新時期高校干部檔案有效利用的主要途徑

新時期,隨著高校人事制度改革的不斷深化,高校干部隊伍建設和師資隊伍建設成為學校內涵建設和發展的主要內容。如何提高干部檔案的有效利用,為高校內涵建設提供準確、真實、全面的檔案信息,提供優質、快捷的服務,是高校干部檔案工作面臨的重要課題。

１　高校干部檔案利用工作存在的問題

１.１　組織上重視不夠

近幾年,高校辦學規模迅速擴大,師資隊伍人數驟增,管理有些浮躁,干部檔案管理也是如此,沒有足夠的人力深入研究和開發干部檔案利用工作。

一些高校在干部競聘、選拔、任用、專業技術職務評審、全員崗位聘用、各類優秀人才選拔、推薦等方面,沒有認真查閱干部檔案,沒有把干部檔案信息作為重要依據,檔案利用流于形式。

組織人事部門查閱檔案局限于調資時核對一下工齡,退休時核實一下年齡,死亡時為了寫訃告查一下簡歷等,檔案利用范圍窄,利用率低。

１.２　干部檔案基礎工作差

１.２.１干部檔案質量的好壞,主要是指檔案基礎工作的好壞　如果提供的干部檔案質量好,檔案內容真實、材料完整、編排有序、目錄清楚、裝訂考究、整齊美觀,利用起來有據可依,快捷高效;如果提供的干部檔案質量差,內容陳舊、材料缺失、材料零散,編排混亂、沒有裝訂,就會嚴重影響利用效果。

１.２.２按干部檔案材料十大類分類法　內容有些陳舊,呆板,不能真實、動態地反映出高校教師教學水平、科研水平,論文、論著等。

１.２.３檔案中缺少反映新時期人事制度改革的新材料　如崗位聘用材料、公開招聘材料、社會養老保險材料等。

１.２.４干部檔案部門在干部檔案材料收集工作方面存在嚴重的坐、等、靠的思想　缺乏干部檔案材料的收集制度,收集渠道不暢通,收集內容不全面,收集材料搞突擊,影響了干部檔案的利用質量。

１.３　檔案意識薄弱

有些教職工檔案意識薄弱,讀碩、讀博、單科進修、做國內外訪問學者、企業掛職鍛煉結束后,不能及時將學習、鑒定材料交到干部檔案部門,而是將檔案材料放在自己手里。

不少干部對干部履歷表、年度考核表等需要個人填寫的檔案材料填寫不認真,年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷等檔案信息出現前后不一致,個人考核鑒定材料與實際工作不符,很難準確反映教職工的真實工作情況。

檔案“重保管、輕利用”的現象較嚴重,強化了干部檔案的保密,弱化了利用,常把干部檔案閑置在檔案柜中,利用的方式單一,利用功能弱化,造成人力、財力及信息的浪費。

１.４　查、閱檔案手段落后,影響檔案利用效率

目前,高校仍然按照?干部檔案工作條例?的規定進行查、借閱干部檔案,查、借閱干部檔案的手續較為復雜、嚴格,這樣做雖然有利于干部人事檔案的保密,但對檔案的有效利用有一定影響。

一些高校干部檔案部門沒有創新查、閱檔案手段,利用者每次查、閱檔案的某項信息,干部檔案人員都用傳統、落后、老一套的手工操作方法進行查、閱檔案。

一些高校缺乏干部檔案現代化、信息化建設,沒有建立干部檔案信息數據庫、干部檔案信息檢索查詢系統,沒有采用計算機、掃描儀等現代化技術手段,沒有實現網絡查詢,利用效率較低。

１.５　檔案管理人員配備少,檔案開發利用受限

一些高校不按規定配備檔案管理人員,管理１０００卷以上檔案沒有配備一名專職檔案人員,而是由兼職人員管理,造成干部檔案崗位“一個蘿卜兩個坑”。

由于人力不足,干部檔案人員沒有足夠的時間和精力進行干部檔案的開發和利用。長期以來,多數高校的干部檔案管理停留于保存、保管的靜止狀態,久而久之,檔案室變成了保管室,檔案的開發利用受到限制。

２　提高干部檔案利用的主要途徑

２.１　高校領導高度重視,提高對干部檔案利用的認識

近幾年,媒體曝光多起地方官員年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經歷等檔案信息造假事件,不得不引起高校領導的高度重視,干部檔案信息是領導選拔提升干部的重要依據。

干部檔案準確而全面地記載著個人的經歷、品德、能力、業績等主要情況,通過利用干部檔案,高校領導能夠了解和掌握中層干部的德、能、勤、績的真實情況,避免領導盲目用人、隨意用人、以權謀私、任人唯親等不正之風發生。

高校領導要高度重視干部檔案利用工作,堅持依法治檔,依法管檔,充分認識到干部檔案的重要地位和利用價值,責成組織人事部門建立健全干部檔案管理的規章制度,依法履行干部檔案利用的程序。

２.２　加強干部檔案基礎工作,提高干部檔案的利用價值

干部檔案材料的收集工作是檔案基礎工作中最重要的一個環節,干部檔案材料能否收集齊全直接影響到干部檔案利用工作的質和量。結合高校的實際情況,應收集反映教學能力、科研貢獻、管理實績、學識水平、職能結構、廉政水平、品德修養等材料,豐富檔案內容。同時,嚴格按照干部檔案材料收集時限,有計劃、有目的、有步驟、有方法、多渠道收集材料,及時補充新材料。

干部檔案人員要做好鑒別材料的真偽、鑒別材料的歸檔價值工作,要檢查個人填寫的信息是否真實準確,檢查材料經過的組織程序與手續是否完備,簽署時間等是否正確與完善;凡涉及檔案材料不規范的,檔案工作人員逐一登記需補材料,經審核材料不合格的不予接收,材料不符合要求的不予歸檔,確保檔案信息的真實性。

２.３　改變“重保管、輕利用”的做法,注重干部檔案的利用效果

干部檔案是黨和國家的秘密,保密就是嚴格按著干部檔案提供利用的手續和范圍辦事,不向無關人員擴散干部檔案內容,絕不能利用崗位之便,隨意泄露檔案機密,應做到不該說的不說,不該看的不看,不該提供利用的干部檔案堅決不提供使用,嚴防泄密、失密現象發生。

保密是前提,利用是目的,改變“重保管、輕利用”的被動服務做法,變被動服務為主動服務。干部檔案工作者摸清本單位干部檔案利用規律,積極編研各種實用的參考資料和分析數據,及時、主動地給組織、人事部門提供檔案信息,為學校內涵建設與發展服務。

新時期,高校干部檔案提供利用要以人為本,放寬服務對象,非保密的信息可以向本人公開,干部可以知道自己檔案的目錄內容、出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷、職稱、年度考核情況等,逐步改變被動保管的局面,開發多種利用的方式,提高干部檔案的利用率。

２.４　加強干部檔案信息化建設,提供快捷優質服務

建立干部檔案信息數據庫,是干部檔案提供利用實現快捷、優質服務的基礎和前提。以內蒙古科技大學為例,內蒙古科技大學早在１９８８年自行開發了人事檔案信息管理系統,建立了在職人員信息數據庫、離退休人員信息數據庫、新增人員信息數據庫、調出人員信息數據庫,死亡人員信息數據庫等,檔案卷宗編排號使用人事檔案信息數據庫編排號,便于計算機檢索查詢,大大提高了干部檔案的利用效率。

人事檔案信息管理系統是一個動態的系統,人事檔案信息數據庫是系統的最主要部分,數據庫的日常維護和更新十分重要,干部檔案工作人員要做到:信息錄入要完整,信息錄入要準確,更新和核準要及時;配備專人、專機用來維護,保證檔案內容的保密性、準確性。

有條件的高校可以通過大型掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價值高的干部檔案材料,運用高科技技術手段,傳輸到計算機中去,建立一個干部檔案全文數據庫,創新干部檔案的保管方式,改變干部檔案的利用手段。

借助校園局域網,在確保安全、保密的前提下,實現人事檔案信息部分向個人開放。

干部可以通過網絡輸入個人賬戶和密碼,簡單、迅速查詢自己的檔案信息,為利用者提供優質、快捷的服務。

結合高校的實際情況,創建全國高校通用的具有特色化、標準化的、便捷實用的、操作性強的干部檔案信息系統,逐步實現高校干部檔案信息資源數字化、信息網絡化、信息載體多樣化、管理流程自動化、信息共享整體化、干部檔案利用現代化。

２.５　加強干部檔案隊伍建設,提高檔案利用效益

按照規定千卷以上檔案的單位,要配備一名專職檔案工作人員;千卷以下的要有數名以干部人事檔案工作為主的兼職人員;條件允許的單位,配備一名從事計算機開發、維護的檔案信息管理員。

選拔黨性強、作風正、守紀律、愛崗敬業、保守機密,并具有一定工作能力的、能熟練運用計算機的、比較年輕的、學歷較高的黨員干部從事干部檔案工作,為提高干部檔案的高效利用打下基礎。

鼓勵干部檔案工作人員參加上崗培訓、業務培訓,參加檔案學術會議,加強兄弟院校之間業務交流等,干部檔案工作人員也可以通過在職自學、以整代訓等方式提高自身的業務素質。

在干部檔案崗位輪崗時,要做好新老人員交接工作,老同志要主動傳授操作經驗,指導新同志親自動手粘貼、剪切、修補、裝訂等,讓他們熟悉干部檔案工作程序,熟練基礎工作的操作方法,盡快進入角色。

干部檔案工作人員要加強政策、法規、理論知識、業務知識的學習,了解干部檔案十大類材料形成的背景及來源,提升自身的文化內涵,提高計算機水平,更好地適應新時期干部檔案現代化、信息化建設的需要,增強干部檔案的利用效益。