原載中國檔案網 重慶大學檔案館 楊艷

隨著信息技術的廣泛應用，現代企業在生產、經營、科研、管理等工作中必將會產生大量的電子文件（數據），企業集團成員之間，除了通過資產、契約、人事、技術等紐帶將企業集團內部各成員聯系起來外，通常還通過信息紐帶，即通過集團的信息網絡將各成員聯系起來，達到實現管理控制和信息資源共享的目的，而檔案信息是企業生產、管理、經營的重要信息資源，所以檔案信息資源也是企業集團相互連接的重要紐帶。因此，企業集團群體數字檔案館建設是現代企業集團發展到一定階段的必然需求。

企業集團檔案工作的特點

所謂“企業集團”，是指由若干具有獨立法人地位的企業在統一管理基礎上，根據相互關系的緊密程度由不同層級的個體企業組成的經濟聯合體。由于企業集團是由多個獨立法人成員單位組成的多層次、多組織的結構，致使企業集團管理內容復雜，在內部管理體制上采取企業集團中各成員既保持相對獨立的地位，又實行統一領導和分層管理，即實行集權與分權相結合的管理體制。企業集團總部（核心層）實行集權管理，其檔案工作在組織機構和管理體制上也實行集中統一管理的原則，即集團總部檔案工作實行統一領導，統籌規劃，組織協調，負責對集團內各類檔案統一管理；集團總部各職能部門在集團的統一領導、監督、指導下，負責將形成的各類文件材料定期向集團檔案管理機構移交歸檔；在管理機構設置上，集團總部設專門的檔案管理機構，代表集團行使對集團總部和對企業集團下屬企業檔案工作的管理職能。集團總部對于下屬企業（緊密層）實行統一領導分級管理，具有行政管理職能和監管職責，檔案管理也實行統一領導分級管理的方式，即制定統一的制度進行指導和監督；緊密層企業設置自己獨立的檔案管理機構，負責管理本企業的檔案，同時其產生的檔案除了由本企業檔案機構保存外，還要向集團總部檔案機構移交；緊密層企業與企業集團總部存在著信息資源共享和數據移交的需求。集團總部，對于關聯不緊密的企業（半緊密層）一般不直接管理。緊密層企業對下屬企業（集團的半緊密層）的檔案工作具有指導監督職責；下屬半緊密層企業設置獨自的檔案管理機構，管理本單位的檔案；緊密層企業與下屬企業之間有資源共享的需求。

建設思路

企業集團的數字檔案館建設總體思路就是從企業集團整體出發，建立多層級、跨地域的由成員單位單個個體數字檔案館組成的數字檔案館群體，以達到實現數字檔案館群體中個體之間檔案信息資源共享的目的。為達此目的，企業集團群體數字檔案館就要遵循“頂層設計、統一標準、試點引領、分步推進”的建設思路，通過建設達到從企業集團整體出發，在分層基礎上建成縱向一體化的群體數字檔案館。

1.頂層設計

所謂“頂層設計”，就是一種自上而下的，充分體現系統性、發展性、持續性、長效性的設計方法和管理思路。數字檔案館建設，頂層設計思路是群體數字檔案館有效建設與持續發展的重要保證。頂層設計，主要從以下幾個方面落實：

(1)統一規劃。作為企業集團，要想總體推進整個集團的數字檔案館建設進程，實現集團檔案管理工作水平的提升、檔案資源的共享，必須站在整個企業集團的“頂”層高度，從集團檔案信息資源管理的全局角度對數字檔案館的管理體制、功能模型、數據結構、組織變革、標準規范和運行模式等進行統籌規劃，確立其頂層框架，部署整個集團數字檔案館實施步驟，監管指導整個集團各個分支機構、下屬單位的數字檔案館建設。

(2)設置專門機構。企業集團群體數字檔案館建設是個長期建設的過程，必須在集團總部設立一個專門機構，長期統籌規劃、指導監督本企業集團數字檔案館建設，有計劃、有層次地逐步推進。

(3)搭建統一框架模型。信息系統的總體框架決定了其所屬模塊的結構和細節，同時也決定了系統建設的內容，而這一切都是決定數字檔案館質量的關鍵因素。由于企業集團的成員企業眾多，各有特點，大多數成員企業尚不能十分準確把握企業數字檔案館的建設內容。為了規范各企業數字檔案館建設，避免集團內部數字檔案館之間出現無法進行數據交換和信息共享的“信息孤島”現象，實現企業集團內部各數字檔案館之間檔案信息的共享與系統集成，集團應從頂層著手，根據OAIS框架搭建一個統一的企業集團數字檔案館總體架構模型，以此指導下屬單位數字檔案館建設。

2.統一標準規范

為了實現集團內檔案信息資源的交互與共享，必須建立一套完善的規范標準，該規范標準體系不僅要遵循國際、國家檔案信息化建設的相關標準規范，還必須結合企業集團的實際業務和需求。

3.試點引領

整個集團的群體數字檔案館很難一步到位，需要先期以某些單位為試點，探索出一套切實可行的實施步驟、技術方案，為集團其他單位數字檔案館建設提供示范。

4.分步推進

在先期試點單位數字檔案館建設的基礎上，根據成員單位數字檔案館建設的實際條件，以及其檔案資源需歸集團總部集中統一保存的數量及重要程度，規劃各下屬單位數字檔案館建設的時間表。

實施策略

基于與企業集團“分層管理與縱向管控相結合”的管理特點相適應，企業集團群體數字檔案館建設也需要“縱橫相結合”：一方面需要通過分層構建檔案信息系統，來實現各個層次的企業在整個集團中的定位，滿足管理和業務發展要求；同時，需要構建縱向系統，來滿足集團管控要求，以及各個層次之間的信息共享需求。因此，企業集團群體數字檔案館建設應采取“集中管控，分布構建”的實施策略。

1.集中管控

所謂集中管控，包含兩層含義：第一層含義是數字檔案館建設的集中監管。企業集團總部檔案工作機構作為整個企業集團檔案管理中心機構，在集團信息化建設中，其管理職能包括：站在全局的高度，規劃企業集團群體數字檔案館建設方案，明確群體數字檔案館建設目標；統一制定企業集團檔案工作及群體數字檔案館建設的規范標準、法規、政策等；集中監管、督導下屬單位數字檔案館建設。第二層含義是檔案信息資源的集中管理。集團總部數字檔案館建立集團數據中心，承擔整個集團重要檔案信息資源的集中管理。數字檔案館建設的重點是信息資源建設，企業集團科技檔案信息資源建設是其核心，各下屬單位數字檔案館必須按照集團的要求，將需要統一集中到集團總部保存的科技檔案資源歸集到集團總部數字檔案館數據中心，實現重要檔案資源的集中統一管理。

2.分布構建

所謂分布構建，就是在企業集團制定的規范標準及要求的前提下企業集團總部及其下屬單位分別在本單位部署實施數字檔案館建設。企業集團群體數字檔案館建設，在部署實施時有兩種方式：一種方式是下屬單位根據自己的實際，各自開發或采購數字檔案館管理軟件平臺及相關設備設施部署實施數字檔案館建設。另一種方式則是由企業集團總部集中統一開發或采購數字檔案館管理軟件平臺，下屬單位在本單位部署實施。

推進措施

1.組織保障建設

企業集團群體數字檔案館建設的推進是一項龐大的系統工程，從開始啟動到完成建設都需要有一個專門的機構進行督導、監管，從而有效推進。雖然企業集團總部檔案機構是整個集團檔案工作的監管部門，但是如果在企業集團數字檔案館建設初期，企業集團總部檔案機構人員配備未到位，自身的數字檔案館也還沒有建設，那么它就無法擔當對集團群體數字檔案館建設的督導和監管職責。因此，企業集團工程浩大的群體數字檔案館建設的推進，在組織保障上需要分為兩步走：第一步成立領導小組和專家小組。在數字檔案館建設推進之初，由企業總部成立專門的數字檔案館領導小組和專家小組。領導小組負責數字檔案館建設的組織協調工作，以行政手段和措施對集團總部及下屬單位數字檔案館建設進行監督和指導，宏觀把握集團數字檔案館建設的方向。專家小組負責集團群體數字檔案館建設的規劃方案的制定，研究集團群體數字檔案館建設相關的標準規范，研究集團群體檔案館建設框架模型，負責對集團總部和下屬單位數字檔案館建設進行指導和提供業務與技術支持。第二步企業集團總部數字檔案館行使監管職責。在企業集團總部數字檔案館建成以后，檔案館成立專門部門并明確其對下屬單位數字檔案館建設的督導、監管職責。

2.制度保障和推進機制建設

企業集團群體數字檔案館建設是一個長期的過程，在推進過程中，除了組織保障外，還要有相關的制度加以保障，才能有效推進集團群體數字檔案館建設。在整個建設過程中根據建設的階段，制定相關的制度加強保障，同時強化和建立相應的有效推進機制。

(1)制度保障。制度保障主要包括：宏觀指導性制度。制定企業集團數字檔案建設的規劃方案和實施步驟，有計劃地推進企業集團群體數字檔案館建設。業務指導性制度。統一制定企業集團數字檔案館建設相關的業務和技術標準規范，以指導企業集團總部及下屬單位數字檔案館建設。監督指導性制度。建立集團數字檔案館的考核驗收制度，制定集團數字檔案館建設的考核驗收標準，監督指導集團數字檔案館建設。

(2)推進機制。建立考核獎勵機制，將單位數字檔案館建設納入對單位績效考核之中，從而有效推進數字檔案館建設。

總之，企業集團群體數字檔案館建設是一個長期的、浩大的工程，在建設過程中必須要有一個清晰的思路和有效的實施策略以及在實施過程中的可控措施，才能確保這項工程有效推進、健康發展。