檔案加工數據質量監管方式的實踐與探索

作者：楊世洪 來源：《四川檔案》

     2013年10月，國家檔案局提出：要用15年左右的時間建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案館（室）體系，頒發了《數字檔案館建設指南》。自2011年起，遂寧市檔案局引進專業服務公司，開始對館藏檔案進行數字化加工，堅持數量質量并重，不斷調整優化，走出了一條質效兼顧的路子。

    逐步探索，不斷改進監管方式。

    思想決定行動。遂寧市檔案局在數字化加工一開始就明確了加工場所必須在檔案館內，以確保檔案局工作人員隨時對承包公司進行業務指導和安全監督。由于數字化加工數據質量監管是正在探索的新業務，且審核量大、情況復雜、要求高，要在實踐中不斷總結，不斷調整審核方式，不斷優化審核內容，以求高質高效。

    從2011年到2014年，遂寧市檔案局的監管方式從逐條概要審核、逐件粗略審核、逐頁全面審核到逐件重點審核，經歷了4個階段的變化，逐漸走出了一條切實可行的路子。

    2011年，按照通行的做法，以“委托加工，抽驗把關”為指導思想，進行逐條概要審核，之間或進行業務指導和安全監督，對加工后提交驗收的數據只采取抽查式粗檢，通過即可。然而在實際工作中，這種做法的弊端日益顯現。

    從2012年，開始“介入過程，注重質量”。按照新的規范要求，針對館藏檔案存在的問題，介入了公司的加工過程，在數字化加工之前增加了鑒定整理環節，如剔除重份和無效頁、調整文件錯誤排列順序，保持文件完整性等，但錯誤率仍然較高。

    2014年，國家檔案局對涉密檔案、數字化外包安全管理以及民生檔案管理提出了新的要求，該局即對公司加工實行全程監管——規范了加工流程，明確了每道加工工序的注意事項；建立了隨工單制度，每卷檔案都有一張隨工單，從鑒定、編碼、著錄、掃描到圖片處理掛接，每個環節的工作人員都要將每卷的隨工單填寫并簽字。隨工單制度既明確了數據加工責任，又可對數據質量問題進行倒查追責。這樣一來每道環節都堅持逐件、逐頁、全面對每條數據的所有字段重復審核了3遍，雖然能完全保證數據的安全和準確，但多次重復造成了數據審核進度與數字化加工進度脫節，需要審核的數據積壓太多，嚴重影響了數字化建設進程。

    嚴把關鍵問題，堅持質量和效率兼顧。

    2015年，為減少錯誤率，該檔案局加強對外包公司的督促，實行數據質量與結算費掛鉤，并以“排除安全問題，排除檢索障礙”為原則，抓大放小，確定審核重點。加強了數據與實體檔案比對環節，做到與加工同步，并將這個環節置于實體檔案加工后裝訂工序前，審核員一旦發現問題，及時修改數據并調整相應的實體檔案，避免了裝訂后再拆卷，減小了對實體檔案的損壞，也大大提高了審核效率。同時，簡化了管理系統接收模塊審核，增加了管理系統的自檢程序。

    審核方式及內容：第1關打包前圖片審核，逐件進行；第2關條目數據與實體檔案比對；第3關管理系統接收模塊抽檢，逐卷進行（按整理規范程度、字跡辨識程度、內容重要程度分為3種，詳查——審核該卷前中后各1件、平查——審查該卷中后各1件、略查——隨機審核該卷1件，若一旦發現有一處重大質量問題，該卷則要逐件進行審核）；第4關入庫前系統對數據吻合性自檢。重點審核密級漏（錯）錄、條目漏錄、題名漏錄、圖片漏掃、圖片錯掛等這些會造成數據安全問題和檢索障礙的關鍵問題。

    監管方式調整后，把住了關鍵問題，審核速度大大加快。根據不同環節的進度情況隨時調整人力配置，以求達到數據審核與數字化加工同步。同時，針對館藏檔案存在的具體問題，擬寫了《關于檔案數字化加工中具體問題處理暫行辦法》，確定了檔號調整原則、館藏檔案中一些具體問題的處理意見，為承包公司數字化鑒定整理工作提供了業務指導，把這些具體情況可能引起的數據問題解決在鑒定環節，減少了數字化加工后實體檔案調整和數據修改的工作量。

    高質高效，數字化建設順利推進。

    截至2015年底，遂寧市檔案館館藏檔案數字化率，以卷整理的達51.7%，以件整理的達99.2%。實踐證明，對數字化加工數據逐件重點審核，在力求加快數字化進程的同時，講求數據質量和安全，是一種質效兼顧的可行的監管方式。

    基本保證數據的準確完整。數據與實體檔案逐頁比對的審核，使加工數據與實體檔案做到了一一對應，數據準確無遺漏。民生檔案標注為建立民生檔案專題目錄提供了便捷，使數據更加完整，同時，也為群眾利用提高了查檢效率。

    確保數據的安全。逐件審核以及多環節重點重復審核涉密檔案的審核方式，確保了涉密檔案和涉密檔案標注不漏，保證了信息安全，又為檔案開放鑒定提供了檢索上的便捷。

    促進服務商不斷加強責任心和提升工作效率。建立隨工單制度、不斷優化數據審核要求，促使承包公司不斷加強管理，同時也促進了軟件公司不斷完善和增強檔案管理系統功能。建立了經濟制約機制，即：數據與實體檔案比對環節發現的重大錯誤由外包公司管理人員確認后逐一登記，待一個全宗檔案數字化加工完成后，根據重大錯誤登記，對承包公司按設置的經濟標準進行經濟上的扣減，公司再根據出現錯誤的環節，進行倒查追責，對相關人員進行經濟上的獎罰。實踐證明，這種管理機制有效地增強了公司人員的責任心，大大降低數據加工過程中的出錯率（著錄環節的錯誤率由原來的10%-20%下降到2%左右，掃描環節錯誤率由原來的0.05%-0.09%下降到0，圖片處理環節錯誤率由原來的0.5%-1.7%下降到0.005%，約等于0），也減少了數據審核人員工作量，大大加快了加工進度。

    在數字化建設進程中，隨著形勢的變化會不斷出現新的問題，提出新的要求。只有解放思想，努力探索，才能與時俱進、推動事業發展。