張 斌
為提高檔案檢索工作質(zhì)量，在檔案檢索中通常使用專門(mén)的檢索語(yǔ)言，將檢索提問(wèn)轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)引用語(yǔ)和檢索用語(yǔ)的準(zhǔn)確匹配，保證高質(zhì)量的完成檢索過(guò)程。但是，二十世紀(jì)后期以來(lái)由計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)組成的信息新技術(shù)編織出一個(gè)超強(qiáng)功能的數(shù)字化世界，使檔案工作產(chǎn)生了眾所周知的大變革。檔案檢索由手工向計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換，并逐漸脫離了簿式目錄加卡片的時(shí)代，利用者只需摁動(dòng)鍵盤(pán)、輕點(diǎn)鼠標(biāo)便可自由地檢索所需的檔案信息。檔案館（室）花費(fèi)大力氣著錄、標(biāo)引并編排的分類目錄和主題目錄柜子上逐漸蒙上了層層灰垢，有些館雖把分類目錄、主題目錄錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，也因分類檢索語(yǔ)言、主題檢索語(yǔ)言太具專業(yè)性而乏人問(wèn)津。“看似技術(shù)的成果，帶來(lái)的卻是一場(chǎng)全方位的改變?nèi)藗兯季S和生存方式的翻天覆地的革命”。①事實(shí)表明，檢索語(yǔ)言雖曾在檔案檢索中起著非常重要的作用，但新技術(shù)因素的導(dǎo)入打破了檔案利用者和檔案管理者之間的時(shí)空界限并引發(fā)了檔案檢索方式的悖論，使檔案工作者不得不重新思考檢索語(yǔ)言在檔案檢索中的存在必要、應(yīng)用前景和發(fā)展方向。
回顧----檢索語(yǔ)言在檔案檢索中的運(yùn)用
長(zhǎng)期以來(lái)，為滿足檔案提供利用的需要，檔案工作者傾注大量心血，規(guī)范文書(shū)分類、立卷，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、排架，想方設(shè)法提高檢索能力。但隨著檔案館（室）檔案數(shù)量不斷增加，檔案內(nèi)容日益豐富，試圖從全宗的劃分、全宗內(nèi)檔案的分類、案卷內(nèi)檔案的排列等方面提高檢索能力的希望越來(lái)越成為一件渴望而不可及的事，檢索能力也日益成為衡量一個(gè)檔案館（室）管理水平的重要標(biāo)志。在此背景下，超越全宗、年度、問(wèn)題、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等檔案實(shí)體保管秩序的檔案信息組織方法應(yīng)運(yùn)而生，并在實(shí)踐過(guò)程中逐漸形成了分類法和主題法兩大檢索語(yǔ)言，建立了分類和主題兩大檢索系統(tǒng)。對(duì)于原先只能按全宗、目錄或類別、案卷和文件為途徑的檢索工具而言，不能不說(shuō)是一個(gè)巨大的進(jìn)步。
就目前來(lái)看，無(wú)論是“以不同時(shí)期的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)”②而編制的《中國(guó)檔案分類法》，還是“選收20世紀(jì)初葉以來(lái)，反映政黨、政府機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理工作內(nèi)容的名詞，黨政公文中經(jīng)常涉及的政治活動(dòng)、科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面的名詞術(shù)語(yǔ)，以及反映新事物概念的專用名詞”③而編制的《中國(guó)檔案主題詞表》，其作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面: 1.檢索語(yǔ)言的單義性有效提高檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率。自然語(yǔ)言作為我們?nèi)粘Ｉ羁陬^和文字表達(dá)中使用的語(yǔ)言，由于不同地域、不同文化背景、不同時(shí)代、不同習(xí)慣等因素，經(jīng)常表現(xiàn)為一詞多義或一義多詞。譬如“警察”，習(xí)慣上的和歷史上的名稱還有“民警”、“公安”、“巡捕”等。如果這種情況出現(xiàn)在檢索過(guò)程中，就會(huì)造成匹配誤差。而檢索語(yǔ)言則完全不同，它是一種人工語(yǔ)言，又是一種受控語(yǔ)言，每一個(gè)分類號(hào)或主題詞都有特定內(nèi)涵，從而達(dá)到一詞一義的效果，實(shí)現(xiàn)標(biāo)引語(yǔ)言和檢索語(yǔ)言的準(zhǔn)確匹配，有效提高查全率和查準(zhǔn)率。2.標(biāo)引的多維性有助提供多途徑檢索。無(wú)論是分類法還是主題法都可以運(yùn)用組配標(biāo)引的方法為檔案內(nèi)容主題編制不同的檢索標(biāo)識(shí)，并通過(guò)卡片的分類編排，為人們查找某一主題的檔案提供多途徑檢索。值得注意的是，這種多維性還體現(xiàn)在對(duì)檔案內(nèi)容隱含主題的標(biāo)引和檢索上。3.檢索語(yǔ)言的邏輯排列有助滿足族性檢索需求，有效實(shí)現(xiàn)擴(kuò)檢和縮檢。每一種檢索語(yǔ)言都以其特定的體系或其他專門(mén)方法揭示檢索標(biāo)識(shí)之間的邏輯關(guān)系，如分類法采用等級(jí)結(jié)構(gòu)，形成從總到分，從一般到具體的邏輯體系，主題法則采用族性索引、參照系統(tǒng)等，使一部檢索語(yǔ)言形成一個(gè)總的概念體系，從而有效滿足對(duì)檔案內(nèi)容族性檢索的需求，并利用等級(jí)關(guān)系實(shí)現(xiàn)擴(kuò)檢和縮檢。這些因素有力地促成了檢索語(yǔ)言在檔案檢索中的廣泛應(yīng)用。
現(xiàn)狀----新技術(shù)引發(fā)的檔案檢索方式的悖論
步入1990年代以后，由計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)互相結(jié)合基礎(chǔ)上構(gòu)建的數(shù)字式電子網(wǎng)絡(luò)，以不可阻擋之勢(shì)席卷全球。計(jì)算機(jī)技術(shù)以其高速的邏輯運(yùn)算、多元化的組合檢索能力，為信息的自動(dòng)化檢索開(kāi)辟了廣闊前景。通訊技術(shù)則將分散在不同空間的信息資源以數(shù)字方式存儲(chǔ)，通過(guò)通訊網(wǎng)絡(luò)互相連接，形成了跨越時(shí)間、空間、文化、語(yǔ)言的全新信息傳播方式，消除了信息傳遞和交流的時(shí)空障礙，在信息實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享的同時(shí)，使信息的遠(yuǎn)程檢索成為可能。新技術(shù)深深誘惑并激勵(lì)著剛剛步入開(kāi)放狀態(tài)的檔案工作者，并為她們實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的自動(dòng)化檢索和遠(yuǎn)程檢索帶來(lái)了前所未有的契機(jī)。經(jīng)過(guò)十年左右的努力和發(fā)展，國(guó)內(nèi)大部分檔案館建立了內(nèi)部局域網(wǎng)，部分檔案館還把檔案信息接上了廣域網(wǎng)，同時(shí)陸續(xù)將檔案目錄、檔案指南甚至檔案全文搬上了網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檢索檔案信息，操作簡(jiǎn)便、過(guò)程瞬間完成、途徑多元且可以自由組配、利用通訊網(wǎng)絡(luò)還可異地檢索，另外檢索結(jié)果可根據(jù)需要隨意變更輸出格式。可以毫不夸張地說(shuō)，一臺(tái)計(jì)算機(jī)終端足可替代以往的各種檢索工具。
然而，計(jì)算機(jī)的檢索能力并非與身俱來(lái)，其能力的發(fā)揮取決于檔案工作者對(duì)新技術(shù)的開(kāi)發(fā)程度和應(yīng)用水平，取決于前期檔案基礎(chǔ)工作中檔案信息的有效組織。而目前問(wèn)題的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是信息資源的有效檢索正面臨著新的課題。
先讓我們重溫一下傳統(tǒng)技術(shù)條件下檢索的一般模式：用戶提出檢索需求，檔案工作者分析利用需求，檔案工作者向用戶提供簿式檢索工具由用戶自行完成檢索〖或者檔案工作者將分析結(jié)果借助檢索語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)并通過(guò)卡片式檢索工具（主要是分類目錄、主題目錄等）進(jìn)行相符性比較完成檢索〗。顯而易見(jiàn)，傳統(tǒng)技術(shù)條件下，檢索過(guò)程始終有檔案工作者的影子，特別是在利用檢索語(yǔ)言進(jìn)行檢索時(shí)，檔案工作者更是取著不可或缺的中介作用。
而在新技術(shù)條件下，伴隨著檢索環(huán)境從現(xiàn)實(shí)空間擴(kuò)展至虛擬空間，檢索模式逐漸由檔案工作者輔助檢索向用戶自助檢索發(fā)展：用戶自行分析利用需求，用戶將需求轉(zhuǎn)換成概念，用戶通過(guò)局域網(wǎng)（或廣域網(wǎng)）利用計(jì)算機(jī)組配檢索功能完成檢索。從這一過(guò)程可以看出，檔案工作者輔助檢索功用的逐漸淡出，使用戶在享受計(jì)算機(jī)檢索高速、遠(yuǎn)程便利的同時(shí)，又陷入了一個(gè)無(wú)奈的泥淖，要么在電腦上一個(gè)全宗一個(gè)全宗如同翻閱簿式目錄那樣換湯不換藥地瀏覽，要么通過(guò)自由詞模糊檢索無(wú)奈面對(duì)不可預(yù)測(cè)的查全率和可預(yù)測(cè)的高企的誤檢率。原因看似簡(jiǎn)單卻耐人尋味，僅僅是檔案工作者不可能要求用戶熟悉極具專業(yè)性的分類法和主題詞。也因?yàn)檫@個(gè)原因，新技術(shù)的應(yīng)用使分類法、主題詞等檢索語(yǔ)言在檔案部門(mén)漸受冷遇、風(fēng)光不再，淪落為一塊實(shí)實(shí)在在的“雞肋”。
新技術(shù)帶給檔案界的變化確實(shí)很多，或許這具有小小悖論色彩的檢索方式，僅僅只是這“厚禮”的一部分。人們依賴網(wǎng)絡(luò)，是因?yàn)樗目旃?jié)奏，而效率顯然是衡量她的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，只有建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)，才能夠?qū)τ脩粲凶銐虻奈Γ煤烷_(kāi)發(fā)檔案信息才成為現(xiàn)實(shí)可能。
展望----架起溝通的橋梁
問(wèn)題變得簡(jiǎn)單而清晰：新技術(shù)條件下檔案檢索語(yǔ)言是否還有存在必要？筆者以為，檢索語(yǔ)言在我國(guó)檔案檢索中的應(yīng)用有著悠久的歷史，適用范圍比較廣泛。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期探索，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，又有比較系統(tǒng)的理論，《中國(guó)檔案分類法》、《中國(guó)檔案主題詞表》均已修訂兩次。其理論和實(shí)踐已為檔案工作者所熟悉和理解，同時(shí)在不少檔案館（室），取得了良好檢索效果。僅僅因?yàn)闄n案館（室）新技術(shù)的應(yīng)用，管理的科學(xué)化，就削弱甚至取消檢索語(yǔ)言的看法是不夠全面的，也不利于檔案檢索業(yè)務(wù)工作的發(fā)展。“就科學(xué)發(fā)展而言，悖論的發(fā)現(xiàn)和解決俞益成為一種重要的推動(dòng)力量。”④也許正確的態(tài)度是，尋找一條將極具專業(yè)性的分類、主題檢索語(yǔ)言適用于網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)的方便之路。
基于這樣一個(gè)前提，筆者就如何將檢索語(yǔ)言適用于網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)談?wù)剛€(gè)人粗淺的設(shè)想。首先，主題法取代分類法。筆者主要從以下幾方面考慮：1.隨著檔案檢索從檔案工作者輔助檢索向用戶自助檢索發(fā)展，減少極具專業(yè)性的檢索語(yǔ)言數(shù)量，對(duì)自助檢索方式而言無(wú)疑會(huì)減少用戶適應(yīng)檢索語(yǔ)言的時(shí)間。2.按詞檢索是人的習(xí)慣，主題詞顯然比分類號(hào)更人性化，更符合人的檢索需要。3.《中國(guó)檔案分類法》針對(duì)清代、民國(guó)、新民主主義、中華人民共和國(guó)四個(gè)不同時(shí)期所形成的檔案，內(nèi)設(shè)互不相容的四個(gè)表，為四種檔案混合檢索設(shè)置了事實(shí)上的障礙。4.《中國(guó)檔案主題詞表》經(jīng)過(guò)第二次修訂，主題詞的數(shù)量增加了，同時(shí)主題詞表中詞族索引、參照系統(tǒng)的完善彌補(bǔ)了主題法部分缺陷，滿足了用戶按類檢索和族性檢索的需求。5.由于兩種檢索語(yǔ)言標(biāo)引難度和目錄編排難度不一，它們?cè)跈n案館的使用差異很大，檔案館工作人員普遍使用分類號(hào)，主題詞基本無(wú)人問(wèn)津。但是，在各機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門(mén)，由于多年以前，公務(wù)文書(shū)在擬寫(xiě)過(guò)程中按規(guī)定標(biāo)引主題詞⑤，使新生成的文件在轉(zhuǎn)化成檔案之前即已擁有了主題檢索標(biāo)識(shí)。也就是說(shuō)在新進(jìn)館的檔案中，每份檔案都已經(jīng)標(biāo)引有主題詞。雖然，檔案館使用分類檢索語(yǔ)言較普遍，但以發(fā)展的眼光來(lái)看，在檔案事業(yè)的主體檔案館，主題詞標(biāo)引的壓力遠(yuǎn)較分類號(hào)來(lái)得小的多，因?yàn)樗鼘?duì)于基礎(chǔ)工作繁重的檔案館來(lái)說(shuō)只是一個(gè)存量。
其次，以主題詞庫(kù)為基礎(chǔ)，增加與主題詞匹配的關(guān)鍵詞數(shù)量，建立既獨(dú)立于主題詞庫(kù)又跟主題詞密切關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵詞庫(kù)，作為溝通利用者使用的關(guān)鍵詞和受控語(yǔ)言主題詞之間的橋梁。前面我們談到檢索語(yǔ)言之所以在用戶自助檢索時(shí)代備受冷落，其實(shí)原因很簡(jiǎn)單，一是檢索語(yǔ)言的專業(yè)性不可能要求用戶在查檔前去掌握，二是用戶檢索使用的自由詞無(wú)法和主題詞建立起某種關(guān)聯(lián)。基于這種考慮，筆者提出以下設(shè)想：
1．檔案部門(mén)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)建立主題詞庫(kù)、關(guān)鍵詞庫(kù)及彼此的關(guān)聯(lián)。舉例：
主題詞庫(kù)：主題詞，如銀行存貸款等信用活動(dòng)的總稱“信貸”。
關(guān)鍵詞庫(kù)：增加與主題詞“信貸”匹配的現(xiàn)實(shí)生活中習(xí)慣的名稱作為關(guān)鍵詞，如“貸款”、“借款”、“放款”等表示同一概念的詞匯。
在主題詞庫(kù)的主題詞和關(guān)鍵詞庫(kù)的關(guān)鍵詞之間建立關(guān)聯(lián)。
2．用戶的檢索過(guò)程。舉例：
如用戶鍵入“貸款”檢索相關(guān)檔案信息，關(guān)鍵詞庫(kù)負(fù)責(zé)分析用戶檢索用語(yǔ)，將“貸款”相關(guān)的主題詞“信貸”、主題詞“信貸”的詞族索引等提示給用戶，用戶根據(jù)提示的主題詞完成檢索或族性檢索。
顯然，關(guān)鍵詞庫(kù)的建立一方面起到了用戶與主題詞間橋梁的作用，另一方面理論上也為計(jì)算機(jī)進(jìn)行主題詞自動(dòng)標(biāo)引提供了可能。
以上是本人在檔案手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索轉(zhuǎn)變過(guò)程中，對(duì)檔案檢索語(yǔ)言尷尬境遇的一些粗淺想法，不避谫陋，希望有助于推動(dòng)檢索語(yǔ)言的研究，并使筆者因得到同仁的指點(diǎn)而有所受益。
①王健：《網(wǎng)絡(luò)狼煙》，《21世紀(jì)的社會(huì)記憶》，2001年，第39頁(yè)。
②中國(guó)檔案分類法編委會(huì)：《中國(guó)檔案分類法》，檔案出版社，1997年。
③中國(guó)檔案主題詞表編委會(huì)：《中國(guó)檔案主題詞表》，檔案出版社，1995年。
④張建軍：《科學(xué)的難題——悖論》，浙江科學(xué)技術(shù)出版社，1990年版。
⑤見(jiàn)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。
為提高檔案檢索工作質(zhì)量，在檔案檢索中通常使用專門(mén)的檢索語(yǔ)言，將檢索提問(wèn)轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)引用語(yǔ)和檢索用語(yǔ)的準(zhǔn)確匹配，保證高質(zhì)量的完成檢索過(guò)程。但是，二十世紀(jì)后期以來(lái)由計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)組成的信息新技術(shù)編織出一個(gè)超強(qiáng)功能的數(shù)字化世界，使檔案工作產(chǎn)生了眾所周知的大變革。檔案檢索由手工向計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換，并逐漸脫離了簿式目錄加卡片的時(shí)代，利用者只需摁動(dòng)鍵盤(pán)、輕點(diǎn)鼠標(biāo)便可自由地檢索所需的檔案信息。檔案館（室）花費(fèi)大力氣著錄、標(biāo)引并編排的分類目錄和主題目錄柜子上逐漸蒙上了層層灰垢，有些館雖把分類目錄、主題目錄錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，也因分類檢索語(yǔ)言、主題檢索語(yǔ)言太具專業(yè)性而乏人問(wèn)津。“看似技術(shù)的成果，帶來(lái)的卻是一場(chǎng)全方位的改變?nèi)藗兯季S和生存方式的翻天覆地的革命”。①事實(shí)表明，檢索語(yǔ)言雖曾在檔案檢索中起著非常重要的作用，但新技術(shù)因素的導(dǎo)入打破了檔案利用者和檔案管理者之間的時(shí)空界限并引發(fā)了檔案檢索方式的悖論，使檔案工作者不得不重新思考檢索語(yǔ)言在檔案檢索中的存在必要、應(yīng)用前景和發(fā)展方向。
回顧----檢索語(yǔ)言在檔案檢索中的運(yùn)用
長(zhǎng)期以來(lái)，為滿足檔案提供利用的需要，檔案工作者傾注大量心血，規(guī)范文書(shū)分類、立卷，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、排架，想方設(shè)法提高檢索能力。但隨著檔案館（室）檔案數(shù)量不斷增加，檔案內(nèi)容日益豐富，試圖從全宗的劃分、全宗內(nèi)檔案的分類、案卷內(nèi)檔案的排列等方面提高檢索能力的希望越來(lái)越成為一件渴望而不可及的事，檢索能力也日益成為衡量一個(gè)檔案館（室）管理水平的重要標(biāo)志。在此背景下，超越全宗、年度、問(wèn)題、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等檔案實(shí)體保管秩序的檔案信息組織方法應(yīng)運(yùn)而生，并在實(shí)踐過(guò)程中逐漸形成了分類法和主題法兩大檢索語(yǔ)言，建立了分類和主題兩大檢索系統(tǒng)。對(duì)于原先只能按全宗、目錄或類別、案卷和文件為途徑的檢索工具而言，不能不說(shuō)是一個(gè)巨大的進(jìn)步。
就目前來(lái)看，無(wú)論是“以不同時(shí)期的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)”②而編制的《中國(guó)檔案分類法》，還是“選收20世紀(jì)初葉以來(lái)，反映政黨、政府機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理工作內(nèi)容的名詞，黨政公文中經(jīng)常涉及的政治活動(dòng)、科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面的名詞術(shù)語(yǔ)，以及反映新事物概念的專用名詞”③而編制的《中國(guó)檔案主題詞表》，其作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面: 1.檢索語(yǔ)言的單義性有效提高檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率。自然語(yǔ)言作為我們?nèi)粘Ｉ羁陬^和文字表達(dá)中使用的語(yǔ)言，由于不同地域、不同文化背景、不同時(shí)代、不同習(xí)慣等因素，經(jīng)常表現(xiàn)為一詞多義或一義多詞。譬如“警察”，習(xí)慣上的和歷史上的名稱還有“民警”、“公安”、“巡捕”等。如果這種情況出現(xiàn)在檢索過(guò)程中，就會(huì)造成匹配誤差。而檢索語(yǔ)言則完全不同，它是一種人工語(yǔ)言，又是一種受控語(yǔ)言，每一個(gè)分類號(hào)或主題詞都有特定內(nèi)涵，從而達(dá)到一詞一義的效果，實(shí)現(xiàn)標(biāo)引語(yǔ)言和檢索語(yǔ)言的準(zhǔn)確匹配，有效提高查全率和查準(zhǔn)率。2.標(biāo)引的多維性有助提供多途徑檢索。無(wú)論是分類法還是主題法都可以運(yùn)用組配標(biāo)引的方法為檔案內(nèi)容主題編制不同的檢索標(biāo)識(shí)，并通過(guò)卡片的分類編排，為人們查找某一主題的檔案提供多途徑檢索。值得注意的是，這種多維性還體現(xiàn)在對(duì)檔案內(nèi)容隱含主題的標(biāo)引和檢索上。3.檢索語(yǔ)言的邏輯排列有助滿足族性檢索需求，有效實(shí)現(xiàn)擴(kuò)檢和縮檢。每一種檢索語(yǔ)言都以其特定的體系或其他專門(mén)方法揭示檢索標(biāo)識(shí)之間的邏輯關(guān)系，如分類法采用等級(jí)結(jié)構(gòu)，形成從總到分，從一般到具體的邏輯體系，主題法則采用族性索引、參照系統(tǒng)等，使一部檢索語(yǔ)言形成一個(gè)總的概念體系，從而有效滿足對(duì)檔案內(nèi)容族性檢索的需求，并利用等級(jí)關(guān)系實(shí)現(xiàn)擴(kuò)檢和縮檢。這些因素有力地促成了檢索語(yǔ)言在檔案檢索中的廣泛應(yīng)用。
現(xiàn)狀----新技術(shù)引發(fā)的檔案檢索方式的悖論
步入1990年代以后，由計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)互相結(jié)合基礎(chǔ)上構(gòu)建的數(shù)字式電子網(wǎng)絡(luò)，以不可阻擋之勢(shì)席卷全球。計(jì)算機(jī)技術(shù)以其高速的邏輯運(yùn)算、多元化的組合檢索能力，為信息的自動(dòng)化檢索開(kāi)辟了廣闊前景。通訊技術(shù)則將分散在不同空間的信息資源以數(shù)字方式存儲(chǔ)，通過(guò)通訊網(wǎng)絡(luò)互相連接，形成了跨越時(shí)間、空間、文化、語(yǔ)言的全新信息傳播方式，消除了信息傳遞和交流的時(shí)空障礙，在信息實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享的同時(shí)，使信息的遠(yuǎn)程檢索成為可能。新技術(shù)深深誘惑并激勵(lì)著剛剛步入開(kāi)放狀態(tài)的檔案工作者，并為她們實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的自動(dòng)化檢索和遠(yuǎn)程檢索帶來(lái)了前所未有的契機(jī)。經(jīng)過(guò)十年左右的努力和發(fā)展，國(guó)內(nèi)大部分檔案館建立了內(nèi)部局域網(wǎng)，部分檔案館還把檔案信息接上了廣域網(wǎng)，同時(shí)陸續(xù)將檔案目錄、檔案指南甚至檔案全文搬上了網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檢索檔案信息，操作簡(jiǎn)便、過(guò)程瞬間完成、途徑多元且可以自由組配、利用通訊網(wǎng)絡(luò)還可異地檢索，另外檢索結(jié)果可根據(jù)需要隨意變更輸出格式。可以毫不夸張地說(shuō)，一臺(tái)計(jì)算機(jī)終端足可替代以往的各種檢索工具。
然而，計(jì)算機(jī)的檢索能力并非與身俱來(lái)，其能力的發(fā)揮取決于檔案工作者對(duì)新技術(shù)的開(kāi)發(fā)程度和應(yīng)用水平，取決于前期檔案基礎(chǔ)工作中檔案信息的有效組織。而目前問(wèn)題的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是信息資源的有效檢索正面臨著新的課題。
先讓我們重溫一下傳統(tǒng)技術(shù)條件下檢索的一般模式：用戶提出檢索需求，檔案工作者分析利用需求，檔案工作者向用戶提供簿式檢索工具由用戶自行完成檢索〖或者檔案工作者將分析結(jié)果借助檢索語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)并通過(guò)卡片式檢索工具（主要是分類目錄、主題目錄等）進(jìn)行相符性比較完成檢索〗。顯而易見(jiàn)，傳統(tǒng)技術(shù)條件下，檢索過(guò)程始終有檔案工作者的影子，特別是在利用檢索語(yǔ)言進(jìn)行檢索時(shí)，檔案工作者更是取著不可或缺的中介作用。
而在新技術(shù)條件下，伴隨著檢索環(huán)境從現(xiàn)實(shí)空間擴(kuò)展至虛擬空間，檢索模式逐漸由檔案工作者輔助檢索向用戶自助檢索發(fā)展：用戶自行分析利用需求，用戶將需求轉(zhuǎn)換成概念，用戶通過(guò)局域網(wǎng)（或廣域網(wǎng)）利用計(jì)算機(jī)組配檢索功能完成檢索。從這一過(guò)程可以看出，檔案工作者輔助檢索功用的逐漸淡出，使用戶在享受計(jì)算機(jī)檢索高速、遠(yuǎn)程便利的同時(shí)，又陷入了一個(gè)無(wú)奈的泥淖，要么在電腦上一個(gè)全宗一個(gè)全宗如同翻閱簿式目錄那樣換湯不換藥地瀏覽，要么通過(guò)自由詞模糊檢索無(wú)奈面對(duì)不可預(yù)測(cè)的查全率和可預(yù)測(cè)的高企的誤檢率。原因看似簡(jiǎn)單卻耐人尋味，僅僅是檔案工作者不可能要求用戶熟悉極具專業(yè)性的分類法和主題詞。也因?yàn)檫@個(gè)原因，新技術(shù)的應(yīng)用使分類法、主題詞等檢索語(yǔ)言在檔案部門(mén)漸受冷遇、風(fēng)光不再，淪落為一塊實(shí)實(shí)在在的“雞肋”。
新技術(shù)帶給檔案界的變化確實(shí)很多，或許這具有小小悖論色彩的檢索方式，僅僅只是這“厚禮”的一部分。人們依賴網(wǎng)絡(luò)，是因?yàn)樗目旃?jié)奏，而效率顯然是衡量她的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，只有建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)，才能夠?qū)τ脩粲凶銐虻奈Γ煤烷_(kāi)發(fā)檔案信息才成為現(xiàn)實(shí)可能。
展望----架起溝通的橋梁
問(wèn)題變得簡(jiǎn)單而清晰：新技術(shù)條件下檔案檢索語(yǔ)言是否還有存在必要？筆者以為，檢索語(yǔ)言在我國(guó)檔案檢索中的應(yīng)用有著悠久的歷史，適用范圍比較廣泛。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期探索，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，又有比較系統(tǒng)的理論，《中國(guó)檔案分類法》、《中國(guó)檔案主題詞表》均已修訂兩次。其理論和實(shí)踐已為檔案工作者所熟悉和理解，同時(shí)在不少檔案館（室），取得了良好檢索效果。僅僅因?yàn)闄n案館（室）新技術(shù)的應(yīng)用，管理的科學(xué)化，就削弱甚至取消檢索語(yǔ)言的看法是不夠全面的，也不利于檔案檢索業(yè)務(wù)工作的發(fā)展。“就科學(xué)發(fā)展而言，悖論的發(fā)現(xiàn)和解決俞益成為一種重要的推動(dòng)力量。”④也許正確的態(tài)度是，尋找一條將極具專業(yè)性的分類、主題檢索語(yǔ)言適用于網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)的方便之路。
基于這樣一個(gè)前提，筆者就如何將檢索語(yǔ)言適用于網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)談?wù)剛€(gè)人粗淺的設(shè)想。首先，主題法取代分類法。筆者主要從以下幾方面考慮：1.隨著檔案檢索從檔案工作者輔助檢索向用戶自助檢索發(fā)展，減少極具專業(yè)性的檢索語(yǔ)言數(shù)量，對(duì)自助檢索方式而言無(wú)疑會(huì)減少用戶適應(yīng)檢索語(yǔ)言的時(shí)間。2.按詞檢索是人的習(xí)慣，主題詞顯然比分類號(hào)更人性化，更符合人的檢索需要。3.《中國(guó)檔案分類法》針對(duì)清代、民國(guó)、新民主主義、中華人民共和國(guó)四個(gè)不同時(shí)期所形成的檔案，內(nèi)設(shè)互不相容的四個(gè)表，為四種檔案混合檢索設(shè)置了事實(shí)上的障礙。4.《中國(guó)檔案主題詞表》經(jīng)過(guò)第二次修訂，主題詞的數(shù)量增加了，同時(shí)主題詞表中詞族索引、參照系統(tǒng)的完善彌補(bǔ)了主題法部分缺陷，滿足了用戶按類檢索和族性檢索的需求。5.由于兩種檢索語(yǔ)言標(biāo)引難度和目錄編排難度不一，它們?cè)跈n案館的使用差異很大，檔案館工作人員普遍使用分類號(hào)，主題詞基本無(wú)人問(wèn)津。但是，在各機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門(mén)，由于多年以前，公務(wù)文書(shū)在擬寫(xiě)過(guò)程中按規(guī)定標(biāo)引主題詞⑤，使新生成的文件在轉(zhuǎn)化成檔案之前即已擁有了主題檢索標(biāo)識(shí)。也就是說(shuō)在新進(jìn)館的檔案中，每份檔案都已經(jīng)標(biāo)引有主題詞。雖然，檔案館使用分類檢索語(yǔ)言較普遍，但以發(fā)展的眼光來(lái)看，在檔案事業(yè)的主體檔案館，主題詞標(biāo)引的壓力遠(yuǎn)較分類號(hào)來(lái)得小的多，因?yàn)樗鼘?duì)于基礎(chǔ)工作繁重的檔案館來(lái)說(shuō)只是一個(gè)存量。
其次，以主題詞庫(kù)為基礎(chǔ)，增加與主題詞匹配的關(guān)鍵詞數(shù)量，建立既獨(dú)立于主題詞庫(kù)又跟主題詞密切關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵詞庫(kù)，作為溝通利用者使用的關(guān)鍵詞和受控語(yǔ)言主題詞之間的橋梁。前面我們談到檢索語(yǔ)言之所以在用戶自助檢索時(shí)代備受冷落，其實(shí)原因很簡(jiǎn)單，一是檢索語(yǔ)言的專業(yè)性不可能要求用戶在查檔前去掌握，二是用戶檢索使用的自由詞無(wú)法和主題詞建立起某種關(guān)聯(lián)。基于這種考慮，筆者提出以下設(shè)想：
1．檔案部門(mén)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)建立主題詞庫(kù)、關(guān)鍵詞庫(kù)及彼此的關(guān)聯(lián)。舉例：
主題詞庫(kù)：主題詞，如銀行存貸款等信用活動(dòng)的總稱“信貸”。
關(guān)鍵詞庫(kù)：增加與主題詞“信貸”匹配的現(xiàn)實(shí)生活中習(xí)慣的名稱作為關(guān)鍵詞，如“貸款”、“借款”、“放款”等表示同一概念的詞匯。
在主題詞庫(kù)的主題詞和關(guān)鍵詞庫(kù)的關(guān)鍵詞之間建立關(guān)聯(lián)。
2．用戶的檢索過(guò)程。舉例：
如用戶鍵入“貸款”檢索相關(guān)檔案信息，關(guān)鍵詞庫(kù)負(fù)責(zé)分析用戶檢索用語(yǔ)，將“貸款”相關(guān)的主題詞“信貸”、主題詞“信貸”的詞族索引等提示給用戶，用戶根據(jù)提示的主題詞完成檢索或族性檢索。
顯然，關(guān)鍵詞庫(kù)的建立一方面起到了用戶與主題詞間橋梁的作用，另一方面理論上也為計(jì)算機(jī)進(jìn)行主題詞自動(dòng)標(biāo)引提供了可能。
以上是本人在檔案手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索轉(zhuǎn)變過(guò)程中，對(duì)檔案檢索語(yǔ)言尷尬境遇的一些粗淺想法，不避谫陋，希望有助于推動(dòng)檢索語(yǔ)言的研究，并使筆者因得到同仁的指點(diǎn)而有所受益。
①王健：《網(wǎng)絡(luò)狼煙》，《21世紀(jì)的社會(huì)記憶》，2001年，第39頁(yè)。
②中國(guó)檔案分類法編委會(huì)：《中國(guó)檔案分類法》，檔案出版社，1997年。
③中國(guó)檔案主題詞表編委會(huì)：《中國(guó)檔案主題詞表》，檔案出版社，1995年。
④張建軍：《科學(xué)的難題——悖論》，浙江科學(xué)技術(shù)出版社，1990年版。
⑤見(jiàn)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。
