設內容，其目標是通過構建檔案智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護、智慧監督平臺，實現檔案資源的高度智能化管理和開發利用。
檔案智慧收集平臺。一是建設基于文檔一體化的電子檔案管理平臺，加強電子檔案的接收與管理；二是建設業務數據庫采集管理平臺，集中管理各單位有長久保存價值的業務檔案數據庫；三是建設媒體信息采集平臺，實現檔案館對網站、廣播、電視等媒體信息的智能采集和自動歸檔；四是建設基于青島記憶理念的數字文獻資源收集和管理平臺，有計劃地大規模積累城市歷史文化資源，并通過專用網站提供權威的城市歷史文化資源，搭建青島城市記憶體系。
檔案智慧管理平臺。重點推進物聯網射頻技術在檔案智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理中的應用，實現檔案實體信息與內容信息的一體化、交互化管理。
檔案智慧服務平臺。在對原有數字檔案館信息發布平臺進行智慧化改造的基礎上，重點研究建立移動數字檔案館信息查閱中心和基于“三網融合”的檔案館信息服務體系，拓展檔案服務領域，構造以人為本、市民參與、社會協同的檔案服務機制。 檔案智慧保護平臺。圍繞“兩地三中心”（青島市檔案館計算機中心、青島市同城備份中心、深圳異地容災中心）和“三庫兩平臺”（硬件設備庫、基本軟件典藏庫和電子檔案格式登記庫，數據遷移平臺和仿真平臺）策略建設安全存儲備份平臺和遷移仿真平臺，重點實現電子檔案封裝技術、電子檔案智能備份遷移技術和各類數據資源的分層次存儲技術，加強對數字檔案管理過程的智能跟蹤與記錄，保證數據在不斷發展變化的軟硬件系統中能被正確讀取使用。
檔案智慧監督平臺。建設面向檔案館工作人員的業務管理系統，通過智慧技術實現檔案流、工作流的全程管理，推動部門間信息共享和業務協同。建設網格化管理的檔案業務監督指導體系，實現檔案歸檔及時指導、檔案質量智能化監控、檔案業務知識支持服務和檔案管理模型的智能化構建，完善在線檔案業務監督指導模式，提升監管效能。 為應對智慧檔案館中巨大的信息處理、傳輸任務，應利用云計算等技術搭建虛擬化存儲利用平臺，并部署有線和無線兩種寬帶網絡，使系統具備較高的計算能力、數據傳輸能力、安全存儲能力和應用擴展能力。
建設智慧檔案館是一個長期的過程，也是一項復雜的工作，還面臨著信息資源整合、信息安全等諸多技術與非技術問題。當前，檔案部門建設智慧檔案館雖然有一定的基礎，但缺乏政策支持、法律規范和理論研究，沒有統一規劃和相應技術標準，在資金、技術和人才等也有很多不足，亟待加強頂層設計和政策支持，以避免走先建設后規范、先應用后完善的老路，促進智慧檔案館的健康發展。
